Кто подписывает акт приемки выполненных работ. Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Выводы предложения заключения комиссии печатаются с абзаца они также могут состоять из нескольких пунктов. Подп

Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами. В зависимости от своего содержания он разделяется на несколько вариантов. Вот часть из них:

• Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
• Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
• Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
• Акт ревизии или инвентаризации;
• Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
• Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
• Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
• Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Наименований актов много, но все они при написании должны соответствовать определенным правилам и требованиям. В этой статье речь пойдет о том, как правильно составить акт.

Требования к составлению

Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:

• Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
• Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
• В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
• Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
• В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
• В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;


• Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
• Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
• Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
• С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
• Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.

Примеры составления актов

Предлагаем вам несколько образцов, чтобы вы смогли правильно составить необходимые акты.

Образец акта об отсутствии сотрудника на работе

Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов. Юридически не существует какого-то конкретного варианта, поэтому документ пишется в относительно свободной форме с учетом определенных пунктов либо предприятие разрабатывает данный бланк самостоятельно для своего удобства.

В документе указывается:

• Дата, номер документа и место составления;
• Наименование и заголовок акта;
• Должности и Ф.И.О. составителя и свидетелей;
• Описание нарушения, Ф.И.О. и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;
• Подписи составителя и свидетелей;
• Подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставит соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.

Образец акта

25.08.2014 № 123

Основной склад

Об отсутствии работника на рабочем месте

Мною, Ивановым А.С. в присутствии Сергеева В.В. и Дмитриева А.А. составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник Кошечкин Д.Д., кладовщик основного склада отсутствовал на рабочем месте 25.08.2014 с 10-30 до 12-30 без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказывается.

1. Отборщик (подпись) Сергеев В.В
2. Отборщик (подпись) Дмитриев А.А.

Данный акт составил:

Начальник основного склада (подпись) Иванов А.С.

С документом ознакомился и получил свой экземпляр:

Кладовщик основного склада (подпись) Кошечкин Д.Д.

Образец акта приема–передачи

Данный акт служит елью подтверждения фактической передачи товара или имущества от одного человека или организации к другому. Форма данного документа законодательно не установлено, однако при составлении акта следует учитывать:

• Наименование документа;
• Дата составления (обязательно совпадает с фактической передачей товара) и место;
• Наименование, стоимость и количество передаваемого товара;
• Наименование сторон акта – передающей и принимающей, их реквизиты;
• Основание для передачи товара и составления акта – реквизиты договора или оглашения;
• Подписи сторон и печати.

Акт составляется в количестве 2 штук, по одному для каждой стороны.

Образец

Приложение № 1

К договору № 128

От 14.05.2014 г.

Приема–передачи товара

ООО «СтройМир» в лице директора Викторова А.А., действующего на основании Устава организации, в дальнейшем «Продавец», и ОАО «Победа» в лице директора Михайлова В.С.. действующего на основании Устава предприятия, далее – «Покупатель», составили следующий акт:

1. В Соответствии с договором № 128 от 14.05.2014 Продавец передает Покупателю следующий товар:

Общая сумма товара составляет 7500 рублей 00 копеек с учетом НДС.

2. Переданный товар обладает надлежащим качеством и поставлен в согласованные договором сроки. Покупатель к принятому товару не имеет претензий.

3. Документ составлен в двух экземплярах равной юридической силы.

Покупатель: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Продавец: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Образец акта выполненных услуг (работ)

Данный акт составляется исполнителем работ (услуг) и предоставляется заказчику для подтверждения факта качественного выполнения услуг по договоренности между сторонами. В нем отражаются виды выполненных работ и их стоимость.

Документ составляется в произвольной форме (за исключением строительно-монтажных работ) с учетом следующих пунктов:

• Наименование акта;
• Номер документа и дата написания;
• Основание для выполнения услуг – наименование и реквизиты договора;
• Описание работ или услуг;
• Указание стоимости услуг с учетом НДС и без него;
• Реквизиты обеих сторон;
• Подписи и печати ответственных лиц обеих сторон.

