Апостиль или консульская легализация. Апостиль, консульская легализация, заверение в ТПП РФ — в чем отличие? Заверение апостилем – знакомый незнакомец
Вы готовитесь к поездке за границу. В списке неотложных дел неизбежно возникнет вопрос о правильном оформлении пакета документов. Многочисленной армии туристов легче: их привилегии и кратковременный отдых позволяют обходиться преимущественно паспортами и визами. Особые требования применяются к тем, кто надолго покидает страну, отправляясь на учебу, работу, ПМЖ. Что можно посоветовать? Легализация иностранных документов и апостиль - международные способы подтверждения их подлинности, чтобы они обрели юридическую силу за пределами своего государства. У соответствующих процедур есть свои нюансы, стоит подробно изучить их.
Мини-справочник
Апостиль документов - общепризнанный стандарт удостоверения документов, введен в странах Гаагской конвенции. Представляет собой вытянутый прямоугольный штамп, подтверждающий правомочные полномочия и реквизиты (печать) организации, должностного лица (подпись) на выданном вам ранее документе.
Чаще всего апостилирование проходят:
- документы сферы образования (аттестаты, дипломы, сертификаты) - рассматриваются в Министерстве образования;
- юридические, нотариальные, судебные документы - в Министерстве юстиции;
- документы органов регистрации актов гражданского состояния.
На целом ряде специфических документов апостиль не проставляется. Таким запретом чаще всего становится коммерческая составляющая, отношение к таможенным операциям. Категорический отказ ждут попытки легализовать официальную переписку, бумаги дипломатического характера.
Важный аспект:
страны ЕС ввели новую практику, известную как двойной апостиль документов.
Легализация иностранных документов
Посольство от лица своей страны дает иностранным резидентам возможность представлять легализованный пакет документов на своей территории. Список документов, подверженных легализации, желательно уточнять до выезда за рубеж в представительстве страны, которая вас интересует.
Страны, не присоединившиеся к юрисдикции Гаагской конвенции, предпочитают легализацию иностранных документов. Для заинтересованных предлагаем небольшой перечень государств: Китай, страны арабского мира (Египет, ОАЭ, Кувейт, Саудовская Аравия, Египет, Катар, Ливия), Бразилия, ряд других стран.
Апостилирование или легализация: почувствуйте разницу
Не верьте слухам и советам «бывалых» из числа своих знакомых. Все ваши вопросы заслуживают достоверной информации, адекватного разъяснения профессионалов. Попробуем вместе разобраться с описываемыми понятиями на примерах из практики.
- Следует иметь в виду, что не все документы можно легализовать, среди них:
- паспорта, ID (удостоверения личности);
- военные билеты;
- водительские права;
- трудовые и пенсионные книжки;
- профсоюзные билеты, характеристики.
Наличие фотографий исключает возможность осуществления этого процесса.
- Легализация иностранных документов и апостиль признаются не во всех странах.
Легализация проводится в посольстве (консульстве) той страны, где вы планируете предъявить свои документы. Поясняем: посольство Республики Корея, осуществляя легализацию, соглашается признавать ваши документы исключительно на своей территории.
География у апостиля гораздо шире, это основное конкурентное преимущество, помимо скорости получения заветного штампа. Апостиль на документы об образовании, прочие официальные бумаги получает право на широкое хождение в странах Гаагской конвенции.
- У людей, впервые столкнувшихся с подобными ситуациями, есть типичные опасения: легализация обходится дорого, долго, я с этим не справлюсь. Их легко опровергнуть. К примеру, тысячи школьников и студентов тратят на апостиль на документы об образовании минимум времени, грамотно подав заявку в соответствующее ведомство. Альтернативный вариант - обращение в нотариальное бюро переводов. Специализированные агентства берут на себя обязательства обращения от вашего имени в министерства и консульства. Реальные плюсы: вы экономите финансы на поездки, время на запись, очереди и длительное ожидание результата. Срочность оценивается выше: сотрудникам агентства придется ускорить процесс согласования документа, делая прямой запрос по юридическому адресу выдачи документа, разыскивая лицо, его подписавшее.
