Гарантийное письмо о предоставлении справки об отсутствии. Гарантийное письмо — важная составляющая делового общения

Существует множество видов гарантийного письма, они отличаются по целям и функциям. Каждое из них формируется в соответствии с правилами и нормами деловой переписки. Правильное оформленное гарантийное письмо говорит о добросовестности отправителя и о его высоком уровне профессионализма.

Гарантийное письмо – это нормативный документ, которое является гарантией исполнений обязательств между компаниями, к примеру, об оплате счета или поставке товара, а также сроков исполнения заказа. Такой документ является формальным инструментом делового общения.

Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.

Составные части гарантийного письма следующие:

1. Шапка документа

В правом верхнем углу документа прописывается получатель и отправитель, причем как название организации, так и ФИО директора, в левом исходящий номер.

1. Основная часть документа. Здесь заявитель должен прописать в чем состоит гарантия.
2. Заключительная часть. В конце документа заявитель должен подписаться и поставить печать.

Гарантийное письмо об оплате

В гарантийном письме об оплате указывается, что отправитель обязуется совершить оплату вовремя. Здесь необходимо указать точную сумму оплаты , причем обязательно как в прописном варианте, так и в цифровом. Также необходимо включить в документ все реквизиты компании и банковские реквизиты. В некоторых случаях, отправитель указывает ответственность за несвоевременную или несовершенную оплату.

В конце документа ставится подпись не только заявителя, но и финансового директора компании или бухгалтера.

Гарантийное письмо об оплате формируется к уже заключенному договору и является своего рода дополнением и обязательством.

Гарантийное письмо на выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ предназначено для подтверждения выполнения определенного ряда работ. Такое письмо предоставляется исполнителем перед заключением договора. Здесь необходимо прописать конкретный перечень работ с обозначением сроков выполнения каждого этапа работы .

Замечание – Гарантийное письмо на выполнение работ может содержать пометку о качестве выполненных работ. Такая пометка, демонстрирует добросовестность исполнителя. Согласно законодательству РФ, качество декларируется сразу несколькими правилами в зависимости от вида товара или услуги, к примеру, ГОСТ или СНиП.

Гарантийные письма

Образец заполнения и бланк гарантийного или гарантийное письмо потенциального арендодателя

ООО «Ретранс»

ОГРН_________

ИНН________КПП_______

Адрес:_________________

р\с____________________

Банк_________________

к\с__________________

БИК_________________

Директору

ООО «Новый мир»

Васильеву О.Ю.

Гарантийное письмо

При условии заключения договора аренды разрешаю при регистрации ООО «Новый мир» использовать в качестве места нахождения принадлежавшего мне нежилого помещения: Лермонтова 128.

Приложение:

Свидетельство о регистрации права собственности

Директор ООО « Ретранс» ________________________________________Карнаушенко В.С.

Гарантийное письмо на поставку товара от производителя

Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа. Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

В данном случае необходимо указать не только наименование товара, но и его артикул.

Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – это своего рода обязательство работодателя принять на работу кандидата на определенную должность. Здесь указываются данные кандидата, полное наименование должности и заработная плата.

Такое письмо чаще всего требуется для лиц, не являющихся гражданами РФ .

Гарантийное письмо о приеме на работу

Этот документ, несмотря на общую схожесть с предыдущим имеет ряд отличий, прежде всего тем что имеет четкую формулировку поступления на работу кандидата закрепленное приказан к зачислению в штат сотрудников.

Гарантийное письмо для приглашения иностранца

Такое письмо необходимо для гарантии иностранному лицу того, что заявитель готов нести все расходы , связанные с его приездом, отъездов в страну, проживанием, а также готов принять его на работу.

Гарантийное письмо о практике и на обучение

Такое письмо предоставляется, как правило, для учебных заведений предприятием в качестве гарантии о поступлении студента на практику или на обучение в компанию. Такое письмо пишется на имя ректора.

Гарантийное письмо в банк

По такому же образцу пишется гарантийное письмо и для юридических лиц, дело в том, что нет других вариантов написания гарантийного письма в банк. Такой документ заполняется в зависимости от его функции и занимает важное место в деятельности любой компании.

Гарантийное письмо в налоговую

Гарантийное письмо в налоговую пишется от имени собственника и является подтверждением наличия юридического адреса. Такое подтверждение необходимо прежде всего для налоговой службы при регистрации ООО.

Гарантийное письмо на ремонт

Такое письмо используется в тех случаях, когда подрядчик обязуется выполнить ремонтные работы в срок . Также это может быть обязательства администрации выделить денежные средства на ремонтные работы муниципального объекта.

Гарантийное письмо на оборудование

Гарантийное письмо на оборудование предназначено в качестве обязательства исполнителя договора поддерживать оборудование в рабочем и надлежащем виде в течении определенного периода времени. Примером такого обязательства может служить следующие:

Таким образом, можно выделить ряд особенностей формирования гарантийного письма:

1. Прежде всего, важно помнить, что этот документ является гарантией, а значит, должен содержать соответствующие данные и пометки.
2. Каждое гарантийное письмо имеет свою структуру, а именно – шапка, основная и заключительная часть документа.
3. Существует множество вариантов и предназначений гарантийного письма, форма написания для каждого вида одна, изменятся только основной текст.
4. Гарантийное письмо может оформляться как до заключения, так и после, все зависит от его вида.
5. Помимо подписи директора, в гарантийном письме об оплате ставится подпись бухгалтера или финансового директора.

Станислав Матвеев

Автор бестселлера "Феноменальная память". Рекордсмен Книги Рекордов России. Создатель тренингового центра "ЗапомниВсе". Владелец интернет-порталов в юридической, бизнес и рыболовной тематиках. В прошлом владелец франшизы и интернет-магазина.

Финансовые отношения между физическими или юридическими лицами подкрепляются соответствующими документами.

Главным является договор, в котором прописаны права и обязанности сторон. Если же одна из них не может выполнять финансовые обязательства – пишется гарантийное письмо об оплате задолженности.

Функции документа

Этот документ необходим для досудебного урегулирования финансовых споров. Основанием для его формирования служат определенные статьи ГК РФ – 619, 715, 723 и 480. Выбор зависит от конкретного случая и вида денежных обязательств. Однако это практически не влияет на форму и частично сказывается на содержании. В последнем случае рекомендуется указать ссылку на законодательный документ, чтобы увеличить шансы положительного ответа с другой стороны.

Гарантийное письмо выполняет следующие функции:

• уведомляет кредитора или поставщика услуг (товаров) о временных финансовых затруднениях;
• служит основанием для пересмотра графика погашения задолженности;
• входит в пакет документов для досудебного урегулирования споров;
• подкрепляет намерения одной из сторон договора погасить кредиторскую задолженность

Гарантийное письмо может составляться от имени частного лица или организации. При этом не важно, предусмотрена такая возможность договором или нет. Определяющим фактором является свобода волеизъявления должника.

В процессе переговоров содержание документа может изменяться, если изначальные условия не устраивают кредитора.

Предыдущие версии не утрачивают юридическую силу и могут быть использованы в качестве доказательной базы во время судебного разбирательства.

Надо или нет?

Этот документ может выражать намерения одной из сторон договора независимо от вида товарно-денежных отношений. Гарантийное письмо составляется в двух случаях. Первый — кредитуемый еще не просрочил выплаты, но финансовая ситуация не позволит выполнить обязательства в будущем. Второй случай – задолженность уже сформирована, график ее погашения отличается от указанного в договоре.

Следующие факторы являются основанием для написания гарантийного письма:

• все виды кредитов: потребительские, целевые, денежные;
• просрочка по оплате товаров или услуг.

Дата составления документа не должна быть раньше подписания договора между сторонами. В письме обязательно указываются ссылки на пункты соглашения. Также нельзя предъявлять новый график погашения, если сумма долга или способы его расчета являются спорными. Для решения этой проблемы предусмотрен другой тип писем – претензионные. Они отличаются содержанием и юридической силой.

В рамках действующего законодательства отсутствуют строгие правила заполнения гарантийного письма. Но помимо них существуют негласные рекомендации по документообороту. Если составлять документ согласно этим правилам – будет отсутствовать неоднозначность формулировок, не возникнет неясностей при прочтении содержания.

• Необходимо обосновать причину отсрочки платежа, и как следствие – формирование задолженности. Если это сторонние обстоятельства – прилагаются подтверждающие документы.
• Точно расписать предлагаемый график погашения задолженности, учесть разницу с изначальным планом, указанным в договоре.
• Указывать пункты договора, которые нарушаются в результате просрочки.
• Рекомендуется использовать ссылки на нормативные документы, если содержание договора попадает под их действие.
• Изложение мысли краткое, с использованием деловых оборотов и формулировок. Не допускаются жаргонизмы и подобные им словосочетания.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Для конкретики необходимо ознакомиться с образцом документа. Его содержание будет изменяться для каждого конкретного случая. В рамках одного договора могут составляться несколько гарантийных писем об оплате задолженности, с разницей в формулировках в зависимости от обстоятельств и факторов.

Типичный образец должен содержать следующие разделы:

• Адресат. В ней указывается полное наименование кредитора, его адрес. Для организации нужно конкретизировать руководителя, к которому направляется письмо – ФИО и должность.
• Составитель. Это может быть только частное или юридическое лицо, с которым заключен договор. Третьи стороны не имеют права составлять подобные документы.
• Основное содержание. Здесь следует указать, что кредитуемый обязывается погасить сформированную задолженность в рамках действующего договора. Указывается точная сумма. Дополнительно можно расписать точный график оплат.
• Штрафные санкции. Пункт не обязательный, но рекомендуемый. В нем расписывается размер начисляемой пени к общей сумме, если заявитель не будет выполнять принятых обязательств.
• Подпись ответственного лица, его ФИО и дата формирования заявления.

После проверки содержания документ направляется кредитору. Важно, чтобы с ним ознакомился ответственный руководитель или работник, имеющий должный уровень полномочий. Чаще всего — это главный бухгалтер организации.

Как правильно составить текст

Нередко проблема в отклонении гарантийного письма заключается в неправильных или неоднозначных формулировках. Поэтому зачастую для его составления прибегают к услугам профессиональных юристов или наемных бухгалтеров. Это актуально, если условия договора об оплате были нарушены в первый раз. Для постоянных партнеров письмо носит лишь гарантийный характер – допускается краткое содержание.

Для составления заявления текст должен содержать одно из следующих выражений и словосочетаний:

• Гарантируем полную и своевременную оплату. Применяется для подтверждения обязательств и даты (графика) погашения задолженности.
• В связи с неблагоприятной экономической обстановкой (обстоятельствами). Конкретизируются причины отсрочки платежей.
• В связи с наступлением особых обстоятельств. Указывается на форс-мажор. В этом случае подробности можно не расшифровывать. Но все зависит от степени доверия между партнерами.

Обстоятельства задержки должны быть объяснены максимально просто, но и в то же время развернуто. У кредитора не должно быть сомнений по поводу соблюдения принятых ранее договоренностей. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы – в содержании нужно ссылаться на них. Это могут быть выписки со счетов компании, информация о наступлении форс-мажорных обстоятельств.

Письмо с графиком платежей

Если сумма долга большая или условия действия соглашения подразумевают оплату в несколько этапов – составляется график выплат. Он прилагается к гарантийному письму и является основанием намерений кредитуемого погасить задолженность. При формировании заявления с графиком платежей следует тщательно проанализировать возможность внесения необходимых сумм в указанные даты.

Во время составления графика необходимо учитывать следующие факторы:

• График – это отдельное приложение. На него должна быть ссылка в основном тексте документа.
• Указывается дата формирования и отправки платежа. Она может отличаться от времени поступления денежных средств на расчетный счет кредитора. Разница – от 3-х часов до нескольких дней.
• Учесть обязательное соблюдение погашения. Необходимую сумму нужно подготовить заранее, чтобы не сформировалась новая просрочка.
• В назначении платежа прописывается номер договора и фраза «По гарантийному письму». Оплата пени может осуществляться отдельно или учитываться в общей сумме. Это также следует указать в назначении платежа.

Дополнительно можно прописать банковские реквизиты р/с, из которого будут поступать денежные средства. Важно, чтобы кредитор своевременно увидел оплату, время поступления которой соответствует ранее полученному гарантийному письму и графику.

Юридическая сила документа

Этот вид документа не имеет какой-либо определенной юридической силы. В действующем Гражданском кодексе отсутствуют статьи с описанием гарантийного письма, требования по его составлению и подробные рекомендации и действия. Но это не значит, что заявление бесполезно – при правильном составлении оно может стать основанием для отсрочки платежа.

Гарантийное письмо об оплате задолженности имеет такие преимущества:

• Подтверждает признание суммы долга. Этим отправитель не отказывается от принятых в договоре обязательств, а лишь хочет изменить их для решения временных финансовых трудностей.
• Может предотвратить начало судебного разбирательства о взыскании долга. Практика досудебного урегулирования при соблюдении законов показывает, что такой способ разрешения конфликтных ситуаций выгоден всем сторонам.
• Для кредитора гарантийное письмо может стать одним из доказательств невыполнения условий, если дело дойдет до суда.

Фактическое действие документа начинается не с момента его предоставления другой стороной, а официальным согласием с условиями отсрочки . Для этого рекомендуется внести коррективы в подписанное ранее соглашение или сделать приложение к нему. При этом оригинал остается у кредитора, а копия с отметкой о получении – у должника. Подобная мера нужна для одинаковой информации в пакете документов у обеих сторон.

Передача и возможные причины отказа

Как таковой четкой процедуры передачи заявления другой стороне нет. Обычно гарантийные письма вручаются администратору организации или полномочному представителю. Но это может повлечь за собой отсутствие информации у руководителя о получении документа.

Исходя из опыта передачи подобных заявлений, рекомендуется выполнить такие действия:

• документ отдается руководителю или главному бухгалтеру;
• нужно сделать копию гарантийного письма, на которой ставится дата получения кредитором, мокрая печать, ФИО и подпись принявшего;
• если передача осуществляется через секретаря – руководитель (главный бухгалтер) информируется в телефонном разговоре или по электронной почте;
• желательно продублировать письмо по факсу и e-mail.

Подтверждение о получении и согласии с условиями заявления — резолюция кредитора на документе. В редких случаях формируется ответное письмо.

Отказом для подобных заявлений может служить только несогласие с суммой долга или графиком его погашения . Но это нужно обговорить заранее, чтобы избежать ненужного документооборота. Во время ведения переговоров достигаются общие соглашения, которые затем прописываются в гарантийном письме.

О том, , будет интересно тем лицам, которые заинтересованы в том, чтобы получить от должника какой-то подтверждающий документ. В нем заемщик обязуется выполнить определенные действия в рамках взаимных отношений сторон. Гарантийное письмо применяется в различных сферах, о том, как написать гарантийное письмо, поговорим ниже. Гарантийное письмо – это документ делового оборота, составляемый одной из сторон (или физическим лицом), во время проведения сделки, который содержит в себе информацию подтверждающею соблюдения оговоренных условий, а также выполнение каких-либо действий.

Гарантийное письмо – это некий собой способ обеспечения обязательств. Не только юридические лица интересуются тем, как написать гарантийное письмо, порой физические лица, также нуждаются в документе подобного типа.