Написать акт необходимо в двух экземплярах – для каждой стороны по одному.

Составление акта выполненных работ производят аналогично акту приема-передачи, только вместо товара в наименовании указываются услуги.

Как видите, написать составить практически любой акт не составляет труда, требуется лишь придерживать несложных правил, созданных специально для этого.

Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. - в дело N 10-11

2-й экз. - директору предприятия

3-й экз. - в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать . Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

Порядок составления акта выполненных работ (сдачи-приемки) в 2019 году регулируется российским законодательством. Для возможности избежать неточности в документе необходимо знать и о некоторых нюансах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Акт по сдаче-приемке выполненных работ должен быть сформирован после того как исполнителем будут выполнены указанные в договоре обязательства.

Акт не является отдельной документацией, но при этом считается приложением к работе по подписанному ранее договору между исполнителей и заказчиком. Акт подтверждает факт отсутствия либо наличия претензий со стороны заказчика.

Важные моменты

Перед рассмотрением основного вопроса изначально рекомендуется ознакомиться с важными моментами и рассмотреть законодательное регулирование составления акта выполненных работ.

Это позволит минимизировать риски возникновения проблем в процессе составления документа.

Что это такое

Акт выполнения работ – это разновидность первичной документации. Он способен подтвердить завершение выполненной работы, которая предусмотрена соглашением в полном объеме.

Акт является двусторонним и подписывается обоими участниками соглашения, исполнителем и заказчиком.

Наличие документа не отображает соответствия выполненной работы либо предоставленной соглашению. Отсутствие расхождений позволяет удостоверить подпись заказчика на самом акте.

Исключительно после подписания соглашения документ обретает юридической силы и может быть применен с целью отображения выполнивших операций в учете.

Акт формируется в тех количествах экземплярах, сколько имеет сторон в договоре.

К примеру, в имеющихся договорных отношениях кроме исполнителя и заказчика могут принимать участие и инвестор либо же непосредственный привлеченный .

Российским законодательством утверждены унифицированные формы для некоторых разновидностей деятельности.

Назначение документа

Акт приема работ является гарантией от возникновения возможных судебный споров и различных разногласий. При возникновении споров, акт является основным доказательством.

При отсутствии акт судебный орган вправе расценивать действии, как пренебрежение к российскому законодательству установленной процедуры сдачи-приема работы либо услуги, что автоматически влечет за собой начисление штрафных санкций со стороны государственных контролирующий органов.

И списка выполненных работ либо предоставленных услуг формируют таблицу, в которой отображают то, что было сделано и подтверждается факт отсутствия претензий со стороны заказчика.

При недовольстве заказчика, это отображается в акте в сочетании с выявленными недостатками.

Правовое регулирование

Из основных нормативных документов в данном вопросе выделяют , в частности:

Также стоит обратить внимание на ,в котором отображается факт отнесения акта к первичной учетной документации.

Форма акта выполненных работ

В российском законодательстве отсутствует четкая форма рассматриваемого документа. При этом требования и критерии формирования акта регулируются Федеральным законом № 402.

Отвечая им можно избежать обжалования документа в различных инстанциях.

В процессе формирования формы акта субъекты могут руководствоваться и в ситуации с выполнением каких-либо строительных работ можно применять документ в начальном виде. Также может быть использована и .

Законодательством РФ допускается возможность формирования акта, заменяя его универсальной передаточной документацией.

К сведению: вне зависимости от применяемого образца, крайне важно утвердить форму в составе учетной политики либо же отдельной распорядительной документацией.

Как правильно заполнить бланк

В обобщенном виде документ должен включать в себя:

Если компании используют печать, то ее наличие в документе является обязательным.

По договору оказания услуг

Форма акта может утверждаться соглашением межу сторонами, что используется при больших контрактах либо же создаваться сторонами непосредственно перед составлением документа.

В любой ситуации, качественный акт обязан отвечать минимум таким параметрам:

• акт является подтверждением выполненного соглашения;
• в документе нужно прямо отображаться на основании какого соглашения он сформирован;
• обязательное указание четкого списка выполненных работ по договору подряда.

