Оформление изменений по гост. Единая система конструкторской документации правила дублирования

Нулевой рабочий (нейтральный) проводник (N) - проводник в электроустановках до 1 кВ, предназначенный для питания электроприемников и соединенный с глухозаземленной нейтралью генератора или трансформатора в сетях трехфазного тока, с глухозаземленным выводом источника однофазного тока, с глухозаземленной точкой источника в сетях постоянного тока. Источник - "Правила устройства электроустановок (ПУЭ)"

ГОСТ 21.101-97 Основные требования к проектной и рабочей документации

Дата введения 1998-04-01

7 Правила внесения изменений в рабочую документацию, выданную заказчику

7.1 Изменением рабочего документа, ранее выданного заказчику, является любое исправление, исключение или добавление в него каких-либо данных без изменения обозначения этого документа. Обозначение документа допускается изменять только в случае, когда разным документам ошибочно присвоены одинаковые обозначения или в обозначении документа допущена ошибка.

7.2 Изменения вносят в подлинник документа. Внесение изменений в расчеты не допускается.

7.3 Копии листов (измененных, дополнительных и выпущенных вместо замененных листов) рабочей документации направляют организациям, которым ранее были направлены копии документов, одновременно с копиями общих данных соответствующего основного комплекта рабочих чертежей, уточненных в соответствии с 7.5.

7.4 Разрешение на внесение изменений

Разрешение утверждает руководитель организации - разработчика документа или по его поручению другое должностное лицо.

7.4.2 Основанием для получения подлинников документов для внесения в них изменений служит разрешение.

7.4.3 Изменения на каждый документ (например, основной комплект рабочих чертежей, спецификацию оборудования, изделий и материалов) оформляют отдельным разрешением.

Допускается составлять одно общее разрешение на изменения, вносимые одновременно в несколько документов, если изменения взаимосвязаны или одинаковы для всех изменяемых документов.

7.5 Внесение изменений

7.5.1 Изменения в подлинники документов вносят зачеркиванием или подчисткой (смывкой). При этом учитывают физическое состояние подлинника.

7.5.2 После внесения изменений изображения, буквы, цифры, знаки должны быть четкими, толщина линий, величина просветов и т.п. должны быть выполнены по правилам, предусмотренным соответствующими стандартами ЕСКД и системы стандартов "Репрография".

7.5.3 Изменяемые размеры, слова, знаки, надписи и т.д. зачеркивают сплошными тонкими линиями и рядом проставляют новые данные.

7.5.4 При изменении изображения (части изображения) его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями.

Новое изображение измененного участка выполняют на свободном поле листа или на другом листе без поворотов.

7.5.5 Изменяемым, аннулируемым и дополнительным участкам изображения присваивают обозначение, состоящее из порядкового номера очередного изменения документа и через точку порядкового номера изменяемого (аннулируемого, дополнительного) участка изображения в пределах данного листа. При этом новому изображению измененного участка присваивают обозначение изменения замененного изображения.

Если новое изображение измененного участка размещают на другом листе, то присвоенное ему обозначение изменения сохраняют и в таблице изменений этого листа не учитывают.

7.5.6 Около каждого изменения, в том числе около изменения, исправленного подчисткой (смывкой), за пределами изображения наносят в параллелограмме обозначение изменения в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15

От параллелограмма проводят сплошную тонкую линию к измененному участку.

7.5.7 Близко расположенные друг от друга измененные размеры, слова, знаки, надписи и т.д. обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, без перечеркивания в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16

7.5.8 Если новое изображение измененного участка помещают на другом листе, то у замененного изображения указывают также номер листа, на котором находится новое изображение в соответствии с рисунком 17.

Рисунок 17

7.5.9 Над новым изображением измененного участка помещают в параллелограмме обозначение изменения замененного изображения, а при параллелограмме указывают: "Взамен перечеркнутого".

Если новое изображение измененного участка помещают на другом листе, то при параллелограмме указывают: "Взамен перечеркнутого на листе (номер листа, на котором находится замененное изображение)" в соответствии с рисунком 18.

Рисунок 18

7.5.10 Если новое изображение измененного участка помещают около замененного, то их соединяют линиями-выносками с обозначением изменения в соответствии с рисунком 19.

Рисунок 19

Над дополнительным изображением помещают в параллелограмме обозначение изменения, а при параллелограмме указывают: "Дополнение" в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20

7.5.11 При аннулировании изображения (части изображения) при обозначении изменения указывают: "Аннулировано".

7.5.12 Если недостаточно места для внесения изменений или возможно нарушение четкости изображения при исправлении, то изготовляют новый подлинник с учетом вносимых изменений и сохраняют его прежнее обозначение.

Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлинника ему присваивают новый инвентарный номер.

7.5.13 При внесении изменений в листы основного комплекта рабочих чертежей в ведомости рабочих чертежей этого комплекта на листах общих данных в графе "Примечание" указывают:

а) при внесении первого изменения - "Изм. 1".

При внесении последующих изменений - дополнительно очередные номера изменений, отделяя их от предыдущих точкой с запятой.

Пример - Изм. 1; 2; 3

б) на замененных листах при номере изменения - "(Зам.)".

Пример - Изм. 1 (Зам.)

в) на аннулированных листах при номере изменения - "Аннулирован".

Пример - Изм. 1 (Аннулирован)

г) на дополнительных листах при номере изменения - "(Нов.)"

Пример - Изм. 1 (Нов.)

7.5.14 Если в основной комплект рабочих чертежей включают дополнительные листы, то им присваивают очередные порядковые номера и записывают в продолжение ведомости рабочих чертежей соответствующего основного комплекта.

При недостатке места в ведомости рабочих чертежей для записи дополнительных листов продолжение ведомости переносят на первый из дополнительных листов. При этом в конце ведомости рабочих чертежей, помещенной в "Общих данных", делают запись:

"Продолжение ведомости см. на листе (номер листа)", а над ведомостью на дополнительном листе помещают заголовок: "Ведомость рабочих чертежей основного комплекта (Продолжение)".

Номера и наименования аннулированных листов в ведомости рабочих чертежей зачеркивают.

При изменении наименований листов вносят соответствующие изменения в графу "Наименование".

7.5.15 При изменении общего количества листов документа на его первом листе в основной надписи вносят соответствующие изменения в графу "Листов".

7.5.16 При выполнении дополнительных и аннулировании ранее выполненных прилагаемых документов вносят исправления в ведомость ссылочных и прилагаемых документов соответствующего основного комплекта рабочих чертежей.

7.5.17 При выполнении дополнительных и аннулировании ранее выполненных основных комплектов рабочих чертежей вносят исправления в ведомость основных комплектов рабочих чертежей.

7.5.18 Изменения, внесенные в подлинник, указывают в таблице изменений, помещенной в основной надписи.

Допускается таблицу изменений помещать вне основной надписи (над ней или слева от нее) по той же форме.

7.5.19 В таблице изменений указывают:

а) в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

б) в графе "Кол. уч." - количество изменяемых участков изображения на данном листе в пределах очередного изменения;

в) в графе "Лист" - на листах, выпущенных вместо замененных, - "Зам.", на листах, добавленных вновь, - "Нов.".

При замене всех листов подлинника (при очередном порядковом номере изменения документа) на первом листе в графе "Лист" указывают "Все". При этом таблицу изменений на других листах этого подлинника не заполняют.

