Акт приема передачи дел от руководителя руководителю. Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк

Смена директора -- стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

• положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
• ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
• решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
• методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22) , одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -- при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -- констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Распространенные ошибки в оформлении акта приема-передачи при смене директора

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -- 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

1. Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
2. Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
3. Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
4. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
5. Наличествующие протоколы общих собраний учредителей --
6. Приказы по личному составу --
7. Личные дела --
8. Личные карточки --
9. Договоры с контрагентами --
10. Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -- Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -- члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).

Смена руководителя компании отличается от увольнения обычного сотрудника. На это должностное лицо возлагаются дополнительные обязательства, прекращение которых может грозить остановкой нормальной работы предприятия. Поэтому предлагаем рассмотреть, как прекращаются трудовые отношения с директором и для чего нужен акт приема-передачи документов при его смене.

В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:

Помните, руководитель, как и любой гражданин, может уволиться в любой момент либо быть уволенным на законных основаниях нанимателем. При этом он обязан передать все дела своему преемнику.

Порядок передачи дел при смене руководителя

Директор компании может прекратить свои полномочия по собственному желанию либо по окончании действия заключенного с ним контракта. В отдельных ситуациях основанием прекращения полномочий руководителя является решение собственника (собрания акционеров).

Первое лицо компании обязано передать своему преемнику документы, где он несет персональную ответственность:

• учредительные документы компании;
• оригиналы лицензий, сертификатов, других разрешений на право осуществления хозяйственной деятельности;
• оригиналы выданных собственником доверенностей;
• первичные документы, ответственность за которые лежит на руководителе;
• первые экземпляры векселей, акций, прочих финансовых документов;
• оригиналы крупных международных контрактов, договоров;
• другие документы, ответственность за хранение которых лежит персонально на директоре компании.

Не стоит забывать, руководитель является материально ответственным лицом, имеет право первой финансовой подписи. Все это должно быть учтено до момента, когда директору выдадут трудовую книжку и попрощаются.

Поэтому до начала процедуры передачи имущества и документов, необходимо создать на предприятии инвентаризационную комиссию, проверить наличие всех числящихся по бухгалтерской описи за директором материальных ценностей.

Для этого издается приказ по предприятию, определяют ответственных за эту работу лиц, устанавливаются сроки ее выполнения, а также форма отчета, что должен получиться на выходе и кто его будет утверждать. Тут же указывается перечень документов, хранящихся персонально директором, которые он обязан передать своему преемнику (временному заместителю) на ответственное хранение.

Передачу имеющихся материалов необходимо зафиксировать на бумаге, полностью перечислить какие типы документов передаются, и в каком они состоянии. Факт перехода официальных бумаг должен фиксироваться личными подписями передающей и принимающей стороны. Обычно тут же должны быть третьи лица, подтверждающие прохождение такой процедуры.

Помните, смена руководителя должна сопровождаться документальным оформлением передачи всех числящихся за ним документов, материальных ценностей и дел, с тем, чтобы в дальнейшем у сторон не возникало претензий друг к другу.

Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен

В делопроизводстве акт считается документом, подтверждающим, что какое-то событие действительно совершилось. Он может иметь стандартную форму либо составляться в произвольной форме. Документы такого типа подписываются не менее чему двумя лицами (оптимально, если подписантов три и более человека).

Акт должен в обязательном порядке иметь такую реквизитную часть:

• название документа;
• дата и место составления;
• кто присутствовал во время его составления;
• краткая суть вопроса (излагается в виде перечисления свершившихся фактов, без каких-либо домыслов, собственных мыслей, предположений);
• подписи и расшифровки подписей лиц, участвовавших в составлении акта.

Акт в развернутом виде отображает действия, которые происходят в момент смены руководителя компании. И если учесть, что первое лицо отвечает за все процессы, хозяйственную деятельность, только его подпись действительна в качестве подтверждения отдельных операций, наличие таких документов у приемника обязательно.

Подтвердить в будущем, что вы ничего не потеряли, а документы попросту вам не передали, будет крайне сложно. Особенно если на этапе передачи это не зафиксировать соответствующим актом.

Помните, передача документов по акту позволяет сторонам снять с себя ответственность в случае недостачи, потери, повреждения бумажных носителей информации.

В этом видео рассказано, что такое для компании смена генерального директора и как она происходит:

Что должно быть в акте передачи документов

Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:

В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.

В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.

В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.

Количество оригинальных экземпляров акта должно составлять не менее двух – по одному для сторон передачи материалов. Остальные участники могут получить для себя копию документа.

Помните, по своему назначению акт должен четко расшифровывать, что, когда и кому было передано и в каком состоянии, а также указывать на свидетелей этой процедуры, чтобы при возникновении спорного вопроса в будущем они могли подтвердить либо опровергнуть какие-либо заявления или жалобы.

Кого уведомляют о смене директора

Увольнение первого лица также отличается дополнительными обязательствами, ложащимися на собственника компании либо уполномоченное им лицо.

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .

Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

• Дата оформления;
• Место составления;
• Название документа;
• Сведения о том, кто является передающей стороной;
• Сведения о том, кто является получателем документации;
• Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
• Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
• Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
• Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
• Подписи обеих сторон.

Вам понадобится

• - материальные ценности;
• - документы нового и прежнего директоров;
• - ручка;
• - печать организации.

Инструкция

Уволить настоящего директора и принять на его должность другого имеет право учредительное собрание. Совет учредителей компании принимает решение и составляет протокол, который подписывает председатель учредителей и заверяет печатью организации. Содержание протокола гласит об действующего директора и приеме нового физического лица, который будет являться руководителем фирмы.

С прежним расторгается трудовой договор, а с новым - заключается. В нем прописываются права и сторон, право подписи имеет назначенный на должность руководитель с той и другой стороны, то есть как работодатель и принятый сотрудник.

После процедуры увольнения директора , принятия на должность нового и внесения в их трудовые книжки соответствующих записей руководители составляют акт приема-передачи материальных ценностей и документов организации в произвольной форме.

Основанием составления акта являются: решение совета учредителей об увольнении прежнего директора и протокол учредительного собрания о назначении нового директора . В нем прописываются номера и даты протоколов, фамилии, имена, отчества нового и бывшего директоров.

В содержании акта , в которой указан перечень документов, передаваемых на ответственное хранение вновь принятого руководителя предприятия. К данным материальным ценностям относятся учредительные документы фирмы, печать и т.д. В данном документе необходимо прописать наличие или отсутствие принимаемых дел, количество листов, оригиналов, копий, зафиксировать результаты инвентаризации по ним, выявить ошибки, если таковые имеются.

Акт приема-передачи подписывают новый и старый директора с указанием своих фамилий и инициалов, заверяют печатью организации. Ему присваивается номер и дата составления.

На руководителе компании лежит ответственность и в его ведомстве находится вся документация фирмы. В случае увольнения единоличного исполнительного органа организации по собственному желанию или снятия его с должности директора учредителями предприятия необходимо осуществить прием-передачу дел другому физическому лицу.

Вам понадобится

• - документы назначенного и снятого с должности директоров;
• - документы предприятия;
• - печать организации;
• - бланки соответствующих документов;
• - Трудовой Кодекс РФ.

Инструкция

Если генеральный директор предприятия решил уволиться по собственному желанию, ему нужно написать письмо, адресованное учредителям (единственному участнику) фирмы. Его следует направить на юридический адрес компании за месяц до предполагаемой даты увольнения. В течение указанного срока участники должны вынести данный факт на повестку дня учредительного собрания. Свое решение о снятии с должности старого директора и назначении другого физического лица совет учредителей должен зафиксировать в виде протокола, подписанного председателем и секретарем учредительного собрания.

Когда учредители решают расторгнуть с директором трудовой договор досрочно, им необходимо составить протокол о снятии его с должности и предупредить его об этом за месяц до предполагаемой даты. Им нужно также назначить другое физическое лицо единоличным исполнительным органом.

После прохождения процедуры снятия с должности старого директора и назначения на его место другого руководителя необходимо осуществить прием-передачу дел. Зафиксировать данный факт следует в виде акта. В нем следует указать персональные данные обоих директоров (нового и старого). В акте приема-передачи дел прописывается перечень учредительных документов, бухгалтерской и налоговой документации, фиксируется факт передачи печати фирмы. К нему должны быть приложены реестр всех документов, реестр замечаний к бухгалтерской отчетности, реестр недостающих документов (в случае проведения на предприятии аудиторской проверки). Необходимо заверить настоящий акт подписями снятого с должности и назначенного на нее директоров, печатью компании.

На директоре лежат полномочия действия от имени предприятия без доверенности. После составления акта обоим директорам необходимо заполнить заявление по форме р14001. Снятый с должности указывает нужные данные на листе З бланка и ставит галочку в пункте снятия полномочий, назначенный руководитель – в графе возложения таковых.

Источники:

• Увольняем директора
• как передать фирму

При смене специалиста, на котором лежит материальная ответственность, желательно осуществить передачу дел. Это оформляется соответствующим актом, а также инвентаризацией, проведенной в компании. Далее рассматривается порядок приема-передачи документации для главного бухгалтера, позиция которого является основной для фирмы.

Вам понадобится

• - бланк акта приема-передачи дел;
• - бланк уведомления;
• - бланк акта инвентаризации;
• - акты взаиморасчетов с контрагентами;
• - приказа о назначении главного бухгалтера;
• - документы предприятия.

Инструкция

На главном бухгалтере лежит ответственность за бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. При смене должностного лица обязательно составьте акт приема-передачи дел. Хотя нормами законодательства такой порядок не предусмотрен, не является обязанностью фирмы, желательно оформить этот документ, чтобы в дальнейшем у вновь принятого специалиста не возникло проблем с налоговыми органами, фондами РФ и контрагентами.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

• 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
• 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
• Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

• Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

• Лицо, передающее документы.
• Лицо, их принимающее.
• Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

• Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
• Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
• Опись документов и другого передаваемого имущества.
• Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

• Банковских документов.
• Документов, подтверждающих имущественные права компании.
• Договоров и контактов с партнерами.
• , штампов, бланков.
• Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.