Методическая разработка «Делопроизводство в доу. Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях Положение о кадровом делопроизводстве в доу

Наталья Коркина
Организация делопроизводства в ДО

Н. В. Коркина

г. Челябинск

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАК СТРУКТУРА ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ПОТРЕБНОСТЬ ДОШКОЛЬНОЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИИ

Аннотация : Статья посвящена проблеме организации делопроизводства как структуры , обеспечивающей потребность дошкольной образовательной организации в документировании информации. В данной статье рассмотрены задачи делопроизводства , особенности его организации и нормативные документы, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, проблемы документационного обеспечения управления и условия повышения его эффективности.

Ключевые слова : делопроизводство , дошкольная образовательная организация , документирование, электронная система документооборота.

Работа с документами представляет собой одну из составных частей в процессе управления и при принятии управленческих решений, она оказывает существенное влияние на оперативность и качество осуществления управления. Каждый этап в процессе принятия управленческого решения в рамках дошкольного образовательного учреждения имеет тесную взаимосвязь с документационным обеспечением процесса управления.

Сегодня для документационного обеспечения процесса управления в дошкольном образовательном учреждении требуется создание большого количества различных управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Основная задача делопроизводства в дошкольных учреждениях заключается в сокращении информационного потока до оптимального минимума и обеспечения упрощения процесса, связанного со сбором, обработкой и передачей информации посредством современных технологий, позволяющих автоматизировать данные процессы.

Можно выделить следующие задачи, которые решаются в процессе делопроизводства :

документирование, связанное с составлением, оформлением, согласованием и изготовлением документов;

организация работы с разными документами при осуществлении управления, что связано с обеспечением движения, контролем исполнения, хранением и использованием документов;

систематизация архива документов.

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется специальной службой, действующей как самостоятельное структурное подразделение. Поскольку в штатах образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство – составление и организацию работы с документами – осуществляет руководитель учреждения или делопроизводитель .

Делопроизводитель – это служащий , который ведет канцелярские дела, занимается делопроизводством . На должность делопроизводителя обычно назначается лицо, которое обладает средним общим образованием и стажем работы в аналогичной должности.

К сожалению, на сегодняшний день нет конкретных стандартов по оформлению локальных актов в дошкольных учреждениях. Поэтому необходима разработка требований, определяющих общие принципы процесса управления документацией в рамках ДОУ.

К важнейшим нормативным документам, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, относятся : Закон Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» , Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», и др.

К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т. д.

Важное условие, позволяющее повысить эффективность управленческой деятельности, состоит в использовании процесса управления информационных технологий, которые отличает высокая гибкость, мобильность и способность приспособиться к разным условиям работы. Эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство , также существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации :

1) Прежде всего, это касается процесса, связанного с созданием и оформлением деловых документов посредством текстового редактора. Текстовый редактор способствует повышению скорости при оформлении документов, но и существенному повышению его качества относительно «докомпьютерных» технологий;

2) Информационные технологии дают возможность удобного хранения документов, что может быть реализовано посредством использования папок, имеющих многоуровневую структуру на диске компьютера. В рамках операционной системы Windows данную задачу можно выполнить, к примеру, посредством программы Проводник;

3) Не менее важной задачей делопроизводства является организация регистрации (учет) документов, и организация контроля сроков по их исполнению. При этом учет и хранение всех документов нужно организовать так , чтобы можно было быстро и эффективно найти любой документ. Данную задачу могут решить табличные редакторы;

4) Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку компьютеров, связанных посредством локальной сети. Необходимое условие при функционировании данной системы – существование потока электронных документов, представляющих собой файлы, а не бумажные копии, что позволяет существенно повысить скорость при прохождении документов, осуществлять обработку поступающих документов. Этот способ организации делопроизводства и называется безбумажной технологией;

5) Документы, которые поступили в организацию через каналы электронной почты или которые созданы в данном «электронном офисе» , уже имеют форму, которая доступна для компьютерной обработки. Документы же, которые поступили в организацию как бумажные копии , можно отсканировать и обработать.

Конечно, в данный момент полный переход на использование электронной системы документооборота не возможен, поскольку еще многие учреждения используют бумажный способ организации и ведения делопроизводства . Но посредством развития современных технологий появляется уверенность, что данная проблема постепенно будет решена.

Таким образом, эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации . Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку в каждом подразделении учреждения компьютеров, связанных посредством локальной сети.

Список литературы

1. Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство ) : Учебник / М. И. Басаков. - Рн/Д : Феникс, 2013. - 350 c.

2. Басовская, Е. Н. Делопроизводство : Учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. - М.: Форум, 2012. - 256 c.

3. Газизова, М. Л. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении / М. Л. Газизова Электронный ресурс. URL: http://festival.1september.ru/articles/650271/ (Дата обращения : 18.01.2017) .

4. Организация делопроизводства как структура , обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации Электронный ресурс. URL: http://www.vuzllib.su/books/4865 (Дата обращения : 18.01.2017) .

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

От того как организовано в учреждении делопроизводство напрямую зависит качество управления. Вопрос эффективности документационного обеспечения управления не теряет своей актуальности, и причиной тому рост дошкольных образовательных учреждений и увеличение численности работников в этих организациях. Таким образом, от того, какой уровень делопроизводства в учреждении, зависят, и культура его управленческой деятельности и ее эффективность.

Организация делопроизводства - это определенная деятельность (процессы), направленная на формирование документов и последующую работу с документацией.

Понятие Документ специалистами трактуется - как средство закрепления при помощи разных способов на специальном материале информации о фактах, явлениях, событиях, происходящих в окружающей человека действительности. Документ обладает соответствующими реквизитами, способствующими его идентификации.

Документирование административной распорядительной деятельности, как руководящих органов, так и отдельных должностных лиц является обязательным и предписывается действующим в стране законодательством.

Положение о делопроизводстве в ДОУ

Весь информативный объем, накапливаемый в ДОУ, разделяется на внешнюю информацию, включающую поступающие извне директивные и нормативные документы и внутреннюю, включающую самостоятельную , организационно-распорядительного характера разработанную непосредственно в ДОУ.

Положение о делопроизводстве в ДОУ - это нормативный акт, регулирующий организацию делопроизводства в конкретном дошкольном учреждении.

Положение устанавливает:

единую систему делопроизводства в ДОУ,
порядок подготовки документов, их оформления, контроля над исполнением, хранением документации ее учетом, копированием и печатанием.

Разработка Положения о преследует цели совершенствовать документационное обеспечение управления, повысить его результативность через унификацию состава и форм управленческих документов, технологий работы с документацией. Пункты положения определяют перечень общих требований предъявляемых к документированию, деятельности касающейся управления, а также организации работы с документами в учреждении.

Кадровое делопроизводство в ДОУ

Отрасль, отвечающая за документирование трудовых отношений в учреждении и называется кадровым делопроизводством. Все что касается информации о персонале детского учреждения, отображается и фиксируется кадровой документацией, в итоге подвергаются оформлению документальному все кадровые процедуры (к примеру, его перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, отпуск, командировка, увольнение и другие).

Каждый юридически значимый факт являющийся основанием корреспондирующих друг другу прав работника и работодателя фиксируется любыми кадровыми документами.

В перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению входят:

Документация организационно-правовая по кадровому делопроизводству (правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, график отпусков и другое).
Документация персонального плана (трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника).
Документация договорная (коллективный договор, соглашение).
Распорядительная документация (приказы по личному составу).
Учетная кадровая документация: учетные формы по кадровой документации (книги, журналы), документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Делопроизводство в ДОУ и его приказы

Приказы входят в распорядительную сторону делопроизводства в ДОУ. Посредством издания приказов руководитель ДОУ регламентирует распорядительную деятельность детского учреждения.

Приказ принято считать нормативным документом, который напрямую затрагивает интересы и права сотрудников учреждения. В качестве правового акта, приказ издается руководителем, чтобы решать основные и оперативные вопросы. Действие приказа начинается с конкретной даты его подписания, если сам текст документа не называет иные сроки. Подписывает приказы заведующий ДОУ либо лицо, которое исполняет его обязанности в том случае, если руководитель отсутствует.

Все изданные в ДОУ приказы должны фиксироваться в книге приказов (отдельном журнале), листы которого пронумерованы и прошнурованы. На последнюю страницу книги приказов вносится запись следующего содержания: «В книге (журнале) все листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью» (указывается количество листов). Запись скрепляется печатью дошкольного учреждения и ставится подпись руководителя.

Принципы, которые необходимо соблюсти при издании приказа

Описываемую в приказе ситуацию следует подавать объективно и достоверно, а принимаемые меры обосновываются полнотой необходимых сведений. Содержание краткое и точное, соответствующее правовым нормам и компетенции руководителя, которую определяет устав учреждения. Текст документа строится на соблюдении норм официально-делового стиля.

Приводим перечень обязательных реквизитов, которые включает любой приказ, вне зависимости от наполняющего его текста:

Обязательно должно быть указано наименование конкретной организации, учреждения, предприятия;
указан вид данного документа (приказ);
место и дата издания, указывается регистрационный номер;
затем следует заголовок, текстовое содержание приказа;
подписи руководителя и сотрудников в ознакомлении; соответствующие визы.

Приказы разделяют на:

приказы, касающиеся личного состава
приказы по основной деятельности.

Инструкция по делопроизводству в ДОУ входит в категорию основных нормативных актов регламентирующих технологию работы с документами в детском учреждении.

Для совершенствования делопроизводства в ДОУ необходимо разработать качественную инструкцию, устанавливающую единые правила и порядок составления документов и работы с документацией. Большинство задач (информационных, касающихся учета и хранения), при наличии такого документа будут успешно решаться.

Созданная для конкретной организации инструкция устанавливает порядок и правила оформления документов и работы с ними в любом ДОУ. Все ее пункты должны основываться на нормативно-методической базе делопроизводства с отображением специфики детского учреждения. Руководитель ДОУ своим приказом утверждает и вводит в действие инструкцию. Текст инструкции раскрывает порядок применения законодательных и нормативных актов, устанавливает последовательность необходимых действий.

Заведующий, принимая в коллектив нового работника, должен ознакомить его с положениями, должностной инструкции, и если возникнут вопросы ответить на них.

Составляется должностная инструкция на основе нормативных документов:

Трудового кодекса РФ,
Закона РФ «Об образовании»,
Устава учреждения,
иной документации, в которой содержатся сведения об обязанностях работника и его правах.

Необходимо, провести ознакомление с инструкциями каждым сотрудником учреждения под роспись. Затем один из экземпляров выдается сотруднику на руки, а второй хранится в его личном деле. Являясь документом постоянным и долговременным, инструкция действует до тех пор, пока ее не заменят новой.

При составлении текста должностной инструкции используется логическое построение, согласно которому содержание документа формируют разделы, пункты и подпункты. Порядок заполнения инструкции следующий: общие положения, функционал, обязанности работника по должности, его права, ответственность.

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Председатель профкома Заведующий МКДОУ « Сказка»

С.В.Алеева ____________В.Г.Ефимова

Протокол № ____

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЕННОМ ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДЕТСКОМ САДУ

« СКАЗКА» ПГТ РУДНИЧНЫЙ

ВЕРХНЕКАМСКОГО РАЙОНА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Данное положение разработано для муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения детский сад общеразвивающего вида « Сказка» пгт Рудничный Верхнекамского района Кировской области (МКДОУ « Сказка») в соответствии с Законом РФ "Об образовании», Государственным стандартом РФ ГОСТ 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28), Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65 - ст).

1.2. Настоящий Порядок регламентирует организацию и ведение делопроизводства, хранение и использование печати и штампа МКДОУ « Сказка».

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документационное оформление и обеспечение деятельности и развития детского сада;

Отражение в документах его индивидуальности и самобытности;

Обеспечение полного соответствия документального оформления действующему законодательству и организационно-правовым нормам на основе использования современной техники и автоматизации.

2.2. Задачи:

Создание базы для грамотного составления, оформления, хранения официальных документов;

Обеспечение хранения и применения печати и штампа в соответствии с нормативными требованиями;

Повышение уровня текстовой управленческой культуры членов администрации.

ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Доступность и сопоставимость учетных данных;

Своевременность первичной обработки информации;

Систематизация документов детского сада.

ФУНКЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документирование управленческой деятельности;

Документирование трудовых правоотношений;

Обработка и перемещение документов;

Регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ документооборота;

Контроль исполнения документов;

Компьютерное изготовление, копирование и размножение документов.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1 . Организационно-правовые документы (обеспечивают организационно-правовую деятельность МКДОУ « Сказка»:

Договор с Учредителями;

Свидетельство о государственной регистрации;

Свидетельство о государственной аккредитации;

Лицензия на образовательную деятельность;

Технический паспорт;

Коллективный договор /с приложениями/

Трудовые договора;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда работников /с приложениями/

Положение о комиссии по регулированию споров между участниками образовательных отношений;

Положение о психолого-медико-педагогическом консилиуме:

Положение о родительском комитете;

Положение о сайте;

Положение о самообследовании;

Положение о родительском собрании;

Положение о порядке приема на обучение по образовательной программе дошкольного образования;

Положение о Совете педагогов;

Положение об организации и проведения аттестации педагогических работников;

Положение о комиссии по противодействию коррупции;

Положение о порядке привлечения и расходования внебюджетных средств;

Положение об организации делопроизводства

Положение об организации работы с персональными данными воспитанников и их родителями;

Положение об организации работы с персональными данными работников;

Положения по пожарной безопасности;

Инструкции по охране труда;

Инструкции по технике безопасности;

Инструкции по гражданской обороне»

Штатное расписание;

Тарификационные списки;

5.2. Документы оформляются печатью МКДОУ « Сказка», положения, инструкции согласуются с профсоюзным комитетом.

