Организационные изменения. Предпосылки и факторы, влияющие на эффективность организационных изменений

Совершенствование управления осуществляется через организационные изменения. Развитие организации - это постоянные целенаправленные изменения в управлении и функционировании организации. Новые организационные структуры, методы выработки управленческих решений, изменения в системе стимулирования труда - все это деятельность по обновлению управления в организации. Средствами такого преобразования выступают замена одних элементов на другие или дополнение уже имеющихся - новыми.

Не все изменения осуществляются менеджментом осознанно. Организация - это живой организм, способный совершенствоваться, подчиняющийся действию закона развития (подробно рассмотрен в разделе II). Кроме того, существует огромное множество изменений, которые возникают стихийно: непредвиденные последствия управленческих решений, случайные события, действие внешних факторов.

Но и среди тех решений, которые принимаются менеджментом целенаправленно, не все являются новшествами в полном смысле слова. К примеру, постепенное увеличение объема выпуска, повышение качества продукции, ремонт и замена оборудования не являются инновациями. В то же время изменения в организационной структуре, качественное обновление оборудования, реализация инвестиционных проектов, безусловно, инновациями являются.

Нововведение - это целенаправленное изменение, которое вносит в среду внедрения (организацию) новые относительно стабильные элементы. Нововведения обеспечивают переход системы из одного состояния в другое. При этом следует подчеркнуть, что речь идет об инициируемых менеджментом и контролируемых изменениях.

Жизненный цикл инноваций состоит из следующих этапов:

  • 1) определение цели изменений;
  • 2) разработка новшества;
  • 3) внедрение (в том числе испытание, освоение);
  • 4) распространение новшества;
  • 5) отмирание (вследствие физического или морального исчерпания).

Исследованием инновационной деятельности, ее организации и управления ею занимается складывающаяся новая область научного знания - инноватика, получившая свое название на базе термина innovation (инновация, нововведение), который в XX в. ввел в научное обращение австрийский экономист Й. А. Шумпетер.

Инноватика исследует процесс прогрессивного развития социально-экономического объекта, переход социально-экономической системы из одного стабильного состояния в другое, отличающееся более высокими ключевыми параметрами функционирования.

Предмет инноватики - принципы, законы и закономерности инновационных процессов в социально-экономических системах, модели и методы описания, исследования, организации и управления инновационной деятельностью на макроуровне (национальные инновационные системы), мезоуровне (отраслевые и региональные инновационные системы, инновационные кластеры) и микроуровне (стратегии инновационного развития отдельных предприятий и организаций).

Однако следует отметить, что не все изменения являются инновациями. Хотя само слово "инновация" означает нововведение, новшество, новаторство, под инновацией понимается использование новшеств в виде новых технологий, видов продукции и услуг, новых форм организации производства и труда, обслуживания и управления. Инновация -это не всякое новшество или нововведение, а только такое, которое серьезно повышает эффективность действующей системы.

Молено выделить основные виды инноваций (нововведений).

  • 1. Технико-технологические (новое оборудование, новые технологии).
  • 2. Продуктовые (новый продукт).
  • 3. Социально-экономические, в том числе:
    • а) экономические (новые материальные стимулы, показатели, системы оплаты труда);
    • б) организационно-управленческие (новые формы организации труда, изменения в организационной структуре, изменения в системе разработки и принятия управленческих решений, изменения системы контроля и др.)"
    • в) социальные (изменения отношений между людьми в организации, например изменения в организационной культуре, создание самоуправляемых команд, наставничество, создание общественных органов);
    • г) правовые (изменения в трудовом и хозяйственном законодательстве).

Следует отметить, что, как правило, изменения носят комплексный характер. Так, продуктовые инновации обычно сопровождаются технологическими (внедрение новых технологий), а инвестиционные проекты по выпуску новых продуктов и внедрению новых технологий автоматически подразумевают комплекс экономических и организационных изменений.

Реализация любых организационных изменений требует создания организационно-экономических и социокультурных условий для данного нововведения. Ведь оно предполагает взаимодействие подразделений и организаций, подготовку и переобучение сотрудников, планирование и разработку системы мотивации.

Наиболее сложными являются социальные нововведения, поскольку они связаны с поведением людей, обществом, культурой. Любые материальные нововведения вызывают социальные изменения, например, изменение бизнес-процессов означает организационную перестройку. Социальные нововведения являются наиболее рискованными, поскольку реакция людей часто бывает непредсказуемой.

Социальные изменения тесно связаны с культурой общества, поэтому одно и то же нововведение вызывает разную реакцию в разных странах, разных обществах.

Особенность социальных изменений - отсутствие стадии изготовления, невозможность испытания. Стадия разработки (проектирования) занимает, как правило, немного времени и требует незначительных (по сравнению с техническими проектами) ресурсов, однако оборотной стороной медали оказывается то, что последствия социальных нововведений часто непредсказуемы, социальные изменения проходят с большим напряжением, поскольку затрагивают интересы людей.

Иногда экономические, организационные, правовые нововведения объединяют под названием "управленческие". Однако само по себе деление нововведений на группы не так важно, ведь подавляющее большинство нововведений носит комплексный характер.

Приведем классификацию основных видов организационных изменений.

  • 1. По цели:
    • а) создание эффективного механизма управления;
    • б) усиление конкурентоспособности и адаптивности организации;
    • в) повышение эффективности управления;
    • г) изменение основных направлений деятельности;
    • д) обеспечение финансовой устойчивости, инвестиционной привлекательности и др.
  • 2. По объекту изменений:
    • а) изменения организационной структуры;
    • б) изменения технологии;
    • в) изменения системы управления;
    • г) изменения организации и условий труда;
    • д) изменения культуры, стиля и методов руководства;
    • е) изменения системы стимулирования и др.
  • 3. По уровню проводимых изменений:
    • а) затрагивающие всю организацию в целом;
    • б) проводимые на уровне подразделения;
    • в) затрагивающие отдельных сотрудников (группы сотрудников).
  • 4. По степени интенсивности осуществления:
    • а) эволюционные (реформы);
    • б) революционные (ломка, разрушение старой системы).
  • 5. По методам осуществления:
    • а) принудительные (используются в условиях дефицита времени, значительного сопротивления членов организации);
    • б) адаптивные (предполагают наличие большого запаса времени, постепенное осуществление изменений).

На сегодняшний день существует ряд классификаций, пред­ложенных различными учеными, в области управления изменениями.

1. Для достижения стратегического пре­имущества менеджеры могут сосредоточиться на четырех типах изменений внутри организации:

Товаров и услуг;

Стратегии и структуры;

Культуры;

Технологии.

В каждой компании есть неповторимый набор товаров, ус­луг, стратегий, структур, элементов культуры и технологий, ко­торые можно собрать воедино для «нанесения максимально мощного удара» по избранным рынкам.

Технологические изменения (изменения в технологии) - это из­менения в процессе производства, в том числе в основных на­выках и знаниях работников организации, которые дают им возможность приобрести особую, лишь для них характерную, компетентность. Эти перемены планируются для того, чтобы сделать производство более эффективным или увеличить объем выпускаемой продукции. Перемены в технологии затрагивают способы изготовления товаров или оказания услуг. Они вклю­чают методы работы, оборудование и ход работы. Например, в университете технологическими изменениями будут измене­ния в методике преподавания курса.

Изменения в товарах и услугах имеют отношение к конечным продуктам организации в виде товаров или услуг. Новые товары могут представлять собой усовершенствованный старый или аб­солютно новый ассортимент продукции. Новая продукция, как правило, разрабатывается, чтобы увеличить долю рынка, при­ходящуюся на компанию, или освоить новые рынки, группы потребителей или клиентов.

Изменения в стратегии и структуре организации относятся к административной сфере, включающей контроль и управле­ние. Здесь изменения происходят в структуре организации, стратегическом менеджменте, политике, системе вознагражде­ния, трудовых отношениях, в системах взаимосвязей, контроля и информации, в системе финансовой отчетности и планирова­ния бюджета. Изменения структуры и стратегии обычно осу­ществляются сверху вниз, т.е. по распоряжению высшего руко­водства, тогда как перемены в области технологии и продукции могут идти снизу вверх. Для университета системные изменения сверху - это, например, новый, более эффективный учебный план. Уменьшение размеров корпорации, реструктуризация - все это примеры структурных изменений.

Изменения в культуре имеют отношение к изменениям в цен­ностях, установках, ожиданиях, убеждениях и поведении со­трудников организации. Культурные изменения затрагивают ментальные модели. Это скорее изменения в мышлении, чем в технологии, структуре или продукции. Корпоративная культура - «модель из основных положе­ний, которые заданная группа придумала, открыла или разрабо­тала в попытке справиться с проблемами внутренней адаптации и внешней интеграции. Они исправно работают, что позволяет признать их жизнеспособными и навязать новым членам груп­пы в качестве верного способа восприятия, мышления и ощу­щения данных проблем».