Нужно, чтобы список выполненных работ в спецификации и акте совпадали. Бланк должен отображать метод проверки заказчиком числа и качества выполненной работы.

В него входит:

• визуальный осмотр;
• проверка функционала и так далее.

Проверки подлежат полномочия заказчика и подрядчика. Акт могут подписать исключительно представители, которые действуют согласно учредительной документации либо же нотариальной .

Не стоит забывать об указании места и дате приема выполненной работы. Нередко наиболее оптимальным вариантом станет указание не только дня, но и точного времени выполнения работы.

При наличии замечаний у одной из сторон к качеству либо числу предоставленной услуги, то их крайне важно отобразить в акте.

Акт считается действенным и в случае, если он был подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчиком) с обязательным отображением в нем факта отказа в подписании противоположной стороны.

Но в этом случае нужны подписи свидетелей. Отказ в подписании акта не оказывает влияния на юридическую силу и может расцениваться как отказ от принятия работы либо услуги.

По соглашению подряда с физическим лицом

Акт сдачи по договору подряда является первичной документацией и применяется с целью бухгалтерского учета. Он может формироваться по форме, которая была разработана в компании своими силами.

В Федеральном законе № 402 отображены конкретные пункты, которые обязательны к указанию в документе. Допускается возможность дополнять документ своими разделами.

Обязательно документ должен содержать в себе:

• наименование;
• время формирования;
• инициалы уполномоченного лица, который составил акт;
• описание выполненных работ (для этих целей может быть использована );
• себестоимость работ с учетом ;
• подписи уполномоченных лиц от каждой стороны.

Шаблон акта выполненных работ в word можно . Госкомстатом России была утверждена унифицированная форма КС-2.

До недавнего времени она была обязательна по строительству, но сегодня он является факультативной.

По договору аренды помещения

Лица, которые взяли в аренду коммерческое помещение, обязательно влекут за собой за приобретенное имущество.

После подписания акта выполненных работ по , арендодатель автоматически отказывается от претензий со своей стороны.

Основные правила формирования акта по договору аренды имеют вид:

Акт выполнения работ нужен с целью предоставления в различные государственные органы:

• и иной контролирующий орган.

К сведению — целесообразней формировать акт при подписании соглашения по схеме:

юридическое – физическое – юридическое лицо

Акт между юридическим и физическим лицом подписывается крайне редко.

Можно ли составить онлайн

С целью формирования акта выполненных работ в режиме онлайн можно использовать различные сервисы.

Благодаря сервисным центрам можно сформировать нужный шаблон либо указать необходимые сведения в уже предложенной форме.

После этого остается распечатать акт и отправить по почте его заказчику. Для предварительного просмотра и внесения поправок можно отправить документ в формате Word через интернет.

Основные причины формирования акта в режиме онлайн имеют вид:

• бланк соответствует требованиям российского законодательства;
• простота в оформлении документа;
• документ в автоматическом режиме проверяется на предмет наличия ошибок;
• допускается возможность использования режима автозаполнения полей.

Процесс формирования акта выполненных работ на примере онлайн сервиса ImBoss имеет вид:

После этого остается только распечатать документ либо отправить по электронной почте. Алгоритм действий является стандартным и может быть применен для иных сервисов.

К примеру:

• Service-online;
• Superbooh;
• Kontur;
• Выставить счета.

Вне зависимости от того, какой сервис был выбран, составление акта не влечет сложностей.

Образец заполнения

Сформировать акт можно в кратком виде, отобразив в нем только основные сведения. К примеру:

• изначальные реквизиты акта;
• наименование строк;
• разновидность работы;
• сумма оплаты.

К сведению — счета, на которые нужно совершить оплату указываются в основном договоре — подписи сторон.

Образец акта указан на фото:

Когда нужен промежуточный

Промежуточный акт применяется с целью одновременного решения несколько разных задач.

В первую очередь к ним относятся:

Из-за поставленных задач, для решения которых применяется акт, крайне важно следовать алгоритму его формирования и избегать различных ошибок и опечаток.