Предлагаем вам схематический алгоритм, который поможет определить оптимальный способ легализации документа.
У многих людей ассоциируется исключительно с походом к нотариусу. Это не удивительно: чтобы подтвердить юридическую значимость некоторых бумаг и их копий на территории России, нужно отправляться именно в нотариальную контору. Однако с иностранными документами, ввозимыми в Россию, а также с бумагами, которые планируется предъявлять в другом государстве, дело обстоит гораздо сложнее.
Что такое легализация и зачем она нужна
В широком смысле легализация документа - это ряд определяемых законом действий, которые позволяют придать ему юридическую силу. При межгосударственном взаимодействии оценить легитимность документа, составленного в другой стране и нередко имеющего совсем другое оформление и содержание, очень непросто. Именно для этих целей в разных странах и были внедрены процедуры легализации иностранных документов, которые на практике сводятся к двум основным видам - проставлению апостиля и консульской легализации.
Различия в процедурах консульской легализации и апостилирования
Проводимые с одной и той же целью процедуры апостилирования и легализации через консульство существенно отличаются по количеству этапов и срокам осуществления.
Это квадратный штамп, который может быть проставлен на оригинале или копии документа, либо пришит к исходнику отдельным листом. Если вам нужно заверить документ именно путем проставления апостиля, считайте, что вам повезло. В зависимости от вида и места выдачи документа, а также условий конкретной страны апостилировать документ можно в Минюсте РФ, в Рособрнадзоре, в Росархиве или их территориальных органах, в огранах ЗАГСа и ряде других инстанций. Иногда может потребоваться предварительное нотариальное заверение копии документа и его перевода. Подлежащий апостилированию документ приносится в соответствующий орган и спустя установленный срок (от нескольких дней до нескольких недель) возвращается своему владельцу с заветным штампом.
Процедура консульской легалицации, в свою очередь - настоящее испытание на выносливость и терпение. Чтобы пройти всю процедуру, придется последовательно обратиться сначала к переводчику и нотариусу, затем в Минюст РФ, затем в консульский отдел МИД РФ и, наконец, в консульство интересующего вас государства. Задача каждой последующей инстанции при этом - заверить печать и подпись предыдущей. Разумеется, пройти все этапы за пару дней невозможно даже теоретически - на всю процедуру потребуется не меньше нескольких недель.
Апостиль или консульская легализация - что выбрать?
Собственно, выбирать ничего не придется. Способ легализации зависит от того, ратифицировала или не ратифицировала интересующая вас страна Гаагскую конвенцию 1961 года, утвердившую упрощенный режим легализации документов между странами-участниками через апостилирование. К счастью, список стран-участников этой конвенции очень обширный, и большинство европейских стран, стран бывшего СССР, а также США, Корея, Мексика, Португалия и другие популярные страны для делового и частного туризма входят в их число. Однако если вы соберетесь, к примеру, в Канаду, Бразилию, Египет или Китай, процедуру консульской легализации обойти не удастся.
Легализация бумаг часто сопряжена с необходимостью их предварительного или последующего перевода. Именно поэтому посреднические услуги по апостилированию и консульской легализации предлагают многие крупные переводческие агентства. Опытные специалисты помогут пройти все этапы легализации с минимальными потерями сил, времени и нервов.
АпостИль - термин довольно часто встречающийся в международном документообороте, в , а также в бытовых вопросах при перемещении человека через границу и использовании различных официальных документов на территории иностранных государств. Давайте разберемся в терминах.
АПОСТИЛЬ
Это вид легализации документа, заключающийся в проставлении на нем специального штампа органами Министерства Юстиции одного государства, который делает возможным использование данного документа на территории другого государства. А под «апостилем», таким образом, понимается сам штамп, который выглядит примерно как на картинке в данной статье.
