Образец заполнения бланка командировочного удостоверения. Как заполнить командировочный лист. Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

На основании ст. 166 ТК РФ, командировкой признается поездка, осуществляемая работником, состоящим с работодателем в трудовых отношениях, на определенный срок с целью исполнения производственного задания вне места постоянного ведения трудовой деятельности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Чтобы командировка была правомерной, работодателю необходимо оформить подтверждающие ее факт документы.

Что это такое

Командировочное удостоверение – это документ, который оформляется работодателем с целью подтверждения факта направления труженика в командировку, а также дат его прибытия и убытия в определенные пункты назначения.

Нужно ли в 2020 году

В силу аб. 2 ст. 166 ТК РФ, нюансы направления в командировки регламентируются Постановлением Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года “Об особенностях…” (далее – Постановление).

Самая первая редакция Постановления, начавшая действовать с 25 октября 2008 года, содержала следующие положения об удостоверении:

Ныне действующая редакция Постановления – шестая по счету, и начала действовать с 8 августа 2015 года.

По сравнению с самой первой редакцией было внесено множество изменений, вот лишь наиболее важные из них:

• в силу Постановления Правительства № 1595 от 29 декабря 2014 года, утратил свою законную силу п. 6 – то есть было отменено обязательное оформление служебного задания , в котором указывалась цель командировки;
• отменили командировочные удостоверения – если раньше срок командирования и период пребывания в каждом пункте назначения определялся именно по ним, теперь же подтверждениями выступают иные бумаги (см. ниже);
• теперь проездные документы служат подтверждением даты пересечения государственной границы РФ в случае направления в командировку в одну из стран Содружества Независимых Государств (ранее подтверждением выступали отметки в командировочном удостоверении);
• было отменено также обязательное предоставление отчета о выполненной работе;
• и многие другие изменения.

Форма Т-10 и скачать бланк

Как видим, теперь на работодателя не возлагается обязательство по оформлению командировочного удостоверения.

Однако законодательством не запрещено его оформление. Если работодатель решит, что удостоверение, отчет о проделанной работе и служебное задание необходимы для ведения делопроизводства, то он вполне может использовать их.

С 1 января 2013 года некоторые унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2014 года “Об утверждении…”, перестали быть обязательными к применению. Это значит, что работодатель может использовать либо унифицированную форму Т-10, либо свою собственную.

В случае, если работодатель решит использовать собственный бланк, его форму, а также основные правила по заполнению, следует отразить в локальном нормативном акте организации.

Кому и как заполнять и его образец

Командированный на основании приказа работодателя сотрудник самостоятельно не заполняет удостоверение. Вместо него это делают иные лица.

В частности, лицевую сторону удостоверения заполняет ответственный работник кадровой службы. Подписывает удостоверение руководитель работодателя, то есть ставит свою личную подпись и расшифровку.

Оборотную же сторону заполняют должностные лица той организации, в которую был командирован труженик. Если таких организаций несколько, то отметки о прибытии и убытии ставятся в каждой такой организации.

Правила заполнения лицевой стороны удостоверения:

• в поле “Выбыл из” и “Прибыл в” ставится, соответственно, город и название организации, откуда выбыл и прибыл командированный труженик;
• также ставятся даты выбытия и прибытия в соответствующие поля;
• ответственные лица организаций ставят свои подписи и расшифровки;
• в поле “М.П.” ставится печать компании, из которой уехал или в которую прибыл сотрудник.

Цель командировки и ее примеры

Поскольку командировка предусматривает собой выполнение какого-либо задания от работодателя за границами постоянного места труда, всегда существует цель направления, которая, в том числе, и указывается в командировочном удостоверении.

Приведем примеры целей:

• представление интересов компании-работодателя в судебных инстанциях;
• участие в переговорах с поставщиками продукции;
• осуществление выездной проверки с целью контроля за деятельностью обособленных представительств, филиалов и др.;
• принятие участия в семинарах, конференциях;
• презентация продуктов, товаров, услуг компании-работодателя перед потенциальными клиентами или инвесторами;
• обучение персонала, обмен опытом;
• осуществление маркетинговых исследований, изучение конъюнктуры рынка;
• приобретение сырья, материалов и иных принадлежностей, необходимых в производстве;
• другие цели.

Если в локальных нормативных актах предусмотрено оформление плана командировок, то цели также указываются в нем (образец см. ниже).

Как подтвердить факт поездки без удостоверения

На основании п. 7 действующей редакции Постановления, теперь срок пребывания труженика в командировке определяется на основании проездных документов, то есть билетов на самолет, поезд, автобус и др. Предоставление этих документов осуществляется по возвращении из поездки.

Если билеты на транспорт отсутствуют, то подтверждение осуществляется на основании договоров найма жилого помещения по месту командирования (например, квитанции или справки, подтверждающей заключение договора на оказание гостиничных услуг).

Если же всего этого нет, то подтверждением будет служебная записка от ответственного лица компании, куда был направлен командированный труженик. В такой записке должны быть данные о сроке прибытия и убытия.

Итак, с 2015 года, после введения соответствующих поправок в Постановление, командировочные удостоверения перестали быть обязательными к применению, однако работодатели все также могут использовать их в работе.

Теперь подтверждением нахождения в командировке служат проездные документы, договоры о проживании или служебные записки.

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Применение командировочного удостоверения поможет избежать споров с инспекторами. Документ обоснует понесенные затраты и начисление работнику среднего заработка вместо зарплаты. В статье бланк и образец заполнения в 2018 году.

Почему нужно применять

Сразу отметим, что с 2015 года компаниям и ИП предоставлено право использовать в документообороте командировочное удостоверения по своему усмотрению. Форма больше не является обязательной к применению.

Вместе с тем, документ позволяет подтвердить факт направления работника в служебную командировку, прибытие его в место назначения и своевременное возвращение обратно.

Соответственно оно обоснует расходы при включении их в расчет базы по налогу на прибыль и выплату работнику среднего заработка вместо зарплаты.

Составить командировочные документы вы можете при помощи специального сервиса от компании БухСофт:

Оформить командировочное удостоверение

Форма командировочного удостоверения

Если компания решила применять бланк командировочного удостоверения, его нужно утвердить приказом директора компании. Форму также нужно закрепить в приложениях к учетной политике.

Согласно статье 166 Трудового кодекса, фирма может направить в командировку только своего штатного работника, с которым подписан трудовой договор. Причем, командированные внутренние и внешние совместители равны в правах с основными работниками.

Унифицированную форму (т-10) командировочного удостоверения Госкомстат ввел 5 января 2004 года постановлением № 1.

Бланк двусторонний (титульный лист и оборотная сторона). Выглядит он так:

Также есть упрощенная форма документа:

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк образец заполнения

В разделе вы можете скачать в word пример командировочного удостоверения:

Нельзя отправить в командировку:

• работника в момент действия ученического договора в поездку, не связанную с ученичеством;
• беременную женщину;
• несовершеннолетнего работника.

Особенности заполнения титульного листа

Начинают оформление командировочного удостоверения с титульного листа. Он состоит из шапки и основной части. В шапке указывают полное название компании и ее организационно-правовую форму. В соответствующее поле вписывают код ОКПО согласно регистрационным документам. После этого удостоверение нумеруют согласно установленному в компании порядку и ставят на документе дату.

Можно направить в командировку только с письменного согласия с оповещением о праве на отказ:

• женщин, у которых есть дети до 3-х лет;
• одиноких родителей, которые воспитывают детей в возрасте до 5-ти лет;
• работников, у которых есть дети-инвалиды;
• работников,ухаживающих за больными родственниками согласно медицинскому заключению.

В основной части указывают информацию о сотруднике:

• номер по табелю;
• подразделение, в котором он работает
• занимаемая должность.

Ниже приводят пункт назначения по командировке (государство, населенный пункт, название компании).

Внесенные в командировочное удостоверение данные заверяет своей подписью директор компании или уполномоченное им лицо.

Особенности заполнения оборотной стороны

Оборотную сторону заполняют уже в месте командировки. На ней отражена информация о посещаемых населенных пунктах и компании, в которую направлен работник.

Слева, в первой графе “Выбыл из” перед отправлением указывают название компании - места отбытия работника и дату отъезда. Директор компании ставит свою подпись с расшифровкой и печать организации.

Находясь в командировке, работник предоставляет удостоверение в бухгалтерию или отдел кадров принимающей организации. Ее уполномоченные лица заполняют правую сторону «Прибыл в», а при отъезде работника «Выбыл из».

Штрафы за нарушение оформления командировки

Компанию и ИП, которые не соблюдают порядок направления работников в командировку ждут административные штрафы в соответствии с ч.ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП. Несоблюдение нарушает нормы трудового законодательства.

