Опись документов в личном деле работника. Составляем опись дел Перечень документов в личном деле сотрудника образец

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Трудовой кодекс РФ (глава 14).
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Личное дело сотрудника, требования к его оформлению

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

представляемые и формируемые при поступлении на работу:
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
- анкеты и резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
- медицинские справки;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу и т. д.;
возникающие во время трудовой деятельности:
- должностная инструкции;
- копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- справки о медосмотрах;
- копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
- копия трудовой книжки;
- аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
связанные с прекращением трудового договора:
- заявление об увольнении;
- копия приказа об увольнении.

Оформление и хранение

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

название организации;
Ф.И.О. работника;
структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
номер ЛД;
дата начала и окончания его ведения;
количество листов (не больше 250);
срок хранения.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2019

Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.

Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.

Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
Опись может составляться вручную или печататься.
Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

Порядковый номер.
Регистрационный номер.
Дата оформления.
Название документа.
Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
Количество страниц описи.
Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

До того, как провести внутреннюю опись личного дела, его необходимо правильно сформировать, убедившись, что все документы в нем являются документами длительного хранения. И обложка личного дела, и внутренняя опись документов личного дела заполняются в соответствии с требованиями, установленными государственными регламентами. В статье расскажем, как это правильно сделать.

Из статьи вы узнаете:

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело. Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении государственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение - полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется опись личного дела сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. - далее - Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Внутренняя опись личного дела образец

Внутренняя опись составляется, когда дело уже сформировано, но еще не отдано в переплет. По своему назначению она является оглавлением, благодаря которому в папке быстро можно найти подшитый в нее документ. Если составлять опись в соответствии с тем образцом, который предложен в Перечне, она будет представлена в виде таблицы, графы которой сдержат следующую информацию:

Порядковый номер документа, в соответствии с тем порядком, в каком он был подшит в дело;

Индекс документа - это его регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В случае, когда такого номера документ не имеет, в этом поле проставляется пометка «б / н»;

Дата документа. За эту дату, как правило, принимается дата регистрации документа. В том случае, когда документ не был зарегистрирован, за его дату принимается дата подписания должностным лицом, она также является обязательным реквизитом;

Наименование документа и его краткое содержание, суть;

Примечание - в этом поле, в том числе, делаются пометки о состоянии документа, например: «включение», «изъятие» с обязательной ссылкой, на основании чего это включение или изъятие было произведено.

Опись личного дела образец представлен ниже.

Таблица, представляющая собой внутреннюю опись документов личного дела сотрудника, имеет последнюю, итоговую строку. В ней цифрами и прописью указывается количество документов, пошитых в деле. Если количество таких документов велико, внутренняя опись может состоять из нескольких листов. В этом случае каждый из них должен быть пронумерован и их общее количество также указано в описи. Все эти сведения справочного характера заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение кадровых дел, составившего опись.

Обратите внимание: Нумерация листов описи личного дела сотрудника не сквозная. Листы должны быть пронумерованы отдельно от нумерации документов дела, поскольку она является научно-справочным документом и к ним не относится.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

Опись дел по личному составу (Приложение 15);

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Лицевые счета;

Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

Акты о несчастных случаях;

Журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части :

Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Предисловие;

Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).