Использование документов возможно только на территории государств, которые присоединились к специальной конвенции об апостиле, Гаагской Конвенции 1961 года (полное наименование: Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года). К таким странам относятся:
Азербайджан, Австрия,
Азербайджан,
Албания,
Американское Самоа,
Андорра,
Антигуа и Барбуда,
Нидерландские Антильские острова,
Аргентина,
Армения,
Аруба,
Багамы,
Барбадос,
,
Белоруссия,
Бельгия,
Бермуды,
Болгария,
Босния и Герцеговина,
Ботсвана,
Британская антарктическая территория,
Американские Виргинские острова,
,
Бруней,
Вануату,
,
Венгрия,
Венесуэла,
Гваделупа,
Гвиана,
Германия,
,
Гибралтар.
Гондурас,
Гренада,
Греция,
Грузия,
Гуам,
Дания,
,
Доминика,
Доминиканская Республика,
Израиль,
Индия,
,
Исландия,
Испания,
Италия,
Кабо-Верде,
Казахстан,
Каймановы острова,
,
Киргизия,
КНР,
Аомынь (Макао),
(Сянган),
Республика Корея,
Коста-Рика,
Острова Кука,
,
Лесото,
Либерия,
Литва,
Лихтенштейн,
,
,
Майотта,
Македония,
Малави,
,
Маршалловы Острова,
Мексика,
Монако,
Монголия,
Монтсеррат,
Остров Мэн,
Намибия,
,
Ниуэ,
Новая Зеландия,
Новая Каледония,
Норвегия,
Оман,
Панама,
Перу,
Польша,
Португалия,
Пуэрто-Рико,
Республика Молдова,
Реюньон,
Россия,
Румыния,
Сальвадор,
Самоа,
Сан-Марино,
Сан-Томе и Принсипи,
Свазиленд,
Святой Елены остров,
Северные Марианские острова,
,
Сен-Пьер и Микелон,
,
Сент-Китс и Невис,
Сент-Люсия,
Сербия,
,
Словения,
США,
Суринам,
Тёркс и Кайкос,
Тонга,
Тринидад и Тобаго,
Турция,
Узбекистан,
Украина,
Уоллис и Футуна,
Фиджи,
Финляндия,
Фолклендские (Мальвинские) острова,
Франция,
Французская Полинезия,
Хорватия,
Черногория,
Чехия,
,
Швеция,
Эквадор,
,
Южно-Африканская Республика,
Япония.
Основными реквизитами апостиля являются его дата и номер
- данные реквизиты имеются у апостиля всегда.
КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ
Как Вы видите, к Конвенции об апостиле НЕ присоединились некоторые страны, в том числе часто используемые в международном бизнесе: , . Это говорит о том, что для целей использования документов на территории любой из указанных стран необходимо осуществить так называемую предварительную консульскую легализацию для конкретной страны. Данная процедура немного сложнее и главной особенностью является возможность использования на территорииконкретного государства , для которого осуществляется легализация (а не на территории всех государств, как в случае в апостилем). Консульскую легализацию осуществляют комплексно органы МинЮста, МИД и Консульства целевого иностранного государства. Процедура легализации происходит следующим образом:
- с документа снимается копия и заверяется нотариально
- документ переводится на язык государства, где он будет использоваться
- подпись переводчика заверяется российским нотариусом
- документ передается в Министерство Юстиции для удостоверения подписи нотариуса
- документ передается в Консульский департамент Министерства иностранных дел для удостоверения печати МинЮста и подписи его должностного лица
- документ передается в консульство или консульский отдел посольства страны, где будет использоваться документ для последующего удостоверения
ОТМЕТКА ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТЫ
Отдельный вид условной «легализации» документов, носящих коммерческий характер. Чаще всего МинЮст РФ отказывает в проставлении апостиля на договорах, инвойсах, коносаментах в рамках коммерческой деятельности юридических лиц. Что же делать, если Ваши иностранные партнеры или иные учреждения требуют легализацию такого договора? В данном случае на нем возможно проставить отметку Торгово-Промышленной Палаты РФ, ОДНАКО, в данном случае необходимо удостовериться у партнеров, контрагентов и т.д. в том, что договор будет принят с подобной отметкой.