В остальных случаях в графе "Лист" ставят прочерк;

г) в графе "№ док." - обозначение разрешения;

д) в графе "Подп." - подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения (подпись лица, ответственного за нормоконтроль, проставляют на поле для подшивки листа);

е) в графе "Дата" - дату внесения изменения.

7.5.20 В таблице изменений не учитывают исправления, внесенные в ведомости листа общих данных в связи с внесением изменений в листы основного комплекта и прилагаемые документы.

7.5.21 При внесении изменений в текстовые документы рекомендуется выполнять таблицу регистрации изменений по . Таблицу регистрации изменений размещают на титульном листе текстового документа.

7.5.22 Значительные изменения в текстовых документах вносят одним из следующих способов:

а) заменой всех или отдельных листов документа;

б) выпуском новых дополнительных листов.

При изменении подлинников текстовых документов допускается при добавлении нового листа присваивать ему номер предыдущего листа с добавлением очередной арабской цифры, отделяя ее от предыдущей точкой.

Пример - 3.1

В этом случае на первом листе изменяют общее количество листов.

В текстовых документах, содержащих в основном сплошной текст, допускается при добавлении нового пункта присваивать ему номер предыдущего пункта с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита, а при аннулировании пункта - сохранять номера последующих пунктов.

7.5.23 При аннулировании или замене документа все аннулированные и замененные листы подлинника крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями и проставляют штамп .

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

INTERSTATE COUNCIL FOR STANDARDIZATION, METROLOGY AND CERTIFICATION

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ

СТАНДАРТ

Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

Издание официальное

Стандартинформ

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией «Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. № 58-П)

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. № 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.502-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.

5 ВЗАМЕН ГОСТ2.502-68

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

© Стандартинформ, 2014

В Российской Федерации настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

3.9 Бумажный дубликат должен соответствовать подлиннику на момент изготовления дубликата.

Изготовление и оформление дубликатов следует осуществлять в соответствии с требованиями

ГОСТ2.501, предъявляемыми при восстановлении подлинников.

4 Учет и хранение дубликатов

4.1 Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на организации-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501 .

4.2 Дубликаты на организации-дублере учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ2.501.

Дубликатам присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов, на которых они выпущены.

Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.

Инвентарные номера на микрофильмах проставляют на начальном раккорде, перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.

4.3 Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д...». Порядковый номер дубликата присваивает организация-держатель подлинников.

4.4 Дубликаты хранят отдельно от подлинников.

4.5 Дубликаты должны быть учтены организацией-держателем подлинников.

В случае внесения изменений в подлинники документов организация - держатель подлинников должна выслать организации-дублеру и/или заказчику (представительству заказчика) дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.

Допускается по согласованию с заказчиком (представительством заказчика) вносить изменения в бумажные дубликаты вручную.

4.6 Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов организация-держатель подлинников должна выслать новые дубликаты.

4.7 При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом организацию-держателя подлинников для снятия дубликатов с учета.

УДК 62(084.11):006.354 МКС 01.100.01 ОКСТУ0002

Ключевые слова: конструкторская документация, дубликат документа, учет и хранение дубликатов

Редактор Р.Г. Говердовская Технический редактор В.Н. Прусакова Корректор В.И. Баренцева Компьютерная верстка А.Н. Золотаревой

Сдано в набор 14.05.2014. Подписано в печать 20.05.2014. Формат 60x84^. Гарнитура Ариал. Уел. печ. л. 0,93. Уч.-изд. л. 0,40. Тираж 553 экз. Зак. 2106.

Издано и отпечатано во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», 123995 Москва, Гранатный пер., 4. www.gostinfo.ru

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации. Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами. Что это за способы и в каких ситуациях они используются? Составление заголовка к тексту документа о внесении изменений

Распорядительные документы создаются в деятельности каждой организации, и часто наступает момент, когда в силу самых разнообразных причин изданные ею распорядительные документы теряют свою актуальность и нуждаются в изменении. В зависимости от того, насколько значительными являются необходимые изменения, можно либо признать такие документы утратившими силу и издать вместо них новые по тем же вопросам, либо внести в документы требуемые исправления.

К системе распорядительной документации относятся издаваемые действующими на основе принципа коллегиальности органами управления постановления и решения , а также издаваемые в условиях единоличного принятия решений приказы, распоряжения и указания .

Внесением изменений в распорядительный документ считаются любые из следующих действий:

• замена слов, цифр в заголовке, тексте документа или в приложениях к нему;
• исключение слов, цифр, предложений из заголовка, текста документа или приложений к нему;
• исключение или признание утратившими силу структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.);
• дополнение заголовка, структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему в виде слов, цифр, предложений; дополнение документа структурными единицами (пунктами, абзацами и т. д.);
• изложение в новой редакции заголовка документа, его структурных единиц (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему и т. д.

Таким образом, внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов.

Порядок внесения изменений в распорядительный документ

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов организации могут использовать, например:

• Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП);
• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т. е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение - распоряжением и т. д.

Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т. п.

Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:

В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:

Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. 3.2.1).

Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

Составление заголовка к тексту документа о внесении изменении

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:

• независимо от конкретного содержания документа, т. е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры; исключает слова, цифры, предложения; излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т. д.), начинать заголовок следует словами "О внесении изменений в..." (или "О внесении изменения в..." , если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

• в случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов "О признании утратившими силу. " (или "О признании утратившим силу ."), после которых указываются эти структурные единицы;
• в целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
• если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:

"О внесении изменений в приказы от 11 августа 2010 г. № 57 и от 18 марта 2011 г. № 32";

• если разрабатываемый документ вносит изменения в три и более документа, заголовок должен формулироваться обобщенно, например:

"О внесении изменений в отдельные приказы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка"

Перечисленные рекомендации следует соблюдать при составлении заголовков к тексту документов, создаваемых исключительно для внесения изменений в ранее изданные документы организации. В том случае, когда внесение изменений не является основной целью издания распорядительного документа и этому вопросу посвящены только некоторые его положения, заголовок должен выражать основное содержание создаваемого документа. Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.

О требованиях к структуре и содержанию документа о внесении изменений читайте в следующем номере журнала.

И.Н. МЕЛЕЩЕНЯ, главный эксперт-методист консалтинговой группы "Термика"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕД ИН АЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

ГОСТ 2.503-90
(СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83)

ГОСУДАРСТВЕ ННЫ Й КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ
КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Дата введения 01.01.9 1

Настоящий стандарт устанавливает правила внесения изменений в конструкторские, технологически е 1 и программные документы (далее - документы). 1 Настоящий стандарт распространяется на технологические документ ы, разработанные в соответствии с Еди ной системой технологической документ ации (ЕСТД).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

3. ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ФОРМЫ ИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ И ПРАВИЛА ИХ ЗАПОЛНЕНИЙ

