Акт о приемке материалов заведующим складом. Оформление акта о приемке материалов: форма М7. Какие затраты не учитываются в фактической себестоимости

Акт о приемке материалов составляют, если поставщик нарушил условия договора в отношении объема, качества или количества материальных ценностей. Также этот документ необходим, когда нет сопроводительных документов на поставку. Существует установленная форма акта приемки материалов – М-7, которая становится основанием для оформления претензии к поставщику.

В акте необходимо указать следующую информацию:

Названия получателя и поставщика материальных ценностей.
Адреса и номера телефонов обеих сторон.
Место составления акта.
Время приемки.
Номер сертификата качества.
Данные договора поставки, накладной или другого сопроводительного документа.
Информация о страховой компании, если груз был застрахован.

Бланк акта приемки материалов состоит из 4 страниц

1 страница. Указывают данные сопроводительных документов к товару.
2 страница. Условия хранения материалов на складе получателя. На этой странице необходимо описать, в каком состоянии находится упаковка. Здесь же отмечают факт несоответствия количества товара по факту и документам, если имеет место нехватка.
3 страница. Более подробно отмечается недостача материальных ценностей или их излишек, делаются отметки о браке, бое, порче и т. п. В акт следует внести количество товаров (материалов) и их стоимость.
4 страница. Заключение приемочной комиссии. На этой странице также должны быть перечислены все сопроводительные документы, приложенные к акту приемки материалов.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В составе комиссии обязательно должен быть материально ответственный сотрудник предприятия, принимающего материальные ценности, а также представитель поставщика. Акт подписывают все члены комиссии, утверждает руководитель организации-получателя. Этот документ вместе с сопроводительными документами передается в отдел снабжения и бухгалтерию.

Как правильно оформить акт приемки материалов

Время окончания приемки

Эта информация станет подтверждением правомерности оформления документов на следующий день после поступления груза. Если принимается большое количество груза, окончание приемки фактически происходит на следующий день после поступления. Налогоплательщик принимает НДС к вычету только в отношении материалов, взятых на учет. Указание точного времени начала и окончания приемки станет свидетельством времени фактической приемки при расхождении сроков поступления на склад и даты оформления документов.

Реквизиты сопроводительных документов

По первичным документам поставщика получатель сверяет количество и качество доставленного груза.

Реквизиты договора с поставщиком

Наличие договора обязательно, так как по этому документу можно идентифицировать поставку. У компании может быть несколько договоров с одним поставщиком, условия которых различаются, например, по возможности отсрочки платежа или о предоставлении скидок. Если в акте не указаны реквизиты договора, в случае ревизии у контролеров возникнут подозрения о том, что такой документ не составлялся. Расходы организации, таким образом, будут признаны необоснованными.

Отметка о вызове представителя поставщика

Подтверждает, что покупатель уведомил поставщика о месте и времени отгрузки материальных ценностей. При оформлении акта должен присутствовать представитель поставщика или независимая сторона. Исключение составляют случаи, когда поставщик согласился на одностороннюю приемку груза. Представитель поставщика или перевозчика может отказаться прибывать на место отгрузки или подписывать акт. В этом случае отметка о вызове представителя второй стороны будет свидетельством выполнения покупателем своих обязательств.

Отметка об опломбировании

Сведения об опломбировании груза должны содержаться в транспортной накладной, но дополнительные отметки в акте будут нелишними. Если получатель принял груз с неповрежденными пломбами, значит, ответственность за недостачу или порчу товара лежит на поставщике или перевозчике.

Условия хранения материалов

Покупатель заинтересован в сохранности материалов и создании условий для их хранения. При нарушении условий хранения потери не могут быть отнесены к нормам естественной убыли.

Фиксация факта порчи упаковки

При обнаружении повреждения тары получатель может предъявить претензии к поставщику или перевозчику. Если в результате порчи упаковки получатель вынужден приобретать новую для дальнейшей реализации товара, отметка о дефектах тары станет обоснованием расходов.

Способ определения недостающего груза

Недостачу можно определить взвешиванием, пересчетом мест, обмером. Количество поступивших материалов должно определяться в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах.

Недостача (излишки, пересортица, бой)

Если поступившие материалы не соответствуют качеству, ассортименту и количеству, указанным в документах поставщика, приемку проводит комиссия, созданная приказом руководителя предприятия-покупателя. Составляется заключение, на основании которого будут выставлены претензии к поставщику.

К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. В статье расскажем про пример заполнения М-7, приведем порядок составления.

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

а) по договорам купли-продажи, поставки, по различным в соответствии с законодательством
б) путем изготовления материалов своими силами;
в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
г) получения организацией безвозмездно,в том числе по договору дарения

Поступление материалов в организацию

Для чего нужен акт М-7

Для оформления материальных ценностей, не сопровожденных платежными документами и имеющих расхождения с данными из сопроводительных документов, оформляется акт о приемке материалов по форме № М-7. Эта форма может быть юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Как правильно заполнить акт о приёмке материалов

В верхней части акта указываются наименования, адреса, телефоны, отправителя, поставщика и получателя материалов, а также место составления акта, время начала и окончания приёмки. Если груз был застрахован, то указывается страховая компания. Кроме того в соответствующих строках указываются номер сертификата качества, номер и дата сопроводительного документа (накладная), номер и дата договора на поставку материалов.

На 1-й странице формы в разделе «По сопроводительным транспортным документам значилось» указываются данные из накладной поставщика.
На 2-й странице пишутся условия хранения продукции на складе получателя, состояние тары и упаковки продукции. Также указывается, каким образом было определено количество недостающей продукции.
На 3-й странице акта указываются выявленные сведения о браке, бое, недостаче и излишках материалов с точным количеством и стоимостью.
На 4-й странице приводится заключение приемочной комиссии и перечисляются документы, прилагаемые к акту.
Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика.

Каждый член комиссии, включая кладовщика, принимающего материалы, подписывает акт. Акт утверждается руководителем организации-получателя материалов.

Оформление М-7 без документов с поступившими материалами

Бланк М-7 также оформляется при приёмке материалов, поступивших без документов; является основанием с юридической точки зрения для предъявления претензий поставщику (отправителю). При заполнении бланка М-7 необходимые для указания данные по МЦ, для которых нет специальных строк, указываются в разделе “Другие данные”.

Графа “Паспортные данные” заполняется в том случае, если расхождения касаются материалов, содержащих в составе драгоценные металлы и камни. Акт оформляется приёмной комиссией в составе не менее трёх человек, в присутствии лица, ответственного за хранение материалов, и представителя поставщика или, в случае его отсутствия, представителя сторонней (незаинтересованной) организации.

Составление акта: особенности

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Для чего нужна форма М-7?

Данный акт составляется в случае выявления расхождений в приеме материалов, так же может составляться, когда отсутствуют при приемке товара сопроводительные документы для предъявления претензий поставщику

Вопрос №2. Сколько экземпляров акта необходимо заполнить и кто должен подписать?

Составляется в двух экземплярах, за подписью членов комиссии

Форма М-7 - акт о приемке материалов. Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а . О том, в каком случае форма используется и как заполняется, расскажем в нашей консультации.

Когда используется форма М-7

Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а предусмотрено, что акт о приемке материалов (форма М7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, которые имеют количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Кроме того, такой акт составляется при приемке материалов, которые поступили без документов.

Обращаем внимание, что использование формы № М-7 в указанных случаях не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Организация может использовать любой иной первичный документ, в т.ч. разработанный самостоятельно. К примеру, при недостаче товаров может быть составлен акт, форму которого мы приводили в нашей . Но независимо от того, каким документом организация будет оформлять выявленные при приемке материалов расхождения, его форму необходимо закрепить в .

Если организация использует форму № М-7, она и будет основанием для последующего предъявления претензии поставщику или отправителю.

Код по ОКУД для формы - 0315004 (акт о приемке материалов). Для бюджетных организаций аналог такого бланка - форма по ОКУД 0504220, акт приемки материалов (материальных ценностей) (утв. Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н).

Как заполнить акт о приемке материалов

Акт о приемке материалов по форме № М-7 составляется в 2 экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложенными документами (счета, транспортные накладные и т.д.) передаются:

первый экземпляр — в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей;
второй экземпляр — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензии поставщику.

Пример претензии при недостаче товаров мы приводили в отдельном .

Графа «Номер паспорта» в форме № М-7 заполняется только в случаях обнаружения расхождений при поступлении ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Акт о приемке материалов по форме М-7 оформляется в том случае, если при приемке материальных ценностей были найдены расхождения по качеству и/или ассортименту в сопоставлении с данными сопроводительных документов.

Образец заполнения и бланк акта о приемке материалов

Посмотреть образец акта М-7: стр. 1 , стр. 2 , стр. 3 , стр. 4

Заполнение акт о приемке материалов

При заполнении бланка М-7 данные по МЦ, для которых нет специальных строк, указываются в разделе "Другие данные".

Графа "Паспортные данные" заполняется в том случае, если расхождения касаются материалов, содержащих в составе драгоценные металлы и камни.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Акт оформляется приёмной комиссией в составе не менее трёх человек, в присутствии лица, ответственного за хранение материалов, и представителя поставщика или, в случае его отсутствия, представителя сторонней (незаинтересованной) организации.

Акт заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с сопроводительными документами (товарная накладная, счёт-фактура и т.п.) отдаётся в бухгалтерию для учёта движения МЦ, другой - в отдел снабжения или тоже в бухгалтерию - для составления претензии поставщику (отправителю).

В случае оформления акта по форме М-7 составлять приходный ордер по форме М-4 не нужно.

Не всегда поставщик отгружает покупателю материалы в полном объеме и по всем правилам. В статье подробно разберемся как правильно проводить приемку материалов в этих и других случаях и как заполнить акт о приемке материалов (форма М-7 ).

Учет материалов производится по утвержденным правилам, причем существуют указания, которым данный учет должен отвечать:

должен производиться своевременно (оперативно);
должен отражать реальную операцию, то есть быть достоверным;
аналитический и синтетический учет должны совпадать как на начало, так и на конец, по обороту и по остаткам;
не допускаются различия учета бухгалтерского, складского и оперативного (Читайте также статью ⇒ ).

Важно! Если вышеприведенные требования не будут выполнены, это приведет к искажению данных баланса и занижению налоговых сумм.

При несовпадении данных на 10% и более, должностных лиц могут наказать. Под должностными лицами понимают не только руководителя, но и главного бухгалтера.

Такое нарушение считается довольно грубым, размер штрафа при этом может составить 2000-3000 рублей.

Такого наказания избежать конечно можно, но только если данные будут изменены до представления бухгалтерской отчетности.

Чтобы такие нарушения не были допущены, оформлять поступление материалов нужно правильно, соблюдая два основных правила:

Получение и постановка материалов на учет оформляется на основании первичных документов;
Материалы приходуют по фактической себестоимости.

Первичные документы

Не только поступление материалов оформляется первичными документами. Это требование относится к любой хозяйственной операции.

Часть необходимых первичных документов оформляет поставщик, а остальные организация должна оформить сами. При этом состав первичных документов складывается в зависимости от того, каким способом были получены материалы.

Важно! Если оформляется приход материалов, произведенных внутри организации, первичные документы будут только те, которые организация оформит сама.

Способ поступления материалов:

По возмездному договору, например, поставки, мены;
По договору дарения;
Как вклад в уставный капитал;
Самостоятельное изготовление;
Полученные при ликвидации ОС, либо при выявлении излишек.

Документы, по которым оформляется поступление материалов могут быть как самостоятельно разработанные, так и унифицированные.

По какой стоимости приходуются материалы

Однако данное требование действует не всегда. Некоторые предприятия отражают материалы по учетной цене, например:

планово-расчетной, которая закладывается в бюджете на будущий период;
договорной, по которой материалы приобретаются под специальный контракт;
по себестоимости материалов прошлого период, например, месяц, квартал, год;
по средней в группе, то есть цена установлена не на один материал, а на их группу.

Таким способом можно учитывать материалы только если отклонения от фактической себестоимости будут зафиксированы.

Важно! Выбранный способ учета материалов должен быть зафиксирован вы учетной политике!

Какие затраты не учитываются в фактической себестоимости

Когда указывается себестоимость материалов, в нее не нужно включать следующие затраты:

общехозяйственные расходы, за исключением тех, которые непосредственно связаны с приобретением материалов;
НДС и акцизы, исключение составляют организации, освобожденные от их уплаты.

Учет материалов для организаций на УСН

Материал учитывать по приобретаемой стоимости, а остальные связанные с материалами затраты, включить в обычные;
Материалы, приобретенные для управленческих нужд, списывать в расходы.

Акт о приемке материалов (форма М-7)

Принимает материалы ответственный сотрудник. Он проверяет количество, качество материалов, а также выявляет недостачу или брак. Если такие материалы были выявлены, то поставщику выставляют претензию. Для того, чтобы это сделать, оформляется акт о приемке материалов (форма М-7). Акт должен содержать информацию о том сколько составляет недостача и какова стоимость брака.

Кроме брака, при поступлении может быть обнаружена и недостача, то есть фактическое количество полученных материалов не соответствует данным, указанным в документах. В этом случае акт по форме М-7 оформляет специальная комиссия.

Нередкими бывают и такие ситуации, когда поставщик вместе с материалами никаких документов предоставить не может (счет, платежное требование или др.). Оформляется в этом случает поставка неотфактурованная также актом по форме №М-7. Составляется акт в 2-х экземплярах, по одному материал приходуют в организации, а второй направляется в адрес поставщика.

Стоимость указывается рыночная. Но если поставщик в будущем предоставят документы и в них будет указана другая сумма, то та сумма, которая уже была учтена должна быть скорректирована.

Порядок заполнения акта по форме №М-7

Если организация, принимающая материалы обнаружила недостачу, расхождение, порчи, либо в случае непредставления поставщиком документов – оформляется акт М-7. На основании этого акта, организация может направить поставщику претензию по поставке материалов. Согласно этого документа, организация может требовать у поставщика замену товара, частичного возврата денежных средств или полного отказа от всей партии материалов.

Для заполнения акта по форме М-7 должны соблюдаться следующие требования:

Составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у организации, принимающей материалы, а второй отправляется поставщику в качестве претензии;
Составляет акт специально созданная комиссия (приемочная), в состав которой входят:
Оформляется акт на основании следующих документов:
Накладной;
Договора поставки.

Если поставщик документов предоставить не может, то заполняется акт на основании рыночной цены.

Важно! Стоимость материалов, поступивших без документов от поставщика, нельзя учитывать при налоге на прибыль до момента получения от поставщика документов.

В акте указывается наименование поставщика, его адрес и телефон.
Помимо поставщика информация указывается и по организации – получателю.
В акте следует указать место составления акта, дату и время приемки.
При наличии документов, в акт вписывают сертификат качества и данные по сопроводительным документам, при наличие страховки – данные компании – страховщика. Форма состоит из 4 страниц:
Первая содержит информацию по сопроводительным документам;
Вторая – информацию по хранению материала на складе получающей организации (условия хранения, состояние упаковки и др.);
Третья – информацию по недостаче, излишках, браке и т.д. (вносится количество материала и их стоимость);
Четвертая – заключение комиссии и вносится перечень сопроводительных документов, прилагаемых к акту.
Подписывают акт члены приемочной комиссии и заведующий складом, а затем утверждается акт руководителем получающей организации.

После составления и подписания акта, один экземпляр передают в бухгалтерию принимающей организации, а второй отправляют поставщику.

Также нужно помнить, что применение в организации утвержденных форм не обязательно. Она может самостоятельно разработать форму и утвердить ее в учетных документах. Главным условием, при этом является соблюдение тех же требований, что и предъявляются к заполнению унифицированной формы.