СОГЛАШЕНИЯ О ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ
Некоторые страны, вместе с тем, вправе заключить между собой международные Соглашения, предусматривающие использование документов на территории друг друга БЕЗ дополнительной легализации (без апостиля). Как правило они носят название «Соглашение о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам между…», а в данных модельных конвенциях, как правило, содержится следующий абзац:
Документы, которые были на территории одной из Договаривающихся Сторон составлены или засвидетельствованы судом или официальным лицом (постоянным переводчиком, экспертом и др.) в пределах их компетенции и по установленной форме и заверенные печатью, принимаются на территории другой Договаривающейся Стороны без какого-либо иного удостоверения.
Наличие между странами данного соглашения означает, что любые официальные документы (исходящие из государственных органов, нотариусов, присяжных переводчиков и прочих официальных лиц, такие например как доверенности, дипломы, свидетельства о регистрации и т.д.) могут быть использованы БЕЗ дополительного проставления апостиля - «как есть». Россия подписала указанные соглашения со следующими странами:
Абхазия, Австрия, Азербайджан, Албания, Алжир, Ангола, Аргентина, Армения, Белоруссия , Болгария , Венгрия, Вьетнам, Германия, Греция, Грузия, Государства - члены Совета Европы, Государства - члены таможенного союза в рамках Евразийского экономического сообщества, Государства - члены Шанхайской организации сотрудничества, Государства - члены Содружества Независимых Государств, Государства - члены Гаагской конференции, Египет, Индия, Ирак, Иран, Испания, Италия, Йемен, Канада, Кипр, Киргизия , Китай, КНДР, Корея, Колумбия, Куба, Латвия, Литва , Мали, Мексика, Молдова , Монголия, ОАЭ, Панама, Польша , Румыния, Сирия, Словакия , США, Таджикистан , Тунис, Туркменистан, Турция, Финляндия, Франция, Чехословакия, Чехия, Шри-Ланка, Эстония , Югославия (Словения, Македония), Южная Осетия, Япония.
Это выглядит странно, но в списке стран Вы можете увидеть Кипр, Германию, Францию и многие другие страны, то есть официально проставление апостиля на документах, исходящих с территории Кипра, НЕ требуется, на основании Соглашения о правовой помощи (ст.15 Договор между Союзом Советских Социалистических Республик и Республикой Кипр о правовой помощи по гражданским и уголовным делам), но на практике документы без апостиля не примут, сославшись на формальное отсутствие каких-либо данных или реквизитов. Указанные соглашения, как правило, реально работают только между странами СНГ, где документы чаще всего дублируются русским переводом.
В каких случаях необходим апостиль? На какие документы можно поставить апостиль? Какой срок действия апостиля?
Апостиль позволяет предъявлять и использовать документ на территории любой страны для любых целей, подписавших и ратифицировавших конвенцию. Самыми распространенными случаями проставления апостиля на документах для использования их в бизнесе:
- проставление апостиля на доверенности для предъявления нотариусу в РФ в качестве подтверждения полномочий при подписании документов (чаще всего договоров);
- проставление апостиля для предъявления нотариусу РФ/в банк в качестве подтверждения правоспособности юридического лица при совершении сделок или при открытии счета;
- проставление апостиля на договорах, счетах, инвойсах, коносаментах (СПОРНЫМ является вопрос о проставлении апостиля на коммерческих контрактах - данный вопрос должен решаться индивидуально). В случае, если МинЮст отказывает в проставлении апостиля на договоре возможен вариант заверением штампом Торгово-Промышленной Палаты РФ (см. выше);
- проставление апостиля на сшивке корпоративных документов российского юридического лица для предъявления в иностранный банк в качестве подтверждения правоспособности российского юридического лица при открытии счета в иностранном банке;
- проставление апостиля на документах, требующихся для предъявления в суд в качестве доказательств (возможно включение любого количества документов в так называемый «аффидевит» с дальнейшим проставлением на нем апостиля);
- проставление апостиля на формах, требующихся, например, для регистрации юридического лица на территории иностранного государства (на заявлении P11001 в случае, если учредитель - иностранное юридическое лицо);
- проставление апостиля на личных документах физ. лица (выписки, копии из архивов ЗАГС, диплом/аттестат об образовании, свидетельства о браке и т.д.)
ВАЖНО!
