Инструкция: составляем доверенность на получение материальных ценностей. Как заполнить доверенность по форме М2? Типовая форма м 2

Доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 является удостоверением полномочий, которые организация возлагает на доверенное лицо. Ввиду того, что от имени организации действуют ее сотрудники, а не редко требуется осуществить получение товара, тогда и оформляется доверенность, и доверенное лицо на ее основании представляет организацию.

Составляя доверенность на получение товара, важно учесть несколько важных особенностей.

Во-первых, это срок действия доверенности, важно указать дату ее выдачи и дату окончания действия. Согласно ГК РФ доверенность действует 3 года, и если в документе не указан такой пункт, как сроки, следует руководствоваться Гражданским кодексом. Если срок доверенности истек - это является основанием для отказа в выдаче товара. Но обычно, исходя из возможностей оплаты за товар, срок действия межотраслевой доверенности не превышает 15 дней, либо календарный месяц, если отгрузки осуществляются регулярно у одного поставщика.
Во-вторых, доверенность на получение товара должна содержать данные доверенного лица: его ФИО, паспортные данные, должность и личную подпись. На основании решения верховного суда РФ N ГКПИ11-617 отменен 1 абзац Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", допускается выписывать доверенность на тех, кто не является непосредственно сотрудниками организации. Действовать от организации без доверенности может ее руководитель, но в этом случае потребуется предъявить документ, подтверждающий это право и поставить печать организации на документах передачи.
В-третьих, на лицевой стороне бланка или оборотной указан перечень товаров, которые получает доверенное лицо. Весь товар имеет порядковую нумерацию, полное наименование, единицу измерения, количество, причем в цифрах и прописью.

Допускается выдача одной доверенности на получение товара от одного поставщика на основании нескольких документов. В доверенности нужно перечислить реквизиты всех этих документов. Соответственно, на получение товаров от нескольких поставщиков требуется такое же количество доверенностей.

Важно в доверенности подробно указать не только данные доверенного лица, но и данные самого доверителя. Указываются ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если получатель и плательщик - одно лицо, то в строке «Плательщик» пишут «Он же». Затем на следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика, на оборотной стороне доверенности ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации. Без этого доверенность является недействительной.

Стоит сказать, что работник должен предъявлять доверенность вместе со своим паспортом, это позволит поставщику убедиться, что товар принимает человек, на кого выписана доверенность. Кроме того, данные доверенного лица указываются поставщиком вместе с данными доверенности в товаросопроводительной документации (товарная накладная ТОРГ-12 или товарно-транспортная накладная 1-Т), где также должны быть вписаны реквизиты доверенного лица. Доверенность М-2 остается у поставщика, который прикрепляет ее к своим экземплярам отгрузочных документов.

Если получение ТМЦ происходит регулярно, можно оформить только одну доверенность, которую при первом обращении поставщик забирает себе, а уже при последующих отгрузках доверенность не оформляется, в данном случае необходимо указать больший срок действия доверенности.

Обычно в целях упорядочивания материальной ответственности и движением ТМЦ бухгалтерия ведет учет выданных доверенностей и их регистрацию. Все отрывные части доверенностей по форме М-2 хранятся в книге доверенностей, страницы которой нумеруются.

Утверждена «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

В том же Постановлении содержатся «Указания по применению и заполнению форм» , в ч.3 которых указаны обстоятельства и правила, при которых выдача доверенности по данной форме является необходимой, а также сделан акцент на том, какая информация обязательно должна присутствовать в доверенности. Однако, подробная инструкция по заполнению формы, в самом Постановлении отсутствует.

В качестве рекомендации необходимо отметить, что подробная инструкция по заполнению содержится в статье Селеменевой Е.Г. «Порядок заполнения доверенности на получение товарно-материальных ценностей» («Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании», 2012, № 3).

В данной статье будет подробно разобрана форма доверенности М-2 и порядок её заполнения.

Важные моменты

Рукописная

Действующее законодательство не запрещает написание доверенности «от руки». Главное, чтобы текст был читаемым, а указанных в доверенности лиц можно было идентифицировать. Если почерк заполняющего далёк от понятного, то заполняйте просто печатными буквами.

Важно! Реквизиты доверенности вписываются в соответствующие поля товарной накладной ТОРГ-12, в связи с этим и предъявляются особые требования к читаемости документа.

При заполнении отрывного корешка, обратите внимание, что пустым должен остаться только один столбец – «Расписка в получении доверенности», все остальные столбцы должны быть заполнены.

Восьмой столбец также может остаться пустым и быть заполненным от руки, в случае отсутствия информации о документе, на основании которого будет осуществлена передача товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Указывая организационно-правовую форму организации, пользуйтесь общепринятыми сокращениями (ООО, ПАО, АО и т.д.), это позволит значительно сократить количество текста.

При указании единиц измерения ТМЦ также воспользуйтесь общепринятыми сокращениями (шт.(штук), уп.(упаковок), л.(литров) и т.д.). Помните, что количество получаемых ТМЦ на оборотной стороне доверенности необходимо указывать прописью.

Составленная на компьютере

При машинном наборе, следует воспользоваться формой, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а . Рекомендации при заполнении в данном случае будут те же, что и при заполнении «от руки».

Как правильно заполнить?

Лицевая сторона

Лицевая сторона доверенности состоит из двух частей: отрывной корешок и тело доверенности.

Отрывной корешок

Важно! Вся информация, указываемая на отрывном корешке, кроме столбца 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должна быть продублирована в теле доверенности.

Заполняя столбец 1 «Номер доверенности» обратите внимание, что обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была отменена, поэтому учет доверенностей можно не вести. В то же время, делать это целесообразно, если выдача доверенностей в организации носит массовый характер.
При заполнении второго столбца «Дата выдачи», укажите дату оформления и выдачи доверенности.
Заполняя столбец 3 «Срок действия» примите во внимание рекомендации Госкомстата РФ относительно срока выдачи доверенности, изложенные в Постановлении № 71а, а именно: 15 дней, срок действия доверенности на получение ТМЦ; 30 дней – на получение ТМЦ в порядке плановых платежей.
В столбце 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность», необходимо указать должность поверенного в соответствии со штатным расписанием организации и его фамилию, например, «Водитель-экспедитор Прилепин» .
Пятый столбец корешка «Расписка в получении доверенности» должен остаться пустым. В этом столбце, поверенный, получивший на руки оригинал доверенности должен будет поставить свою роспись.
В столбце 6 «Поставщик» необходимо указать поставщика ТМЦ с учетом организационно-правовой формы, например, «ООО «Карандашопт» .
Столбец номер 7 «Номер и дата наряда или извещения» следует заполнить данными выставленного организации счета, заказа, заказ-наряда и т.д., т.е. любого документа на основании которого была произведена оплата получаемых ТМЦ. Если ТМЦ на момент получения еще не оплачены, то следует указать номер спецификации или договора. Пример: «Счет от 18.12.2017 г. № 215» .
Восьмой столбец отрывного корешка «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должен быть заполнен данными из документа на основании которого была осуществлена фактическая передача ТМЦ. Это может быть товарная накладная по форме ТОРГ-12, универсальный передаточный документ, товарно-транспортная накладная, акт приема-передачи и т.д. Пример: «Товарная накладная от 18.12.2017 г. № 5» .

Тело документа

Оборотная

На оборотной стороне доверенности должна быть таблица в которой будут следующие столбцы:

Под материальными ценностями в данном случае понимаются ТМЦ подлежащие получению. Их наименование следует указывать в точном соответствии с договором и спецификацией. При наличии артикула, необходимо указать и его. Единица измерения применяется исходя вида ТМЦ, т.е. книги поставляются в штуках, а бензин в тоннах. Количество необходимо указать прописью.

Пример заполнения:

Удостоверяя подпись лица, которому выдана доверенность укажите: Подпись лица, получившего доверенность ___________________ удостоверяем.

Правила оформления

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Заполненную доверенность следует распечатать на одном листе с двух сторон. После проставления подписей, следует отделить корешок и подшить его к книге учета доверенностей. Такой корешок и будет являться распиской в получении доверенности.

Справка! Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также следует сделать запись в книгу учета доверенностей. На возвращенных доверенностях необходимо сделать запись «Не использовано» и хранить их 5 лет.

Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а предусмотрено две формы доверенностей на получение ТМЦ и . Бланки этих типовых доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме N М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Исходя из этого критерия и необходимо определить необходимость использования той или иной доверенности.

С точки зрения закона, это письменное разрешение, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Если говорить о документе, который надо подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который станет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (ТМЦ) по договору.

До 06.06.2011 было запрещено выдавать шаблон доверенности на получение товара на имя человека, который не работает в организации. Но решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.

Как выглядит этот документ

Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Но форма доверенности на получение товара — исключение. Для нее не утвержден первичный вид, обязательный к применению органами государственного сектора.

В такой ситуации у организации есть два варианта:

разработать и утвердить собственный бланк;
использовать одну из тех форм, что были утверждены ранее, но затем стали не обязательными.

Собственная форма

Можно разработать собственный бланк и образец, как заполнить доверенность на получение товара, утвердить их в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы они содержали все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

наименование документа;
дату его составления;
наименование учреждения, которое выдало;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину с указанием единиц измерения;
наименование должностей ответственных лиц;
подписи этих лиц и их расшифровки.

Унифицированная форма

Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы образцов доверенности на получение ТМЦ, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

№ М-2, или образец доверенности по форме ОКУД 0315001;
№ М-2а (ОКУД 0315002).

Их необходимо утвердить внутренним актом.

Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых прием материальных ценностей носит массовый характер.

В дальнейшем в настоящей статье используется форма М-2 (с корешком об использовании). После приема материальных ценностей отрывной корешок надо сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.

Оформление бланка

Инструкция по заполнению

Выше вы смогли скачать бланк доверенности на получение товара в Word, а теперь рассмотрим, как он заполняется, на конкретном примере (№ М-2).

Оформляет ее уполномоченный работник бухгалтерской или другой ответственной службы учреждения на основании документов поставщика (наряда, счета, договора, заказа, соглашения и т. п.). Необходимо отразить паспортные данные лица, на которого она выписывается.

Вначале заполняется лицевая сторона.

Шаг 1. Заполняются реквизиты учреждения, номер, дата выдачи и срок выдачи.

Шаг 2. Заполняются поле «Должность» и паспортные данные представителя учреждения.

Шаг 3. Заполняются реквизиты поставщика, номера и даты приходных документов.

Затем заполняется оборотная сторона.

Шаг 4. Если в документах поставщика отражены наименования и количество материальных ценностей, которые планируется получить, то заполнять всю таблицу нет необходимости. Достаточно указать наименование приходного документа, единицу измерения и общую сумму цифрами и прописью. В противном случае таблица заполняется по каждому наименованию материальных ценностей.

Шаг 5. Лицо, на которого оформляется доверенность на получение материальных ценностей от юридического лица, оставляет образец личной подписи.

Шаг 6. Проставляются подписи ответственных лиц организации и их расшифровки.

Шаг 7. Заполняются реквизиты в отрывном корешке: номер, дата выдачи и срок действия, должность и Ф.И.О. лица, ее получившего, и расписка. Затем указывается наименование поставщика и приходных документов от него.

Поставщик отгружает товарно-материальные ценности организации при наличии соответствующей доверенности. Данный документ выписывается только тому сотруднику организации, на кого оформлен соответствующий приказ.

Бланк доверенности на получение ТМЦ имеет две основные формы: М-2 и М-2а. Форма М-2 выписывается на получение ценностей у поставщика, с которым заключен договор впервые или товар у него приобретается достаточно редко. При этом отрывной корешок служит подтверждением факта выдачи доверенности и хранится в бухгалтерии. Типовая форма М-2а используется для регулярного получения ТМЦ у одного поставщика. Такая доверенность оформляется в единственном экземпляре и регистрируется в журнале.

В статье разберем, как заполнить доверенность на получение ТМЦ. Ниже приведено построчное заполнение бланка на примере формы М-2а. Скачать образец доверенности на получение товара можно в конце статьи. Также здесь можно скачать бланк форма М-2 и М-2а.

К заполнению нужно подходить со всей ответственностью. Иногда для проверки факта совершения тех или иных операций налоговая инспекция среди прочих документов может затребовать доверенности на получение ТМЦ. Поэтому необходимо тщательно следить за правильностью заполнения всех граф.