1. Извещение об и з менении

1 .1. ИИ выполня ют на формах 1 и 1а на листах формата А5, А4, A3 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004. 1.2. Запол н ение граф извещения об изменении В ИИ указывают: в графе 1 - краткое наименование предприятия, выпускающего извещение. Допускается графу не заполнять; в графе 1 а - номер или краткое наименование подразделени я п редприятия, в ыпуска ющего ИИ; в графе 2 - обозначение ИИ; в графе 3 - обозначение и зменяемого документа (документов); в графе 4 - д ату сдачи ИИ в службу технической документации (СТД) предприяти я; в графе 5 - дату (при необходимости, время суток), до наступления к оторой должн ы быть вн есены и змен ения в докумен ты или док ументы должны быть аннули рованы, а также отосланы копии извещения в нешни м абонентам. Дополни тельные пояснения к заполн ению графы см. п. 1.3); в графах 6, 7 - дополнительную информацию по усмотрени ю состави теля ИИ; в графе 8 - п орядков ый номер листа ИИ. Если ИИ состоит и з одного листа, графу не заполн яют; в графе 9 - общее количество листов ИИ; в графе 10 - конкретную причину и зменений; в графе 11 - код причины изменения (коды причин измен ений приведены в таблице). Допускается код, причины изменения не указывать. В этом случае графу прочеркивают; в графе 12 - конкретны е указания по использованию задела и змен яемых и зделий (в том числе запасных частей). (Дополнительные пояснения к заполне нию графы см. п. 1.3);

Ко д ы причин изменени й

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
(первый ил и заглавный ли ст)

Примеч ания: 1. ИИ выполняют на листах формата А5, А4 или A 3 по ГОСТ 2.301 и ли ГОСТ 2.004 с вертикальным и ли гориз онтальным расположением листа. Допускается последующи й ли ст ИИ выполнять на любых других форматах. 2. Размеры граф ИИ определяет организация, его выпустившее. (Измененная редакция, Изм. № 1)

ИЗВ Е ЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
(последующие листы)

В графе 16 - количеств о ли стов приложений. При отсутствии при ложений графу прочеркивают. (Дополни тельные пояснения по заполн ению грифы см. п. 1.3); в графе 1 7 - очередной порядков ый номер и зм енения. (Дополни тельные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3); в графе 1 8 - содержание изменения. (Дополнительн ые пояснения по заполнению графы см. п. 1.3); в графах 1 9-2 2 - выполняемая функция (должность) лиц, подписывающие ИИ, их фам илии, подписи и дата подп исания. Подписи составившего ИИ, нормок он тролера и представителя заказчика (при его наличии) являются об язат ельными. (Дополнительные пояснения по заполнени ю граф см. п. 1.3); в графе 23 - подпись лица, внесшего изменения в документ (документы), и дату внесения изменений. (Дополнительные пояснени я по заполнен ию графы см. п. 1.3). 1.3. Дополнительные поясн ени я по заполнени ю граф ИИ Графа 5. Данная дата определяется требуемыми сроками внесения изменен и й в обращающиеся на предприяти и документы и отсылки ИИ другим предприятиям, при этом учитывают сроки внесения изменений в производство и сроки прохождения и звещений. Графа 1 2 . Под заделом изменяемых изделий, указываемых в данной графе, пони мают все полностью или частично изготовленные, но не реализованные изделия, вы полненные по документам до внесения в ни х изменений по данному ИИ. В графе дают указан и я, напри мер: «Не отражается» - если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют на использован ие задела; «Не и спользовать» - при недопустимости и спользования и ли невоз мож ности доработки задела; «Использовать » или «Использов ать на 5 комплектов» - п ри и споль зов ан ии задела без учета вносимых изм енен ий; « Доработать» или «Использов ать с дополнительным сверлением 2 отв. Ø 3,5 Н 12» - е сли задел может быть использован с дополни тельной дора боткой: «Изме н ение в заделе учтено» или «Задела нет» - е сли известно, что задел и здели й и зготовлен с учетом проводимого из менени я или задел отсутствует; «Доработать: в АБВ Г - с третьего комплекта; в Е Ж ЗК - с перв ого комплекта; в А КЛМ - задел использовать» - если указания о заделе не однозначны для всех п ред приятий. Графа 13 . В графе дают указания, напр и мер: «Предприяти ю АБВГ внедрить в производство с и зделия 007» - если и здели е изготовляют од нов ременно н а нескольких п ре дприятиях; «Срок внедрен и я и зменени й в прои зводство устанав ли вается организацией» - если организация, выпускающее ИИ, не может установи ть нали чия и состоя ни я задела издели й, технологической оснастки и другие прои звод ственны е услови я на други х предприятиях, изготавливающих данн ое изделие. (Измененная редакция, Изм. № 1) При на личии на предприятии графи ка технологи ческой подготовки производст ва (ТПП), в графе дают ссылку на этот график, например «По графи ку ТПП» . Е сли в графе 12 ИИ («Указани е о заделе») запи сано: «Не отражается», « Изменение в заделе учтено» или «Задела нет», то графу прочеркивают. Графа 1 4. Есл и изменени я не относятся к документам, в которых применяется измен яемый документ, например в случае изменени я литеры документов, то в гра фе делают запи сь «На применяе мости не отражается» или графу прочерки вают. Графа 16. Пр и наличии приложени й они могут содержать, например, копии измен яемых докумен тов с внесенными в них изменениями, необходимые расчеты и пояснения, подтверждающи е целесообразность вносимых изменений и т.п. Графа 17. При составлении ИИ на несколько документов в случае несовпаден и я порядковы х номеров изменений общи е заголовки с обозначениями документов группи руются по совпадающим порядковым н омерам и зменения, при этом по рядк овы е номера проставляют раздельно по каждой группе, напри мер

Пр и составлении ИИ на несколько документов, и меющи х одинаковые изменен ия, при несовпадени и порядковых номеров изменений документов в графе 18 составляют таблицу, а графу 17 прочеркивают, например:

Графы 17 и 18 . Пр и вн есен ии изменений в документы, содержащие текст, разби тый на графы, в целя х оптимизации запи си содержания текста и зменени я, доп уск ается в зам ен этих граф п рименять таблицы ил и блоки ин формаци и с соотв етс твующей логически распол оженной указательной и нформацией, например: «И зм.»; «Обозначе н ие»; « Лист»; «Строка»; «Графа». При пр им енении блоков информаци и, по аналогии с при нципом построени я, пр иня тым в формах док ументов ЕСТД, в целях оп еративн ого вызова ин формации с электронного носи теля, доп ускается при меня ть сл ужебные символы, при нятые на предприятии. (Измененная редакция, Изм. № 1) Графа 18. а) В графе указ ы ва ют содержание изменяемого участка (графич еско го, тек стовог о и т.д.) в том виде, в котором он должен быть п осле в несени я изм енений в подли нник документа. б) При выпуске ИИ н а несколько документов содержание измен ени я по каждому документу отделяют горизонтальн ой лини ей. в) При в озможн ости нео днознач ного понимани я измен ени я, внесени и изменен ий в подл инники подчисткой (смыв кой), необходи м ости вы пуск а бюллетеня по ГОСТ 2.603 или ГОСТ 19.6 03 при водят содержания изменяемого участка документа до и после вне сени я изм енений с ук азаниями над ни ми «Имеется» и « Должн о б ыть» . г) Если изменение н е обходимо произвест и в подлинни ке подчисткой (смывкой) над измен яемыми участк ами помещают надпись: «И змен ени е произв ести подчисткой» или «Изменение прои зве сти смы вкой» , при этом допускается при и зменен ии буквенных и ц ифровых данн ых (марки ров ка п роводов, буквенные и по зиционные обозначения элементов на схемах, и зменения в табличных д окументах и т.д.) приводить изменяемые данные и новые данные (см. пример). д) Пр и аннулировании документа в графе делают н адпись, напри мер, « АБВ Г.ХХХХХХ.018 аннулировать». Графу 17 при этом прочерки вают. е) Допускается для издел и й н ароднохозяй ств енн ого назначения при при своен ии комплекту документов очередной литеры указывать обозн ачени е, напри мер, спец ификации изделия без перечи сления обозначени я всех спец ифи каци й составных час тей дан ного издели я и входящи х в них докумен тов по п римеру: «В АБВГ.ХХХХХХ.375 и во в се х спец ифи кациях состав ных частей и зделия, и в ходящих в них документов в графе «Ли т.» основной н адписи простави ть ли теру «О 1 ». В этом случае во в сех измен яемых до куме нтах в табли це изменени й указыв ают очередной порядк овый номе р изменени я документа.