Видео: как сделать акт выполненных работ

В иной ситуации он может быть признан таковым, как недействительным. Исходя из этого, при аннулировании его юридической силы, он не может быть задействован для защиты своих интересов.

Как это корректировочный

Под определением “корректировочный акт” подразумевается документ, который формируется при поправках изначальных условий выполнения работ либо предоставления услуг, отображенных в разработанном ранее между исполнителем и заказчиком соглашении.

Корректировочный акт» Документ, составляемый при изменении изначальных условий выполнения работ, указанных в составленном ранее между исполнителем и заказчиком договоре.

Корректировочный акт одновременно может применяться с целью реализации нескольких разных задач. К наиболее значимым относят:

• с его помощью можно формировать претензии (если по результатам выполненной работы либо предоставленных услуг заказчик остался недоволен);
• используется с целью ведения бухгалтерского учета;
• для защиты своих интересов в судебном органе;
• затребован представителями налогового органа в случае проверки;
• предоставляется инвесторам и кредиторам (с целью подтверждения развития компании и наличия необходимого уровня платежеспособности для получения финансовой помощи).

Р ассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: работник общества с ограниченной ответственностью, не являющийся генеральным директором или его заместителем, может быть управомочен на подписание от имени общества актов выполненных работ как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации, трудовом договоре.

Обоснование вывода

В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) генеральный директор общества с ограниченной ответственностью (далее - ООО, общество) уполномочен выдавать доверенности на право представительства от имени общества, в том числе и с правом передоверия.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, в том числе для совершения сделок от имени представляемого. По совершенной представителем по доверенности сделке гражданские права и обязанности возникают (изменяются, прекращаются) непосредственно у представляемого (ст. 182, 185 ГК РФ).

Таким образом, положениями ГК РФ и Закона об ООО допускается возложение функций представительства от имени общества по определенным вопросам, включая подписание договоров и других документов, на другое лицо путем выдачи соответствующей доверенности. Причем законодательство не ограничивает количество выдаваемых доверенностей и круг лиц, которым они могут быть выданы. Доверенность должна быть подписана генеральным директором с приложением печати организации. В доверенности должны быть указаны дата ее выдачи и полномочия представителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обращаем ваше внимание, что при подписании документов от имени организации работнику следует указывать именно свою должность, а также то, что документы подписываются по доверенности.

Кроме того, полномочия сотрудника организации на подписание от ее имени документов могут также вытекать из устава общества, подтверждаться трудовым договором сотрудника (или его должностной инструкцией), о чем свидетельствует анализ судебной практики (смотрите, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2006 по делу № А05-8220/2005-32).

Поскольку в рассматриваемой ситуации общество намерено уполномочить работников на подписание актов выполненных работ, являющихся по смыслу ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, обществу надлежит учитывать также требования данного Закона.

Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Право работника ООО на подписание первичных документов, включая и акты выполненных работ, может быть регламентировано внутренними документами общества. Если данный сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером общества.

Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками права подписи тех или иных первичных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, выступает приказ по организации. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме (если в организации не разработана какая-то специальная). Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции (однако на практике доказывание права подписи документов путем предъявления такой инструкции может оказаться довольно непростым).

В то же время положения Закона о бухучете не содержат запрета на подписание первичных документов представителем по доверенности. В свою очередь арбитражные суды также исходят из той позиции, что полномочия на подписание первичных документов может быть передано по доверенности, закреплено приказом или в должностной инструкции сотрудника организации (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.05.2011 № Ф02-1287/11 по делу № А19-20918/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.04.2009 № 11АП-2510/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.06.2008 № Ф08-2922/2008, ФАС Поволжского округа от 30.01.2008 по делу № А57-22290/05-35-7-45, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2007 № 09АП-10920/2007 и от 20.06.2006 № 09АП-4752/2006).

Учитывая изложенное, работник общества может быть управомочен на подписание от имени организации актов выполненных работ в равной мере как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации (трудовом договоре, должностной инструкции).

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации . Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей , или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве .

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.