Что такое сведения ограниченного распространения. Порядок обращения со служебной информацией. Приложение. Примерный перечень служебной информации ограниченного распространения

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

Печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

Передаются работникам подразделений под расписку;

Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

Хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «ДСП», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки «ДСП» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Работники за утрату документа или разглашения сведений, содержащихся в документах со служебной информацией ограниченного распространения могут быть привлечены к дисциплинарной, административной ответственность (ст. 13.12. «Нарушение правил защиты информации», ст. 13.14. «Разглашение информации с ограниченным доступом» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ) и уголовной ответственности (ст. 275. «Государственная измена» Уголовного кодекса Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 63-ФЗ).

ВВЕДЕНИЕ.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

1. Введение.

2. Гриф ограничения доступа.

3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;

5. Конфиденциальный документ;

5.1. Коммерческая тайна;

5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.

6. Заключение.

7. Список литературы.

8. Приложение.

Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

Секретные документы;

Государственные документы;

Документы, содержащие конфиденциальную информацию;

Внутриорганизационные документы.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.

Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.

Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».

Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.

Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.

Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.

Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.

Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»

Обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления на примере процессов документирования конфиденциальной информации вызвано следующими обстоятельствами.
Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.

Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.

В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».

Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.

В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».

Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.

К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».

С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».

Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.

В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.

Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.

Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.

Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.

Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.

В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Данное определение позволяет:
– связать его с ГОСТом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– определить сферу его распространения (относится к коммерческой и служебной тайнам);
– выделить из понятия «информация» только документированную информацию;
– пояснить, что доступ к информации может быть ограничен не только законодательно, но и обладателем информации.

Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.

... документов ограниченного доступа. 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 1.1. Виды конфиденциальной информации : государственная, банковская, налоговая и служебная тайны Некоторые документы ограниченного ...

В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Министерство) и в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказываю:

1. Утвердить о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства:

организовать изучение работниками;

обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.

3. Руководителям подведомственных Министерству федеральных служб при подготовке:

инструкций в федеральных службах принять за основу и организовать ее изучение всеми работниками федеральных служб;

совместных с Министерством документов строго руководствоваться Инструкцией.

4. Административно-хозяйственному департаменту (Смирнову В.В.) осуществлять периодические проверки выполнения требований в структурных подразделениях Министерства.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Камболова М.А.

Приложение

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации
(утв. Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2233)

I. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Министерство) определяет порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими информацию ограниченного распространения в Министерстве, и подведомственных Министерству организациях.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства, а также подведомственных Министерству организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.5. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.6. Установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

по Министерству - Министр образования и науки Российской Федерации, его заместители, руководители структурных подразделений;

по подведомственным организациям - руководители организаций и их заместители.

Указанные должностные лица наделены полномочиями по снятию пометки "Для служебного пользования" с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки "Для служебного пользования" имеют:

Министр образования и науки Российской Федерации - с документа, которому присвоена эта пометка заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

заместитель Министра - с документа, которому присвоена эта пометка руководителем структурного подразделения Министерства, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

руководитель структурного подразделения - с документа, которому присвоена эта пометка руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкции.

1.8. Директор Административно-хозяйственного департамента и начальник Отдела защиты государственной тайны вправе вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения ( настоящей Инструкции), о внесении или снятии пометки "Для служебного пользования" по разрабатываемым или уже действующим документам.

1.9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения ( настоящей Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой "Для служебного пользования".

1.10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшего решение о присвоении документу пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

1.11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица в пределах его компетенции ( настоящей Инструкции) с них снимается пометка "Для служебного пользования".

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки "Для служебного пользования" вносятся:

по Министерству - руководителями структурных подразделений, подготовившими эти документы, а также директором Административно-хозяйственного департамента и начальником Отдела защиты государственной тайны;

по подведомственным организациям - руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

1.12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственные гражданские служащие Министерства и работники подведомственных организаций могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.13. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве возлагается на директора Административно-хозяйственного департамента, в подведомственных организациях - на их руководителей.