Ж) Если взамен аннулированного документа следует поль з оваться докум ент ом с д ругим обозначением, то в графе делают надпи сь, нап ример: « АБВГ.ХХХ ХХХ.380 аннули ров ать». Прим ечани е. «Заменен докумен том АБВГ.ХХХХХХ.936 ». з) Пр и замен е п одлинни ка новым с тем же обозначени ем в графе, кроме запи си о замене, рекомендуется давать кратки й перечень внесенных измен ений, напри мер:

И) Пр и большом количестве заменяемых докум ентов с тем же об означени ем реком ендуется давать таблицу, например:

К) Если в связи с выпуско м ИИ выпущены новые и (и ли) примен ены ранее раз ра ботанн ые документы (нап ример при вв еден ии н овых изделий или заме не их в сп ец ифи кациях), то п осле содержания и зменени я дают при мечание о в ыпуск е или применени и таких документов, например: Примеча ния: 1. Выпуще н ы документы АБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.18 6. 2. Применен документ АБ В Г.ХХХХХХ.336» . Пр и введени и в изделие сборочной еди ни цы, комплекта или комплекса в при мечании дают ссылку только на вновь выпущенную и ли внов ь примен енн ую специ фикац ию вводимого и зделия без перечисления входящих в нее документов. л) Пр и и справ лении дубликатов и (или) копи й по ИИ в графе делают запи сь: « Дубли каты исправить». « Копии исправить» или «Дубликаты и коп ии испра вить». Д л я лучшей ори ентаци и допускает ся п риводи ть содержание (графичес кое и ли тек стов ое) участков, смежных с и зменяемой частью документа. м) При заполнении графы допускаются следующие упрощени я: 1) указание об изменении размеров, при условии однозначного понимани я изменения, оформлять без изображения, наприм ер:

2) вместо изо б ражен ия исключаемого вида, разреза и ли сечени я давать соотв етствующи е текстовые указани я, наприм ер: «Разрез А-А перече рк нуть», «Ви д Б пе речеркн уть», « Вид сп рава перече ркнуть»; 3) текст пункта, пол н остью ис ключаемого из технических требовани й н а чертеже докумен та и ли текстового док умента, имеющего нумераци ю п унк тов, не повторять, а в графе давать соответствующую запись, например: «Пункт 5 вычеркнуть»; 4) при изменении части текста не пр и води ть предыдущий и последующий те кст, заменяя его многоточием, напри мер:

Н) Одинаковые изменения, повторяющиеся в одном документе на одном или н ескольких листах, указывают один раз с соответствующими поясн ениями, н априм ер:

О) В случае, когда копии ИИ не рассылают другим предпр и ятия м, допускается вместо изложения соде ржания измен ени я ИИ прилагать к не му копию изменяемого д окумента с вн есе нными в нее черными тушью, черни лами или пастой изм енениями, при этом не следует использовать копии, в которые вруч ную были внесены изменения по ранее выпущенным ИИ. На п рилаг аемой к ИИ копии, в ее правой верхней части, делают надпись, н апример, «Приложен ие к АБВГ.38-2004 » или «Приложение к К.153-2004 ». п) Пр и временн ом оставлен ии в действии аннулируемых или измен яемых п о ИИ копий документов для изготовлени я по ним и здели я без учета в носим ых изменений, в графе в конце текста дают указание, огран ичи ва ющ ее срок дей ств ия этих копи й, н апри мер: « Н а копи ях д окументов А БВ Е.ХХХХХХ.887, и зм. 5, ниже штам па «Аннулирован» сд елать надпись и ли проставить штамп «Оставить в дей стви и на издел ие № 37» или «При мен ять только для изготовления запасных частей» . Графы 19 -22 а) При согласовании ИИ письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают: фам и ли ю согласующего ли ца; исходящий номер письма (телегр ам мы) о согласовании; дату согласования, б) Для размещения сог л асующих и утверждающи х подпи сей к ИИ, состав ляю т, при н еобход имости, титульный лист, который являе тся первым листом ИИ. Ти тульный лист включают в о бщее чи сло ли стов ИИ. Для конструкторской докуме н таци и ти тульны й лист соста вляю т по ГОСТ 2.105. На титульном листе ИИ ука з ывают: на поле 1 - н аименов ан ие мин истерства и ли в едомс тв а, в си стему ко торого входи т организация, состави вшая ИИ. Заполне ние поля 1 не об язате льно; (Измененная редакция, Изм. № 1) на поле 3 - в левой части должность и п одпи сь лица, с которы м согла сов ано ИИ от о рганиз аций заказчика (п отреб ителя), в правой части - должн ость и подпись ли ца, утвердив шего ИИ от орга низации-р аз работчи ка (и зготови теля). Справа от каждой подписи проставляю т и ници алы и фамили ю лиц а, подписав шего докумен т и дату е го подписа ния; на поле 5 - обозначен ия ИИ и измен яемого документа, напри мер: «Извещен ие АБВГ.41-2004 об изменени и АБВ Г.ХХХХХХ.001 ТУ». На данн ом поле также допуска ется ука зывать порядк овый номер и зменения документа и его наименование. Е сли ИИ подлежи т соглас ованию с несколь ки ми должностными ли цами, то и х п одписи разм еща ют либо в левой части поля 3 (одна подпи сь под другой), либ о в лев ой части поля 6. Подпис и разработчиков размещают в правой части поля 6. Поля 2, 4 и 7 не заполняют. Е с ли часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещается на первом ли сте, то их можно перен ести на в торой ли ст, при этом в правом углу второго ли ста делают над пись, напр имер: «Продолж ение титульного ли ста из веще ни я АБВГ.41-2004 ». Для технологич е ской документации титульный лист составляют по ГОСТ 3.1105, при эт ом поля 1, 2, 3, 4 за полн яют аналоги чно полям 1, 3, 5, 6 ти тульн ого ли ст а для конструкторской документ ации. Поля 5, 6 и основные над писи не заполняют. Гра фа 2 3. При а втома ти зированном внесени и измен ения в графе проставляютс я реквизиты лица, внесшего изменени е в электронный документ и дата внесения изменения. (Измененная редакция, Изм. № 1)

2. Жур н ал изменений

2.1. Журнал изменен ий (далее - ж урнал) выполняют на форме 2. 2.2. Заполнение журнала В журнале указывают: в графе 1 - п орядковый номер и зменений по данному журналу, общи й для в се х одно временно произв оди мых и зменени й в одном докумен те; в графе 2 - дату зап и си в журн але; в гра ф е 3 - обозн ачение и зменяемого документа; в графе 4 - с одержание и змен яемого участка (графи ческое, текстовое и т.д.) и д ают указания об использовании ил и доработке задела. При н е об ходим ости допускается н аклеи вать и ли помещать в виде приложени я копии из меняемых документ ов. При этом в графе 4 указыв ают «См. при ложение...»; в графе 5 - должности, фамилии, подписи соответств ующи х лиц, дату подпис ания и согласующую подпись заказчи ка (представителя заказчи ка) при его н али чии. в графе 6 - с ведени я о внесении измене ни й в подлинни ки; в графе 7 - сведения о внесении и зменени й в копии или о замен е копий; в графе 8 - при необходимост и дополнит ельные сведения о внесен ии измен ений. 2.3. Внесение изменений по журнал у. 2.3.1. По журналу в соответств и и с п. 1.5 настоящего стандарта, производят изменения конструкторских документов до присвоения лит еры « О 1 » на и здели я вспомога тельного и единичн ого прои зводства разового изготовления с литерой «И» . П ри мечание. Для отдельных издели й допускается вносить изменение по журна лу в конст рукторскую документацию с литерой О 1 с последующим оформлени ем ИИ. Возможность при менения указанного допущения в каждом кон кретном случае определяется по согласовани ю между разра ботчи ком и зака зчиком (представител ем заказчи ка). 2.3.2. Ведение журнала 2.3. 2 .1. Журнал ведут для каждого изделия отдельно. Допускае тся при неболь шом объе ме до кум ентов на и зделие вести один журнал н а н еск олько изделий. Допускается вести журнал изменений в электронной форме. (Измененная редакция, Изм. № 1) 2.3 .2.2. Листы (стран иц ы) каждого жу рнала п рошн уровыв ают и пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне п ослед него ли ста укап ыв аю т общее кол ичест во листов (страниц) в журнале, заверяют подпи сь ю ли ца, ответств енн ого за выдачу журнала, с указание м даты по дписи. 2.3. 2 .3. Журнал заполняю т тушью, чернил ами или пас той черного и ли синег о цвета. За пис и сле дует делать четкими и разб орчи выми. И сп равлен ия и перечеркив ания зав еряют подписью. 2 .3.2.4. Каждому журналу при сваив ают порядковый реги страционный номер. 2.3.3. Внесение измене н ий по журнал у в копии докум ен тов 2. 3.3.1. Вн есение из мен ени й в копии документов п рои зводя т путем непосредственного и справления копий или и х за мен ы. И змен ени я в копии д оку ментов вн ося т тушью, черни лами или па стой черного цв ет а. (Измененная редакция, Изм. № 1) 2.3 .3.2 . Внесе ни е и зменен ий в копи и докуме нтов по журналу выполняю т так же, ка к внесени е измен ений в подли нник, при этом в та бли це и зменений по ГОСТ 2.104 указы вают: в графе « И зм.» - порядков ый регистрац ионный номер измен ения по журналу с б уквой «Ж», на при мер, « 2Ж»; в графе «№ докум ен.» - регис траци онн ый номер журн ала; графу «Лист» - прочеркивают. А н алогично заполняют графы бл ока внесени я изменени й по ГОСТ 3.110 3 и графы ЛР. 2.3 .3.3 . Изменения вн осят во все и меющи еся у чтенные копии докумен тов, н аходя щиеся на данном предпри яти и, и в «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭК ЗЕМ ПЛЯР ТЕХНОЛОГА» . 2.3.3 .4. Все копи и докуме нтов, в которые вносили и зменени я по журналу, п осле изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) издели я, заменяют новыми копи ями, сня тыми с подлин ников, и справленн ых бе з выпуска ИИ в с оответствии с пун ктом 1.5 настоящего стандарта. 2.3.4 . В несение изм ене ний в подл инни ки документов без в ыпуска изв ещ ения 2.3.4. 1 . Измен ени я в подли нники документов, вы полн енны е без вып уска ИИ, должны быть внесены н а осн овании записи в журнале. 2 .3 .4.2. Изме нения в подлинни ки документов вн осят подчисткой (смывкой) и ли вып уском новы х подлинни ков по правилам, установленным разд. 2 настоящего с тандарта. При этом табли цу изменений, блок в несения изменени й или ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковы й номер изменения не проставляют.

ЖУРНАЛ ИЗМЕ Н ЕНИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ И ЗМЕН ЕНИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ВЫПОЛНЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Обязательное

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ С ЗАКАЗЧИКОМ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВОМ ЗАКАЗЧИКА

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

УЧЕТ ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ И ПР

Книг а регистраци и извещений, п редварительных извещений и предложений об и зменен ии

Лист учета извеще н ия и предварительного извещения

7.3. В л и сте учета указывают: в заголовке - о бозначение ИИ или ПИ и обозначение измен яемого документа; в графах «Местонахождение » и « Кол. экз.» - соответственн о абоненты учтен ных копий докумен тов и коли чество экземпля ров коп ий, числя щи хся за абонен том. Подп ис ь сотрудник а СТД, за полни вшего данные графы и з аголовок листа учета, и да ту заполнения указыв ают ни же сделан ны х записей; в графе « » - под пи сь сотрудни ка подразделени и полу чивш ег о ИИ или ПИ, или сотрудни ка СТД, сос та вив шего опи сь в соответствии с п. 9. и дату; в графе « № и дата опи си» - порядковые н омера опи сей и даты и х вы ставления; в графе « И сп рав лен о» - подпи сь лица, прои зведшего измен ени я (заме ну, и спра вление, ан нулирование) коп ий докуме нтов на данном предпри ятии в соответствии с ИИ, и дату измен ени я. 8. О пис ь извещ ений и предваритель ных из вещений (далее - опись) 8. 1 . Опись является сопроводительным документом к копиям (и ли дублика там) ИИ или ПИ и прилагаемым к ним копи ям (или дубли катам) документов, рассыл аем ых другим предприяти ям. 8.2 . Опи сь составляют по форме 6.

Опись извещений и предварительных извещен ий

8.3. З аполнен ие всех граф описи прои зводят в с оотв етствии с их н аименованиями, указанными в форме.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

Необходимость внесения изменений в документы может быть вызвана различными причинами, обусловленными изменением обстановки, в которой принимался документ, новыми требованиями законодательства, реорганизацией системы управления и т.д. Внесения изменений могут потребовать противоречия и ошибки, выявленные в самом документе. В законодательстве нет каких-либо единых правил внесения изменений во все виды документов. В данном случае можно говорить только об общих подходах. Рассмотрим некоторые из них.

Где определен порядок внесения изменений в документы?

Порядок внесения изменений в документы описывается в рамках правил подготовки и оформления документов. По юридической терминологии – это правила подготовки и оформления правовых актов (нормативных правовых актов). В данном случае будем использовать эти термины как синонимы.

Вопросы внесения изменений в документы нашли отражение в нормативных и методических разработках, посвященных нормотворчеству, подготовке и оформлению правовых актов. В числе этих разработок, действующих на федеральном уровне, необходимо назвать:

• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (Государственная Дума, 2003 г.);
• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 17.03.2009).

Положения, касающиеся внесения изменений в документы, содержат законы о нормативных правовых актах и нормотворчестве, принятые во многих субъектах Российской Федерации.

Указанные вопросы освещаются в регламентах органов управления. Например, Регламент Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 05.05.2009) содержит подраздел «Внесение изменений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы». Приложением к указанному регламенту являются Правила оформления распорядительных документов о внесении изменений.