Предусмотрены следующие штрафы:

Форма Т-10 «Командировочное удостоверение» (бланк и образец)

Некоторые организации, направляющие своих работников в служебные командировки, продолжают использовать для своего удобства командировочные удостоверения и служебные задания для командировок, хотя сегодня законодательство от работодателей этого не требует.

Командировочные удостоверения: исторический экскурс

С 8 января 2015 года командировочные удостоверения перестали быть обязательным документом при оформлении командировок. Упоминаний о них в Положении об особенностях направления в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, больше нет.

Поэтому в настоящее время командировочные удостоверения применяются только в тех организациях, которые предусмотрели их использование в своих локальных нормативных актах о командировках (положениях, приказах и т.п.), принятых в соответствии со ст. 168 ТК РФ .

При этом форма удостоверения должна быть утверждена приказом по организации (в составе учетной политики). Возможно применение унифицированной формы № Т-10, если это надлежаще утверждено работодателем.

Скачать бланк формы Т-10 можно бесплатно в системе КонсультантПлюс .

Однако не возбраняется использование и самостоятельно разработанного организацией бланка командировочного удостоверения.

Отметки принимающей организации в командировочном удостоверении

Вместе с командировочными удостоверениями канули в Лету и журналы учета командировок, где фиксировались данные об убывших в командировку работниках и прибывших чужих командированных работниках. Если же работодатель посчитает нужным такой журнал все же вести, то это не будет нарушением.

Если в организации, куда командирован работник, не предусмотрено оформление командировочных удостоверений, то отметку о прибытии, возможно, ему не поставят. В случае отказа обязать принимающую организацию проставлять отметки никто не может.

В этом случае даты прибытия и убытия работник должен будет подтвердить проездными документами.

Как оформить командировочное удостоверение?

Порядок оформления командировочного удостоверения в организации, его использующей, должен быть прописан в локальном положении о командировках.

Обычно его заполняет работник кадровой службы, а при его отсутствии — секретарь или бухгалтер. Удостоверение составляется в одном экземпляре, оформляется рукописно или печатным способом.

Приведем образец заполнения командировочного удостоверения.

Содержание командировочного удостоверения

Таким образом, единого образца командировочного удостоверения теперь не существует.

Если организация посчитала целесообразным использовать у себя командировочные удостоверения и разработать свой бланк, включать туда нужно следующие сведения:

• номер и дату выдачи удостоверения;
• название организации (полное и сокращенное);
• ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и структурное подразделение;
• наименование организации - принимающей стороны;
• цель поездки (должна соответствовать формулировке служебного задания и/или приказа);
• продолжительность поездки в календарных днях.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации, заверяется печатью.

Традиционно на обороте удостоверения отражаются данные о прибытии работника в место командировки и убытии из него. Эта информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Мало кто из нас не ездил в командировку. Все начинается с оформления командировочного удостоверения, которое во время поездки, а особенно на другом предприятии, является нашим основным документом после паспорта.

О том, как это правильно делается, и пойдет речь в этой статье.

Что такое командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение является документальным подтверждением того, что сотрудник данной организации находится в командировке. Оно отражает всю информацию, касающуюся служебной поездки. С его помощью можно узнать, сколько времени пробыл в командировке сотрудник и какую сумму денег он получил на командировочные расходы .

Если сотрудник в течение одной командировки посетил несколько мест, то в удостоверении необходимо сделать соответствующие отметки о прибытии и убытии из каждого пункта. Они необходимы для того, чтобы в бухгалтерии смогли посчитать реальное время пребывания работника в дороге и в командировке на предприятиях.

В 2019 году оформлять удостоверение уже не нужно, данное требование выполняется по желанию

Командировочное удостоверение оформляется на специальном бланке №Т10 . Его наличие при командировке обязательно, также как и приказ формы №Т9 . Достаточно часто работнику выдается приложение к удостоверению формы №Т10а , включающее служебное задание. После приезда сотрудника из командировки он должен отчитаться по затраченным финансовым средствам, для чего требуется оформить авансовый отчет по форме АО1 .

Кем и кому выписывается документ для командировки?

Выписать данный документ может любое подразделение организации, где непосредственно работает командируемый сотрудник, но в случае наличия службы персонала наилучшим вариантом будет, если именно она оформит это удостоверение. Основным условием является подпись руководителя предприятия, а также его печать.