Культура не только присутствует в «ознакомительных про­граммах», она преобладает в жизни организации. Корпоратив­ная культура существенна для всех компаний благодаря своему влиянию на производительность труда.

Эти четыре типа изменений взаимозависимы: перемены в одном ведут к переменам в другом. Новый тип изделий может потребовать изменений в технологии производства, а изменение структуры - новых навыков от сотрудников. Например, в од­ной промышленной компании инженеры, внедрив роботов и более высокую технологию производства, тут же обнаружили, что она выдвигает повышенные требования к работникам. А по­вышение мастерства работников потребовало изменить систему оплаты их труда. Организация - взаимозависимая система, и изменение какой-то одной ее части вовлекает в процесс пере­мен и другие. Однако в самой организации можно выделить разные уровни организационных изменений.

2. Другие экономисты выделяют пять типичных изменений:

Использование новой техники, новых технологических процессов или нового рыночного обеспечения производства (купля - продажа);

Внедрение продукции с новыми свойствами;

Использование нового сырья;

Изменения в организации производства и его материально- технического обеспечения;

Появление новых рынков сбыта.

Эти положения Й. Шумпетер сформулировал еще в 1911 г. . Позднее, в 30-е гг. XX в. он ввел понятие инновации, трактуя ее как изменение в целях внедрения и использования новых видов потребительских товаров, новых производствен­ных и транспортных средств, рынков и форм организации в промышленности.

3. Третья группа экономистов считает, что изменения затрагивают такие элементы организации, как: цели, технология, бизнес-про­цессы, люди, культура, структура, власть. В процессе развития менеджмент уделяет основное внимание какому-то одному из этих элементов, хотя системная природа организации означает, что трансформация оказывает воздействие и на состояние других элементов организации.

4. (Г. Минцберг ) Предлагается классифицировать изменения по двум основаниям (факторам): широте изменений и типу про­цесса изменений. Широта изменений варьируется от макро- из­менений (затрагивают всю организацию) до микро- изменений (затрагивают какой-либо элемент организации). При этом вы­деляется три основных типа процесса перемен: запланированные, ведомые и развивающиеся.

Многие ученые по-разному классифицируют изменения; если обобщить и проанализировать все предложенные вариан­ты, то можно предложить обобщенную и доработанную класси­фикацию.

Для более полного и простого понимания видов изменений может быть рассмотрена классификация измене­ний, представленная в виде диаграммы. (см. рис. 2.1). Целью такой классификации является опре­деление основных аспектов эффективного управления измене­ниями в организации.

В основе предпринимательского управления, обеспечиваю­щего развитие организации, лежит целенаправленный поиск, а также внедрение нововведений.

Нововведения в организациях могут быть спонтанными, вы­званными влиянием неожиданных факторов нестабильности, в этом случае причины возникновения организационных изме­нений и сами изменения имеют случайный характер. Если воз­можная причина возникновения изменений предсказуема и из­вестна периодичность ее появления, то организационные изме­нения носят регулярный характер. Классификационный признак такого разделения изменений определен как характер возник­новения потребности в изменениях.

По преемственности организационные изменения , приводя­щие к заимствованию существующих организационных элемен­тов из опыта других организаций, являются замещающими. Из­менения, приводящие к возврату к организационным элемен­там, используемым ранее, являются возвратными.

С точки зрения факторов общественного производства изме­нение рабочей силы предполагает изменение количественного и качественного состава персонала, уровня квалификации и т.д.

Изменение средств производства означает обновление тех­нологии, парка оборудования, технических средств обеспечения техпроцессов; изменение продуктов труда - обновление произ­водимых товаров, освоение новых товаров, расширение ассор­тимента; изменение процессов труда - изменение связей между участниками трудовой деятельности: сотрудниками, подразде­лениями, организациями.

Организационные изменения могут возникнуть в связи с из­менениями, происходящими вне организации: изменениями в политике, экономике (включая среду непосредственного окру­жения), социальной сфере, технологии. В рамках данной книги предлагается еще одна классификация внутренних причин пре­образований в организации, которые обычно прослеживаются в проблемах процесса и поведения.

Проблемы процесса - это срывы в принятии решений и на­рушения связи. Решения либо не принимаются, либо принима­ются слишком поздно, либо оказываются слабыми по своему качественному уровню. Связь оказывается или замкнутой, или чрезмерной, или неадекватной. Задачи не ставятся или не реша­ются до конца, так как ответственное лицо «не получило указа­ний».

Из-за неадекватной связи или ее отсутствия заказ клиента не выполняется, жалоба не рассматривается, счет поставщику не выписывается или поставка груза не оплачивается. Конфликт между отдельными личностями, отдельными подразделениями отражает срывы в процессах преобразований в рамках организа­ции. Низкий моральный уровень и высокий уровень текучести кадров - это симптомы проблем поведения, которые следует выявлять в организации.

По масштабу организационные изменения могут затрагивать часть организации и являться локальными, в этом случае они затрагивают выполняемые обязанности сотрудников, задачи, стоящие перед подразделениями. Если изменения касаются ор­ганизации в целом либо всего направления деятельности, вклю­чающего несколько организаций, то изменения имеют комплекс­ный характер. При этом для одной организации комплексное изменение в рамках направления деятельности может быть ло­кальным.

По степени формализации изменения можно разделить на концептуальные, или абстрактные, и конкретные. Первые связа­ны с переосмыслением, ревитализацией представления об орга­низации и затрагивают такие элементы организации, как видение (перспектива), культура (новая энергия, новые жизненные силы), имидж и прочие элементы, для которых трудно предста­вить их новую формализованную модель и можно только сфор­мулировать требования и преследуемые цели. Конкретные из­менения, или материальные, затрагивают позиции организации на рынке, организационную структуру, программы, системы.

Информационные системы, используемые для обеспечения проведения организационных изменений, адаптированы для моделирования таких элементов, затрагиваемых изменениями, как организационные структуры, функции, связи в рамках этих структур, используемые данные. Классификационный признак такого разделения можно определить как изменение элементов организации, поддающихся моделированию.

По направлению возникающих инициатив изменения сверху вниз предполагают установление основного курса реформ в виде комплекса четких, последовательных, постоянно генерируемых инициатив высшего руководства в целях концентрации всеоб­щего внимания на проблеме повышения эффективности и соз­дании условий для ее решения.

Изменения снизу вверх характеризуются движением, на­правленным на поиск сотрудниками организации новых под­ходов к преодолению возникающих трудностей и обеспечению роста эффективности. В такой ситуации следует мобилизовать как можно большее число сотрудников (и в операционных, и во вспомогательных, и в управленческих подразделениях) на вы­полнение энергичной творческой работы, способствующей по­вышению эффективности функционирования организации.

Мероприятия по изменению, предпринимаемые по верти­кальным осям (т.е. сверху вниз и снизу вверх), ограничиваются рамками существующей административной структуры. Рано или поздно предоставляемые ими возможности повышения эффек­тивности оказываются исчерпанными.

В этом случае шансы на прорыв можно получить, только об­ратившись к горизонтальной (межфункциональной) оси. Изме­нения «горизонтальные» (межфункциональные) - реорганиза­ция ключевых бизнес-процессов (установление новых взаимо­связей между направлениями деятельности, выполняемыми функциями и потоками информации) для достижения принци­пиальных прорывов в таких областях, как затраты, качество и своевременность.

Основной акцент в производственной деятельности и при­нятии решений перемещается с организации иерархических (вертикальных) связей на налаживание нового горизонтального взаимодействия, позволяющего преодолевать прежние ограни­чения (функциональные, географические и организационные).

По степени планирования изменения возможно разделить на непланируемые и планируемые.

Первые происходят независимо от желания руководства, их нельзя планировать, но можно и нужно учитывать, определяя будущее организации. Можно планировать мероприятия по предотвращению и устранению отрицательных последствий та­ких изменений. Большое число незапланированных перемен являются приспособительными. В организации их появление не планировали и очень часто не подозревали об этой необходимо­сти до самого последнего момента, но все же осуществляли пе­ремены, чтобы отреагировать на какие-либо события и тенден­ции, которые могут быть угрожающими или, напротив, имею­щими неожиданные новые возможности.

Если организация подвержена лишь незапланированным из­менениям, это знак плохого руководства, проявление нежела­ния или неспособности смотреть вперед и готовиться среагиро­вать в нужный момент на будущие благоприятные возможности и трудности. Незапланированные изменения часто приходится осуществлять спонтанно, в неожиданных ситуациях, поэтому иногда их процесс может стать стихийным, неуправляемым. Планируемые изменения не могут полностью устранить необхо­димость в незапланированных переменах.

