Краткое сопроводительное письмо. Пишем сопроводительное письмо для резюме. Советы

Сопроводительные письма подразделяются на короткие и длинные.

Длинные оформляются для больших и солидных фирм при рассмотрении важных должностей.

Короткое сопроводительное письмо к резюме можно направить при пересылке по электронной почте .

Очень непрезентабельно выглядит пустое «тело» электронного письма и прикрепленный к нему файл с резюме.

Короткое послание большой пользы принести не сможет, но будет вашей дополнительной положительной рекомендацией.

Необходимо определить, что претендент на вакансию хочет сказать своим обращением, выработать концепцию составления письма. Форма обращения может быть разной. Стоит учитывать особенности компании, в которую его направляют, и должность, на которую автор послания претендует. Не стоит направлять для всех фирм и компаний один и тот же текст.

Также можно использовать специфическую лексику, связанную с будущей работой . Например, лексику, которая будет специальной для IT-специалиста, журналиста или бухгалтера.

Нельзя допускать орфографических ошибок в данном документе. Это точно негативно скажется на рассмотрении вашей кандидатуры.

Краткое сопроводительное письмо к резюме должно иметь логику и придерживаться определенной структуры.

Короткое сопроводительное письмо, образец .

Короткое письмо скорее будет напоминать записку соискателя.

Но несмотря на это, стоит придерживаться делового стиля, не нужно размещать сленговые словечки и смайлики .

Обращение или приветствие . Никто не отменял правила хорошего тона. Если точно известно, какому лицу направляется записка, лучше обратиться к нему по имени и отчеству. Если таких сведений нет, достаточно вежливо написать «Здравствуйте!» или «Добрый день!»

Источник откуда известно о вакансии . Работодатели обычно размещают свои объявления в нескольких источниках. Поэтому для того, чтобы отслеживать, какой источник более эффективный, их интересует этот вопрос. Вам не сложно, а им приятно и полезно.

Основное содержание . Коротко представить информацию о себе. Причем лучше, если данное сообщение сможет выделить вас среди остальных претендентов.

В письме обязательно стоит указать сферу профессиональной деятельности, основные заслуги, которые могут раскрыть вас перед работодателем. Но при этом не стоит сильно себя расхваливать и уточнять подробности.

Координаты или контактная информация . Обязательно нужно в коротком письме указать контактный телефон или адрес электронной почты.

Деловой документ, сопровождающий резюме поможет представить вас работодателю в более выгодном свете. Благодаря грамотно составленному документу, вы получите дополнительное преимущество и возможность заинтересовать нанимателя непринужденным рассказом о себе. Для руководителя или специалиста по кадрам именно этот документ помогает увеличить шансы на одобрение и положительную реакцию к претенденту на место.

Как составить сопроводительное письмо к резюме

При целенаправленной отправке документов руководителю организации или кадрового отдела, то в «шапке» письма следует указать наименование фирмы и ФИО.

Начинаться письмо, сопровождающее резюме, должно с приветствия:

Добрый день;
Здравствуйте, уважаемый господин или госпожа (ФИО).

После обращения следует указать, на какую именно вакансию вы претендуете, из какого источника вы о ней узнали. Желательно высказать свое мнение относительно компании, в которой желаете получить должность (указывать лучше положительные стороны: успешность, стабильность и пр.). Следует упомянуть, почему именно вы желаете трудоустроиться в данную компанию (повысить профессиональные навыки, расширить спектр знаний в области деятельности компании).

Текст сопроводительного письма к резюме дает четкое понятие работодателю:

О причинах вашего желания устроиться именно в эту компанию.
Почему руководителя или кадровика должна привлечь ваша персона.

Старайтесь излагать емко, но кратко. Избегайте сложных, витиеватых словоформ и оборотов. Обязательно проверяйте текст на отсутствие ошибок (грамматических, орфографических, стилистических). Грамотно и логически выстроенные предложения дадут возможность оценить уровень вашей грамотности.

Не нужно повторять информацию, которая уже имеется в вашем резюме. Избегайте шаблонных фраз, но и не переусердствуйте с чрезмерной свободой в изложении.

Сопроводительное письмо следует писать по правилам деловой переписки:

Вступление;
Основная часть;
Заключение.

Основная часть письма должна повествовать о ваших знаниях и навыках. После чего следует рассказать, чем лично вы можете быть полезны компании на данной позиции. Следует также упомянуть на какой уровень оплаты за труд вы рассчитываете.

В заключение нужно поблагодарить работодателя за уделенное вашей кандидатуре время и сообщить, что в приложенном резюме полная информация о навыках. Обязательно пишите в конце документа ваши контактные данные.

Большая половина соискателей недооценивают дополнительную возможность рассказать о себе и считают написание сопроводительного письма напрасной тратой времени.

Шаблон сопроводительного письма к резюме

По правилам сопроводительное письмо оформляют в двух формах:

Как отдельный документ, если вы отправляете резюме в распечатанном виде;
Если вы отправляете электронную форму резюме, то сопроводительное письмо должно прилагаться в том же, электронном виде.

Сопроводительный документ по общепринятым правилам предоставляется на отдельном шаблоне, с указанием реквизитов соискателя (в распечатанной или электронной форме).

Как пишется сопроводительное письмо к резюме

При составлении письма следует придерживаться правил написания деловых документов. Обычно сопроводительное письмо составляется при отправке резюме. Если вы заранее создадите шаблон документа, то сможете уже подготовленный текст автоматически копировать, меняя только имена руководителей отдела кадров и названия компаний.

Пример №1

Вниманию HR-менеджера по кадрам Соколовой Е. П.

Уважаемая Елена Петровна!

Меня заинтересовала вакансия администратора в развлекательном комплексе «Город» о которой я узнала на вашем интернет-портале.

Считаю необходимым сообщить Вам, что в административной сфере имею достаточно большой опыт (более 5 лет). Коммуникабельна, хорошо схожусь с людьми, ответственная, в работе педантична.

Резюме прилагаю.

Благодарю за внимание и надеюсь на одобрение.

С уважением, Иванова Анастасия

Тел. 321-78-87

Email. [email protected]

Пример №2

Добрый день!

Меня зовут Евдокия Озерная. Меня заинтересовала вакансия главного менеджера по продажам, открытая на интернет-портале rabota.ru. Имею достаточно большой опыт работы в торговой сфере. На предыдущих должностях занимала место марчендайзера и регионального менеджера. В процессе трудовой деятельности достигла довольно высоких результатов:

Увеличение продаж на 30%;
Стимулировала клиентов на покупку наших товаров;
Разработала и внедрила схему более эффективного управления персоналом.

Поиском нового места работы занимаюсь по причине смены жительства. Резюме прилагаю.

Надеюсь на одобрение своей кандидатуры на предложенную вакансию и благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.

С уважением, Евдокия Озерная

Контакты: тел.908-78-67, email. [email protected]

Как составить сопроводительное письмо к резюме без вакансии? Есть ситуации, когда организация не размещала ни на одном ресурсе объявление о вакансии, но вы горите желанием работать в этой фирме и предполагаете, что возможно именно для вас найдется должность, соответствующая вашим профессиональным навыкам. Составление такого документа требует индивидуального подхода и максимум внимания к потенциальному работодателю. В этом случае вам нужно решительно заявить о себе, сообщить о готовности личной встречи и собеседования.

Пример №3

Ваши личные и контактные данные (ФИО, телефон, Email)

Название компании

Данные адресата (ФИО)

Дата отправки

Добрый день!

Я Иванов Иван Иванович инженер металлоконструкций с опытом работы более 10 лет. Работал на различных строительных объектах. Разработал проекты многих конструкций, которые успешно реализованы. Имею налаженные партнерские отношения с металлобазами, под моим руководством находится бригада опытных сварщиков, в наличии профессиональное оборудование.

О вашем предприятии узнал изучая сайты строительных компаний. Изучил деятельность вашей компании и готов получить должность инженера по металлоконструкциям.

Буду вам признателен за интерес, проявленный к моей кандидатуре и обратную связь. Высылаю свое резюме и портфолио проектов. очень надеюсь на плодотворное сотрудничество.

Благодарю за внимание!

С уважением, Иванов Иван Иванович

Очень важно при написании документа, сопровождающего резюме, сразу заинтересовать работодателя преимуществами перед прочими соискателями. При приеме на работу немаловажное значение имеет человеческий фактор. Задача кандидата вызвать симпатию у кадрового менеджера или руководителя и именно письмо – это залог положительного расположение в ваш адрес.

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
при уточнении налоговой декларации;
при подаче иска в арбитражный суд;
при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
в содержательной части следует обращение к адресату;
затем – список приложений;
в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

наименование вашей организации (полное и сокращённое);
справочные данные о фирме;
код организации;
ОГРН/ИНН;
регистрационный номер письма;
сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
дата;
заголовок;
подпись;
отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

сообщение о направлении документов;
просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

«высылаем Вам»;
«представляем Вам»;
«направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
«Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
«Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:

Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;

Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;

Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

Наименование организации;

Справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:

Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:

С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:

Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:

Сообщение о направлении документов (обязательная);

Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).

Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:

Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:

Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:

Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:

Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:

Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:

■ Прочие реквизиты

Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся:

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются:

Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

РЕЗЮМЕ

1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.