Порядок внесения изменений в документы подробно описывается в инструкциях по делопроизводству. Так, соответствующие положения содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) и разработанных на ее основе ведомственных инструкциях.

Федеральное законодательство и законодательство субъектов Российской Федерации содержат многочисленные законодательные и подзаконные акты, посвященные подготовке и оформлению отдельных видов документов. Частью требований, установленных этими актами, являются положения, посвященные внесению изменений в документы.

Какими документами вносятся изменения?

Положения, определяющие порядок внесения изменений в документы, обычно включают следующее общее правило: изменения в правовой акт вносятся правовым актом того же вида, каким принят (утвержден) изменяемый правовой акт . Это правило могут сопровождать оговорки, уточняющие, каким органом принимаются изменения, а также то, что законодательством может быть предусмотрен иной порядок внесения изменений. Например, в Законе Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) содержится следующее положение: «Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия органом, принявшим правовой акт, в который вносятся изменения, правового акта того же вида, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия».

Следует отметить, что не всегда изменения вносятся с помощью документов того же вида. Приведем пример.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

(утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76)

4.2.6. Приказы Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами Генерального директора Судебного департамента. Приказом Генерального директора Судебного департамента может быть установлен иной порядок внесения изменений в отдельные конкретные приказы.

Распоряжения Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу либо подлежат изменению как приказами, так и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента.

В данном случае решающее значение имеет юридическая сила документа, которым вносятся изменения. Поэтому более точными представляются формулировки, отражающие это обстоятельство. Например, в Законе Челябинской области от 30.05.2002 № 87-ЗО «О нормативных правовых актах Челябинской области» (в ред. от 29.11.2007) указано: «Внесение изменений в нормативный правовой акт области, признание его утратившим силу производится нормативным правовым актом области аналогичной юридической силы » .

Положение о том, что внесение изменений в правовой акт осуществляет орган, принявший правовой акт, также является слишком общим и нуждается в уточнении. Это связано с тем, что орган, принявший правовой акт, может быть ликвидирован или реорганизован. В качестве примера можно привести положение Закона Кабардино-Балкарской Республики от 03.08.2002 № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике» (в ред. от 19.03.2009), отражающее это обстоятельство: «В случае ликвидации или реорганизации правотворческого органа вопросы об изменении, в том числе дополнении, приостановлении и прекращении действия правовых актов, принятых (изданных) данным органом, решаются правопреемником органа или вышестоящим органом либо органом, принявшим решение о ликвидации или реорганизации правотворческого органа».

Всегда ли нужен отдельный правовой акт о внесении изменений в документы? Внесение изменений в законодательные акты требует принятия отдельного закона о внесении изменений. В соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов наличие в законопроектах, устанавливающих новое правовое регулирование, статей, содержащих внесение изменений в законодательные акты или их структурные единицы, не допускается. Исключение составляют законопроекты о федеральном бюджете на соответствующий год и законопроекты о средствах государственных внебюджетных фондов, в которых допускается наличие статей о приостановлении действия или о продлении действия законодательных актов или их структурных единиц.

Внесение изменений в подзаконные акты может быть проведено двумя путями. Если разрабатываемый документ влечет за собой внесение изменений в другие документы, эти изменения включаются в разрабатываемый документ или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Отметим, что Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, не предполагают издания самостоятельного документа о внесении изменений. В данных Правилах определено, что одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положения об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

Что считается внесением изменений в документ?

Разработки, посвященные подготовке и оформлению документов, как правило, освещают вопрос о том, что понимается под внесением изменений в документы. Так, в Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов приводится следующее положение:

«Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу законодательного акта;

новая редакция структурной единицы законодательного акта;

дополнение структурной единицы статьи законодательного акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами законодательного акта;

приостановление действия законодательного акта или его структурных единиц;

продление действия законодательного акта или его структурных единиц».

В соответствии с Регламентом Правительства Москвы внесением изменений в распорядительный документ считается:

дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

замена слов, цифр;

изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.

Следует обратить внимание на то, что под изменением документа понимается не только замена одних элементов другими, но и исключение этих элементов без замены, а также дополнение документа новыми элементами.

Наименование документа, которым вносятся изменения

Первое, на что хотелось бы обратить внимание, – это правомочность использования формулировки «внесение изменений и дополнений». Эта фраза весьма распространена в наименованиях и текстах документов, например: приказ Рособразования от 14 мая 2009 г. № 507 «О внесении изменений и дополнения в приказ Рособразования от 22 января 2009 г. № 20».

Данная формулировка используется и в Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации: «Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящими Правилами».

На наш взгляд, такая формулировка не совсем корректна. Как было уже сказано, дополнение – это один из случаев изменения документа. Об этом говорят Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов. Это положение содержат многие нормативные правовые акты. Например, в Законе Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) указано: «Независимо от конкретного содержания правового акта (независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных элементов, новая редакция структурных элементов, дополнение новыми структурными элементами, дополнение структурных элементов новыми словами, цифрами или предложениями) наименование правового акта, изменяющего основной правовой акт, должно содержать слова: "О внесении изменений" (в соответствующем числе)».

Еще один существенный момент связан с тем, насколько полно в названии документа о внесении изменений должны указываться сведения о том, в какой документ и какие изменения вносятся. Здесь возникает дилемма. С одной стороны, более информативным является вариант, при котором указываются все элементы названия изменяемого документа: его вид, дата, номер, наименование. С другой стороны, длинные названия затрудняют систематизацию и поиск документов, неудобны при ссылках. Выходом здесь может быть только отказ от указания некоторых элементов названия изменяемого документа (даты, номера или наименования).

Анализ названий законов о внесении изменений в законодательные акты показывает, что на практике по рассматриваемому вопросу нет единого подхода.

Так, название изменяемого законодательного акта может указываться без даты и номера, поскольку само его название является достаточным для идентификации. Например: Федеральный конституционный закон от 7 мая 2009 г. № 1-ФКЗ «О внесении изменений в Федеральный конституционный закон "Об арбитражных судах в Российской Федерации"»; Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 апреля 2009 г. № 21-ЗАО «О внесении изменений в Закон Ямало-Ненецкого автономного округа "О местных референдумах в Ямало-Ненецком автономном округе"».

Вместе с тем на практике часто встречается и полное указание данных об изменяемом законодательном акте, например: Закон города Москвы от 22 апреля 2009 г. № 8 «О внесении изменений в Закон города Москвы от 20 июня 2001 года № 25 "О развитии образования в городе Москве"»; Закон Волгоградской области от 6 мая 2009 г. № 1877-ОД «О внесении изменения в Закон Волгоградской области от 3 мая 2006 г. № 1222-ОД "О Реестре должностей государственной гражданской службы Волгоградской области"».

В подзаконных актах при указании в названии сведений об изменяемом документе также возможны различные варианты.

Эти сведения могут быть приведены в полном объеме, например: постановление Правительства Республики Бурятия от 8 апреля 2009 г . № 119 «О внесении изменений в постановление Правительства Республики Бурятия от 28 января 2009 г. № 26 "Об утверждении Порядка формирования Резерва управленческих кадров Республики Бурятия"».

Может указываться вид правового акта, его дата и номер (без названия), например: постановление Правительства Российской Федерации от 26 мая 2009 г. № 451 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914».

Последний из указанных вариантов, предусмотрен Правилами оформления распорядительных документов о внесении изменений, приведенными в Регламенте Правительства Москвы. В соответствии с этими Правилами в заголовке распорядительного документа «О внесении изменений в распоряжение (указ, постановление, приказ)...» указываются только дата и номер документа, в который вносятся изменения, название документа не указывается. Например: постановление Правительства Москвы от 19 мая 2009 г. № 436-ПП «О внесении изменений в постановление Правительства Москвы от 21 марта 2000 г. № 198».

В названии документа о внесении изменений могут быть указаны не только сведения о названии изменяемого документа, но и конкретные структурные единицы, в которые эти изменения вносятся, например: Закон Санкт-Петербурга от 15.014.2009 № 123-24 «О внесении изменения в статью 32 Устава Санкт-Петербурга ».

При этом количество указанных структурных единиц ограничивается. Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов содержат положение о том, что при внесении изменений в одну или две (не более) статьи законодательного акта наименование законопроекта целесообразно конкретизировать. Например: Федеральный закон от 7 мая 2009 г . № 84-ФЗ «О внесении изменений в статью 2 Федерального закона "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера" и статью 2 Федерального закона "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей"»; Закон Иркутской области от 8 мая 2009 г. № 23-ОЗ «О внесении изменений в статьи 5 и 6 Закона Иркутской области "Об административных комиссиях в Иркутской области"».

Закон Республики Мордовия от 21.02.2002 № 10-З «О правовых актах Республики Мордовия» (в ред. от 30.09.2008) содержит положение, распространяющее указанное ограничение не только на законы, но и на другие правовые акты. В нем указано: «При внесении изменений в одну или две статьи (один или два пункта) правового акта наименование правового акта о внесении изменений конкретизируется указанием на вид и номер изменяемого структурного элемента правового акта».

Достаточно сложным представляется формулирование названия правового акта, которым изменения вносятся не в один, а в несколько документов. Такие названия зачастую оказываются малоинформативными, например: Закон Астраханской области от 5 мая 2009 г . № 23/2009-ОЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Астраханской области»; постановление Фонда социального страхования Российской Федерации от 13 апреля 2009 г. № 92 «Об изменении некоторых актов Фонда социального страхования Российской Федерации».

В тех случаях, когда речь идет о внесении изменений в несколько правовых актов, в названии может быть указан основной из них, например: Федеральный закон от 7 мая 2009 г . № 91-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О содействии развитию жилищного строительства» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

В названии может быть также указана общая для изменяемых документов причина внесения изменений или тема (вопросы) например: Федеральный закон от 12 мая 2009 г. № 94-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с повышением представительства избирателей в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации»; постановление Правительства Российской Федерации от 26 мая 2009 г. № 449 «О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Российской Федерации по вопросам досрочного назначения трудовой пенсии по старости».

В законодательстве, определяющем порядок внесения изменений в документы, содержится еще одно требование к названию документов о внесении изменений. Оно заключается в следующем: если в правовом акте одновременно со статьями о внесении изменений в правовые акты содержится статья (пункт) с перечнем правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие таких структурных элементов обязательно должно быть отражено в наименовании правового акта. Например: Федеральный закон от 9 апреля 2009 г. № 56-ФЗ «О внесении изменения в статью 825 части второй Гражданского кодекса Российской Федерации и признании утратившей силу статьи 10 Федерального закона "О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации"».

Структура и текст документов о внесении изменений

Изменения, как правило, вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

В преамбуле к правовому акту указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: «В связи с кадровыми изменениями...», «В целях рационального расходования бюджетных средств...».

В соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов законопроекты о внесении изменений в законодательные акты, а также законопроекты, содержащие перечни законодательных актов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру статьи . Такие законопроекты:

• не имеют наименований статей;
• делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.

Пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например:

Статья 1

Внести в Федеральный закон от… №… «Об…» (Собрание законодательства Российской Федерации, …, №…, ст. ….) следующие изменения:

1).........; (пункт 1)

2).........; (пункт 2)

3).........: (пункт 3)

а)..........; (подпункт «а» пункта 3)

б)..........; (подпункт «б» пункта 3)

4)......... . (пункт 4)

Текст правового акта, как правило, начинается со слов: «Внести в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения) следующие изменения:…». Например: «Внести в Федеральный закон от 23 ноября 2007 года № 270-ФЗ «О Государственной корпорации "Ростехнологии"» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48, ст. 5814) следующие изменения:…».

При внесении изменений в кодексы дата и номер не указываются. Например: «Внести в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; 2007, № 26, ст. 3089; № 31, ст. 4007) следующие изменения:…»

Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения. Например: «1) абзац второй части 4 статьи 34 после слов "частями 5 и 11 статьи 37" дополнить словами "и статьей 74.1"».

Если из текста документа исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте, которым вносятся изменения, указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, статья (пункт), абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

Внесение изменений в документ в обобщенной форме (в т.ч. замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретного структурного элемента правового акта. Внесение изменений в обобщенном виде допускается только в одну статью (пункт), пункт статьи, часть статьи (пункта) правового акта.

Если в тексте документа заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте правового акта, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа». Например: «цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126"».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова». Например: «слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз"».

Дополнение абзацами вносится только в конец соответствующего структурного элемента. При необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами дается новая редакция того структурного элемента правового акта, к которому относится абзац.

При исключении из нормативного правового акта разделов, подразделов, глав, статей, пунктов и подпунктов, а также при дополнении нормативного правового акта разделами, подразделами, главами, статьями, пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих разделов, подразделов, глав, статей, пунктов и подпунктов не производится.

Внесение значительного числа изменений в правовой акт может осуществляться путем принятия его в новой редакции .

При внесении изменений в правовой акт путем принятия его в новой редакции не допускается изменение вида и наименования правового акта.

В Регламенте Правительства Москвы установлено, что распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

• необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;
• необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;
• сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;
• необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

В Методических рекомендациях по юридико-техническому оформлению законопроектов, законах субъектов Российской Федерации и других разработках, устанавливающих порядок внесения изменений в документы, содержится следующее правило: при необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего правового акта, а не является приложением к нему.

Вместе с тем в ряде разработок последний вариант внесения изменений допускается. Например, его предусматривает Инструкция по делопроизводству в администрации Муниципального образования «Город Краснодар» (утверждена распоряжением главы Муниципального образования «Город Краснодар» от 11.07.2008 № 177-р, в ред. от 02.04.2009), в которой указано: «При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему».

Изменения документов в связи с техническими ошибками

В документах не должно быть ошибок. Над этим работают исполнители, за этим следят руководители. Во многих крупных организациях предусмотрено обязательное редактирование документов профессиональными редакторами. Приведем пример.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов

(утверждена приказом Минюста России от 25.06.2008 № 126)

20. В процессе согласования структурные подразделения Службы, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений), а также их обязательное редактирование в Управлении делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений), иных документов представляются на редактирование в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Директору и его заместителям приказов (распоряжений), иных документов без штампа и подписи редактора.

Оттиск штампа редактора «ОТРЕДАКТИРОВАНО» и его подпись помещаются на оборотной стороне каждого листа проекта приказа (распоряжения), второго экземпляра иных документов.

Однако полностью исключать возможность появления ошибок невозможно. Досадные описки бывают даже у самых опытных специалистов. Законодательство не предусматривает единых правил исправления технических ошибок. Такие правила принимаются для отдельных видов документов: бухгалтерских, регистрационных, статистических и т.д.

В нормативных правовых актах ошибки технического характера называются по-разному. Например, в четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации говорится об «очевидных и технических ошибках», в Гражданском процессуальном кодексе Российской Федерации (ГПК РФ) – об «описках и явных арифметических ошибках». Так, ГПК РФ включает статью «Исправление описок и явных арифметических ошибок в решении суда».

Извлечение

из Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации

Статья 200. Исправление описок и явных арифметических ошибок в решении суда"

[…] 2. Суд может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные в решении суда описки или явные арифметические ошибки. Вопрос о внесении исправлений в решение суда рассматривается в судебном заседании. Лица, участвующие в деле, извещаются о времени и месте судебного заседания, однако их неявка не является препятствием к разрешению вопроса о внесении исправлений в решение суда. […]

Надо сказать, что указанная статья работает. Примером ее применения может служить определение Верховного Суда РФ от 21.04.2005 № ГКПИ2004-1526.

Верховный Суд рассмотрел гражданское дело (№ 04-1526) по заявлению М. о признании недействующей и не подлежащей применению Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36. Прокурор, ознакомившись с решением, обратился в Верховный Суд с заявлением, считая, что в дате решения по данному делу допущена описка. В соответствии с имеющимся в деле решением оно постановлено 26 января 2005 года, что является явной опиской, поскольку дело было назначено и по нему постановлено решение 27 января 2005 года, что следует из определения о назначении дела к слушанию, извещений о вызове лиц в судебное заседание, протокола судебного заседания и других материалов дела. Верховный Суд, руководствуясь ст. 200 ГПК РФ, определил: заявление прокурора об исправлении описки в решении по делу № 04-1526 удовлетворить и в связи с этим считать датой данного решения 27 января 2005 года.

Орган управления может выявить как технические ошибки в документах, допущенные в его деятельности, так и ошибки в документах, сделанные ранее другими органами. Так, в ст. 28 Федерального закона от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (в ред. от 08.05.2009) проводится разграничение между «техническими ошибками в сведениях» и «кадастровыми ошибками в сведениях».

Извлечение

из Федерального закона «О государственном кадастре недвижимости»

Статья 28. Исправление ошибок в государственном кадастре недвижимости

1. Ошибками в государственном кадастре недвижимости являются:

1) техническая ошибка (описка, опечатка, грамматическая или арифметическая ошибка либо подобная ошибка), допущенная органом кадастрового учета при ведении государственного кадастра недвижимости и приведшая к несоответствию сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости, сведениям в документах, на основании которых вносились сведения в государственный кадастр недвижимости (далее – техническая ошибка в сведениях);

2) воспроизведенная в государственном кадастре недвижимости ошибка в документе, на основании которого вносились сведения в государственный кадастр недвижимости (далее – кадастровая ошибка в сведениях). […]

Следует отметить, что исправление технических ошибок в определенных случаях может причинить вред или нарушить законные интересы граждан и юридических лиц. В этих случаях исправления технических ошибок производятся по решению суда. Приведем пример.

Извлечение

из Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

(в ред. от 08.05.2009)

Статья 21. Исправление технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав

[…] 2. В случаях, если существуют основания полагать, что исправление технической ошибки может причинить вред или нарушить законные интересы правообладателей или третьих лиц, которые полагались на соответствующие регистрационные записи, такое исправление производится по решению суда, арбитражного суда». […]

Если документ с техническими ошибками уже разослан

В регламенты органов управления и инструкции по делопроизводству включаются положения, связанные с ситуацией, когда технические ошибки выявляются в принятом и уже разосланном документе. Например, порядок действий в этой ситуации описан в п. 3.2.10.4 Регламента Правительства Москвы.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.2.10.4. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения руководства Аппарата Мэра и Правительства Москвы (руководства Департамента городского строительства города Москвы – по распоряжениям первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы об утверждении проектной документации строительства, реконструкции объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными заказчиками). При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае Протокольный отдел Правительства Москвы (Департамент городского строительства города Москвы – по распоряжениям первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы об утверждении проектной документации строительства, реконструкции объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными заказчиками) оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указываются дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы – дату, номер и название указывать не обязательно).

Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).

Исправление ошибок, допущенных при официальном опубликовании документа

Ошибки могут быть допущены и при официальном опубликовании документа. Для их исправления требуется опубликование извещения о замеченных ошибках органа, издавшего документ, и подлинная редакция соответствующих положений. В законодательстве также устанавливаются сроки, в которые должна быть выполнена эта работа. Например, Закон Свердловской области от 10.03.1999 № 4-ОЗ «О правовых актах в Свердловской области» (в ред. от 24.04.2009) включает статью «Исправление неточностей, допущенных при официальном опубликовании правового акта Свердловской области».

Извлечение

из Закона Свердловской области «О правовых актах в Свердловской области»

Статья 105. Исправление неточностей, допущенных при официальном опубликовании правового акта Свердловской области

1. В случае, если при официальном опубликовании правового акта Свердловской области были допущены ошибки, опечатки, иные неточности в сравнении с подлинником правового акта Свердловской области, то в десятидневный срок со дня обнаружения ошибки, опечатки, иной неточности в том же издании должно быть опубликовано официальное извещение государственного органа Свердловской области, принявшего правовой акт (в отношении законов Свердловской области – Губернатора Свердловской области), об исправлении неточности и подлинная редакция соответствующих положений.

2. Исправление ошибок, опечаток и иных неточностей в подлинниках правовых актов Свердловской области осуществляется исключительно путем внесения соответствующих изменений в правовой акт Свердловской области, в котором имеются неточности.

Внесение исправлений в бухгалтерские документы

О внесении исправлений в бухгалтерские документы говорится в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006).

Извлечение

из Федерального закона «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные документы

[…] 5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. […]

Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

[…] 3. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. […]

Более подробно об исправлении ошибок в бухгалтерских документах говорится в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105, действует до настоящего времени).

Извлечение

из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.

4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.

Внесение исправлений в нотариально удостоверяемые документы

В ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (от 11.02.1993 № 4462-1, в ред. от 30.12.2008) установлено, что нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

В п. 4 Методических рекомендациях по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации (утверждены приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91) сказано о том, кто может вносить исправления в документы.

Извлечение

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

В данном случае можно привести пример из Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений (утверждена приказом Минюста России от 27.12.2007 № 256, в ред. от 27.08.2008).

Извлечение

из Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений

15. […] Например, если в тексте завещания исправлены слова «предметы обычной домашней обстановки и обихода» на слова «жилой дом», то исправление следует оговорить так: «Зачеркнутые слова «предметы обычной домашней обстановки и обихода» не читать, написанному «жилой дом» – верить.». Это исправление должно быть подписано завещателем (лицом, которое по просьбе завещателя подписало завещание) в присутствии должностного лица местного самоуправления, удостоверяющего завещание, и повторено в конце удостоверительной надписи перед подписью должностного лица местного самоуправления. […]

Внесение исправлений в трудовую книжку

Порядок внесения изменений в записи, сделанные в трудовой книжке, определен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с указанной Инструкцией не все неправильные записи в трудовой книжке должны зачеркиваться.

Извлечение

из Инструкции по заполнению трудовых книжек

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. […]

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»