На каких документах необходимо ставить печать организации. Обязательна ли печать организации на трудовом договоре. Кто имеет право ставить печать на приказе

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

• простые
• имеющие такое же значение, что и гербовые
• сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в .

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, с регистрационным номером.

О месте расположения оттиска печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Для чего именно нужны печати?

Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

• Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
• Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
• Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
• Справки и копии, взятые из архива
• Удостоверения служебного типа
• Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
• Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
• Обязательны для и рекомендаций с мест работы
• Для командировочных удостоверений
• Для актов
• При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Сначала определяются с , которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Постановка печатей на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Заверение печатью обязательно только для тех , которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

Больше о печатях в делопроизводстве

Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

1. Когда документ оформляется в первый раз.
2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
3. Если происходит увольнение.

Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его . Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Интересно бы понять, сколько всего гербовых печатей может быть по закону на одном предприятии. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда кем-то выдаются справки предприятия с гербовой печатью, хотя предприятие уже давно закрыто.

Ответить

Много лет проработал делопроизводителем в государственной организации. Особые требования предъявлялись только к гербовым печатям. их нужно было утверждать в вышестоящей организации. К уничтожению тоже предъявлялись особые условия. А вот простые печати можно было заказывать сколько угодно штук.

Ответить

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Читайте также:

Какое письмо заверяется печатью

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

• на документах, удостоверяющих права предъявителя;
• на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
• в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

1. является гарантийным;
2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.

Ставить ли печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.

По состоянию на 2016 год проставление оттиска печати юридических лиц на договорах необязательно. У современных обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ ее и вовсе может не быть. Эти нормы введены для упрощения порядка регистрации новых юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Однако сформированное в советское время убеждение, что без печати документ недействителен, продолжает работать до сих пор. Владельцы бизнеса сферы B2C не спешат отменять использование печатей в ежедневной практике заключения контрактов с клиентами, и правильно делают.

Бессмысленно объяснять обывателю, что изготовить печать на заказ проще, чем подделать подпись руководителя организации.

Мы же будем говорить о необходимости печати для юридических лиц с точки зрения судебной практики. Отношение судов к предоставляемым доказательствам - основное, что должно вас интересовать. Многочисленные судебные разбирательства, в которых нам приходилось участвовать, подтверждают, что отсутствие печати на договоре не свидетельствует о несоблюдении норм или его подложности. Руководствуются при этом Гражданским Кодексом, а точнее его 160 статьей.

При заключении договора важнее обратить внимание на полномочия подписывающего лица. Если это генеральный директор, его полномочия подтверждаются Уставом общества. В остальных случаях желательно запросить заверенную копию доверенности на заключение соответствующих соглашений.

На каких документах требуется обязательное проставление печати

Иногда стороны договора при его заключении могут условиться о скреплении договоренностей печатями и это фиксируется в тексте. В таком случае отсутствие печати может быть основанием для признания сделки недействительной.
Финансовые и платежные документы на перечисление денежных средств - то есть на товарном чеке печать обязательна. Так же как и на выставляемом контрагенту счете на оплату.
Обязательна печать и на бланках строгой отчетности - тех же товарных чеках и квитанциях, например. Вообще,на любых документах, имеющих номер. Сюда относятся и страховые полисы, ведь их учет строго контролируется страховщиком. Печать на любом полисе обязательна.

При подаче документов на государственную регистрацию сделок с недвижимостью. Печать необходима на заверенных копиях учредительных документов юридического лица.

Обязательно ли ИП иметь печать

По состоянию на 2016 год не обязательно. Вы можете использовать свою печать при заключении договоров, так как это традиционно помогает клиентам уверяться в надежности сделки и полномочиях подписанта.

Все вышеперечисленное касается не только договоров, но и актов приема-передачи, выполненных работ и прочих документов, заключаемых индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами в ходе своей деятельности.

Обязательна ли печать организации на трудовом договоре

Тот факт, что нет печати на трудовом договоре, не указывает на недействительность этого договора. В соответствии с трудовым кодексом трудовые договоры должны заключаться в простой письменной форме, и к ним применяются соответствующие требования. Работодатель вправе сам решать - ставить печать или нет. Договор без печати полностью правомерен. Часто путаются с необходимостью проставления печати в трудовой книжке. Отсутствие печати организации на ее титульном листе накладывает ответственность на работодателя в виде штрафа.
Практика изучения договорных отношений показывает, что большинство юридических лиц используют круглую печать в отсутствие такой необходимости. Традиции делового оборота меняются не быстро, и до сих пор к нам обращаются встревоженные владельцы бизнеса - обнаружили, что на заключенном договоре нет печати… Здесь и мгновенное разуверение в надежности контрагента, и подозрения в нечестности делового партнера. Будьте спокойны - в случае любого судебного разбирательства наличие круглой печати организации не имеет никакого значения.

Как правило, бухгалтер предпочитает ставить печать на все документы. На всякий случай. Хотя далеко не на всех бумагах обязательно должен стоять оттиск. На семинаре Александр Погребс подробно рассказал, когда закон требует проставить печать, а когда нет. Конспект подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера» .

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Когда еще на документах нужна печать компании

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку 14 или 19.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - А как быть с печатью на товарном чеке? Наш сотрудник принес чек, в котором не стоит печать продавца. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

- Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28 . Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

И еще один момент. Помимо той первички, которую компания может разработать самостоятельно, есть обязательные формы, отказаться от использования которых организация не может. Например, кассовые документы.

Так вот, обратите внимание, что на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1) можно обойтись специальным штампом с отметкой «Оплачено». Его оттиск подтвердит, что кассовая операция проведена. Так сказано в пункте 3.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Ставить на приходнике главную печать компании закон не требует. Об этом часто забывают.

Согласно правилам современного российского делопроизводства большинство документов организации необходимо заверять печатью. Однако на ряд официальных бумаг эти правила не распространяются. Чаще всего у делопроизводителей возникает вопрос, нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности, на справке 2-НДФЛ и на документах внутреннего пользования (приказах, распоряжениях и т. д.).

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа.

К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко сделать её дубликат по оттиску на бумаге менее чем за 1 час.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

1. На бумаге.
2. В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).

Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять "мокрую" печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.

В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:

1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

• о приеме на работу;
• о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
• о переводе работника на другую должность;
• о выплате премий по результатам работы;
• об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.

2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.