Что такое префикс организации в 1с. Как формируются номера документов. Правила автоматического формирования префикса документов в информационных базах типовых конфигураций программ системы "1С:Предприятие"

Если мы посмотрим на номер какого-нибудь документа в системе (например, реализации), то увидим примерно такую картину:

Длина номера составляет 11 символов. При этом первые 5 символов зарезервированы системой, поэтому мы можем оперировать только шестью знаками (и будем надеяться, что число документов одного вида за один год не превысит один миллион).

На что же система резервирует эти 5 символов:

первые 2 - это префикс организации (в одной базе могут быть заведены документы по нескольким организациям и чтобы их удобно было отличать друг от друга, сделали такую возможность);
вторая пара символов - это префикс узла обмена (в том случае, если используется обмен с другими конфигурациями, и многие документы создаются сразу в нескольких системах, то по данной паре символов в номере документа можно однозначно определить, в какой системе этот документ был создан).
Знак "-" в номере нужен для того, чтобы отделить значающие символы от служебных. В печатные формы попадает та часть номера, которая расположена справа от дефиса.

Префикс организации устанавливается в карточке организации:

Префикс узла обмена устанавливается на вкладке Администрирование , Настройки синхронизации данных

Если обмен отключен, то вторая пара символов в номерах документов - "00", если префикс организации не задан, то первая пара символов в номере - "00".

Таким образом, даже если мы не используем обмен с другими конфигурациями и создаем документы только по одной организации, задействовать все символы в номере мы не можем.

В случае, если количество документов одного вида за один год в вашей базе приближается к одному миллиону, стоит привлечь опытного программиста. Альтернатив типовой функционал пока не предлагает.

"1С:Бухгалтерия 8" позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет нескольких организаций в общей информационной базе.

Замечание:
В базовой версии "1С:Бухгалтерии 8" отключена возможность ведения учета деятельности нескольких организаций в одной информационной базе. Ведение учета деятельности нескольких организаций возможно только в отдельных информационных базах .

Сведения об организациях хранятся в справочнике "Организации" (меню "Предприятие" › "Организации" ).

Для правильного автоматического заполнения документов и отчетов здесь следует внести следующие данные:

краткое и полное наименование организации;
регистрационные коды организации;
контактную информацию (адреса и телефон);
реквизит "Юр./Физ. лицо";
префикс.

Замечание:
Реквизит "Юр./Физ. лицо" справочника определяет, является ли предприятие юридическим лицом или в роли организации выступает индивидуальный предприниматель. Если выбрано значение "Физ.лицо" , учет хозяйственной деятельности индивидуального предпринимателя в программе ведется в соответствии с особенностями, предусмотренными для этой категории граждан .

Префикс нужен для того, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов, количеством не более трех, с которого будут начинаться номера документов.

Пример :

У предприятия есть два юридических лица: ООО "Гольфстрим" и ЗАО "Сидоров и партнеры". Для ООО "Гольфстрим" назначим префикс "ГЛФ", а для ЗАО "Сидоров и партнеры" назначим префикс "СиП". Тогда при выборе организации ООО "Гольфстрим" в документе "Приходный кассовый ордер" будет назначен номер "ГЛФ00001", при создании следующего документа для этой же организации будет назначен номер "ГЛФ00002". Если после этого ввести документ "Приходный кассовый ордер" по организации ЗАО "Сидоров и партнеры", то по умолчанию будет использоваться номер "СиП00001". Таким образом, будет сохранена сквозная нумерация документов для каждой организации.

Одна из организаций устанавливается в качестве основной (с помощью кнопки "Установить основной" формы списка справочника организаций). Именно основная организация будет подставляться по умолчанию "1С:Бухгалтерией 8" в тех формах, где есть соответствующее поле.

Замечание:
Вновь созданная информационная база уже будет содержать одну организацию с названием "Наша организация" , установленную в качестве основной .

Замечание:
Настройки пользователя (меню "Сервис" › "Настройки пользователя…" ) содержат признак разрешения ведения учета по всем организациям. Если этот признак установлен, то пользователь сможет выбирать любую организацию при заполнении документа или любой другой формы, содержащей соответствующее поле, хотя "1С: Бухгалтерия 8" предварительно подставит в это поле основную организацию. Если же указанный признак не установлен, то пользователь не сможет заменить в этом поле основную организацию на другую организацию. Пользователю будут невидимы документы и операции других организаций, введенные в информационную базу .

Что делать, если в 1С 8.3 или 8.2 сбилась нумерация документов? В « » есть штатное средство для данной операции. Это функция «Экспресс-проверка ведения учета».

Но, к сожалению, она делает проверку на правильность нумерации только по кассовым документам () и по

В этой статье я хочу:

рассмотреть встроенные средства;
поэтапно создать простенькую обработку для перенумерации других документов.

Перед любыми действиями в базе данных обязательно сделайте резервную копию.

Перенумерация с помощью Экспресс-проверки ведения учета

Данная обработка для перенумерации документов 1С находится в разделе «Отчеты». Далее ищем раздел «Анализ учета» и переходим в « «. Появится следующее окно:

Устанавливаем нужный период и нажимаем кнопку «Выполнить проверку».

В случае, если в каком-то разделе учета будут обнаружены ошибки, это будет подсвечено красным.

В своей тестовой конфигурации я специально создал несколько ошибочных ситуаций для наглядности:

Как видим, у нас нарушена нумерация документов. И как написано, программа 1С 8.3 предлагает автоматически это исправить. Жмем на выделенную ссылку:

И прекрасно видим, что нумерация действительно нарушена и программа предлагает у последней счет-фактуры заменить номер четыре на номер три.

Обратите внимание, что есть возможность установить начальный номер для заданного периода. Это означает, что если нам нужно начать с номера 123, то именно так и произойдет. Это актуально, когда перенумерация происходит не с начала года.

Нажмем «Продолжить», и начнется процесс перенумерации.

Для программистов: создание обработки 1С для перенумерации других документов

Для наших опытов выберем мой любимый документ « «.

Создадим новую внешнюю обработку и добавим на форму следующие реквизиты:

ДатаНачала.
ДатаОкончания.
НачальныйНомер.
Организация.

Реквизит «Организация» следует добавлять только в случае, если учет ведется по нескольким организациям в одной информационной базе. В ином случае достаточно добавить реквизит «Префикс». Запрос в этом случае будет немного попроще. Вот, что у меня получилось:

Итак, создаем команду на клиенте. Так как запросы выполняются на сервере, в этой команде будет только вызов серверной процедуры, например, «ВыполнитьНаСервере()».

Запрос = Новый Запрос; Запрос. Текст = "ВЫБРАТЬ | РеализацияТоваровУслуг.Ссылка, | РеализацияТоваровУслуг.Организация.Префикс |ИЗ | Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг |ГДЕ | РеализацияТоваровУслуг.Организация.Ссылка = &Организация | И РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаОкончания" ; Запрос. УстановитьПараметр("ДатаНачала" , НачалоДня(ЭтаФорма. ДатаНачала) ) ; Запрос. УстановитьПараметр("ДатаОкончания" , КонецДня(ЭтаФорма. ДатаОкончания) ) ; Запрос. УстановитьПараметр("Организация" , ЭтаФорма. Организация) ; РезЗапроса = Запрос. Выполнить () ; ВыборкаДетЗаписи = РезЗапроса. Выбрать() ;

Теперь в цикле пробежимся по результату выборки и перенумеруем документы:

НачНомер = ЭтаФорма. НачальныйНомер; Пока ВыборкаДетЗаписи. Следующий() Цикл Префикс = ВыборкаДетЗаписи. ОрганизацияПрефикс; ДокОбъект = ВыборкаДетЗаписи. Ссылка. ПолучитьОбъект() ; ДокОбъект. Номер = Префикс + Прав("000000000000000000" + НачНомер, 11 - СтрДлина(Префикс) ) ; НачНомер = НачНомер + 1 ; Попытка Если ДокОбъект. Проведен Тогда ДокОбъект. Записать(РежимЗаписиДокумента. Проведение) ; Иначе ДокОбъект. Записать(РежимЗаписиДокумента. Запись) ; КонецЕсли ; Исключение Сообщить(ОписаниеОшибки() ) ; КонецПопытки КонецЦикла ;

Заполняя карточку организации в 1С, бухгалтеры сталкиваются с таким понятием, как Префикс . Но далеко не всем понятно, для чего он нужен.

В рамках данной статьи мы рассмотрим:

что такое префикс;
для чего его вводить в 1С.

Префикс в 1С

В 1С нумерация документов по умолчанию имеет сквозной характер, независимо от того, по какой организации оформляется документ. Но помимо префикса по организации также в 1С присутствуют и другие префиксы, который также будут иметь отдельную нумерацию:

префикс информационной базы;

дополнительный префикс.

Префикс по организации

Чтобы нумерация документов была отдельной, для каждой организации установите Префикс в справочнике Организации , раздел Главное - Настройки - Организации .

Префикс включается в состав номера документа и состоит из 2 символов (букв, цифр).

Примеры префиксов:

ООО «Шторкин Дом» - ШД ;
ООО «Уютный дом» - УД .

Отдельная нумерация будет только по тем организациям, для которых задан Префикс . В нашем случае -по Экспортер ООО и Импортер ООО . А для Организаций ПБУ 18/02 ООО и Налоговый агент ООО будет сквозная нумерация.

Рассмотрим нумерацию документов при заполнении поля Префикс .

Если создаются документы по Организации , в которой задан Префикс , то Префикс указывается в самом начале номера.

Если Префикс не задан, то вместо него отразятся нули.

Если Префикс введен после того, как были созданы документы, то номера по уже введенным документам не исправляются, а новая нумерация начинается сначала.

Номер документа на печатном бланке

При печати Префикс не отображается в номере документов.

Префикс информационной базы

Префикс информационной базы устанавливается, если база синхронизируется с другими базами 1С, т.е. настроен обмен, например, между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей .

В отличие от префикса организации, префикс информационной базы добавляется не только к номерам документов, но и к кодам справочников. Это сделано для того, чтобы не было конфликта при переносе документов, справочников из другой конфигурации.

Установите Префикс этой информационной базы в разделе Администрирование - Настройки программы - Синхронизация данных .

Префикс этой информационной базы также состоит из 2 символов (букв, цифр).

Примеры префиксов:

Конфигурация Бухгалтерия предприятия - БП ;
Конфигурация Управление торговлей - УТ ;
Бухгалтерия предприятия (главная база) - 01 ;
Бухгалтерия предприятия (дополнительные базы) - 02 , 03 , 04 и т.д.

Дополнительные префиксы в 1С

Дополнительные префиксы устанавливаются программой автоматически для определенных документов:

для документа Счет-фактура выданный на аванс :
- А - если задана отдельная нумерация авансовых счетов фактур в разделе Справочники - Налоги - НДС ;

При обмене и переносе данных из других конфигураций, например:

с конфигурацией Управление торговлей:
- С - для документа вид операции Перевод с другого счета - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Перечисление на другой счет ;
- Р - для документа Поступление на расчетный счет вид операции Взнос наличными в кассу - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Сдача в банк ;
- П - для документа Списание с расчетного счета вид операции Снятие наличных - аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Поступление из банка ;
и т.д.