5.3. Распорядительные документы:

Приказы: по личному составу; по основной деятельности; по движению воспитанников;

Распоряжения по различным направлениям деятельности коллектива.

5.4. Информационно-справочные документы:

Протоколы, акты: по фактам; событиям; разбору конфликтных ситуаций и др.

Справки: удовлетворяющие юридические факты; по воспитанникам; для сотрудников; о фактах или событиях в жизнедеятельности МКДОУ « Сказка»;

Докладные;

Объяснительные записки;

Служебные письма;

Телефонограммы;

Книги регистрации входящей и исходящей документации.

5.5. Учебно-педагогические информационные документы:

Книга движения воспитанников;

Личные дела воспитанников;

Личные дела сотрудников;

Журналы учёта выполнения образовательной программы педагогами;

Приказы по основной деятельности (папки, подшивки);

Книги приказов по личному составу;

Документы по аттестации сотрудников;

Книги учета личного состава педагогических работников;

Аналитические справки по результатам проверок образовательного процесса;

Книга учёта;

Книга протоколов педсоветов.

5.6. Документы по трудовым правоотношениям:

Приказы о приеме на работу и увольнении;

Приказы об изменении учебной нагрузки, условий труда, объема работы и др.;

Приказы на отпуск;

Приказы на поощрение

Приказы по аттестации педагогов;

Приказы по тарификации;

Ведение трудовых книжек, карточек Т-2.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

6.1 . К реквизитам документов:

единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается применением унифи-цированных форм документации в соответствии с требованиями. ГОСТа, а также разработанных инструкций.

6.2 . К содержанию документов:

оформление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения этих структур.

6.З. К текстам документов:

следование нормам официально-делового стиля речи:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
объективность и достоверность информации;
составление, по возможности, простых (т. е. содержащих один вопрос) документов для облегчения и ускорения работы с ними;
структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа);
использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

7.1 . В МКДОУ « Сказка» виды документов:

Документы, поступающие из других организаций (входящие);

Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

Документы, создаваемые в МКДОУ « Сказка» и используемые в управленческом процессе (внутренние).

7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в справочных целях:

Входящие
Исходящие.

7.З . Результаты учета и документооборота ведутся заведующим для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

7.4. Документы группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями.

7.5. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в приказе.

8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (прилагается)

9.ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

По окончании учебного года производится отбор документов для постоянного, временного хранения

(протоколы педсоветов, личные дела уволившихся работников и т. д.), которые оформляются в дела и хранятся в архиве МКДОУ « Сказка».

10. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ПЕЧАТИ

10.1 . Печать и штамп МКДОУ « Сказка» хранятся в сейфе заведующего.

10.2. Ответственность за ее сохранность возложена на заведующего.

Печать Детского сада ставится на следующие документы:

документы финансовой отчетности;
уставные документы;
трудовые книжки;
характеристики, справки;
акты сдачи-приемки и списания;
выписки из документов Детского сада и их копии;
гарантийные письма и их копии;
договоры, калькуляции и протоколы к ним;
сметы, счета и накладные.

11. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ К УТВЕРЖДЕНИЮ ЗАВЕДУЮЩИМ

Годовой план учебно-воспитательной работы;

Образовательная программа ДОУ;

Расписание;

Расписание кружков (в том числе и платных дополнительных образовательных услуг);

Правила внутреннего трудового распорядка работников;

Должностные инструкции работников;

Инструкции по охране труда;

Другие локальные акты.

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 6 марта 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;
порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правилами орфографии и пунктуации;
правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
современные информационные технологии работы с документами;
порядок работы с документами;
схемы документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
типовые сроки исполнения документов;
принципы работы со сроковой картотекой;
назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
виды документов, их назначение;
требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
системы электронного документооборота;
правила и сроки отправки исходящих документов;
требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
делопроизводство и его ведение;
требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
порядок оказания первой доврачебной помощи;
порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
пользоваться справочно-правовыми системами;
пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
систематизировать документы внутри дела;
обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
производить структурную систематизацию дел;
осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.