Образец акта о недостаче при инвентаризации. Образец претензии по недопоставке товара
Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.
Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации
По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.
Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.
Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.
Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.
- Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
- Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.
Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.
Обязательными реквизитами документа является:
- Наименование компании.
- ФИО директора, должность.
- Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
- Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
- Дата составления и подпись.
Пример объяснительной записки:
После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер. Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.
Вот еще один пример правильно оформленной записки:
Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания
Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.
Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.
Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.
Документ состоит из 3 обязательных страниц:
- В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
- Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
- В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.
Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве.
Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.
Его назначение:
- Отражение статистики – по данному отчету доступно определить уровень организованности работы менеджеров, административного состава, так как при качественном выполнении ими обязанностей потери минимальные;
- Отражение убытков – понесенных компанией в результате получения некачественного товара, которые подлежат к возмещению виновником.
В результате бумага имеет огромное значение при подведении результатов бухгалтерского баланса и в формировании отчетных документов за прошедший период.
Его особенность это универсальность назначения, так как применение документа доступно не только при получении товара, но и в процессе инвентаризации, после происшествия непредвиденных или чрезвычайных ситуаций.
Как оформляются недостача и излишки товара в бухгалтерии – смотрите тут:
Кем составляется и подписывается акт
Акт составляется в ходе осуществление мероприятия по приему товара или его ревизии. При этом он должен содержать подписи всех лиц, участвующих в данном процессе и быть заверен руководителем организации.
Если приемку осуществляет ИП для этого достаточно подписи только одного человека, на предприятии приемка должна выполняться по всем правилам, что подразумевает участие в данном процессе не менее 3-х человек.
Понятие, особенности и причины недостачи
На предприятии нередко происходят недостачи и потери материальных ценностей, под которыми подразумеваются основные средства, товары, материалы.
Недостачи могут происходить в результате целого ряда оплошностей и ошибок:
- Растраты материалов;
- Ненадлежащее использование;
- Злоупотребление своими полномочиями материально ответственных лиц;
- Хищение;
- Допущение ошибок в процессе разгрузки;
- Естественная убыль;
- Пересортица, которая ведет к излишку одних материалов и недостаче других.
Выявление такого недочета может произойти в результате:
- Инвентаризации;
- Перемещения, хранения или заготовки товара;
- В ходе продажи.
- Важно: одной из важнейших задач бухгалтера в ведении учетной политики – является контроль эффективного применения материала и качественного его использования.
Реквизиты и структура акта о недостаче
Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:
- Место и дата формирования;
- Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
- Состав комиссии, совершающей приемку товара;
- После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
- Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
- Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
- Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
- В подведении итогов определить виновное лицо.
Образец заполнения акта.
Правила составления
Если недостача была выявлена в ходе сопутствующих мероприятий, к примеру, при сортировке товара, об этом необходимо известить руководство предприятия служебной или докладной запиской.
После чего руководитель издает указ о проведении приема товара или инвентаризации.
После определения состава комиссии необходимо известить поставщика, если недостача является фактом поставки продукции.
В ходе процесса инвентаризации нужно выполнить осмотр, пересчет и прием товара. Все полученные данные доступно формировать на отдельном листе бумаге.
После чего перенести основные сведения в акт:
- Ожидаемый объем продукции, если это инвентаризация необходимо указать количество продукции по каждой позиции, находящейся на складе. вы узнаете, что такое акт проведения инвентаризации и по каким правилам его оформляют;
- Количество недостачи или с признаками ущерба и брака. Как составить при приемке – читайте в статье по ссылке;
- Стоимость каждой единицы товара и общая стоимость партии;
- Стоимость нанесенного урона;
- Если акт составлялся в результате приема продукции его необходимо формировать в количестве соответствующего количеству участников процесса, чтобы по одному экземпляру досталось перевозчику, поставщику и принимающей стороне.
Важно: при получении одновременно нескольких партий и выявления в них недостач или от нескольких поставщиков, следует составлять акт по каждой партии или случаю отдельно.
Подписать после подробного изучения обязаны все члены комиссии. Не лишним будет подкрепление к документу доказательствами.
Какие могут быть ошибки
Документ может быть признан ничтожным, к примеру, в ходе судебных разбирательств:
- Если на нем нет подписи всех сторон сделки;
- Нет согласия ответственного за недостачу лица с результатами ревизии;
- Если в нем допустимы исправления и несоответствия цифр;
- Бумага должна заверяться руководителем производства.
Бланк акта о недостаче товара.
Действия после составления документа
После составления документа необходимо, экземпляры предназначенные для контрагентов, передать им при этом сопровождать акт следует претенциозным письмом для виновника недостачи, в данном случае необходимо соблюсти сроки, отведенные для таких действий иначе поставщик имеет право на отказ в исполнении претензии.
Экземпляр оставшийся на предприятии передается в бухгалтерию или лицу, ответственному за ведение бухгалтерии для внесения в учет предприятия соответствующих данных и фиксирования убывшего или списанного товара.
Существует множество особенностей работы розничных и оптовых торговых сетей. Бухгалтерская отчетность в данном сфере деятельности достаточно сложна.
Как и во всех других необходимо в обязательном порядке вести соответствующим образом документацию. Именно на неё необходимо ссылаться при составлении отчетности.
При приемке и передаче грузов составляется акт. Иногда возникают различного рода накладки, связанные с подобного рода процедурой.
При этом следует помнить, что при недостаче обязательно необходимо будет составить соответствующим образом специальный акт. Это позволит защитить свои права, а также решить обширный перечень различных других задач.
Общие аспекты
В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо вести бухгалтерскую отчетность всем предприятиям, а также физическим лицам при осуществлении коммерческой деятельности.
При этом должны соответствующим образом отражаться все хозяйственные операции в табличной форме. Например, при приеме-передаче товара требуется составлять соответствующей формы акт.
Но относительно часто при реализации подобного рода процедуры возникают различные накладки. Например, товар в процессе транспортировки, погрузки/отгрузки был поврежден, утерян.
В таком случае действительным доказательством может быть признан только акт, который составлен в соответствии со всеми требованиями законодательных норм.
Установлено множество различных форматов для актов в торговле – ТОРГ-2, и много различных других. При этом следует помнить о некоторых существенных особенностях их составления.
Законные основания
Сегодня существует специальный сборник различного рода актов, которые составляются в разных ситуациях в торговле. Основополагающим документом является Альбом унифицированных форм.
Документы подобного типа почти всегда пристально проверяются при осуществлении . Именно поэтому стоит избегать допущения различных ошибок.
Так как это может быть воспринято ФНС как попытка реализовать какую-либо коррупционную схему. Это повлечет за собой наложение штрафа или более серьезное наказание в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ.
Заполнение формы акта о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче товара при приемке word можно найти без каких-либо затруднений через интернет. Если соответствующий опыт по какой-то причине отсутствует – лучше всего заранее проконсультироваться у специалиста.
Можно будет также найти образец в эксель. Фактически формат акта не является существенным. Важно лишь правильное отражение всех обязательных пунктов.
Основные вопросы, рассмотреть которые нужно будет заранее:
- пошаговая инструкция — ТОРГ-2, ТОРГ-3;
- образец заполнения.
Пошаговая инструкция
Важно помнить о определенных различия при составлении актов из соответствующего обозначенного выше альбома стандартных форм документов.
На данный момент существуют определенные нюансы формирования. В первую очередь они связаны именно с перечнем присутствующих пунктов.
ТОРГ-2
Данного типа форма используется только в случае, если имеет место расхождение количества/качестве товара с заявленным в сопроводительной документации.
При этом сам акт приема подобного товара должен оформляться в соответствии с определенными правилами в зависимости от способа осуществления доставки. Это может быть почта, какая-либо специализированная транспортная компания.
Основные особенности:
Если какие-либо товарные, материальные ценности, проверяемые таким образом не имеют дефектов, расхождения качественные/количественные не установлены – делается соответствующая отметка.
На основании акта типа ТОРГ-2 составляется претензионное письмо к поставщику. На основании данного документы должны быть возмещены убытки, неудобства.
ТОРГ-3
Стоит помнить, что принципы составления акта ТОРГ-2 и ТОРГ-3 достаточно схожи. Но при этом они составляются они в различных случаях:
Сам акт ТОРГ-3 включает в себя следующие основные пункты:
- формы по , ОКПО;
- наименование организации, её адрес и контактные данные;
- номер документа, дата составления;
- место приемки самого товара;
- наименование грузоотправителя;
- грузоотправитель;
- поставщик;
- производитель;
- номер договора.
Также имеется вторая страница с данными по поводу товара. Она включает в себя таблицу, в которой отражается информация по поводу самого поставляемого товара.
Образец заполнения
Найти образец составления данного типа документа труда не составит. Но при этом следует помнить о некоторых особенностях, нюансах составления.
Это позволит избежать наложения штрафа если неверно сформированные документы попадут на стол к налоговому инспектору. Законодательство, затрагивающее данный вопрос, постоянно реформируется. Необходимо быть в курсе всех обновлений.
Существует большое количество различных нюансов при составлении актов при приемке и отправке товаров. Все их стоит рассмотреть заблаговременно.
Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара
акт №от «»20г. о недостаче и(или) пересортице товара 1. название организации 2. фио уполномоченного ли...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)
акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара ) наименование и реквизиты предприятия: "" 20 г. no...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12
Его уценке (списанию) вследствие материала. (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: - no. колич. актир уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование товара ,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков
код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт no. на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона) "" 200 г. место составления...
Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он
специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ "утверждаю" "" 20 г. акт no. от "" 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта : ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации товаров отгруженных. Форма № инв-4 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
акт инвентаризации товаров отгруженных nо. +-+ коды +- форма nо. инв-4 по окуд 0309004 +- организация по окпо...
Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (материала). Форма № 115
организация типовая форма no. 115 предприятие - акт no. об установленном расхождении товара в количестве и качестве при приеме - материала ""20г. место составления...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт инвентаризации материалов и товаров,находящихся в пути (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Финансовых обязательств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 акт инвентаризации материалов и товаров , находящихся в пути nо. +-+ коды +- форма nо. инв-6 по окуд 0309006 +- о...
Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандартов либо других документов, удостоверяющих качество при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)
(наименование получателя) (адрес получателя) акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара ) требованиям стандарта либо других документов, удос...
В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.
Акт недостачи при приемке товара: бланк
Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах - для покупателя, продавца и транспортной организации.
Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в .
Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.
Акт о недостаче товара при приемке (Word): .