Однако планирование изменений помогает организации со­ответствующим образом подготовиться к ожидаемым изменени­ям и сводит к минимуму число ситуаций, когда в атмосфере паники приходится принимать поспешные решения. Более того, планирование изменений позволяет «создавать будущее» (например, путем технологического развития или запуска новых изделий и услуг), ставить и достигать сложные цели развития. Планируемые изменения осуществляются в рамках эволюцион­ного развития, тенденции которого хорошо отслеживаются, и на основании этого заблаговременно намечается наиболее подходящий момент изменений.

По характеру протекания организационные изменения воз­можно разделить на эволюционные и революционные. К эво­люционным изменениям можно отнести долгосрочный, тща­тельно осуществляемый, всеобъемлющий процесс изменений и развития организации и работающих в ней людей. Процесс основывается на обучении всех сотрудников путем прямого вза­имодействия и передачи практического опыта. Сторонники эволюционной концепции исходят из того, что в первую оче­редь должны меняться взгляды, ценностные представления и модели поведения членов социотехнической системы, а затем и сама система . Революционные изменения - это фундамен­тальное переосмысление и радикальное перепроектирование организации и ее важнейших процессов. Результатом является резкое улучшение важнейших количественно измеряемых по­казателей издержек, качества, обслуживания и сроков. Речь должна идти о глубинной реорганизации предприятия по всей цепочке создания стоимости.

Целесообразно дополнить классификацию по признаку глубины проводимых изменений. По данному при­знаку изменения разделяют на коренные, ради­кальные, умеренные.

Необходимость в коренных изменениях возникает, например, когда организация покидает одну отрасль и переходит в другую. При этом меняются номенклатура ее продукции и рынки сбыта. Соответствующие изменения происходят в системе управления, составе персонала. Новое положение дел в организации может быть полностью отличным от старого положения.

Радикальные изменения, как правило, связаны с глубокими структурными преобразованиями внутри организации, связан­ными с разделением или со слиянием ее с другой аналогичной организацией. Объединение разных коллективов, появление новых продуктов структурных подразделений вызывают необхо­димость проведения изменений в структуре и соответствующей корректировки организационной культуры,

Умеренные изменения - это наиболее часто встречающиеся изменения. Необходимость в них возникает, когда организации выводят новый продукт на освоенный или новый рынок.

Изменения, как правило, связаны с изменениями в марке­тинге и организации производства. Новое состояние имеет ста­рую природу и новые только черты и характеристики. Измене­ния базируются на существующих системах ценностей, структу­рах и процессах.

В зависимости от глубины проводимых изменений, охвата ими организации, скорости протекания и некоторых других факторов изменения могут иметь разную срочность. На основа­нии опыта организационных изменений их можно разде­лить по срочности проведения на краткосрочные, среднесроч­ные и долгосрочные.

Обновление организации представляет собой процесс заме­ны устаревших и неспособных в должной мере выполнять свои функции элементов новыми, усовершенствованными или до­полнения их ранее не существующими с целью приблизить ее возможности к требованиям жизни, что позволяет предполо­жить необходимость классификации по назначению.

Изменения могут затрагивать направления взаимодействия в организации и выполняемых обязанностей персонала, что вызвано наложением, например, информационной системы на структуру.

В этом случае основное назначение изменения - усовер­шенствование существующего положения дел в организации. Если в рамках промышленной организации происходит дивер­сификация деятельности и осваивается новый продукт, то на сотрудников ряда подразделений накладываются дополнитель­ные к уже выполняемым обязанности (обеспечение дополни­тельной технологической и конструкторской поддержки, пла­нирование выпуска новых продуктов), такие изменения явля­ются дополнениями.

При снятии одного проекта и освоении другого изменение является замещением. Снятие продукта с производства без ос­воения нового приводит к ликвидационным изменениям.

По способности изменений к распространению можно вы­делить диффузные, если проводимое изменение приводит к цепи последовательных изменений в организации, и единичные. Для последних характерна незначительная распространенность про­водимых изменений, которые касаются, например, только части обязанностей подразделения или сотрудника или если они при­водят к незначительному объему последовательных изменений.

По стилю управления изменениями целесообразно разде­лить их на директивные и партисипативные.

Директивные (навязанные) изменения инициируются руко­водством. Часто это вызывает недовольство и возмущение, сни­жает деловую активность персонала, особенно если люди, кото­рых они затрагивают, считают, что с ними должны были посо­ветоваться или по крайней мере проинформировать заранее. Правда, не всегда согласование тех или иных вопросов с испол­нителями бывает возможным и целесообразным. Если переме­ны исходят от лица, обладающего властью, и навязываются им, то они могут быть внутренне неустойчивыми и исчезать с устра­нением источника власти или при отсутствии соответствующих мер наказания и санкций.

Примерами партисипативных изменений являются измене­ния с участием и изменения с использованием переговоров. Для изменений с участием характерно привлечение к процессу под­готовки и осуществлению изменений тех людей, которых эти изменения затрагивают. Люди хотят знать, что готовится, и иметь возможность влиять на то, что их затрагивает. Это ка­сается как глобальных решений на государственном уровне, так и стратегических перемен на уровне компаний. Менеджеры и администраторы все больше осознают это фундаментальное требование и реагируют на него, привлекая других к участию в разработке изменений.

По реакции на внешние воздействия возможно их разделе­ние на активные и пассивные. Такая реакция в литературе иногда называется активным и пассивным управлением измене­ниями. В табл. 3.1 представлена сравнительная характеристика активного и пассивного управления изменениями.

Таблица 3.1 - Сравнительные характеристики активного и пассивного управления изменениями

Пассивное управление Активное управление
Ответные меры - реакция на внешние изменения Разработка ответных мер до начала внешних изменений
Для оценки причины возникших отклонений требуется время Характерен многовариантный поиск мер
Пассивное управление Активное управление
Первоначально причины отклоне­ний интерпретируются в соответ­ствии с прошлым опытом Проектные работы по поиску вариантов ответных мер макси­мально запараллелены
Поиск новых методов начинается только после отсутствия эффекта от уже использованных Значительный рост организацион­ного сопротивления нововведениям и затрат на его преодоление
Высокий риск упустить использо­вание новых возможностей, открываемых изменяющейся внешней средой Выбор ответных мер осуществляет­ся из огромного количества разработанных альтернатив

Более прогрессивной формой является активное управление изменениями. Разработка ответных мер начинается до начала внешних изменений. Этот процесс связан с внедрением ново­введений, а это приводит к появлению сопротивления. Поэто­му при наличии в распоряжении управляющих достаточного времени, чтобы снизить сопротивление, можно изменить нефор­мальные элементы организационной культуры посредством об­учения персонала и внедрения в сознание сотрудников новой системы ценностей и философии управления, затем формиро­вать новые системы и структуры управления.

Следует отметить, что на практике может иметь место и сме­шанный тип управления изменениями, имеющий черты как ак­тивного, так и пассивного управления изменениями.

Следует также уделить должное внимание классификации изменений по уровню возникновения сопротивления изменени­ям. Как известно, любые изменения в большинстве своем со­провождаются сопротивлением, а следовательно, и классифици­ровать изменения необходимо согласно его уровню. В зависимо­сти от того, что или кого затрагивают изменения, различают индивидуальный, групповой или комплексный уровни. Индиви­дуальные изменения подразумевают изменения, касающиеся од­ного конкретного работника. Групповые изменения затрагивают группу людей (сотрудников). Комплексные изменения прово­дятся во всей системе организации, в частности это изменения в экономике, организационные, технико-технологические и социально-культурные изменения.


©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-04-03

Организационные изменения - это формирование нового организационного устройства, адекватного характеру изменений внешней среды. Организационные изменения сопровождаются сломом привычных и разделяемых сотрудниками ценностей, норм и шаблонов действия, а также традиционных способов принятия решений, которые становятся препятствием в адаптации организации к темпу и направлениям рыночных изменений.

Диагностика готовности компании к целевым организационным преобразованиям (OD)

Ситуация использования. Всестороннее сопротивление персонала (рабочих, служащих, менеджмента) является неотъемлемой составляющей любых качественных преобразований в организации. Чем масштабней планируются преобразования, тем интересы большего числа работников будут затронуты. Возникает оправданный - вопрос каково должно быть изначальное соотношение потенциальных сторонников и потенциальных противников конкретных преобразований для того чтобы они (преобразования) были успешно реализованы? Насколько велики риски критического противодействия преобразованиям? Имеются ли внутренние организационно - управленческие, кадровые ресурсы для минимизации этих рисков? Ответы на данные вопросы являются актуальными в случае:

  • Реализации принципиально новой корпоративной стратегии;
  • Слияния, поглощения компаний;
  • Структурной реорганизации, изменения формы собственности;
  • Оптимизация бизнес-процессов (реинжениринг);
  • Внедрения новых организационно-управленческих процессов, процедур, международных стандартов качества;
  • Внедрения автоматизированных систем управления и отчетности.

Базовая модель. Многие компании терпели неудачу в осуществлении нововведений, поскольку масштабы таких инноваций были более обширными, чем степень готовности к ним организации. Любые организационные изменения целесообразно начинать с диагностики "шага развития", который субъективно готова совершить организация, ее персонал, корпоративная культура. Другой важный момент - это оценка масштаба и глубины предполагаемых нововведений. Сопоставление субъективно допустимого "шага развития" и целевого масштаба нововведений позволяет зафиксировать величину "разрыва" между этими переменными. "Разрыв" между готовностью компании к преобразованиям, с одной стороны, и предполагаемым масштабом нововведений, с другой стороны, преодолевается за счет консолидации и усиления "движущих сил" и минимизации влияния "сдерживающих сил" - поддерживающих (консервирующих) текущее положение дел.

Цели диагностики:

  • Выявить и описать структуру и векторы напряжения силового поля организационных преобразований (соотношение движущих и сдерживающих сил).
  • Определить оптимальную модель управления организационными изменениями.
  • Разработать рекомендации (программу) по подготовки компании к организационным преобразованиям с учетом масштаба предполагаемых нововведений и готовности к ним организации.

Направления диагностики:

  • Оценка персонала, выявление сотрудников, готовых и способных выполнять роль "агентов изменений".
  • Оценка слухоустойчивости формальных каналов коммуникации. Фактические слухи и механизмы их распространения.
  • Оценка степени удовлетворенности персонала существующим положением дел и субъективного восприятия (осознания) необходимости преобразований ("оценка зоны комфорта").
  • Оценка "горизонта допустимых преобразований" в представлениях работников разных категорий.
  • Выявление ключевых групп, фигур - заинтересованных сторон и оценка возможных сценариев их влияния на разработку и внедрение проекта изменений.
  • Реконструкция неформальной структуры организации, выявление "лидеров мнений", их установок по отношению к возможным преобразованиям.
  • Выявление оптимальной схемы формализации системы управления организационными изменениями в компании.

Стадии организационных изменений:

  • "Разморозка" характеризуется появлением дисбаланса между движущими и стабилизирующими силами в организации. На этом этапе необходимо найти и объединить движущие силы организации, а также определить и минимизировать сдерживающие силы.
  • "Изменение" (формирование нового состояния) характеризуется активным сломом и трансформацией ценностей и норм деятельности. На этом этапе характерно вовлечение ключевых сотрудников (активного меньшинства) в постановку новых целей и разработку программ реформирования, а также обучения пассивного большинства сотрудников.
  • "Заморозка" представляет собой фиксацию состояния организации на новом уровне. Новое состояние организации должно стать относительно стабильным и защищенным от случайных изменений (иначе ситуация может вернуться к персональному состоянию).

Факторы, определяющие отношение сотрудников к изменениям

1. Параметры организационных изменений: направленность, масштаб, степень радикализма, предоставление информации сотрудникам и привлечение их к решению вопросов, связанных с реорганизацией, исходная степень недовольства.

  • На этапе подготовки изменений наиболее позитивное отношение отмечается к технико-технологическим нововведениям, наиболее негативное - к организационно-управленческим; на этапе внедрения - наоборот.
  • Изменения варьируют от точечных до стратегических. Отношение персонала к стратегическим отличается в худшую сторону: чем больше аспектов ситуации изменяется, тем меньше у сотрудников необходимых знаний и меньше степень включенности персонала в реорганизацию.
  • При повышении степени радикализма или новизны реорганизации, сотрудники оценивают ее более негативно.
  • Наличие достаточно полной и адекватной информации о нововведении повышает вероятность его позитивной оценки.
  • Привлечение сотрудников к обсуждению вопросов, связанных с реорганизацией, и участие в дискуссионных группах значительно повышает оценку нововведений.
  • Высокая степень исходного недовольства сопряжена с более позитивной оценкой реорганизации. Исходя из этого некоторые исследователи описывают достаточно эффективный способ снижения сопротивления сотрудников инновациям - инициацию недовольства текущей ситуацией.

2. Характеристики организации: размер, стадия развития, время существования, климат в коллективе, отношение референтных групп к изменениям, особенности организационной культуры.

  • Чем больше размер организации, тем сложнее проведение изменений и тем больше степень сопротивления персонала. Размер отчасти связан со стабильностью организации и от части - с длительностью существования. И то, и другое в определенной степени связано со своеобразной "кристаллизацией" в ее штате персонала, который более или менее удовлетворен положением дел.
  • Неблагоприятные финансовые условия, в которых находится организация, и недостаточная ресурсная база негативно воздействуют на оценку изменений.
  • Сама организация как некоторой сбалансированная, устойчивая, саморегулирующаяся структура может оказывать сопротивление изменениям, вносимым в нее. При нарушении баланса, вызванном нововведениями, система будет стремится к восстановлению равновесия.
  • Эффективной является корпоративная культура, в которой организационные изменения перестают пониматься как вынужденное дискретное приспособление к меняющейся среде и начинают рассматриваться в качестве необходимого способа постоянного обеспечения эффективности организации. Этот фактор необходимо отличать от кризисного состояния.

3. Факторы макросреды (или факторы, находящиеся вне рамок организации). Данная группа факторов на сегодняшний день исследована в минимальной степени возможно потому, что их влияние на отношение персонала к нововведениям достаточно сложно выделить и проанализировать независимо от влияния других более очевидных факторов.

  • Значимое воздействие на характер отношения к ОИ оказывает инновационная политика руководства отрасли, к которой относится организация.
  • Глобальность происходящих в стране изменений может способствовать возникновение инновационного шока или инновационной усталости. Целесообразно поддержания баланса между ориентацией организации на постоянные изменения и возможностью персонала адаптироваться к ним. Негативное отношение россиян к изменениям в стране может определять их невысокую готовность к инновациям в рамках организаций.

4. Характеристики сотрудников: удовлетворенность сотрудников конкретными преобразованиями будет так или иначе опосредована их социально-демографическими и личностными характеристиками, особенностями мотивации и структурой личности в целом.

  • На отношение сотрудников к реорганизации позитивно влияет их образовательный уровень. Различные исследования выявляют несходное влияние фактора пола на оценку нововведений. Некоторые исследования показывают отсутствие влияния, другие утверждают, что при принятии изменений мужчины больше склонны к внешней конформности, а женщины - к внутренней.
  • Активное меньшинство, участвующее в проектировании и реализации нововведения, оценивает в первую очередь выгодные последствия инновации для себя лично, а невыгодные - для организации в целом. Пассивное большинство, напротив, рассматривает преимущественно свои собственные невыгоды, а выгоды связывает с организацией.
  • В зависимости от силы или слабости установки к инновациям, а также особенностям мыслительного, организаторского и личностного блока качеств, можно делить людей на "инноваторов" и "консерваторов" (склонных работать в режи-ме развития и в режиме функционирования, см. выше).
  • Творческие люди более оптимистично настроены по отношению к преобразованиям и их предполагаемой успешности. Однако в силу ожидания более радикальных изменений, они обычно ниже оценивают уже осуществленные нововведения.
  • Для успешного проведения ОИ необходима нацеленность сотрудников на саморазвитие. Ориентация субъекта на профессиональный рост, конкуренцию и разнообразие деятельности повышает их оценку инноваций.
  • Для формирования отношения к организационным изменениям важен локус контроля: среди "инноваторов" больше интерналов, а среди "консерваторов" - экстерналов. При этом "инноваторы" склонны видеть связь своих усилий более с успехами, чем с неудачами и поэтому негативный инновационный опыт скорее всего не будет для них значим.

Барьеры организационных изменений

Пассивное "большинство" поддерживает статус-кво и гасит инициативы. Сопротивление проявляется в возрастании конфликтов, несоблюдении сроков работ (принцип "трех гвоздей"), чрезмерно придирчивом отношении к деталям ("ловле блох"), появлении пугающих слухов и других многочисленных феноменах. Все это приводит к блокированию или растягиванию во времени конструктивной активности. Проблемы проведения преобразований в компании объясняются тем, что нововведения сопровождаются сломом привычных и разделяемых сотрудниками ценностей, норм и шаблонов действий, а также традиционных способов принятия решений. Возникает сопротивление персонала, которое проявляется в возрастании конфликтов, несоблюдении сроков работ, чрезмерно придирчивом отношении к деталям, появлении пугающих слухов и других многочисленных феноменах.