Гарантийное письмо актуально в следующих сферах:

Трудовое право. В этом случае, при приеме на трудовую деятельность необходимо написать гарантийное письмо. Как правило, оно требуется при подаче пакета документов в ФМС для граждан-мигрантов.
Договорное право. Тут существует много нюансов, которые предполагают написание подобного письма. К примеру, договор аренды, займа, гарантийный документ от владельца помещения или об оплате долга, и т.д.

Можно несколькими методами направить второму лицу гарантийное письмо:

1. Заказным письмом по почте.
2. Лично в руки. В таком случае, сторона, которая получила письмо, должна поставить свою подпись на втором документе.
3. При помощи электронной почты.

Как составить гарантийное письмо

В обязательном порядке, прописывается получатель документа, а именно его ФИО полное или наименование юр. лица, телефон, адрес, и другие информационные сведения;

Тело письма предполагает полную опись – по какой причине возникли правоотношения сторон, что конкретно обеспечивает данное письмо, в какие установленные сроки будут происходить конкретные действия, описанные в гарантийном письме и т.д.;

Можно приложить дополнительные документы к составленному письму, если вы посчитали, что с данными сведениями должен ознакомится получатель;

Если гарантийное письмо составлено на нескольких страниц, то они все должны пронумеровываться и прошиваться или можно поставить подпись на каждой странице;

В большинстве случаев, гарантийное письмо пишется в ответ на какую-либо претензию, поэтому нужно данный факт отразить в тексте документа;

Обязательно ставятся подпись и дата в конце документа, при этом подпись только проставляет уполномоченное лицо (от юр. лица требуется дополнительно печать).

Форма письма

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо ознакомиться с его бланком. Он составляется от имени юр. лица и должен в себе содержать все реквизиты (сокращенное или полное наименование, ОГРН, ИНН, телефон, адрес). Если документ пишется физ. лицом, то разрешается произвольный порядок написания.

Как написать гарантийное письмо?

Конечно, гарантийное письмо не считается документом, обязательным в осуществлении, так как оно не имеет нормативного характера. Тем не менее, при его написании обе стороны надеются на честность в исполнении должника. Другими словами, такие документальные отношения, целиком и полностью основаны на доверии.

Пример гарантийного письма:

Директору ОАО «Еврострой»
Кисличенко Олегу Викторовичу
от Панова Сергея Петровича
проживающего по адресу:
г. Пенза, ул. Горького, д. 2 кв. 8
Контактный тел.: +7 111 258 23 58

Гарантийное письмо

Подпись (расшифровка)

Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Как написать гарантийное письмо

• номер и дата исходящего документа;
• получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
• наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
• текст письма - здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
  - Гарантируем...
  - Настоящим письмом гарантируем...
  - Компания "Х" гарантирует...
  - Своевременную и полную оплату гарантируем...
  - Настоящим гарантируем...
  Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
• подпись - должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образцы и шаблоны гарантийного письма

Образец гарантийного письма

ООО "Экспедиция", ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

Гарантийное письмо об оплате товара – документ, по которому юридическое или физическое лицо берет определенные обязательства по обеспечению обязательной оплаты товара или услуги. Как правило, гарантийное письмо пишется в ответ на письмо-претензию от поставщика о не уплате за поставленный товар.

Пишет его заказчик или покупатель, где он просит поставщика осуществить доставку товара, при этом указывается сумма и гарантии оплаты товара или услуги в указанный в письме срок. Подписывает гарантийное письмо руководитель компании покупателя, бухгалтер, после чего документ направляется в организацию поставщика. Письмо служит гарантией, что все материальные ценности будут оплачены в срок. При необходимости документ может использоваться как доказательство при судебных разбирательствах, если будет оформлено согласно действующему законодательству.

Как написать гарантийное письмо об оплате товара

Рассмотрим более подробно аспекты при оформлении гарантийного письма. При составлении документа можно воспользоваться как фирменным бланком организации, так и простым листом А4. В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата: название поставщика, должность, ФИО руководителя компании-поставщика.