Обязательные реквизиты. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа Обязательные реквизиты первичного документа

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких - указание на первичном документе всех необходимых реквизитов. Рассказываем, какие реквизиты являются обязательными для всех документов, а какие - для первичных.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные реквизиты документа

Большинство деловых бумаг составляется на специальных бланках предприятия. Бланк представляет собой стандартный лист с двумя блоками информации – постоянным и переменным. Постоянный блок печатается на бланке в типографии или компьютерным способом, а переменный заполняется в соответствующих структурных подразделениях. Заполнение данного блока осуществляется по строго установленным правилам. Каждый элемент носит определенное назначение и местоположение в структуре документа.

Один из таких элементов составляют реквизиты, они наиболее часто используются в практике оформления деловых бумаг. Современные стандарты оформления деловых бумаг, закрепленные в ГОСТ Р 6.30-97, содержат перечень из 29 возможных реквизитов. При оформлении первичных документов используется семь. О них и пойдет речь ниже.

В момент совершения любой хозяйственной операции, либо сразу после ее окончания – оплаты товара, выдачи наличных денег и т.п. – составляется письменное свидетельство этого факта. Оно называется "первичным документом ". Вся совокупность первичной документации делится на три группы: организационно-распорядительные (приказы, указания, распоряжения, доверенности), оправдательные (накладные, ордера, акты приемки, требования) и бухгалтерские. Часть бумаг может быть одновременно разрешительными и оправдательными. Например, расходный ордер или платежная ведомость.

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, должен быть соблюден ряд формальных процедур. Одна из таких – указание на нем всех необходимых реквизитов.

Обязательные реквизиты первичного документа в 2017 году

Во втором пункте ст. 9 Закона №402-ФЗ дается перечень обязательных в 2017 году реквизитов первичных документов. Рассмотрим подробно каждый из них.

Наименование первичного документа

Каждая организация самостоятельно утверждает формы первичной документации. Конечно, названия этим формам можно дать какие угодно, но лучше этого не делать во избежание путаницы. Традиционные названия документов – "товарная накладная", "счет", "товарный чек", "акт выполненных работ", "договор" и т.п.

Читайте также:

• Реквизиты договоров: о чем важно помнить, оформляя документ
• Оформление реквизитов и бланков документов в госорганах

Дата составления документа

Традиционный реквизит любой деловой бумаги. Без него невозможно определить период, к которому относится расход денежных средств. Ошибка в данном параметре приведет к тому, что учет расходов придется на другой период, чем время составления бумаги. Оправдать расходы будет сложно даже через суд. Обратите внимание также, что если дата в накладной предвосхищает факт отгрузки, то это для налоговой инспекции будет накладная по несуществующей сделке, поскольку первичная документация составляется во время или сразу после операции, но никак не до нее.

Название компании

Ситуация, когда поставщик, оформляя сопроводительную бумагу, путает название покупателя, - не редкость. Например, ООО "ТД НИКА" вместо ООО ТД "НИКА" или "АЛЬФА ТЕК" вместо "Альфа-Тек". Иногда вместо полного названия пишут сокращенное. Можем вас успокоить. Если такие реквизиты, как ИНН и адрес, указаны верно, то ошибка в написании названия может считаться несущественной. Отсюда правило – всегда указывайте ИНН компании.

Суть хозяйственной операции

Иногда этот реквизит называют "содержание факта хозяйственной жизни".

В любом случае, за этими словами стоит либо факт поставки товаров, либо оказания услуг.

Когда речь идет о поставке товара, то в соответствующей накладной указывается название этих товаров:

Если речь идет об услугах, то в соответствующем акте дается их перечень:

Натуральное или денежное измерение

Наличие и денежной стоимости, и натурального измерителя одновременно не является обязательным требованием для деловых бумаг данного типа. Можно привести любой из них. Например, составляя акт об оказании услуг, достаточно указать их стоимость. Совершенно необязательно указывать единицу измерения. Когда же дело касается поставки товаров, то здесь необходимо указать и стоимость в деньгах, и количество в штуках (комплектах, коробках, упаковках).

Бывают обстоятельства, когда корректнее привести только натуральный измеритель. Требование-накладная на передачу материалов внутри компании – пример такой ситуации.

Обратите особое внимание на расшифровку суммы прописью. Если в текстовый вариант не совпадет с цифровым, то последствия своей ошибки вам придется исправлять в суде.

Должности

Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее правильное оформление, должны быть указаны в обязательном порядке.

Приведем пример. В товарной накладной существует три строки с должностями:

1. Сотрудник, отпустивший груз;
2. Специалист, разрешивший отпуск;
3. Главный бухгалтер.

Сотрудник, который произвел отпуск груза – это совершивший сделку, специалист, давший разрешение на отпуск и главный бухгалтер являются ответственными за правильность оформления сделки.

Подписи

Подписи в договоре и в первичных документах визуально должны соответствовать друг друга. Это скорее пожелание, чем обязательное требование.

Естественно, что должна быть расшифровка подписей. В целях вашей безопасности целесообразно проверить полномочия людей, подписывающих бумаги. Впрочем, если вы являетесь покупателем, то в ваши обязанности не входит проведение расследования по достоверности подписи. Учесть расходы по покупкам вы можете даже и в том случае, если продавец откажется признать подпись своей.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

Ст.6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" не допускает исправлений в кассовых и банковских документах.

В остальные виды первичной документации по согласованию с участниками хозяйственных операций такие изменения могут быть внесены. Факт согласования должен быть подтвержден подписями участников операции. Также должна быть указана дата, когда исправления были сделаны.