Апостиль проставляется ТОЛЬКО на документах, заверенных нотариусом. При этом, заверению может подлежать:
- подлинность подписи подписанта, поставленная в присутствии нотариуса (с проверкой личности и полномочий, например, если подписантом выступает директор юридического лица);
- верность копии (БЕЗ проверки подлинности идентификации личностей, подписавших документ).
Апостиль может проставляться как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию документа.
Апостиль НЕ имеет срока действия, он действителен в течение срока действия документа , на который он проставлен.
Апостиль ВСЕГДА проставляется на территории того государства, с территории которого исходит документ .
Сталкиваясь с необходимостью предъявления официальной документации в иностранном государстве, мы можем задаться вопросом о том, какова разница между апостилем и консульской легализацией. Апостиль и консульская легализация - это две процедуры, которые преследуют одни и те же цели, однако в каждом случае порядок придания документации официальной силы будет отличаться.
Что такое апостиль
Апостиль представляет собой штамп, который необходимо поставить на документ, который планируется предъявлять в иностранном государстве. Процедура апостилирования считается упрощенной по сравнению с консульской легализацией. на документ можно лишь для предъявления в государствах, подписавших . Апостиль имеет стандартизованную форму и представляет собой прямоугольный штамп со стороной не менее 9 см, в котором прописываются данные о государстве, должностных лицах, выдавших подлежащий апостилированию документ и полные данные об органе, поставившем этот штамп. Апостиль должен быть составлен на языке страны, в которой он проставлен, а также - на официальных языках конвенции.
Что такое легализация документов
Представляет собой сложную, многоуровневую процедуру, которая позволяет придать официальному документу юридическую силу на территории государства, не принявшего подписанную в Гааге конвенцию. Отличия консульской легализации и апостиля в сложности процедуры. В случае с легализацией в консульстве, предстоит пройти ряд этапов:
- перевести документ;
- заверить бумагу у нотариуса;
- получить заверение подписи нотариуса в Минюсте;
- заверить подпись должностного лица Минюста в КД МИД;
- удостоверить документ в консульстве страны, где вы планируете его предъявлять.
В чем отличия между апостилем и легализацией
Чем отличается апостиль и легализация?
- Апостиль поставить гораздо проще, чем проходить все этапы легализации, которые требуют сил и времени.
- При помощи консульской легализации документы можно представлять только в том государстве, в консульстве которого было получено их заверение. При апостилировании документ будет действителен во всех страхах, подписавших Гаагское соглашение(конвенцию).
Увеличение объемов внешней торговли приводит к необходимости международного признания документов государственного образца.
Компания Schmidt & Schmidt предлагает услуги заверения документов государственного образца – апостилирования, в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года, на территории более чем 100 стран мира.
Иностранные документы, заверенные апостилем, признаются во всех странах-участниках Гаагской конвенции и не требуют какой-либо иной формы заверения, например консульской легализации, что значительно снижает издержки и временные затраты на заверение документов. На сегодняшний день к Конвенции присоединилось 117 государств, включая Российскую Федерацию.
Апостиль представляет собой четырехугольный штамп не менее 9х9 см, содержащий обязательный заголовок «Apostille» и ссылку на Гаагскую конвенцию 1961 года на французском языке (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Проставление штампа Апостиль производится на территории той страны, которая выдала документ.
Часто задаваемые вопросы об апостиле и легализации
Легализация документа – это процедура, которая позволяет придать документу юридическую силу для его признания в другом государстве.
То есть, легализация нужна для того, чтобы документ, выданный в одном государстве, был действительным в другом государстве, и его можно было предоставить в официальные органы или организации другого государства. Легализация подтверждает полномочия, подлинность подписи и печати должностного лица, выдавшего документ.
Требование легализации касается только официальных, некоммерческих документов.
Существуют следующие процедуры легализации документов:
- Консульская легализация
- Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации)
- Легализация документов через Торгово-промышленную палату РФ
Консульская легализация применяется для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года , которая ввела процедуру проставления апостиля (Россия также присоединилась к этой Конвенции).
Легализация документов через ТПП РФ осуществляется в отношении документов коммерческого характера (договоров, счетов, инвойсов).