Как бывшему работнику сделать дубликат трудовой книжки. Инструкция для работодателей: восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем. Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

После приема на работу те же служащие отделов кадров забывают, что они должны обеспечивать сохранность трудовой книжки. В результате возникают ситуации, когда работник увольняется, а трудовую получить не может ввиду ее отсутствия, так как соответствующие сотрудники компании подошли халатно к своим обязанностям.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.


Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

  • оповестить об этом работника ;
  • принять заявление от работника;
  • направить запросы в бывшие места работы работника;
  • явиться в пенсионный фонд нашей страны;
  • оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
  • внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
  • заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Заявление на дубликат

Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

Вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии . Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Инструкция, как получить дубликат

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

  • справки из архивов;
  • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
  • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Заявление

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет.

В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.

Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата - пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

  1. Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
  2. Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных - это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Причины получения дубликата

  • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
  • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
  • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
  • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.


Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

  1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе , которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Нет трудовой – значит не примут на работу?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником ();
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (

Утрата трудовой книжки возможна по самым разным причинам. Отчаиваться не стоит, утраченные данные возможно внести в дубликат. Читайте о том, как его оформить, скачайте образец документа.

Читайте в нашей статье:

Как оформить дубликат трудовой книжки после ее утери

Оформление дубликата трудовой книжки в 2020 году, как и в 2019, – процедура непростая и трудоемкая, требующая особой внимательности. Общие ее правила прописаны в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. Алгоритм действий таков:

Шаг 1. Обнаружив, что трудовая книжка пропала или пришла в негодность, ее владелец подает своему работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.

Шаг 2. Наниматель обязан принять прошение, если заявитель является его действующим сотрудником или уволенным, но пока не трудоустроившимся. Заявление регистрируется в книге учета.

Шаг 3. Если это прописано в ЛНА, руководитель в ответ на заявление издает приказ о выдаче дубликата. Если нет, этот шаг можно пропустить и начать процедуру восстановления сразу вслед за заявкой.

Есть три критические ошибки в титульном листе трудовой - из-за них ПФР признает книжку недействительной. Но и в других случаях проблемы будут. Но не с ПФР, а с ГИТ. И не у сотрудника, а у вашей компании и лично у вас как того, кто за книжки отвечает. Чтобы этого не произошло, эксперты журнала "Справочник кадровика" разобрали все одиннадцать ошибок в титульном листе трудовой книжки, их последствия и объяснили, что делать.

Шаг 4. Необходимо собрать документальные подтверждения стажа. Эта обязанность, как уже упоминалось, возлагается на виновника утери/порчи формуляра. Тем не менее, даже если владелец книжки сам ее потерял или испортил, предприятие обязано ему помочь, предоставив перечень нужных документов и подготовив все имеющиеся подтверждения, касающиеся его работы на данном конкретном предприятии:

  • личное дело;
  • трудовые договора;
  • заверенные копии приказов или выписок из них;
  • копии трудовой;
  • справки, доказывающие факты и периоды трудоустройства;
  • документы о награждении.

Подойдут и сохранившиеся остатки испорченной книжки, а идеальным вариантом станет заверенная копия документа, сделанная заранее.

Обратите внимание

Компания обязана хранить кадровые документы. Если работник, ГИТ или суд потребуют документы, а вы не сможете их предоставить, компанию оштрафуют, а процедуру отменят. Чтобы этого не произошло, .

Шаг 5. Помимо подтверждений с текущего места работы, нужно собрать такие же бумаги со всех прежних мест трудоустройства.

Шаг 6. Если по каким-то причинам не представляется возможным получить нужные подтверждения со всех или некоторых мест работы, можно попытаться восстановить их через ПФ или через архив (выдают в качестве основания справки). В особо сложных случаях сведения о трудовом стаже приходится подтверждать в суде (выдает в качестве основания решение суда).

Шаг 7. Когда вся документация, подтверждающая стаж, собрана, заявитель передает ее в отдел кадров своего действующего (или последнего) нанимателя. На основании представленных сведений ответственный сотрудник заполняет бланк дубликата.

Шаг 8. Законом на восстановление формуляра положено 15 рабочих дней с момента подачи прошения.

Шаг 9. В книге движения ТК отмечается выдача под роспись получателя.

Плата за выдачу

Все затраты, связанные с покупкой нового бланка трудовой книжки, ложатся на работодателя, если утрата произошла по его вине, в противном случае, за приобретение бланка должен будет платить сотрудник. Сама процедура оформления является полностью бесплатной.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Обратите внимание

Распоряжение о выдаче дубликата не предусмотрено законодательством, также как и приказ о выдаче трудовой при приеме на работу. Оно оформляется только в случае регулирующего его наличие ЛНА работодателя.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки составляется в свободной форме. В качестве основания указывается заявление сотрудника и назначаются ответственные за выполнение.

Как заполнить дубликат

Первое и главное правило заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году: в него заносится только официально подтвержденная информация! Если какие-то сведения не имеют документальных доказательств, вносить их в формуляр нельзя, даже если они кажутся правдоподобными. В идеале копия должна полностью соответствовать утраченному оригиналу. Оформляется документ на обычном бланке трудовой книжки. Правила заполнения дубликата аналогичны оформлению трудовой, но есть некоторые нюансы. Порядок следующий:

Шаг 1. На новом бланке чуть выше оглавления документа от руки вносится надпись «дубликат».

Шаг 2. Заполняется титульный лист, проставляются соответствующие подписи и печать. Если в старом формуляре было исправление фамилии при официальной ее смене, то в восстановленном документе прописывается новая (на основании соответствующего свидетельства).

Шаг 3. Основная часть. На первых строках, без проставления порядковой нумерации, указывается полный подтвержденный стаж сотрудника до

Шаг 4. Далее начинается нумерация событий, которые записываются в хронологическом порядке. Здесь нужно обратить внимание на отличие от порядка внесения записей в оригинал. Если в исходном документе названия организаций выносятся в шапку, а нумерация касается только событий (прием, перевод, увольнение), то в дубликате фиксируются только сами факты в формате «принят на должность электромонтера в ПАО МОЭСК», «переведен на должность инженера по наладке оборудования» и т.п.

Шаг 6. Каждая запись, даже о тех событиях, которые происходили с работником на других местах работы, заверяется печатью организации, занимающейся восстановлением документа и подписью ее руководителя.

Шаг 7. Если в свое время сотруднику был выдан вкладыш, то, скорее всего, он также был утерян вместе с основным документом. Поэтому по вкладышу тоже оформляется дубликат на тех же основания, что и по трудовой.

Шаг 8. Если в процессе заполнения была допущена ошибка, целесообразно списать бланк, составив соответствующий акт, и начать новый.

В каких случаях требуется дубликат

При утере в первую очередь надо выяснить, чья это вина, но в любом случае восстановить потерянную трудовую книжку можно. Если виноват в инциденте владелец книжки, то ему следует обратиться за дубликатом к своему действующему или, если человек безработный, к последнему работодателю.

Мероприятиями по сбору документов он занимается самостоятельно, а также оплачивает из своих средств покупку нового бланка, на предприятии лишь проводят процедуру заполнения формуляра и заверяют его. Доказать, что обладатель книжки сам потерял ее, несложно. Документ выдается на руки только при увольнении или при подаче его в ПФ, причем исключительно под расписку владельца книжки.

Утеря книжек по вине работодателя происходит редко, поскольку руководитель несет личную ответственность за их сохранность, и подходит к этому вопросу максимально серьезно. Если все же документ утерян, всю процедуру оформления дубликата компания берет на себя – от сбора документов до закупки нового бланка.

Осторожно штраф

Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере - от 300 до 500 рублей.

Может трудовая и прийти в негодность - порваться, обгореть, намокнуть, вследствие чего данные, содержащиеся в ней, теряются или становятся нечитаемыми. Если хотя бы часть их сохранилась, желательно сделать копию документа, это облегчит оформление дубликата. Также к понятию «негодность» можно отнести случаи внесения ошибочных или недействительных данных, неправильный формат исправлений, в результате которых записи в документе стали путаными и непонятными.

Массовая утрата предприятием трудовых книжек может произойти в результате ЧП – пожара, стихийного бедствия и т.п. Численность персонала может быть достаточно большой, поэтому для массового восстановления документов требуется создание специальной комиссии, которая определяет стаж каждого сотрудника, лишившегося книжки. По результатам работы комиссии составляется акт, на основании которого инициируется процесс оформления дубликатов. На компанию возлагаются и расходы, связанные с покупкой бланков.

Что делать, если утерян дубликат

Алгоритм повторного оформления полностью идентичен получению первого дубликата.

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать ­сведения ото всех работодателей?

Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  • трудовая книжка утеряна;
  • она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  • в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации.

Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина - учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала « Делопроизводство и документооборот на предприятии »

"Кадровик. ру", 2011, N 9

КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Статус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие - полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).

Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Правила оформления дубликата

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

О работнике (на титульном листе);

Об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

О награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел "Сведения о работе" вносятся записи о работе, в раздел "Сведения о награждении" - о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела "Сведения о работе" первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел "Сведения о работе" в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:

В графе 1 - порядковый номер записи;

В графе 2 - дату приема на работу;

В графе 3 - данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;

В графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:

В графе 1 указывается порядковый номер записи;

В графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);

В графе 3 - причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

В графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После заполнения раздела "Сведения о работе" содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов. Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.

Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже

Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Когда выдается дубликат?

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

Утрата (потеря) трудовой книжки работником;

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние - если документ обгорел, порвался, испачкан и т. п.);

Наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;

Массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

Утрата (потеря) трудовой книжки

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т. ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

Невозможность дальнейшего использования

трудовой книжки по назначению

Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат серия... номер...". В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись "Взамен выдан дубликат серия... N...", документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.

Правила внесения записей в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Наличие записи об увольнении или переводе,

которая впоследствии признана недействительной

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат серия... N...", и она возвращается владельцу.

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности)

в связи с незаконным осуждением и др.

Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.

Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.

В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат серия... N...", и она возвращается владельцу.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Особые случаи

Нередко по заявлению работника оформляется дубликат взамен утерянной трудовой книжки, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т. к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.

Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу - в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.

Л. Санкина

Подписано в печать

  • Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1