Образец заполнения доверенности М-2а

Пример доверенности на получение товара можно посмотреть, нажав на картинку выше, или скачать его по ссылке в конце статьи.

Прежде всего, в верхнем правом углу формы М-2а указываются коды организации, оформляющей доверенность. Затем название данной организации и порядковый номер. В документе обязательно должна быть проставлена дата выдачи бланка (иначе документ будет считаться недействительной).

Далее указывается срок действия документа. Как правило, доверенность на ТМЦ действует не более пятнадцати дней, но если такой документ оформляется для получения нескольких партий ТМЦ у одного и того же поставщика, то срок продлевается до месяца.

В строках «Наименование потребителя и плательщика ТМЦ и его адрес» указываются ИНН, название организации и ее почтовый адрес. Если сведения, указанные в двух строках совпадают, то в строке о плательщике можно указать «Он же». И указываются банковские реквизиты плательщика.

В строке «Доверенность выдана» записывается ФИО сотрудника, ответственного за получение товара. Обязательно указываются номер паспорта, кем выдан и дата выдачи паспорта сотрудника. Необходимо тщательно проверять заполнение этих строк, иначе ТМЦ могут быть не выданы.

Ниже в доверенности М-2а указывается наименование поставщика и краткое сведение документа, на основании которого должны быть выданы ТМЦ (например, дата и номер товарной накладной, выставленной поставщиком). Если выдача товара производится тогда, когда еще не оформлены соответствующие документы, то в данной строке ставится прочерк.

В таблице формы М-2а необходимо указать все сведения о получаемых ценностях (порядковый номер, наименование ценности, единица измерения, а также количество). В графе количество все цифры указываются прописью. Если в таблице остались незаполненные строки, то их нужно прочеркнуть буквой Z.

В строке «подпись лица» ставится подпись сотрудника, ответственного за получение товарно-материальных ценностей. При этом он должен расписаться в журнале учета выданных доверенностей либо на отрывной части доверенности, где дублируются такие записи оригинала как номер, дата, срок, на который оформлена доверенность, сведения о работнике, получающем ТМЦ, о документе, подтверждающем получение ТМЦ.

Форма доверенности на получение товара заверяется руководителем организации и главным бухгалтером, ставится печать организации.

Иногда выдача ТМЦ срывается поставщиком либо по каким-нибудь другим причинам. В этом случае работник обязан сдать неиспользованный бланк доверенности на получение товара не позднее дня, следующим за окончанием срока ее действия. В журнале выданных доверенностей ставится надпись «не использована». Все доверенности, по которым когда-либо были получены ТМЦ, должны храниться в бухгалтерии в течение пяти лет.

Организации и предприятия постоянно продают и получают сырье, детали, инструменты и прочие товарно-материальные ценности (ТМЦ). За обеспечение всем необходимым для производства отвечает снабжение. Работники этого отдела осуществляют получение и доставку на предприятие ТМЦ.

В процессе их деятельности положено выписывать доверенности, одна из которых - это типовая межотраслевая форма м2. На практике довольно часто приходится заполнять такой бланк, поэтому нужно знать правила заполнения и учета данной формы.

Что это за документ и в каких случаях он применяется?

Цель применения типовой межотраслевой формы м2 - это получение ТМЦ в больших объемах.

Ее выдают сотруднику предприятия, которому поручено выполнить прием товара. Документ подтверждает право конкретного физического лица на принятие груза, предназначенного для выполнения производственных задач.Физическое лицо, которое осуществляет прием ТМЦ, обращается с к поставщику и забирает товар. При составлении письменного ТМЦ организации всегда оговаривают объемы отгрузки. Если крупная партия товара не может быть поставлена за один раз, то доверенность может быть оформлена для много разового использования на определенный период времени. Но документ оформляется на одно лицо, наделенное правом получения ТМЦ.

Законодательное урегулирование данного вопроса

В РФ утвержден специальный нормативный акт – Постановление Госкомстата №71 от 30.10.1997 , по которому предприятиям нужно применять бланки доверенностей М-2 и М-2а. Их необходимо использовать для подтверждения прав получателя представлять интересы в качестве доверенного лица во время приема ТМЦ, отгружаемых по , наряду, договору или заказу.

Бланк утвержденной для всех организаций в виде типовой межотраслевой форма м2 в одном экземпляре должна оформлять бухгалтерия . Заполненный документ выдается под роспись получателю.

Вариант бланка с кодом N М-2а используются на предприятиях, у которых получение ТМЦ носит не одноразовый, а постоянный метод. Каждую доверенность положено при выдаче зарегистрировать в специальном реестре, страницы которого заранее нумеруют. Список должен быть и изготовлен в виде журнала учета.

Поручить получение ТМЦ по доверенности постороннему лицу , которое не состоит в трудовых отношениях с работодателем, запрещена. Правильно оформленный документ должен иметь полностью заполненные поля, отражать образец подписи получателя, который направляется на получение ТМЦ.

Действие его длиться не более 15 дней, но в некоторых случаях бланк может быть выдан на весь календарный месяц, если поставка товара предусмотрена на основе порядка плановых платежей.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения

Обратите внимание, что формы с кодами М2 и М2а имеют отличительные свойства , на которые необходимо обратить внимание при заполнении бланка.

Вариант документа с кодом М-2 состоит из двух частей: основной части и отрывного талона (корешка). Заполнению подлежат все поля. При получении доверенности заполненный корешок отрывают и подшивают для хранения у бухгалтера.

В отличие от предыдущей формы бланка в типовой межотраслевой форме М-2а не предусмотрено отрывного талона. Его просто регистрируют в журнале учёта выданных доверенностей. Данный бланк подлежит заполнению в тех случаях, когда получение ТМЦ носит многоразовый характер, что обычно бывает при действующих договорных отношениях.

В бланке нужно отразить такую информацию:

о наименовании, а также идентификационных реквизитах организации получателя. При этом обязательными к заполнению считаются все поля о классификации учреждения.
ФИО и прочие коды удостоверения личности снабженца, которому нужно будет предоставить и сдать доверенность при получении ТМЦ на другом предприятии. Обязательно в отведенной графе должна стоять его подпись.
в документе есть поля для виз главного бухгалтера, директора фирмы, купившей товар. Их подписи подтверждают их согласие и поручение трудящемуся от лица компании получить товар. Причем на подпись вышестоящего управленца всегда ставиться печать.
Есть в доверенности специальное поле, где вноситься перечень ТМЦ, с указанием их количества. Данные вносят со счета, который оплатило предприятие.
В соответствующие графы нужно внести сведения о дате выдачи и последнего срока действия доверенности.

Заполнение бланка нужно делать аккуратно, т.к. этот документ не должен иметь подчисток и исправлений.

Правила оформления, учета и сроки хранения

В бухгалтерии существует три варианта внесения данных в бланк:

Самый давний - это классический способ вносить записи вручную.
Второй вариант - с помощью компьютера, используя текстовые редакторы программного обеспечения - WORD, EXCEL. Этот способ намного удобнее предыдущего, т.к. если доверенность часто оформляется на одного и того же сослуживца по работе. Остается только менять в ней порядковый номер, дату выдачи, срок действия и ТМЦ.
Последний метод заполнения пустых полей доверенности такой же достаточно удобный, т.к. при этом используется бухгалтерская программа «1С». Его можно использовать для многократного оформления доверенности на сотрудников отдела снабжения или тех, кто может их заменить. В данном случае реквизиты и другие данные будут заполняться автоматически при каждой выписке документа.

Для учета доверенностей не забывайте осуществлять такой порядок:

при выдаче одноразовой формы нужно оторвать и подшить корешок;
вручая многократный вариант документа, занесите учетную запись в специальный регистрационный журнал.

Оформленный по всем правилам бланк выдается получателю на руки в единственном экземпляре, о чем он должен поставить роспись .

В случаях, если по какой-то причине типовая межотраслевая форма доверенности М-2 (или М-2а) не была использована , то получивший ее сотрудник должен возвратить её в бухгалтерию на следующий же день, как только истек срок ее действия. На таком бланке нужно проставить пометку «не использована» и далее поместить на хранение до конца года у лица, отвечающего их выдачу и регистрацию.

Как выписать доверенность на получение ТМЦ в программе 1С, рассказано в следующем видеоуроке: