Товарная накладная для ип. Какие сведения содержит товарная накладная. Различия для индивидуальных предпринимателей и организаций

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации под названием - форма ТОРГ-12 . Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и может служить основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Товарная накладная, бланк которой не соответствует унифицированной форме, может быть принята к учету организацией-покупателем. Статья 252 НК РФ не требует принимать в качестве подтверждения только унифицированные накладные - важно, чтобы первичные документы доказывали, что организация действительно понесла расходы и содержали обязательные реквизиты. Однако налоговые инспекторы могут отбраковать такой документ, сославшись на пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поэтом, по возможности необходимо настаивать, чтобы поставщики товара выписывали унифицированную форму товарной накладной.

Оформление накладной также нередко вызывает споры с фискальными органами. Налоговики требуют, чтобы все поля формы торг-12 были заполнены, а сам бланк был скреплен печатью продающей стороны. Иначе ставится под сомнение право покупателя отражать расходы на покупку товара и принимать вычет по НДС. Судебная практика показывает, что в случаях, когда в других документах отражена недостающая информация, а в доверенностях по форме М-2 или М-2а есть оттиск печати торгующей организации, как правило, накладная-12 признается действительной. Но лучше, конечно, перестраховаться и заполнить документ так, как указывает образец товарной накладной .

При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ - товарно-транспортную накладную. В этом случае, в нем необходимо ввести колонку «НДС», а в графах «Цена» и «Сумма» указать «в том числе НДС».

Заполнение накладной лучше начинать с даты. Согласно п. 4 ст. 9 закона о бухучете первичный документ необходимо составлять в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Налоговики требуют, чтобы дата в бланке накладной совпадала с датой отгрузки.

Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Так, при составлении товарной накладной допускается расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.

См. также:

«А как же? Конечно, есть», — скажет вы и… ошибетесь. На сегодняшний день нет не только правил заполнения этой накладной при выписке ее без НДС, но и вообще правил по заполнению ТОРГ-12. Унифицированная накладная ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, в котором приведена форма накладной, в нем же есть ссылка на указания по ее заполнению.

Какие формы унифицированных первичных документов обязательны для применения, узнайте из этой публикации .

Однако эти указания уложились всего лишь в несколько строк и сводятся к тому, что накладную необходимо выписывать в двух экземплярах. Таким образом, пока еще нет ни одного нормативного акта, разъясняющего порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Кстати, к этому же выводу приходят и арбитры — например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2013 № 09АП-5718/13. А значит, заключают судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05), заполняться такие накладные должны в соответствии с фактическими обстоятельствами.

Что касается накладных на передачу товара в целом, стоит отметить, что с 01.01.2013 организации могут отказаться от применения унифицированных форм и использовать те, что разработали сами (с обязательным утверждением в учетной политике). При этом организация может применять и унифицированную форму накладной ТОРГ-12.

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Товарная накладная ТОРГ-12 без НДС: могут ли быть претензии?

Но, несмотря на то, что правил заполнения этой формы как таковых нет, это не означает, что к ее оформлению можно подходить безответственно. Как бы то ни было, ТОРГ-12 — это один из самых важных первичных документов, и потому некорректное заполнение (или незаполнение) обязательных реквизитов, в том числе и касающихся НДС, может стать причиной непризнания расходов при расчете налога на прибыль. Это, в частности, напрямую вытекает из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Таким образом, ошибки в ТОРГ-12 могут стать причиной обоснованных претензий со стороны налоговиков.

Обширную информацию по возможным ошибкам в учете, а также в налоговых, бухгалтерских отчетах и документах узнайте из материалов:

«Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами» ;
«Как правильно исправить ошибки в 6-НДФЛ?» ;
«Ошибки в платежном поручении на уплату налогов» .

Как заполнить графу 13 (образец товарной накладной без НДС)

Итак, помня о том, что накладная, как первичный документ, должна оформляться в соответствии с реальными обстоятельствами, мы должны в графе 13 «Ставка» формы ТОРГ-12 отразить ту ставку НДС, которая соответствует нашей отгрузке:

«Без НДС» — если речь идет о спецрежимах или проведении необлагаемых НДС операций (они указаны в статье 149 НК РФ);
«0%» — при осуществлении деятельности, облагаемой по льготной ставке (подробный перечень приведен в статье 164 НК РФ).

Никаких пустых мест и прочерков в графе 13 формы ТОРГ-12 быть не должно — как и путаницы в ставках, дабы не дать проверяющим зацепку.

Предлагаем также ознакомиться с образцом ТОРГ-12:

Если вы получили неправильную товарную накладную без НДС

В случае если ваш поставщик выдал вам накладную, в которой графа 13 не заполнена или заполнена с ошибками, то во избежание обозначенных выше проблем вам следует попросить ее переоформить и указать правильные данные. А что будет, если этого не сделать?

Тут многое зависит от того, как оформлены другие документы по данной сделке. Если они будут содержать сведения, которых недостает в накладной, то вам, скорее всего, удастся отстоять право на признание этих расходов. И тому есть подтверждение в судебной практике — например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2006 № Ф04-10030/2005(18906-А45-23). Если же и остальные документы оформлены с нарушениями, в принятии расходов по некорректно заполненной ТОРГ-12 вам, скорее всего, будет отказано.

Свою позицию в отношении исправленных первичных документов для обоснования расходов по налогу на прибыль ФНС выразило в письме от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@.

Актуальную информацию о ТОРГ-12 вы найдете в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 - бланк и образец».

Итоги

При заполнении ТОРГ-12 спецрежимником в графе 13 (предназначенной для отражения ставки НДС), указывается словосочетание «Без НДС». Если покупатель обнаружил в полученной от поставщика ТОРГ-12 ошибки (в том числе неверно заполненную строку 13), следует обратиться к поставщику с просьбой переоформить этот первичный документ. Ошибочный первичный документ не позволит обосновать расходы по налогу на прибыль.

Накладная для ИП - важный документ, который сопровождает операции купли-продажи в рамках хозяйственной деятельности. Большое значение бумаги связано и с ведением бухгалтерского учета, уплатой налогов. Следует знать, как заполняется документ, что он собой представляет.

Важность документа

Товарная накладная используется в процессе реализации товаров и материальных ценностей. Существует специальный альбом унифицированных форм документов, учитывающих заключение торговых сделок. На его основе можно выяснить, что форма документа - ТОРГ-12. Составляют товарные накладные в 2 экземплярах.

Один экземпляр сохраняется у предприятия (сбытчика товаров, материалов), на его основе производится списание. Стороннему предприятию (покупателю) передают 2 экземпляр. На его основе выполняется оприходование. Так как рассматриваемая накладная имеется в составе альбома унифицированных форм документации по учету, этот документ считается первичным учетным. Используется в рамках бухучета. Соответствующее законодательство выполняет регулирующие и контрольные мероприятия.

По закону любое действие, производимое в рамках хозяйственной деятельности, должно иметь документальное сопровождение. Поэтому первичную учетную документацию оформляют соответствующими реквизитами. Составление документа может быть осуществлено в электронном виде (требуется наличие электронной подписи) или написано на бумаге. Поскольку дело связано с бухгалтерским учетом, то ценность товарной накладной неоспорима для налоговой системы.

Связано это с представлением налогового учета в виде систематизированного свода данных для определения налоговой базы. Накладная - важный и значимый документ, без которого не проходит ни одна сделка по реализации товаров хозяйственной деятельности, также она выступает основой для выплат налога на прибыль юридического лица.

Поставщики товаров занимаются оформлением товарных накладных. Документ должен иметь ряд реквизитов. В начале (шапка) требуется обозначить полное наименование субъектов предпринимательской деятельности (поставщик, плательщик, получатель груза). В основе находятся такие сведения:

сведения о поставках (соглашение со всеми реквизитами);
номер, дата, когда накладная составлена (по правилам бухгалтерского учета она соответствует числу, когда выполнена операция);
код по ОКПО предприятия, выполняющего поставки, и ОКУД;
в табличной форме описывается наименование товаров, количество, стоимость и пр. сведения.

В нижней части накладной находятся 2 столбика, где отражаются должности субъектов, которые несут ответственность за выполнение хозяйственной операции, их личные подписи. Присутствуют печати предприятий плательщика и поставщика.

Значимость документа

Насколько важно применять товарную накладную? Исходя из законодательства и установленных им требований, в бухгалтерском учете необходимо использовать первичную кассовую документацию. Прочие унифицированные формы к обязательным документам не относятся. У предпринимателей существует право разработки индивидуальных документарных форм. Несмотря на формальную свободу субъектов предпринимательства, им лучше использовать форму ТОРГ-12.

В любой форме обязательно должны присутствовать все реквизиты, общий вид которых описывается 2 частью 9 ст. Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В указанной же форме совокупность всех реквизитов соответствует требованиям, это обуславливает идентичность содержания документов первичного учета. ТОРГ-12 используют очень часто, так как программа предельно понятна для всех.

Когда предприниматель выполняет разработку индивидуальных учетных форм, это может спровоцировать разногласия с налоговыми службами. Сложно обосновать применение самостоятельно разработанной формы для первичного учета, если учесть расходы, которые понес индивидуальный субъект в ходе разработки.

В любой ситуации учетная первичная документация подлежит утверждению руководителя предприятия или ИП.

Критичность вопроса для ИП сглаживается, что связано с отсутствием строгой обязанности ведения бухгалтерского учета, но в практическом плане с целью учета затрат и доходов применение форм необходимо. Основываясь на соответствующем приказе Министерства финансов, составлять произвольную форму первичной документации со всеми реквизитами разрешается для некоторых разновидностей документов. Их форма не определена альбомом первичных учетных форм. Поэтому ИП должны склоняться к соблюдению утвержденного ТОРГ-12.

Заполнение бланка

Для субъекта, который заполняет накладную, важно знать некий порядок выполнения данной процедуры. Хотя на законодательном уровне четкие правила того, как заполняется бланк, не определены. Составление документа может быть произведено не только при выполнении операции купли-продажи, но и после ее завершения. Образец заполнения для поля «Отправитель груза» предусматривает наличие адреса, реквизитов и прочих контактных сведений, полученных от компании-грузоотправителя. В строчку со структурным подразделением заносятся данные о подразделении или отделе организации грузоотправителя, который уполномочен выполнять отгрузку товаров, прочих материальных ценностей.

Напротив грузополучателя проставляют название организации в сокращенном или полном виде, реквизиты, прочие полезные для сотрудничества сведения. Аналогично о поставщике необходимо проставить информацию с наименованием компании, адресом, реквизитами, информацией для контакта.

Пример подобных накладных в поле «Плательщик» должен иметь такие данные: полное наименование, банковские реквизиты, место размещения, реквизиты счета. Однако совпадение строк «Получатель груза» и «Плательщик» не исключается.

Что касается оснований составления документа, необходимо проставить номер соглашения или дополнительного бланка, который рассматривают как основание для получения товаров. Напротив полей с датой и номером следует указать ту информацию, которая связана со временем заключения контракта.

Когда поставщик прибегает к привлечению сторонних транспортных компаний для транспортировки груза, необходимо заполнить и строку транспортной накладной (соответственно, обозначается номер договора на транспортировку, дата его подписания). В таблице формы обозначается список товаров соответствующей номенклатуры, которые должны быть отгружены, при этом помечается:

количество;
масса;
единицы измерения;
сумма до вычета НДС и без налога;
сам размер налога на добавленную стоимость.

Важным моментом при заполнении считается информация в графе №13 (касается НДС). При выдаче поставщиком накладной с неверными цифрами необходимо настаивать на переоформлении документа с указанием точных данных.

Нельзя забывать о наличии личных подписей субъектов, которые занимаются приемом отгружаемых товаров. Подписи ставятся лицом, после того как он или иной представитель хозяйствующего субъекта правильно заполнит все данные, дополнительно они заверяются печатью. Товарная накладная не выделяется по сравнению с другими документами и имеет определенный период хранения. В архиве согласно нормативному сроку она находится в течение 5 лет.

Каждый предприниматель в индивидуальном порядке определяется с необходимостью ведения товарной накладной по установленной форме. В данном вопросе нет категоричных предписаний, которые нужно соблюдать.

Но всю документацию нужно вести правильно, чтобы не возникало проблем в будущем.

Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).

Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.

ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.

Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.

Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.

Электронные документы

Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.

В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.

Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.

Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?

Последствия неполного заполнения ТОРГ-12

Если не заполнены:

«Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
«Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
«Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
«Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
«Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
«Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
«Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
«Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
«Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
«Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.

Вывод

Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.

Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:

Одним из основных первичных сопроводительных документов, подтверждающих передачу товара от продавца к покупателю является товарная накладная . Применяется она как юридическими, так и физическими лицами и является неотъемлемой частью торговых отношений .

Правильно оформленная товарная накладная позволяет регулировать отношения в процессе купли-продажи – покупатель, принимая товар, сверяет его с соответствием по количеству, качеству, объему и другим показателям, указанным в документе, продавец, отгружая продукцию, ведет ее учет, списывая с остатков на своем балансе.

Товарная накладная также необходима в таких случаях :

К заполнению товарной накладной допускаются только отдельные сотрудники , должностные инструкции которых и обязанности позволяют заполнять подобные документы:

сотрудники бухгалтерии;
кладовщики;
операторы ввода данных;
администраторы;
руководители (при необходимости).

Обязательного к употреблению бланка такого документа не существует – есть лишь рекомендованные формы, в связи с этим каждая из организаций, осуществляющая продажу товаров любых категорий, может разработать свой собственный бланк и пользоваться им при оформлении реализуемой продукции.

Не ограничивается также и размер документа – зачастую используют листы бумаги формата А4 и А5, но, при необходимости, можно использовать и любую другую величину.

В настоящее время действующее законодательство Российской Федерации, а именно Закон «О бухгалтерском учете» , определяет использование рекомендованной формы товарной накладной . В том случае, если компания использует свою разработанную форму, она обязательно должна содержать такие сведения :

Название организации, которая выписала накладную.
Дата создания (стоит отметить, что дата ее создания не всегда обязательно будет совпадать с непосредственной датой доставки товара покупателю. Для подтверждения даты поставки рядом со своей подписью получатель указывает, когда была принята продукция).
Наименование субъекта, который составил документ (осуществил продажу указанной в товарной накладной продукции).
Перечень товара, проданного по документу.
Количество продукции (отдельно каждого наименования, также может быть указано общее количество единиц, но это не является обязательным).
Единицы изменения количества продукции и ее стоимость. Стоимость в зависимости от формы субъекта хозяйствования может выражаться как с НДС, так и без него. В конце перечня товара указывается общая стоимость всей продукции, которая подлежит оплате.
Должности лиц, ответственных за отгрузку.
Подписи ответственных лиц рядом с указанием их фамилии, имени и отчества, а также занимаемой должности.
Печать организации. Начиная с 2016 года, использование печати не является обязательным, но фирмы, имеющие ее, ставят на документах.

Оформляется документ в двух экземплярах (при необходимости в трех и более) – один экземпляр остается у фирмы, осуществившей продажу, второй — у принявшей продукцию стороны.

К товарной накладной могут прикладываться сопутствующие документы :

– выписывается, если покупателю производится отгрузка товара продавцом или третьей стороной. Водитель-экспедитор в таком случае имеет подтверждающий документ на право перевозки груза.
Сертификаты на проданную продукцию и паспорта на нее (при наличии).
Счета-фактуры.
Акт о передаче товара.

С НДС

Основными пунктами , которые отражаются в документе такого типа, является:

Коды организаций.
Номер и дата договора, согласно которому производится поставка.
При наличии товарно-транспортной накладной — ее номер и дата выписки.
При наличии утвержденных кодировок или автоматизированного заполнения указывается соответствующий код в графе «вид операции».
Номер накладной (он обязательно соответствует нумерации внутренних документов фирмы).
Список проданного товара (перечисления не должны содержать повторов в наименованиях).
Количество товара в одном месте – тут указывается единица комплектации (сколько штук содержится в одной упаковке, паке, блоке).
Цена (без учета НДС). Если за единицу измерения товара указана какая-то комплектация, в этом случае цена может указываться именно за определенный комплект товара.
Общая стоимость проданного товара (также без НДС).
В том случае, если продается небольшое количество товара, то графы «Вид упаковки» и «Количество в упаковке» могут оставаться пустыми.
Указание массы (нетто и брутто) обязательно лишь в том случае, когда товар доставляется к покупателю при помощи транспортных средств – в основном они необходимы для расчета общей массы груза во избежание ситуаций превышения допустимого веса, отгружаемого машиной.
Процентная ставка НДС.
Стоимость товара с учетом НДС.

Под каждой колонкой, для которой предусмотрен подсчет общего количества, заполняются данные, отраженные в строчке «Всего по накладной». Стоит отметить, что из-за разных способов, которыми пользуются организации при расчете общей стоимости товара с НДС итоговая сумма может расходиться в копейках.

Общая стоимость товара с НДС = сумма без НДС * ставка / 100, или

Общая стоимость товара с НДС = цена с НДС * количество товара

Для исправления этого или меняют соответствующие настройки или же обращаются к специалисту.

В нижней части документа ставится подпись уполномоченного представителя как отгружающей, так и принимающей стороны (с указанием ФИО и занимаемой должности). При самовывозе товара (если его принимает доверенное лицо) указываются реквизиты доверенности.

Также необходимо указать дату отгрузки и дату получения (в любом случае, дата отгрузки должна совпадать с фактической датой комплектации товара для отгрузки). Если в накладной остаются пустые строчки, то по правилам в них должен быть проставлен прочерк (данное утверждение касается только полностью пустых строчек).

Без НДС

Товарная накладная такого типа оформляется в том случае, если реализация данного типа товара не предполагает наличие налога на добавленную стоимость .

Основные правила заполнения товарной накладной без НДС аналогичны с теми, которые содержат цену с учетом такого налога.

Отличительными особенностями оформления являются:

В графе «13», где должна указываться ставка такого налога, пишется «без НДС» (в том случае, если идет речь о применении специальных режимов или проведении операций, которые не облагаются таким налогом).
При осуществлении деятельности, которая облагается по льготной ставке налога (из перечня, указанного в соответствующей статье Налогового кодекса), пишется «0%».

В случае оформления накладной без НДС колонки «сумма без учета НДС» и «сумма с учетом НДС» будут равны .

Существующие в настоящее время компьютерные программы позволяют автоматизировать процесс составления товарных накладных, а также значительно облегчать процесс ведения бухгалтерского учета.

В зависимости от сложности и направленности программ можно также осуществлять такие операции :

Сервисы

В том случае, если организация не имеет потребности в использовании автоматизированных систем учета, для разового или периодического составления товарных накладных можно воспользоваться следующими существующими интернет-сервисами.

Бухсофт (http://www.buhsoft.ru/) позволяет как оформлять накладную в онлайн-режиме, так и скачивать специальную программу. Сам сайт содержит подробную инструкцию использования, придерживаясь которой можно без труда создать необходимый документ.

Service-online (https://service-online.su). Также содержит большое количество форм документов, заполнить которые можно в онлайн-режиме. При оформлении документов в случае допущения ошибок программа при помощи всплывающих подсказок указывает на недопустимые операции.

Таким образом, оформить товарную накладную можно либо в свободной форме, но с обязательным указанием необходимых сведений, либо использовать типовую в бумажном виде, оформленном при помощи или интернет-сервисов.

Как создать товарную накладную в 1С, можно узнать из данной инструкции.