Привлечение консультантов для сопровождения инновационных проектов позволит:

  • Снизить организационные и кадровые риски;
  • Четко разграничить сферы регулярного и проектного менеджмента;
  • Сформировать команду реформ, обладающую необходимыми качествами и инструментарием для достижения целей,
  • Обеспечить продуктивную и быструю сыгровку команду разработчиков;
  • Обучить команду внедрения перед началом внедрения необходимым коммуникативным навыкам и эффективным приемам обучения взрослых (при решении задач массового обучения);
  • Построить систему оповещения сотрудников и обратной связи;
  • Осуществить мониторинг сопротивления и предложить оперативные ходы по его снижению (перенаправлению в конструктивное русло).

Сопровождение команд внедрения

Успешность организационных изменений, связанных с достижением поставленных целей, во многом зависит от кадрового состава группы сотрудников, которая обеспечивает разработку и внедрение этих изменений вплоть до низовых должностей. Резерв развития (команда реформ) организации - это группа сотрудников, которая обеспечивает разработку и внедрение изменений вплоть до низовых должностей. Состав этой группы должен удовлетворять двум основным условиям:

Комплектация резерва развития (команды реформ): представленность ключевых подразделений.

В резерве развития должны быть представители от всех или большинства ключевых подразделений организации. Если данное требование не выполняется, интересы этих подразделений могут быть не соблюдены при планировании организационных изменений и, что более опасно, не будут в полной мере учтены сильные стороны и ограничения "несущей конструкции" организации. Как выбирать ключевые подразделения? При выборе ключевых подразделений, полномочным представителям которых будет доверена основная работа по разработке и внедрению реформ, существуют два универсальных принципа: информационный и функциональный.

  1. Принцип активного участия в информационном обмене. Роль подструктур и отделов в информационном обмене различна. Существуют "нагруженные" подразделения, предоставляющие информацию множеству других отделов или многократно выступающие в качестве инстанции согласования. Воздействие на такие подразделения окажет значительное влияние на информационный поток в целом, поэтому важно обеспечить их представленность в группе, планирующей реформы.
  2. Принцип учета рыночных интересов организации. Подразделения в разной степени связаны с прибылью организации. Существуют "добывающие" подразделения, от работы которых на прямую зависит экономическая эффективность организации. Кроме того, существуют "коммуникативные" подразделения, обеспечивающие взаимодействие с внешней средой и "вспомогательные", осуществляющие внутреннее обеспечение. Для учета рыночных интересов организации в резерв развития должны войти представители "добывающих" и "коммуникативных" подразделений.

Методы определения ключевых подразделений:

  • "Функционалометрия" - это методика, направленная на описание внутриорганизационных взаимосвязей, в которые включены должности в организации. Единицей анализа является должность. В типичном случае в опросе принимают участие сотрудники всех уровней управления, а также ведущие специалисты. Критериев, по которым устанавливаются взаимосвязи, несколько. Фиксируются контакты по получению и предоставлению информации, а также контакты по согласованию промежуточных результатов работ. При обработке фиксируется информационная нагруженность должности и информационная нагруженность подразделений (как суммы опрошенных в каждом подразделении должностей). В результате вычленяются подразделения, исполняющие роль "несущей конструкции" во внутриорганизационном информационном обмене, другими словами подразделения, на которые ложится максимум информационной нагрузки. Именно сотрудники данных подразделений должны составить "костяк" резерва развития. С другой стороны, фиксируются подразделения, слабо включенные в организационный информационный обмен. Это является поводом критически оценить деятельность подобных "периферийных" подразделений, поставить вопрос о необходимости их развития.
  • "Экспертиза бизнес-процессов" - это методика-классификатор, представляющая собой таблицу, в строках которой перечислены подразделения, а в столбцах - типы бизнес-процессов. Эксперты из числа руководителей разного уровня (высшего и среднего), относят каждое подразделения к тому или иному бизнес-процессу, после чего экспертные оценки сопоставляются, и выносится окончательное заключение. Каждое подразделение, таким образом, может быть отнесено к одному или нескольким бизнес процессам (в зависимости от согласованности мнения экспертов).

Комплектация резерва развития: кадровое условие.

В резерв развития должны войти сотрудники, обладающие максимально благоприятными личностно-деловыми профессионально важными качествами. Как выбрать наиболее достойных представителей? Критерии выбора сотрудников могут во многом зависеть от кадровой политики организации. К универсальным критериям выбора относится необходимость представленности в резерве развития сотрудников, способных разработать реформы (организаторскими качествами), с одной стороны, и сотрудников, способными обеспечить внедрение нововведений (коммуникативные качества).

Типы профессионального пути. Профессиональный путь (профессиональная социализация) - психологические качества, необходимые для эффективной деятельности сотрудника в режиме развития и в режиме функционирования, формируются в ходе его профессионального пути. Профессиональный путь - это процесс включения индивида в пространство профессиональной деятельности, в среду профессиональных взаимоотношений, процесс переработки и активного воспроизводства усвоенных им ценностей, норм, правил. Анализ фактов профессиональной социализации позволяет с достаточной долей достоверности выявлять профессионалов, ориентированных на работу в стабильных, предсказуемых условиях и профессионалов ориентированных работать в новых, неопределенных, быстро изменяющихся ситуациях. Сильное влияние на тип психологического склад профессионала оказывают:

  • встреча с первой и последующими профессиями (когда и почему человек решил посвятить себя своему делу);
  • принципы выбора учебных заведений;
  • механизмы и способы овладения профессией;
  • принципы выбора новых мест работы.

Профессиональная социализация реконструируется по формальным биографическим данным. Используется на начальной стадии оценки и отсева персонала, до конкурсных испытаний. Интервью по анализу профессионального пути используется для уточнения анкетной информации. Позволяет диагностировать механизмы принятия решений и сознательную профессиональную позицию сотрудника. Становится относительно надежным методом оценки только в случае, если построено вокруг системы критериев и индикаторов. Два типа профессионального пути:

  • Пассивное подчинение. Характерны: работа по одной профессии; обучение по желанию родителей, плановое обучение или по распоряжению руководства; подчинение нормам и избегание самоопределения; административная карьера в рамках одной профессии.
  • Активное самоопределение. Всесторонняя подготовка к выбору профессии (консультации с ее представителями, оценка перспектив развития, "пробы пера" до окончательного решения); дополнительное обучение на основании анализа "востребованности рынком"; членство в профессиональных клубах и обществах; самообразование и публикации; участие в проектах в разных позициях; освоение смежных областей. Специфика профессионального пути реконструируется по анкетной информации и уточняется в ходе специально организованных интервью. Анализ биографической информации (анкет, справок-объективок).

Психологические качества. Психологические портреты "идеальных реформаторов" и "идеальных функционеров" весьма отличаются друг от друга. Единицы из управленцев способны совмещать в себе противоречивые способности и "уживаться" в обеих ситуациях - развития и функционирования. Более того, если такие "универсалы" и встречаются, то не они достигают в своем деле "высот". Это происходит в связи с тем, что деятельность, ориентированная на развитие, внутренне противоречит деятельности, ориентированной на функционирование. Яркие установки на развитие не согласуются с необходимостью качественного выполнения рутинных задач. Наиболее продуктивным является целевой подбор "ядерных" групп людей - сильных представителей развития и сильных представителей функционирования. В режиме развития преобладает решение двух типов задач:

  1. Задачи, связанные с разработкой нововведений и их воплощением в организационной структуре. Требуется обеспечение модификации бизнес процессов, перераспределения задач и функций, изменение норм и правил взаимодействия. Для решения подобных задач прежде всего необходимы следующие качества и компетенции:
  • Нестандартность и гибкость мышления;
  • Способность проектировать;
  • Системность мышления;
  • Готовность к изменениям.
  • Задачи, связанные с внедрением нововведений и донесением их до рядовых сотрудников. Требуется умение направить желания, мотивы, умения и знания сотрудников на решение новых задач, адекватно реагировать на сопротивление, стимулировать обучение и развитие. Для решения подобных задач прежде всего необходимы следующие качества и компетенции:
    • Управление исполнением;
    • Влияние (эффективность взаимодействия с людьми);
    • Динамичность мышления;
    • Ориентация на конкретный результат деятельности;
    • Гибкость в общении.
  • В режиме функционирования преобладают задачи, направленные не поддержания существующего положения дел. Прежде всего, они связанны с распределением в относительно стабильных условиях ресурсов (время, финансы, люди, информация и т.п.) с учетом постоянной нехватки последних. Для решения подобных задач прежде всего необходимы:
    • Системность мышления;
    • Способность планировать;
    • Ориентация на конкретный результат деятельности;
    • Способность к ведению переговоров;
    • Ответственность.

    Сыгровка команды реформ (пусковой тренинг)

    Ситуация использования. Практика вовлечения персонала в проектирование и внедрение организационных преобразований становится все более популярной. Вместе с тем, эффективное управление преобразовательными процессами требует слаженной и скоординированной деятельности высококвалифицированных специалистов различных предметных областей, которые до определенного момента могли и не иметь опыта совместной работы. Но, даже, если опыт совместных проектов и был, то он вряд ли будет применим для ситуации организационных изменений. Ведь управление организационными изменениями - это не только самостоятельная область практики, предполагающая необходимость специализированных знаний и умений. Это ситуация неопределенности, неочевидности, стресса, конфликта, требующая от членов команды реформ персональной включенности в работу на приделе личностных сил, доверия друг к другу, персонального и коллективного самоопределения в непростых (в том числе и этически-непростых) ситуациях, распределения задач, наиболее подходящим для каждого члена команды образом. В этой связи особо актуальной становится работа по подготовке, сыгровке группы сотрудников, которая будет обеспечивать разработку и внедрение изменений вплоть до низовых должностей. Такая группа в практике консультирования по организационному развитию обычно называется "командой реформ" ("командой изменений", "командой внедрения").

    Базовая модель. В социальной психологии установлено, что любые социальные преобразования обусловливаются влиянием активного меньшинства (концепция С. Московиси). В любой общности существует инициативное "меньшинство", которое отличается от "большинства" своими установками, ценностями, правилами. Когда влияние этой группы достигает критического уровня, происходит развитие социальной общности в целом. Исследования установили характеристики активного меньшинства, позволяющие ему оказать максимальное влияние. К ним относятся: последовательность и устойчивость позиций и поведения меньшинства, синхронность (единодушие) мнений его членов, готовность идти на компромисс (недогматичность).

    Цель тренинга: cформировать команду, обладающую всеми необходимыми компетенциями для управления организационными изменениями.

    Формат тренинга. Тренинг рассчитан на группу от 6-ти до 18 человек длительностью 2-3 дня (16-24 астрономических часа). В процессе тренинга используется различный репертуар методических средств: ролевые ситуации, cause study, деловые игры, дискуссии, упражнения, и т.п. Содержательное наполнение программы тренинга конкретикой осуществляется после уточнения заказа.

    Сопровождение деятельности команды реформ в режиме реального времени

    Ситуация использования. Сопровождение деятельности команды реформ может осуществляться на любом (или всех) этапах организационных изменений: 1) проектирование целевого состояния организации (или ее подсистемы); 2) пилотное внедрение проекта (тестирование); 3) корректировка проекта и массовое внедрение; 4) закрепление нового организационного состояния. На каждом из этих этапов, команда реформ будет сталкиваться с:

    • Возрастающим противодействием персонала организационным изменениям;
    • Необходимостью оперативно принимать решения о пересмотре тех или иных составляющих проекта организационных изменений. И чем ближе к завершению преобразований стоимость каждого такого решения будет расти в геометрической прогрессии.

    Базовая модель. Команда реформ в своей деятельности вынуждена одновременно решать два типа задач - содержательные и организационно-коммуникативные. Содержательные задачи - это работа над проектом нового организационного устройства, его детализация, оперативная коррекция, расчет инвестиций и их возврата. Как правило, команда реформ, на всех этапах своей работы, уделяет наибольшее внимание именно этим задачам. Вместе с тем, организационные изменения существуют в форме интенсивных совещаний, собраний, переговоров, семинаров, конференций, круглых столов, которые проводятся, как внутри команды реформ, так и между командой реформ и заинтересованными сторонами. Притом такие встречи проходят в условиях неопределенности, стресса и сопротивления персонала. В этой связи, помимо содержательных задач, команда реформ вынуждена решать еще и организационно-коммуникативные задач:

    • Cоздавать (проектировать, сценарировать, организовывать) коммуникативные площадки, на которых бы встречались для обсуждения, ознакомления с нововведениями все стороны так или иначе участвующие в преобразованиях.
    • Регулярно получать максимально полную обратную связь о том, как реагирует организация, группы, отдельные сотрудники на предпринимаемые командой реформ действия, и оперативно корректировать свою тактику, а иногда и стратегию.
    • Вести регулярную, открытую информационно-просветительскую деятельность относительно необходимости преобразований, их целей задач, текущем положении дел, успехов и проблем проводимых преобразований.

    Цели консультационного сопровождения деятельности команды реформ: содействие команде реформ в квалифицированном решении организационно-коммуникативных задач в соответствии со степенью готовности компании к организационным изменениям, масштабностью нововведений и текущем этапом организационных преобразований.

    Задачи и результаты:

    • Разработка сценариев/программ проведения организационно-коммуникативных форм, учитывающих вероятный характер и силу сопротивления участников. Конкретные проектно-прогнозные игры (имитации), круглые столы, слушания, конференции, семинары или их серии (например, 4-х конференциальная модель организационных изменений чикагской группы Аксельрода). Фасилитирование (ведение, организация единого коммуникативного пространства) внутригрупповых и межгрупповых сессий, организация фиксации материалов, проводимых обсуждений и дискуссий.
    • Подготовка аналитических материалов по результатам дискуссий, обсуждений, круглых столов и т.п.. Подготовка аналитических записок по результатам регулярного мониторинга (обратной связи) динамики (сила и характер) сопротивления/принятия организационных нововведений, изменению поля силовых отношений. Подготовка рекомендаций по воздействию на ситуацию.
    • Информационное, PR-обеспечение организационных нововведений. Создание информационных поводов, подготовка пресс-релизов по результатам ключевых мероприятий. Профессиональная подготовка (написание сценария, репетиция, персональный тренинг участников) и съемка видеосюжетов о замысле и ходе организационных преобразований, подготовка рекомендаций по размещению и использованию снятых видеороликов. Разработка на корпоративном сайте раздела посвященного проводимым организационным преобразованиям (проектирование структуры, функциональных блоков, дизайн, программирование, сопровождение работы.

    Привлечение консультантов к комплектации и сыгровке команд реформ позволит:

    • сбалансировать состав команды реформ;
    • подобрать оптимальную организационную форму существования команды реформ, отделить проектные задачи от регулярных;
    • минимизировать риски, связанные с нововведениями;
    • обеспечить быструю сыгровку команды в "боевом" или имитационном режиме;
    • осуществить экспертизу уровня и источников потенциального сопротивления;
    • системно спланировать массовое обучение;
    • повысить вероятность закрепления изменений и утилизации конструктивных побочных эффектов.

    Типы организационных изменений

    Все изменения в организации можно свести к двум типам: операционным изменениям, связанным с улучшением производственных процессов, процедур, и к трансформационным изменениям, направленным на обновление организации в целом, переориентацию ее функционирования. Основные типы изменений – это изменения миссии и целей, стратегии, технологии, структуры, продукта, людей и культуры.

    Существуют плановые и стихийные изменения. Первые осуществляются в соответствии с разработанной стратегией, планом, в котором организация пытается спрогнозировать свои действия с учетом будущих событий. Для этого изучаются тенденции развития внешней среды, ее возможности и угрозы, а также сильные и слабые стороны организации. Цель таких планов – подготовить организацию к возможным изменениям среды, противостоять неблагоприятным воздействиям случайных факторов.

    Стихийные (реактивные) изменения – это непредусмотренные ответные действия организации на непредвиденные обстоятельства по мере их возникновения. Поэтому, как правило, они осуществляются в условиях нехватки времени, бывают недостаточно продуманы и не позволяют эффективно адаптироваться к окружению. Часто после таких перемен потребность в управляемых изменениях возрастает.

    Модель плановых изменений представлена на рисунке 4. В ней процесс изменений разбивается на пять последовательных этапов:

    1) на организацию воздействуют внутренние и внешние силы, которые вызывают необходимость изменений;

    2) менеджеры изучают эти воздействия и осознают необходимость перемен;

    3) осознанная потребность изменений побуждает, инициирует поиск нововведений и их внедрение;

    4) изменения осуществляются;

    5) закрепляются изменения на основе положительных результатов, они становятся необходимым элементом организации.

    Рис. 4. Модель процесса управления изменениями

    Рассмотрим представленную модель более подробно. Воздействие внешней среды, появление возможностей и угроз развитию организации связано с изменением любого из ее факторов прямого или косвенного воздействия. А именно: потребителей, конкурентов, поставщиков, собственников, рынка рабочей силы, контролирующих и регулирующих органов, а также состояния экономики в целом, социокультурных, политико-правовых, технологических и международных факторов.

    Внутренние воздействия, требующие изменений, связаны с производственной деятельностью организации, ее целями и возможностями их достижения. Здесь выявляется потенциал организации, ее сильные и слабые стороны в разных функциональных областях.

    Сопоставление внешних и внутренних импульсов, осознание несоответствия между средой и организацией, существующим и необходимым уровнями производительности, эффективности и качества приводят к пониманию необходимости перемен. Это понимание предопределяет последующие действия по созданию нового продукта, внедрению современной технологии, системы мотивации персонала, формированию культурных ценностей, перестройке структуры управления и т. д.

    После осознания необходимости реорганизации наступает третий решающий этап управления изменениями – инициирование изменений. Здесь разрабатываются идеи будущих перемен, направленные на устранение несоответствия между организацией и средой или более мелкого несоответствия существующих операций и процедур принятым в организации стандартам.

    Существуют разные способы стимулирования поиска идей. Наиболее эффективны следующие:

    1) изучение существующего опыта решения аналогичных проблем;

    2) содействие творчеству, новаторству, проявлению инициативы;

    3) отстаивание идеи, доведение ее до стадии внедрения;

    4) создание венчурных команд.

    Первый способ предполагает изучение всех имеющихся разработок как внутри, так и вне организации, которые могут быть использованы для осуществления необходимых изменений. Этот способ не исключает приглашения опытного консультанта по решению аналогичных проблем. Однако данный способ имеет определенные ограничения. Они связаны с опасностью применения старых решений к новым проблемам и с тем, что многие изменения не могут быть осуществлены на основе имеющихся знаний и опыта. Поэтому организация должна искать новые уникальные решения своих проблем.

    Необходимость инициирования новых оригинальных решений для выявленных проблем означает, что способность к творчеству, новаторству как отдельных людей, так и целых подразделений должна быть встроена в организацию. Такие организации свободно структурированы, децентрализованы, имеют открытые каналы коммуникаций и эффективные системы подачи рационализаторских предложений и изобретений. Их корпоративная культура отличается открытостью, свободой общения, доброжелательностью, участием в обсуждении новых идей, поощрением ошибок. Система вознаграждений в таких организациях поддерживает нововведения. Многие программы партисипативного управления родились из желания стимулировать творчество, новаторство в организации.

    Каждый человек имеет способность к творчеству, но есть особо одаренные люди, которые способны увидеть уникальные, необычные возможности развития организации даже в обычных ситуациях. Таких работников необходимо специально изыскивать и создавать им все условия для работы. В литературе даны характеристики особо творческих людей, включающие профессионализм, оригинальность мышления, открытость новым концепциям, идеям, любознательность, независимость, отсутствие авторитетов, целеустремленность, настойчивость, оптимизм.

    Если в подразделении создана творческая атмосфера и генерируются новые идеи, то возникает необходимость в их пропаганде, продвижении и реализации. На этом этапе должен появиться человек, который осознает плодотворность идеи, объясняет и отстаивает ее, доводит до стадии внедрения, поскольку сами по себе изменения не происходят. Часто новая идея отвергается руководством без должной ее проработки.

    Последний способ инициирования перемен – создание венчурных команд, новой современной формы содействия новаторству в организации. Венчурная команда – это отдельная, самостоятельная структурная единица, существующая вне иерархической пирамиды организации, которая отвечает за разработку основных изобретений и инновационных проектов. Члены таких команд имеют большую свободу творчества и освобождаются от необходимости соблюдать принятые в организации правила и процедуры. Венчурные команды малочисленны и отделены от компании, чтобы исключить бюрократическое вмешательство.



    Четвертый этап управления изменениями – осуществление изменений предполагает знание причин сопротивления переменам и его умелое преодоление.

    Таких причин несколько:

    1) неопределенность. Люди могут негативно относиться к изменениям только из-за отсутствия информации о последствиях перемен, подозревая угрозу своему положению в организации. Ведь неопределенность всегда страшит;

    2) ощущение потерь. Люди сопротивляются переменам, если предполагают, что они приведут к личным потерям: полномочий, власти, статуса, престижа, оплаты, дополнительных льгот и привилегий, социальных контактов, т. е. к снижению удовлетворения какой-либо потребности;

    3) отсутствие понимания и доверия. Служащие часто не понимают замысел изменений или сомневаются в их положительных последствиях, не доверяют руководителям, так как уже имели негативный опыт;

    4) убеждение, что перемены ничего хорошего не принесут, не решат существующих проблем, а может быть принесут с собой новые;

    5) разные оценки и цели. Авторы идей, их последователи и люди, которые должны будут подвергнуться переменам, по-разному оценивают ситуацию. Менеджеры разных подразделений имеют свои локальные цели, и нововведения могут умалить результат деятельности какого-либо подразделения;

    6) отсутствие необходимых навыков, умений, чтобы справиться с изменениями;

    7) встроенные элементы сопротивления переменам: существующие правила, процедуры, политики, нормы, рабочие методы, традиции, философия высшего руководства.

    Эти элементы формировались в течение длительного периода времени, стали привычными, необходимыми, поэтому от них нелегко отказаться. Существуют два основных подхода к преодолению сопротивления переменам:

    1) анализ «силового поля», который предполагает определение и изучение факторов, способствующих и препятствующих изменениям;

    2) использование существующих методов уменьшения или полного устранения сопротивления.

    Анализ «силового поля» предложил Курт Левин, который предполагал, что изменения являются результатом «борьбы» между движущими и противодействующими им силами. Когда предлагается изменение, одни силы продвигают его, другие препятствуют переменам. Менеджер должен проанализировать эти силы и изменить соотношение между ними в пользу движущих сил. Это можно сделать тремя способами:

    1) усилить существующие движущие силы;

    2) ослабить существующие противодействующие силы;

    3) добавить новые движущие силы.

    Причем руководство должно знать, что лучшее время преодоления сопротивления изменениям – это период до их возникновения.

    Классификация организационных изменений

    Для достижения стра­тегического преимущества менеджеры могут сосредоточиться на четырех типах изменений внутри организации: товары и услуги; стратегия и структура; культура; технология. У каждой компании есть неповторимый набор то­варов, услуг, стратегии, структуры, культуры и технологий, которые можно собрать воедино для нанесения максимально мощного удара по избранным рынкам.

    Изменения в технологии - это изменения в процессе производства, в том числе в основных навыках и знаниях работников организации, которые дают им возможность при­обрести особую, лишь для них характерную компетентность. Эти перемены планируются для того, чтобы сделать производ­ство более эффективным или увеличить объем выпускаемой продукции. Перемены в технологии затрагивают способы изготовления товаров или оказания услуг. Они включают ме­тоды работы, оборудование и ход работы. Например, в универ­ситете технологическими изменениями будут изменения в ме­тодике преподавания курса.

    Изменения в товарах и услугах имеют отношение к конечным продуктам организации в виде товаров или услуг. Новые товары могут представлять собой усовершенствованный старый или абсолютно новый ассортимент продукции. Новая продукция, как правило, разрабатывается, чтобы увеличить долю рынка, приходящуюся на компанию, или освоить новые рынки, группы потребителей или клиентов.

    Изменения в стратегии и структуре организации отно­сятся к административной сфере, т.е. к управлению. Здесь изменения происходят в структуре организа­ции, стратегическом менеджменте, политике, системе вознаг­раждения, трудовых отношениях, в системах взаимосвязей, контроля и информации, в системе финансовой отчетности и планирования бюджета. Изменения структуры и стратегии обычно происходят сверху вниз, то есть по распоряжению высшего руководства, тогда как перемены в области технологии и продукции могут идти снизу вверх. Для университета систем­ные изменения сверху - это, например, новый, более эффективный учебный план.

    Уменьшение размеров корпорации, рес­труктуризация - все это примеры структурных изменений.

    Изменения в культуре имеют отношение к изменениям в ценностях, установках, ожиданиях, убеждениях и поведении сотрудников организации. Культурные изменения затрагивают ментальные модели. Это, скорее, изменения в мышлении, чем в технологии, структуре или продукции. В современных учеб­никах по менеджменту реинжиниринг бизнес-процессов и вне­дрение системы качества относятся к изменениям в культуре.

    Первые два типа организационных изменений - измене­ния в технологии и изменения в товарах и услугах подробно рассматриваются в рамках инновационного и производствен­ного менеджмента и выходят за рамки данного посо­бия, в котором основной акцент сделан на двух последних типах изменений - перемены в стратегии и структуре и из­менения в культуре.



    Изменения в стратегии и структуре рас­сматриваются на примере проведения реструктуризации уп­равления компанией - изучаются этапы проведения органи­зационного анализа, связь стратегии и структуры, подходы к реструктуризации управления компанией.

    Изменения в куль­туре рассматриваются на примерах проведения реинжинирин­га, внедрения системы всеобщего управления качеством и создания обучающейся организации.

    Эти четыре типа изменений взаимозависимы - перемены в одном ведут к переменам в другом. Новый тип изделий может потребовать изменений в технологии производства, а изменение структуры - новых навыков от сотрудников. На­пример, в одной промышленной компании инженеры, внедрив роботов и более высокую технологию производства, тут же обнаружили, что она выдвигает повышенные требования к работникам. А повышение мастерства работников потребовало изменить систему оплаты их труда. Организация - взаимоза­висимая система, и изменение какой-то одной ее части вовле­кает другие.

    Однако в самой организации можно выделить разные уровни организационных изменений.

    Управление изменениями проис­ходит на трех уровнях:

    ♦ Проект изменений - это определенная последова­тельность действий, нацеленная на решение специфической проблемы или удовлетворение потребности. Эти действия мо­гут принести успех в краткосрочном плане, особенно если они сфокусированы, ориентированы на конкретный результат и не нарушают традиций компании. Но если они представляют собой всего лишь дискретные, автономные проекты, то, как правило, не окажут никакого долгосрочного воздействия, па­мять о них исчезнет, и более поздние поколения повторно испытают ту же самую потребность.

    ♦ Программы изменений - взаимосвязанные проекты, разработанные для оказания совокупного организационного воздействия. Здесь успех часто зависит не столько от качества проекта или методов его осуществления, сколько от того, как каждый отдельный проект увязан с другими действиями ком­пании. Программы изменений часто терпят неудачу, потому что они изолированы от текущей деятельности, содержат слишком много положений, не сочетающихся друг с другом, или выполняются элитной группой, которая ожидает, что каждый должен все бросить и присоединиться к проповедуе­мому ею культу.

    ♦ Организации - проводники изменений. Так называют­ся компании, которые способны непрерывно осуществлять нововведения, совершенствоваться и делать это прежде, чем того потребуют внешние обстоятельства. Это организации, мобилизующие многих людей на проведение изменений. Успех зависит от того, существуют ли условия, необходимые для превращения организации в способную к таким изменениям, которые происходят непрерывно и воспринимаются как есте­ственные.

    Виды организационных изменений(российский подход)

    Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных.

    Но для этого он должен их знать и уметь выделять.

    Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации.

    Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

    Внутренние переменные непосредственно являются объектами изменения внутри организации.

    Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, задачи, структура, технология и люди.

    Варианты целей организации

    Основной целью работы коммерческих организаций является получение прибыли. Для этого имеются веские основания:

    За счет прибыли увеличиваются оборотные средства;

    За счет прибыли приобретается новое оборудование;

    Из прибыли финансируются научные разработки;

    Из прибыли возвращаются кредиты и займы; и. т.д.

    Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

    · ее максимизацию;

    · получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;

    · минимизацию прибыли (этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

    Для выживания организации ее руководство должно периодически оценивать и менять свои цели в соответствии с изменениями внешней среды и самой организации.

    Модификация целей необходима даже для самых успешных организаций, хотя бы потому, что текущие цели уже достигнуты.

    Часто необходимость менять цели обнаруживается с помощью системы контроля, которая должна информировать руководство об относительной эффективности организации в целом и каждого подразделения в отдельности. Но необходимо учитывать, что радикальные изменения целей скажутся на всех остальных переменных.

    Направления совершенствования организационной структуры

    Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

    Структурные изменения как часть организационного процесса относятся к изменениям в системе распределения полномочий и ответственности, координационных и интеграционных механизмах, делении на отделы, управленческой иерархии и степени централизации.

    Структурные изменения - одна из самых распространенных и видимых форм изменений в организации. Они - реальная необходимость, когда происходят значительные изменения в целях и стратегии. Когда большая организация открывает новое направление деятельности, она создает подразделение с основной ответственностью за эту деятельность и проводит интеграцию руководства этого направления с руководством всей остальной организации.

    Структурные изменения имеют очевидное влияние на человеческую компоненту, поскольку в организацию могут влиться новые люди, изменится система подчиненности.

    Страх, что структурные изменения подорвут сложившиеся властные и социальные отношения, часто служит причиной сопротивления таким переменам. Менее очевидным является воздействие на технологию, которая косвенно связана с новой структурой. Например, должна меняться информационная управляющая система, чтобы поставлять информацию, необходимую как новому подразделению, так и системе контроля за его деятельностью.

    Направления совершенствования организационной структуры (варианты):

    - консолидация филиалов (сокращение их количества);

    цели: а) ликвидация неэффективных звеньев;

    б) улучшение управляемости и повышение качества управленческого звена в филиалах;

    в) концентрация финансовых ресурсов и снижение затрат на управление;

    - сокращение штатов (в ходе переаттестации рабочих мест);

    цели: а) сокращение затрат;

    б) рост мотивации сотрудников(рост оплаты труда оставшимся работникам);

    в) повышение управляемости и контролируемости затрат на персонал;

    - применение новых форм организационной структуры (виртуальная сетевая организация, обучающаяся организация, проектная организация, матричная организация, бригадная организация);

    цели: а) преодоление кризиса роста;

    б) развитие организации.

    Технология и задачи как объекты организационного изменения

    Изменения в тесно связанных переменных - технологии и задачах -относятся к изменениям процесса и графика выполнения задач, внедрению нового оборудования или методов, изменению нормативов и самого характера работы. Как и структурные изменения, изменения технологические часто разрушают социальные стереотипы, обычно вызывая пересмотр планов, т.к. изменение в технологии может потребовать модификации структуры и рабочей силы.

    Введение новых методов контроля за качеством и товарно-материальными запасами потребует большого количества изменений в задачах организации.

    Аналогичным образом использование вычислительной техники часто меняет многие функции персонала организации.

    Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

    Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами и информацией.

    Персонал как объект изменений

    Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

    Изменения в людях подразумевают модификацию возможностей, установок или поведения персонала организации.

    Как показывает практика управления современными организациями в них могут проводиться мероприятия, приводящие к позитивным изменениям в персонале. К таковым относятся:

    Техническая подготовка (цель ее заключается в том, чтобы помочь сотрудникам получить общее представление о продукции(услуге, работах) организации и технологии ее производства, ее недостатках и преимуществах по сравнению с конкурентными);

    Подготовка к межличностному или групповому общению (тренинги с отдельными работниками или в составе структурных подразделений);

    Привлечение сотрудников к участию в опционах, прибылях и др. результатах финансово-хозяйственной деятельности организации для повышения степени их мотивации;

    Занятия с целью формирования у сотрудников лидерских качеств (или реализация в организации принципов регулярного менеджмента);

    Периодическая оценка качества выполнения работы отдельными работниками, подразделениями и организацией в целом;

    Повышение квалификации руководящего состава;

    Формирование групп (временных трудовых коллективов) для выполнения отдельных проектов;

    Внедрение программ по повышению удовлетворенности работой и состояния духа;

    Внедрение программ по повышению качества труда.

    Для сотрудников организаций и их руководителей полезны в практической деятельности не столько конкретные мероприятия, сколько принципы работы обучающихся организаций , суть которых сводится к следующему:

    Обучаться быстрее, чем конкуренты;

    Обучаться внутри организации(друг у друга и рабочих групп; Джим Стюарт в книге «Тренинг организационных изменений» пишет: «Коллеги - это во многом недооцененный и недоиспользованный источник развития »);

    Обучаться за пределами организации(у поставщиков и потребителей);

    Обучаться по вертикали(от вершины до основания организации);

    Задавать правильные вопросы и применять обучение в действии;

    Прогнозировать будущее, создавать сценарии и обучаться на них;

    Применять на практике то, чему научились, и учиться на практике;

    Обучаться быстрее, чем меняется внешняя среда;

    Обучаться в областях, где раньше не обучались.

    Изменения в людях, поскольку они часто вызывают страх из-за неудовлетворения потребностей, особенно трудно сделать эффективными.

    Руководитель никогда не может исходить из того, что объективно благоприятные изменения будут благоприятно восприняты подчиненными. Не все, например, хотят иметь больше ответственности или больше учиться.

    Чтобы успешно провести изменения в самих людях, их надо скоординировать с другими изменениями.

    Например , руководитель направлен на семинар по методам разработки политики фирмы, и от него ждут принятия новой ответственности. Если этого на практике не происходит, деньги, потраченные на подготовку, окажутся потраченными зря, и руководитель, возможно будет чувствовать обиду.

    Более тонкий вопрос - необходимость в последовательности и поддержке, когда осуществляются изменения в людях.

    Современным организациям требуются гораздо более высокий уровень творческого планирования, действенные и полезные знания о новой продукции и новых процессах, повышение степени согласования совместных действий с долгосрочными обязательствами и понимание необходимости решения сложных проблем.

    Для этого необходимы, в свою очередь, подготовленные работники, которые открыто высказывают свое мнение, ценят знания и наилучшие решения, стремятся объединить свои усилия для общей творческой работы.

    Выводы:

    1. Организационные изменения по содержанию – это изменения в составе и структуре организации, функциях ее элементов, а также изменения, касающиеся целей организации, технологии производства, решаемых организацией задач и персонала организации.

    2. Наиболее предпочтительной формой организации, способной адаптироваться в условиях непрерывных изменений в окружающей среде, является обучающаяся организация.