Как исправляется неверный реквизит? Это нужно сделать тонкой четкой чертой. Первоначальное значение реквизита должно оставаться видимым. Рядом с зачеркнутыми данными делается отметка от руки: "Исправленному верить". Далее исправление следует заверить подписью лица, который внес его и указать фамилию и инициалы.

Подведем итоги

Для того, чтобы первичный документ стал доступен для бухгалтерского учета и для налогообложения, необходимо указать на нем ряд обязательных реквизитов:

1. Название документа;
2. Дата операции;
3. Наименование компании;
4. Суть хозяйственной операции;
5. Измерение – денежное или натуральное;
6. Должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
7. Подписи всех участников операции.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа .

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике :

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

(от лат. requisitum - необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа , которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов "

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для унификации (единообразия) документов в Российской Федерации обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать Государственному стандарту - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В настоящее время стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 включает 30 реквизитов.

Хотя положения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные элементы являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов обязаны оформляться в соответствии с государственными правилами.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу , учреждению и т. п., называется документацией.
Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина - это реквизиты его документов.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство.

В делопроизводстве действует свой ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Однако в международном документообороте использует несколько отличные правила оформления документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ », целью которого обозначена следующим образом:

Цели настоящего Федерального закона - защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Можно сказать, что история реквизитов документа в России не закончилась.

Основные реквизиты документа, их наличие и размещение в соответствии с установленными регламентами - одно из условий, обеспечивающих юридическую значимость официального документа. Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает официальную бумагу юридической силы и делает ничтожной любую сделку, недостоверной любую информацию. О том, какие сведения являются основными реквизитами документа и каким образом они должны быть расположены на стандартном листе, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

• почему основные реквизиты документа подтверждают его юридическую силу;
• какие виды реквизитов документа существуют;
• какие реквизиты первичных документов являются обязательными;
• каков состав реквизитов документа;
• какое расположение реквизитов документа установлено ГОСТом.

Основные реквизиты документа обеспечивают информации юридическую значимость

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Согласно тем определениям, которые даны в ГОСТ ИСО 15489-1-2007, документом эту информацию делает наличие обязательных реквизитов . То есть, документ может являться подтверждением правовых обязательств или деловой деятельности компании только в том случае, если соблюден установленный порядок его оформления.

Реквизит документа - это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. Это условие, при выполнении которого такая бумага считается юридически значимой. Только при наличии всех установленных правилами оформления деловых бумаг реквизитов, она может считаться основанием для совершения сделок, принятия к сведению информации или исполнения изложенных в ней требований, рекомендаций. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и то, где он размещается.

Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но, в соответствии с приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года данный стандарт будет отменен. Вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом следует учитывать, что применяться этот стандарт будет в добровольном порядке.

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:

• каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон и пр.);
• к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ , акт, инструкция, программа работ, платежное поручение и пр.);
• кто является исполнителем;
• кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

1. постоянные , это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений;
2. переменные , реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, бывают:

• основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы;
• дополнительные - это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Для каждого из используемых в деловой практике документов разработан свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используется в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

• наименование документа (унифицированной формы);
• дата, когда бумага была составлена;
• наименование юридического лица - составителя данного документа;
• содержание оформляемой хозяйственной операции;
• единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
• должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
• поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.

Состав реквизитов документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:

01, 02 и 03 - герб РФ, герб субъекта РФ и эмблема или логотип компании, от имени которой оформляется данный документ. На использование гербов требуется специальное разрешение. Логотип или товарный знак компании может использоваться только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

04 - код компании в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);

05, 06 - регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присваиваемый компании согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;

07 - код формы документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);

08 - полное и краткое наименование компании в точном соответствии с ее уставными и регистрационными документами;

09 - информация и справочные сведения о компании: ее почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и пр.;

10 - наименование типа документа (на деловых письмах не указывается);

11 - дата составления документа, указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ;

12 - регистрационный номер, присвоенный документу;

13 - регистрационный номер и дата первичного документа, при его наличии, в случае составления ответного письма;

14 - место, где документ был составлен. Реквизит заполняется, если в наименовании организации и ее справочных данных такого указания не содержится;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения . Может содержать информацию о должностном лице, утвердившем документ или ссылку на приказ, которым утверждается данный документ;

17 - резолюция, которую накладывает вышестоящий руководитель;

18 - заголовок текста документа, в котором сформулирована его суть, краткое содержание;

19 - отметка, свидетельствующая о необходимость контроля над исполнением данного документа;

20 - реквизит основной части документа. Представляет собой речевую информацию, отражающую суть документа. Кроме текста может содержать таблицы, диаграммы, анкеты. При заполнении этого реквизита используется официально-деловой стиль изложения с соблюдением установленных регламентов оформления;

21 - отметка о наличии приложения, упоминаемого в основной части;

22 - подпись руководителя компании с расшифровкой;

23 - гриф согласования, заполняется в случае необходимости;

24 - согласующие визы, кроме подписи должны содержать сведения о фамилии, инициалах и дате согласования;

25 - печать организации, использующаяся как заверение подписи должностного лица;

26 - отметка, проставляемая в случае необходимости заверения копии документа;

27 - сведения об исполнителе документа с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона;

28 - отметка о том, что документ исполнен и может быть подшит в дело в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел;

29 - дата и входящий номер документа - отметка о том, что он поступил в канцелярию компании;

30 - идентификатор электронной копии документа, место хранения электронного оригинала данного документа.

Расположение реквизитов документов

То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на листе формата А4 они должны быть расположены именно так, как показано ниже.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».