Данный документ оформляется в одном экземпляре, выдается на руки работнику организации и заполняется на предприятиях, куда направляется сотрудник.

По возвращению из командировки работник организации сдает служащему бухгалтерии командировочное удостоверение, прикрепляя к нему все финансовые отчеты, в том числе транспортные, и после этого будет произведен расчет расходов. Суточные расходы в каждой организации разные, но не могут быть ниже установленного уровня.

Командировочное удостоверение содержит в себе следующую информацию:

• название предприятия в соответствии с учредительными документами;
• дата заполнения документа и его номер;
• данные сотрудника, направляемого на другое предприятие, а именно, ФИО, табельный номер, занимаемая им должность, а также служба или подразделение;
• местонахождение предприятия, которое следует посетить;
• цель поездки, которая переносится из служебного задания;
• продолжительность командировки в днях;
• данные документа, удостоверяющего личность сотрудника, направляемого в командировку;
• подпись директора предприятия.

На оборотной стороне бланка формы №Т10 имеются данные, касающиеся всей информации о прибытии и убытии из мест командировки с соответствующими датами. Также здесь указывается название предприятия, на которое был командирован работник, и его адрес.

В каждом из этих мест необходимо заверить все данные у главного бухгалтера или уполномоченного лица, в том числе начальника отдела кадров и поставить печать организации. Если эти требования не соблюсти, то по приезду обратно на свое постоянное место работы может возникнуть немало вопросов, а вашу командировку могут просто не принять.

Правила заполнения удостоверения командируемого сотрудника

Последовательность следующая:

1. Первым делом заполняется вся информация, касающаяся служащего предприятия. Кроме ФИО, которое следует указать полностью, проставляется табельный номер и занимаемая должность в соответствии с приказом.
2. При записи паспортных данных необходимо их тщательно перепроверить. Даже при незначительной ошибке у вас могут возникнуть трудности при оформлении документов в месте командировки.
3. При заполнении информации, касающейся продолжительности поездки, необходимо прописью поставить число календарных дней, не беря в расчет время, которое пребывает сотрудник в дороге.
4. Затем необходимо указать две даты, а именно с какого числа и по какое работник находится в командировке.
5. После этого в документ заносятся паспортные данные отправляемого в поездку сотрудника.

Когда документ будет полностью заполнен, на нем ставится печать руководителя предприятия и выдается направляемому в другую организацию работнику. Заполнение данного документа возможно как от руки, так и с помощью компьютерной техники.

В случае совершения ошибки при заполнении формы №Т10, необходимо произвести зачеркивание неверной информации и указание над ней корректных данных . В местах каждого исправления должна стоять подпись уполномоченного лица.

Во всех организациях, в которые совершались визиты командируемого сотрудника, должна быть проставлена печать о прибытии и убытии.

Подпись отправляемого служащего на документе говорит о его ознакомлении с приказом. Некоторые категории сотрудников могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия, к ним относятся:

• женщины с детьми, возраст которых не достиг 3 лет;
• лица, имеющие детей инвалидов;
• отцы, которые воспитывают своих детей в одиночку;
• лица, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет в одиночку;
• опекуны несовершеннолетних детей;
• лица, которые в данное время осуществляют уход за больным членом семьи согласно медицинским показаниям.

Для того чтобы отправить одного из таких сотрудников, необходимо в поле «Основание» сделать сноску на заявление о согласии с командировкой, оформленное в письменной форме.

Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения

Очень важно правильно, без ошибок оформить данный документ. Лучше будет несколько раз перепроверить все данные, особенно паспортные и сроки поездки. Если вы допустили ошибку при написании фамилии, то возможны проблемы при заселении с сотрудниками гостиницы, которые вправе отказать в размещении. Также и сроки вашей командировки должны совпадать с указанными данными на бланке.

Все отметки должны быть сделаны в соответствующие интервалы времени. Но если случилось так, что сроки были смещены, вам потребуется иметь документы, подтверждающие наличие причины.

Если вы забудете отметиться в отделе кадров любой из организаций, то рискуете тем, что ваш отчет не примут на вашем месте работы, а деньги, потраченные на командировку, придется вернуть с зарплаты . Вот почему следует тщательно подходить к оформлению командировочного удостоверения и порой перепроверять все данные, указанные в нем.

Материал о документальном оформлении командировки сотрудника

На видео — все правила и нормы составления документов, необходимых при командировании: