Нормативно-методическая база делопроизводства. Нормативно-методические документы по доу Специальные нормативные документы по технической защите информации

Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

• Кодифицированные законы (кодексы)
• Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

• Нормативные указы Президента Российской Федерации
• Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников издавшего его учреждения.

Развитие законодательной базы

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.
2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности .
3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.

В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.

Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

Отдельные примеры последних разработок нормативных актов

В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций » и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах ». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти ».

Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации .

Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов .

Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело ».

Издан словарь «Управление документами. Термины и определения »

Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.

Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».

Планируется к разработке стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основные положения и словарь ».

На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.

В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.

Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.

Проверь себя

Проверьте свои знания по заданиям:

1. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:

• Законы
• Подзаконные акты на уровне федерации
• Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

В следующей статье рассмотрим локальные нормативные акты как организационную основу делопроизводства.

(4,20 - оценили 10 чел.)

Вступление

Ведение кадровой документации организации, как правило, осуществляет инспектор по кадрам.

Для того чтобы на высоком профессиональном уровне выполнять свои должностные обязанности, кадровый работник, в частности, должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

- трудовое законодательство ;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности.

В большинстве случаев составление распорядительных документов (приказов, распоряжений), заполнение документов по учету рабочего времени (табелей), документов по командировкам и т.п. не вызывает затруднений у кадровых работников. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данное постановление содержит указания по применению и заполнению данных норм. Вместе с тем кадровый работник должен знать трудовое законодательство, чтобы своевременно и грамотно оформлять необходимые кадровые документы.

В данной книге речь пойдет о нормах трудового права, знание которых необходимо кадровикам, будет подробно рассмотрен порядок ведения трудовых книжек.

Кадровому работнику также необходимо иметь представление о полномочиях трудовой инспекции.

1. Оформление приема на работу

Важнейшие процедуры, которые производит кадровый работник, - документальное оформление приема и увольнения сотрудников организации.

Поэтому начнем книгу с положений, посвященных этим вопросам.

1.1. Общие правила

Оформление приема на работу - процедура, которую каждый кадровый работник должен знать безупречно. Поэтому оформлению трудовых отношений уделим особое внимание.

Как правило, решение о приеме работника на работу принимает руководитель организации; на кадрового сотрудника возлагается обязанность документального оформления трудовых отношений.

Кратко порядок оформления приема на работу можно изложить следующим образом:

1) прежде всего кадровик должен проверить документы нового работника;

2) до подписания трудового договора он должен ознакомить нового работника под роспись с:

Правилами внутреннего распорядка;

Коллективным договором (если таковой имеется);

Иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ);

3) затем необходимо подписать трудовой договор;

4) составить и издать приказ о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ);

5) объявить приказ работнику под роспись;

6) на основании приказа сделать запись в трудовой книжке работника.

И, наконец, в завершение этого процесса в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

1.2. Оформление письменного отказа в приеме на работу

Трудовое законодательство обязывает работодателя сообщить лицу, которому отказано в заключении трудового договора (по его требованию), причину отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). При неисполнении этого требования работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Впоследствии отказ в заключении трудового договора соискатель может обжаловать в суд. Поэтому работодателю необходимо внимательно относиться к составлению письменного отказа.

Никакие специальные правила для оформления отказа ТК РФ не устанавливает. Единственное условие, которое необходимо выполнить, - отказ должен быть оформлен в письменной форме.

Трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в приеме на работу. Однако понятие необоснованного отказа ТК РФ не разъясняет. Между тем ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора:

Женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

Работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

С работником, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, заключить трудовой договор новый работодатель обязан.

Понятие необоснованного отказа разъясняет Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 17.03.2004 N 2. Так, запрещается отказ в приеме на работу по дискриминирующим признакам: в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в т.ч. наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников. Под таковыми следует, в частности, понимать способности соискателя выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:

Профессионально-квалификационных качеств (например, наличие у работника определенной профессии, специальности, квалификации);

Личностных качеств (например, состояние его здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Если работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным. Кроме того, работодатель вправе предъявить соискателю иные требования, необходимые для выполнения той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, умение работать на компьютере).

Если вакантная должность уже занята, работодателю при оформлении письменного отказа следует в качестве причины отказа указать это. Если соискатель будет в судебном порядке обжаловать незаконность отказа в приеме на работу, ему необходимо будет доказать, что отказ является необоснованным.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

1) порядок документирования информации;

2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

4) порядок правовой защиты информации.

Названный Закон определяет следующие основные понятия: «документированная информация» и «информационные ресурсы».

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.

Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).

В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;

4) экономии всех видов ресурсов;

5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации , действующим на территории Российской Федерации Закон относит:

1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Вопросы использования информации , относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановлениеот 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).

Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. и доп. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.)

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.) и в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290).

Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия подразделяются на общие, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаями, акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство Российской Федерации.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела возложены на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями, предприятия независимо от их организационно-правовой формы.

В 1991 г. Росархивом разработана и внедрена Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденной Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях и учреждениях.

Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) , представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений.

Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 (ГСС) принадлежат:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др.

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и т. д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:

Первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

Третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

Следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

Последняя цифра – контрольное число.

Вопрос 4. Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Приведем лишь важнейшие законодательные и нормативные акты, содержащие как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законо­дательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота. Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документацион­ного обеспечения управления.

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.

Система государственных органов управления документацией в стране. В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.

На Росархив возложена ответственность за организационно - распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства - разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД). Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда.

Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью -- руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства -- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента

Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения

Документационное обеспечение -- важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами госвласти, ответственными за организацию делопроизводства.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.