Особенности подписания и передачи исходящих документов. Обработка отправляемых документов. Порядок прохождения входящих документов

8.1. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Порядок прохождения входящих документов

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

Прием и первичная обработка;

Предварительное рассмотрение;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководителем организации;

Доставка документов исполнителям;

Контроль за исполнением;

Подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на следующие категории:

Документы, подлежащие регистрации;

Нерегистрируемые документы;

Документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;

Документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонденции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.

Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела. Сроки исполнения некоторых видов документов определяются «Перечнем типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов» (приведен в Приложении 9).

Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:

Составление проекта документа;

Изготовление документа;

Визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

Подписание (утверждение) документа;

Регистрация;

Отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях - сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответ­ствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Порядок прохождения внутренних документов

Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:

1) составление проекта документа;

2) его изготовление;

3) визирование проекта документа;

4) подписание;

5) регистрация;

6) размножение и доставка приказа исполнителям;

7) контроль за исполнением;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех, заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:

Номер приказа;

Дата приказа;

Наименование приказа (краткое содержание);

Кто подписал приказ;

Исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.

Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения:

1) составление и оформление документа;

2) рассмотрение документа руководством;

3) исполнение документа;

4) подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформ­ления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих.

8.2. Регистрация документов в организации

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

Индексация документов

Индексация - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений).

Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, 87 - индивидуальный регистрационный номер документа.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.

Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.

8.3. Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, вводить данные о документах в ЭВМ.

В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов. Журналы включают следующие графы:

Номер документа;

Дата документа;

Адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;

Количество листов документа;

Резолюция;

Исполнитель;

Подпись исполнителя;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении;

Номер дела (папки);

Имя файла;

Примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению могут выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Примерные формы заполнения журналов регистрации представлены на рис. 8.1, 8.2 и 8.3.

Рис. 8.1. Форма заполнения журнала регистрации входящих документов

Рис. 8. 2. Форма заполнения журнала регистрации исходящих документов

Рис. 8. 3. Форма заполнения журнала регистрации договоров

Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т. к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него - в других.

Наиболее распространенный способ регистрации - заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что по­зволяет быстро находить информацию при большом объеме документов; РКК можно использовать для организации контроля за исполнением документов; РКК подвергаются механизированной обработке. Форма РКК приведена в Приложении 10.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.

Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

Название вида документа;

Дата документа;

Индекс документа (дата поступления документа и его номер);

Заголовок документа или его краткое содержание;

Резолюция;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов), или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах - входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. Эти же данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.

В графе «Краткое содержание» могут быть указаны вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.

В графу «Резолюция» заносят содержание поручения, данные об исполнителе, авторе резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подразделение и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.

В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указываются дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же пишут номер дела, в которое исполненный документ будет подшит для хранения.

На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.

После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.

Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен; в карточке могут быть указаны:

Исполнители (их расписки в получении документа);

Ход исполнения;

Приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяются самой организацией.

Для регистрации документов в организации в настоящее время используется электронно-вычислительная техника и копировальные аппараты.

В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машино-ориентированной РКК, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

На базе информации о документах, зафиксированных на электронных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных информационно-поисковых систем.

Из РКК формируются различные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Их можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое документооборот?

2. Каков порядок обработки входящих документов?

3. Каков порядок работы с исходящими документами?

4. Каков порядок работы с внутренними документами?

5. Для чего необходима регистрация документов в организации?

6. Как образуется регистрационный номер документа?

7. Какие существуют формы регистрации документов?

8. Зарегистрируйте полученное письмо:

АО «Домострой» ООО «Тема»

ул. Кирова, 53 Начальнику отдела

тел. 91-35-76 Н. А. Васильеву

от 12.04.04 № 03-04/53 454000, г. Челябинск,

На №_______от________ ул. Российская, 13

О заключении договора

9. Что такое регистрационно-контрольные карточки? Когда их применение наиболее удобно?

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

• составление текста проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
• подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
• регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
• отправку документа адресату;
• подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими , схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

¨ составление проекта документа;

¨ согласование проекта документа;

¨ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

¨ подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;

¨ регистрация документа (в журнале или на карточке);

¨ отправка документа адресату;

¨ подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Секретарь проверяет:

· правильность оформления,

· наличие необходимых реквизитов.

· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

· наличие адреса;

· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

После регистрации иприсвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:

· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

· наличие подписи, печати (при необходимости).

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.

Исходящие документы печатают , как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ , направленный в другую организацию, должен быть возвращен , на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.

отчет по практике , добавлен 11.08.2015


Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

контрольная работа , добавлен 25.02.2014


Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.

курсовая работа , добавлен 16.05.2012


Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013


Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

дипломная работа , добавлен 02.03.2009


Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.

контрольная работа , добавлен 30.12.2011


Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.

дипломная работа , добавлен 19.11.2011

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Для рационального обеспечения документооборота непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Для этого на предприятии:

1) проектируют маршруты прохождения документы;

2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя;

3) контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

В документообороте выделяют следующие группы документов:

Предложения, заявления и жалобы граждан;

Правительственная документация;

Документы, адресованные на имя руководства;

Документы, адресованные структурным подразделениям.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа».

Маршрут документа – это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения в днях;

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация позволяет:

Подтвердить факт получения или отправки документа;

Создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

Вести контроль исполнения документа;

Дать качественные и количественные характеристики документов.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Пример.

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

Помните!

Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

Заказные письма принимаются под расписку.

Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.

Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят следующим образом:

Проверьте!

Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, индекса, отметку о категории отправления.

Правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляется по факсу.

Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Помните!

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

Телеграммы отправляются немедленно.

Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Организация работы с внутренними документами выглядит следующим образом.

Все документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, т. к. для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Поиск нужного ценного документа в большом количестве бумаг будет затруднен. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах документооборот и формы его организации каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.

Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

Порядок уничтожения или списания документов.

Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они подвергают проверке.

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.

Помните!

Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок хранения.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин в присутствии не менее чем двух работников организации.

В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание. На основании письменного распоряжения руководителя предприятия комиссия:

1) осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;

2) вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);

3) сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);

4) по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).

Члены комиссии, присутствующие при уничтожении документов, фиксируют уничтожение каждого из них.

Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, в котором последовательно перечисляют списанные документы.

На основании «Перечня документов, подлежащих хранению», инв. 102, утвержденного приказом генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт» от 12.01.2003 № 3, экспертной комиссией общества отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого двадцать семь дел (документов).

Описи дел за ___________годы утверждены руководителем предприятия.