1.14. В случае ликвидации (прекращения деятельности) Министерства или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет служба делопроизводства.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

создаются на автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в общую информационную систему Министерства. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам структурных подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с настоящей Инструкции. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Перед размножением на титульном листе оригинала документа проставляется отметка о размножении с указанием регистрационного номера по журналу учета размножения служебных документов. На обороте последнего листа оригинала размножаемого экземпляра документа исполнитель должен указать регистрационный номер по журналу учета размножения служебных документов, количество размноженных экземпляров, свою фамилию и дату размножения документа. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенного экземпляра этого документа;

хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. Запрещается сканирование - введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой "Для служебного пользования".

2.5. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

2.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.9. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Министерства образования и науки Российской Федерации (подведомственной организации). В состав указанных комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

2.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность Министр образования и науки Российской Федерации или руководитель подведомственной организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются Министру образования и науки Российской Федерации или руководителю подведомственной организации, назначившему комиссию.

2.12. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2233 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации"

Обзор документа

Утверждена инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России. Она не касается работы с документами, содержащими гостайну.

Определено, какие документы относятся к служебной информации ограниченного распространения. На них ставится пометка "Для служебного пользования".

Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения вправе Министр и руководители подведомственных организаций, а также их заместители, начальники структурных подразделений.

Установлено, как снимается названная пометка.

Закреплен порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с соответствующими документами госслужащие могут быть привлечены к ответственности.

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством РФ.

Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Законом «Об информатизации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:

Государственные секреты подразделяются на две категории: государственная тайна и служебная тайна.

Государственная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут повлечь тяжкие последствия для национальной безопасности РФ, а также создать угрозу безопасности граждан либо их конституционным правам и свободам.

Служебная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности РФ, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.

Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определил правила введения режима хранения коммерческой тайны, разграничив сведения, которые могут стать конфиденциальными, и сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

В зависимости от категории сведений, составляющих государственные секреты, характера и объема мер, необходимых для обеспечения их сохранности и защиты, устанавливаются три степени секретности сведений: особой важности, совершенно секретно, секретно.

В соответствии со степенью секретности сведений, составляющих государственные секреты, присваиваются соответствующие грифы секретности:

• Ш для носителей государственной тайны - «Особой важности», «Совершенно секретно»;
• Ш для носителей служебной тайны - «Секретно».

Работа же с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регламентируется специальными законами Российской Федерации и другими нормативными актами.

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

К ним могут быть отнесены следующие группы сведений:

• Ш о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законами случаях;
• Ш составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• Ш информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией РФ и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
• Ш информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РБ и законами (коммерческая тайна);
• Ш информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Конфиденциальная информация -- это документированная информация, содержащая коммерческую тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общая характеристика коммерческой тайны, условий, при которых информация организации может быть отнесена к конфиденциальной, дана в Гражданском кодексе Р. Ф. 31 , в статье 139, где записано, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Таким образом, руководитель организации должен по своему усмотрению определить порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, позволяющий ограничить доступ к указанной информации в рамках своей организации.

Санкции за незаконное получение и разглашение коммерческой тайны устанавливает ряд законодательных актов Российской Федерации: Трудовой кодекс (подп. «в» п. 6 ст. 81, п. 7 ст. 243), Уголовный кодекс (ст. 183), Кодекс об административных правонарушениях (ст. 13.14), Федеральный закон Российской Федерации от 26 июля 2006 г. № 135-ФЭ «О защите конкуренции» (подп. 5 п. 1 ст. 14), Федеральный закон «О коммерческой тайне», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку и овладение этой информацией конкурентами.

Для ограничения доступа к информации, относимой к коммерческой тайне, необходимо, прежде всего, приказом руководителя утвердить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну данной организации, и довести его до сведения лиц, допущенных к этой информации.

Второй этап -- обеспечение режима коммерческой тайны, включающего в себя разработку нормативно-методических документов организации по защите коммерческой тайны (КТ): это и инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и положение о службе безопасности, и памятка о сохранении коммерческой тайны, и должностные инструкции сотрудников, допущенных к конфиденциальным сведениям.

Если эти условия не будут выполнены, то у организации не будет оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики организации, утверждается руководителем организации.

Ознакомление с памяткой и другими документами производится под расписку.

Работники организации, допущенные к конфиденциальным документам, не могут приступить к работе прежде, чем пройдут инструктаж и ознакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны организации.

Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота) для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использование документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя организации.

В приказе должна быть оговорена ответственность, предусмотренная действующим законодательством, которую понесут работники за умышленное или неосторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная или уголовная -- в зависимости от ущерба, нанесенного организации.

Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, должен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении коммерческой тайны данной организации в течение всего срока действия трудового договора и в течение трех или более лет после увольнения.

Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необходимых условий для ограничения доступа к информации, составляющей коммерческую тайну. Предусматривается отдельная комната, в которой работник может без посторонних лиц работать с этой информацией. Комната должна быть оборудована металлическими сейфами, ксероксом, компьютером и т. п.

На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограничения в правом верхнем углу документа: «Коммерческая тайна» -- «КТ», «Конфиденциально» -- «КФ», «Строго конфиденциально» -- «СКФ», «Конфиденциально-особый контроль» -- «КФОК», «Для служебного пользования» -- «ДСП».

Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители информации.

Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом.

В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них.

На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается в дело: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Образец формы журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу приведен в табл. 1.

Таблица 1 Форма журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу

При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входящих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с грифом «КТ» заводятся отдельные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, первого листа документа с указанием номера экземпляра в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

При подготовке к отправке исходящего документа на лицевой стороне конверта обозначается гриф конфиденциальности и номера вложенных документов.

На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются адресатам курьерами под расписку о получении.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один конверт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть светонепроницаемыми.

Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образуют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться в журнале учета выдачи документов (табл. 2).

Таблица 2 Форма журнала выдачи документов с грифом «КТ»

При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отметить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату в тот же день.

При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату. Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего срока работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии условий для обеспечения сохранности документов.

Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо, ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов.

Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи документов с грифом ограничения доступа.

Очередной набросок документа из папки "нужно разобрать":
name="more">

1. Общие положения

Настоящее Положение разработано с целью защиты интересов <организация> и его клиентов на случай раскрытия (передачи) информации, которая не предназначена для широкого распространения, а также соблюдения надлежащих правил обращения с конфиденциальной информацией.

Настоящее положение предназначено для использования всеми сотрудниками <организация> и регулирует правила работы с конфиденциальной информацией.

Сотрудники <организация>, доступ которых к конфиденциальной информации, необходим для выполнения ими своих служебных обязанностей, должны быть ознакомлены под роспись с настоящим Положением и предупреждены о возможной ответственности за его нарушение.

К работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, допускаются сотрудники <организация> заключившие трудовой договор, содержащий соответствующее «Соглашение о конфиденциальности и не разглашении информации».

Отнесение сведений к категории конфиденциальной информации осуществляется в соответствии с «Перечнем сведений, составляющих конфиденциальную информацию <организация> .

2. Порядок обращения с документами

Конфиденциальная информация фиксируется на бумажных (документы, издания и т.п.), магнитных (дискеты, CD , flash ) и других носителях (Далее - Документы). Все Документы, содержащие конфиденциальную информацию подлежат обязательному учету. Таким Документам присваивается одна из пометок ограничения распространения «конфиденциально (К) », «строго конфиденциально (СК) » или «для служебного пользования (ДСП) ».

Создание, обработка, пересылка, хранение и уничтожение конфиденциальных документов на технических средствах обработки информации разрешается только при наличии установленных на них специальных средств защиты.

2.1. Оформление документов

Необходимость проставления пометки ограничения на документах, содержащих конфиденциальные сведения, определяется исполнителем документа на стадии подготовки документа. Подтверждение соответствия грифа на документах производится руководителем подразделения или руководством <организация> , подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка ограничения проставляется:

в правом верхнем углу первой страницы документа;

на обложке или титульном листе;

на первой странице в правом верхнем углу сопроводительного письма;

к учетному номеру документа;

в правом верхнем углу конверта пересылаемых документов;

к индексу дела по номенклатуре дел.

На магнитных носителях информации (CD – диск, флоппи диск) такая пометка проставляется в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.

Пометка ограничения распространения «ДСП», «К» или «СК» могут не проставляться на документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, договорах с клиентами, кредитных и иных досье клиентов. Руководитель структурного подразделения, где находятся эти документы, несет персональную ответственность за организацию работы с ними, за обеспечение доступа к ним сотрудников структурного подразделения согласно списку, а также лиц, имеющим разрешение на работу с этими документами.

2.2. Учет документов

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, содержащей конфиденциальные сведения, а также учет внутренних Документов в <организация> осуществляет секретариат.

Вся входящая конфиденциальная корреспонденция вскрывается сотрудниками секретариата.

Работа с входящими конфиденциальными Документами включает следующие этапы:

прием входящих Документов;

регистрация;

доклад руководству о полученных Документах;

рассмотрение руководством и принятие решения;

направление на исполнение;

исполнение;

помещения Документа в дело;

дальнейшее использование;

передача в архив;

уничтожение.

При получении проверяется:

целостность их упаковки;

количество листов;

количество экземпляров;

наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае обнаружения нарушения целостности конверта или отсутствия некоторых документов - составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя, а другой – хранится у сотрудника секретариата.

Все Документы(поэкземплярно) должны быть зарегистрированы (учтены).

Регистрация Документов заключается в присвоении учетного номера и проставлении его на документе с указанием даты регистрации. Учётный номер Документу присваивается сотрудником секретариата.

После регистрации Документы передаются Руководству для принятия решения. Руководитель после рассмотрения Документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению Документа. Эти указания оформляются на самом Документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю.

При приеме конфиденциального документа на электронном носителе проверяется наличие и подлинность электронной цифровой подписи (далее ЭЦП) корреспондента.

При отсутствии ЭЦП на входящем конфиденциальном документе, уполномоченный сотрудник обязан проставить в нем свою ЭЦП для гарантии неизменности документа.

При обнаружении недостачи вложения составляется акт, в котором перечисляются все вложения, оказавшиеся в наличии, а также недостающие, их тематика, наличие или отсутствие повреждений на конверте, другие необходимые, по мнению составителей акта, сведения, а для конфиденциальных документов в электронном виде – объем и тематика полученного документа, факт нарушения ЭЦП.

По завершении работы над Документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего Документ сотрудником секретариата подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального Документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные Документы могут:

использоваться в дальнейшем;

передаваться в архив на хранение;

уничтожаться.

Работа с конфиденциальными исходящими Документами включает следующие этапы:

согласование документа;

подписание документа;

регистрация документа;

отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального Документа разрабатывается исполнителем документа и по необходимости согласовывается с другими сотрудниками <организация> После чего передается на подпись Председателю Правления <организация>. После подписания документа, он регистрируется сотрудником секретариата в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных Документов осуществляется согласно подписанных руководством списков с указанием учетных номеров отправленных Документов.

Конфиденциальная информация в электронном виде может приниматься и передаваться только с использованием защищенных каналов связи на рабочих местах, специально предназначенных для этих целей.

Исходящие конфиденциальные Документы в электронном виде скрепляются ЭЦП исполнителя и помещаются в электронное сообщение.

Порядок работы с конфиденциальными внутренними Документами.

Работа с конфиденциальными внутренними Документами включает следующие этапы:

разработка проекта документа;

согласование;

подписание документа;

регистрация документа;

направление на исполнение;

исполнение;

помещение документа в дело;

принятие решения о дальнейшем использовании:

дальнейшее использование;

передача в архив;

уничтожение.

Отправка Документов, содержащих конфиденциальную информацию, средствами факсимильной связи допускается только после получения на это разрешения руководства <организация> .

При передаче Документов между структурными подразделениями <организация> их регистрация не производится.

2.3. Печатание и копирование документов

Печать конфиденциальных Документов осуществляется исполнителями, либо лицами, имеющими право допуска к работе с конфиденциальной информацией. При печати Документов должна быть исключена возможность просмотра информации посторонними лицами. Посторонними лицами являются не только лица, не работающие в <организация>, но и лица, находящиеся в помещении, где происходит печать, у которых нет доступа к данной информации.

Черновики и варианты Документов, уничтожаются лично исполнителем, который несет персональную ответственность за их уничтожение. Уничтожение осуществляется на стандартных бумагорезательных машинах, либо другими способами, исключающими возможность прочтения.

Распечатки конфиденциальной информации следует сразу же забирать из принтера.

Документы, поступившие из сторонних организаций, копируются с их согласия, если на документе есть пометка “Без права размножения”.

Входящие Документы копируются (тиражируются) с обязательной отметкой в журнале регистрации о количестве размноженных экземпляров. В журнале также отмечается, кому направлен каждый экземпляр размноженного Документа. Каждый экземпляр передается исполнителю (согласно визе на документе).

Копирование Документов, исполнителями которых является структурное подразделение <организация>, осуществляется в этом подразделении. Количество копий указанных Документов определяется исполнителем документа по визе руководителя структурного подразделения, подготовившего документ.

Копирование Документов для сторонних организаций осуществляется по письменному запросу организации за подписью ее руководителя и с разрешения Руководства <организация> .

Ответственность за несанкционированное копирование Документоввозлагается на руководителя структурного подразделения <организация> .

2.4. Порядок комплектования документов в дела

Исполненные конфиденциальные Документы подшиваются в дела (отдельно от несекретных документов). На обложке дела, в которое помещены Документы, проставляется ограничительная пометка.

Делами, в которые подшиты Документы, могут пользоваться только сотрудники, которым это необходимо для выполнения своих функциональных обязанностей. На отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с Документами, подшитыми в дело.

2.5. Хранение документов

Конфиденциальная информация хранится в <организация> в электронном виде (в т.ч. в компьютерных сетях, на магнитных носителях), а также в форме печатных документов.

Средства обработки и хранения конфиденциальной информации должны быть расположены так, чтобы уменьшить возможность подглядывания.

Запрещается оставлять на рабочем месте документы без присмотра.

Документы, не используемые в данный момент, следует убирать в особенности при уходе из помещения.

Конфиденциальные Документы в электронном виде должны храниться только на СВТ, оснащенных специальными средствами защиты.

Хранение Документов и дел вне рабочее время осуществляется в надежно запираемых служебных помещениях <организация> .

2.6. Снятие грифа ограниченного распространения

Снятие грифа с конфиденциального Документа производится руководителем подразделения или руководством <организация>, подписавшим (утвердившим) документ при условии, что сведения, содержащиеся в нем, утратили конфиденциальность, а также при корректировке «Перечня сведений конфиденциальной информации <организация> ».

Снятие грифа с информации, владельцем которой на договорных началах является сторонняя организация, разрешается только с ее письменного согласия.

О снятии грифа делается отметка на самом Документе, в учетных экземплярах и в учетном журнале.

2.7. Уничтожение документов

Уничтожение Документов и дел осуществляется по акту путем их сжигания (измельчения) или иным путем, исключающим возможность восстановления текста.

Уничтожение электронной документации производится путем ее стирания с использованием специальных средств.

Акты на уничтожение регистрируются и комплектуются в отдельное дело.

Запрещается конфиденциальные Документы просто выбрасывать в мусорное ведро.

После уничтожения Документов в журналах регистрации делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Порядок отправки документов

Оформленные и зарегистрированные Документы передаются на отправку.

Отправляемые Документы должны быть упакованы в отдельные от другой документации конверты.

К конвертам с Документами составляется опись вложения в двух экземплярах, один из которых вместе с Документами направляется получателю, другой - подшивается в дело.

Доставка Документов в сторонние учреждения (предприятия, организации) осуществляется службами доставки (фельдсвязь, спецсвязь, заказными или ценными почтовыми отправлениями). При необходимости Документы с пометкой ограниченного распространения могут доставляться курьером по вопросам, содержание

Лицо, ответственное за подготовку и проведение совещания, переговоров, на которых планируется использование конфиденциальных сведений, разрабатывает проект программы проведения совещания, переговоров, список участников и перечень вопросов, с которыми каждому участнику разрешено знакомиться.

На совещание приглашаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на нем вопросам, и участие которых вызывается служебной необходимостью.

Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечена