Порядок работы со служебной информацией. Положение о порядке обращения с информацией ограниченного распространения (пример). I. Общие положения

СОВЕТ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

РЕШЕНИЕ

О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования)

В соответствии с Договором о Евразийской экономической комиссии от 18 ноября 2011 года Совет Евразийской экономической комиссии

решил:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии.

2. Председателю Коллегии Евразийской экономической комиссии Христенко В.Б. обеспечить ознакомление сотрудников Евразийской экономической комиссии, принятых на работу до вступления в силу настоящего Решения, с Порядком работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии в течение 1 месяца с даты вступления в силу настоящего Решения.

3. Настоящее Решение вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты его официального опубликования, за исключением раздела IX Порядка работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии.

Раздел IX Порядка работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии вступает в силу с даты вступления в силу соглашения, определяющего порядок защиты конфиденциальной информации и ответственность за ее разглашение при осуществлении Комиссией полномочий по контролю за соблюдением единых правил конкуренции.

Члены Совета Евразийской
экономической комиссии:

От Республики Беларусь
С.Румас

От Республики Казахстан
Б.Сагинтаев

От Российской Федерации
И.Шувалов

Порядок работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии

УТВЕРЖДЕН
Решением Совета
Евразийской экономической комиссии
от 18 сентября 2014 года N 71

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок разработан в соответствии со статьей 18 Договора о Евразийской экономической комиссии от 18 ноября 2011 года (далее - Договор о Комиссии), определяет правила работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия), за исключением случая, указанного в пункте 116 настоящего Порядка, а также случаев, когда международными договорами, формирующими договорно-правовую базу Таможенного союза и Единого экономического пространства (далее - международные договоры), решениями Высшего Евразийского экономического совета, решениями Совета Комиссии установлены специальные правила работы с указанными документами.

Настоящий Порядок не распространяется на работу с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне (государственным секретам) в соответствии с законодательством государств - членов Таможенного союза и Единого экономического пространства (далее - государства-члены).

2. Настоящий Порядок является обязательным для членов Коллегии Комиссии и сотрудников Комиссии.

Положения настоящего Порядка, предусматривающие правила обращения с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) для сотрудников Комиссии, распространяются на членов Коллегии Комиссии, за исключением случаев, когда международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, решениями Совета Комиссии, настоящим Порядком для членов Коллегии Комиссии установлены специальные правила, отличающиеся от правил, установленных для сотрудников Комиссии.

3. Для целей настоящего Порядка используются понятия, которые означают следующее:

"гриф ограничения доступа" - реквизит (совокупность реквизитов) документа, проставленный на документе с соблюдением установленных требований, указывающий на особый характер содержащейся в документе информации (конфиденциальной или служебной) и на установленное ограничение доступа к такой информации и круга пользователей документа. В зависимости от вида содержащейся в документе информации в Комиссии используются грифы ограничения доступа "Конфиденциально" или "Для служебного пользования";

"документ" - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности;

"документ для служебного пользования" - созданный в Комиссии документ, содержащий служебную информацию;

"допуск к конфиденциальной информации" - оформление права сотрудника Комиссии на доступ к конфиденциальной информации;

"доступ к информации (документам)" - возможность получения информации и ее использования;

"защита информации ограниченного распространения" - принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на исключение неправомерного разглашения, доступа, уничтожения, изменения, копирования и иных неправомерных действий в отношении такой информации;

"информация" - сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

"информация ограниченного распространения" - конфиденциальная информация (содержащаяся в конфиденциальных документах) либо служебная информация (содержащаяся в документах для служебного пользования);

"конфиденциальная информация" - все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную, личную, адвокатскую тайну), в отношении которой в соответствии с нормативными правовыми актами государств-членов, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя;

"конфиденциальный документ" - документ, представленный в Комиссию органами государственной власти, органами местного самоуправления государств-членов, органами государственной власти других государств (далее - органы), юридическими и физическими лицами (далее также - лица), должностными лицами органов, содержащий конфиденциальную информацию, или документ, созданный в Комиссии на основании представленной в Комиссию конфиденциальной информации;

"локальная вычислительная сеть Комиссии" - совокупность размещенных в административных зданиях Комиссии телекоммуникационного оборудования и средств вычислительной техники, обеспечивающих передачу, хранение и обработку информации в электронном виде и функционирующих под управлением программного обеспечения;

"обладатель информации" - лицо, которое владеет информацией на законном основании и получило на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

"разглашение информации ограниченного распространения" - действия (бездействие), в результате которых информация ограниченного распространения в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) без письменного согласия обладателя указанной информации становится известной третьим лицам, которым допуск к такой информации не предоставлен обладателем информации в соответствии с международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, решениями Комиссии и настоящим Порядком;

"служебная информация" - информация, которая создана в процессе деятельности Комиссии в пределах полномочий, предусмотренных международными договорами, решениями Высшего Евразийского экономического совета, и в отношении которой существует (установлена) необходимость защиты ввиду возможного нанесения различного рода ущерба в результате неправомерного обращения с ней.

4. Требования настоящего Порядка распространяются на документы ограниченного распространения, созданные на различных видах материальных носителей (бумажном носителе, электронном носителе, фото-, кино-, аудио-, видеопленке), на содержащуюся в таких документах или основанную на таких документах информацию.

5. Подготовка и оформление проектов документов ограниченного распространения, создаваемых в Комиссии, отправка, регистрация, размножение, уничтожение и другие операции с документами ограниченного распространения, в том числе с поступающими в Комиссию, осуществляются в соответствии с Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии, утвержденными Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 26 марта 2013 года N 58 (далее - Правила внутреннего документооборота), с учетом особенностей, установленных настоящим Порядком.

6. Обработка в Комиссии персональных данных, содержащихся в документах ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми приказом Председателя Коллегии Комиссии (далее - Председатель Коллегии).

II. Организация защиты информации, содержащейся в документах ограниченного распространения

7. При выполнении в Комиссии операций с документами ограниченного распространения должны быть приняты меры по защите информации ограниченного распространения, обеспечивающие:

а) предотвращение несанкционированного доступа к информации ограниченного распространения (ознакомления с такой информацией лиц, не имеющих права доступа к ней, или передачи такой информации указанным лицам);

б) своевременное обнаружение и пресечение несанкционированного доступа к информации ограниченного распространения;

в) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации ограниченного распространения;

г) недопущение воздействия на технические средства обработки информации ограниченного распространения, в результате которого нарушается их функционирование;

д) учет лиц, получивших доступ к информации ограниченного распространения;

е) предотвращение несанкционированного воздействия на информацию ограниченного распространения (воздействия на информацию с нарушением установленных правил изменения информации, приводящим к искажению, подделке, уничтожению (полному или частичному), хищению, неправомерному перехвату, копированию, блокированию доступа к информации, а также к утрате, уничтожению или сбою функционирования материального носителя информации);

ж) предотвращение непреднамеренного воздействия на информацию ограниченного распространения (воздействия на информацию вследствие ошибок пользователей, сбоя технических и программных средств информационных систем, природных явлений или иных не направленных на изменение информации событий, приводящих к искажению, подделке, уничтожению (полному или частичному), хищению, неправомерному перехвату, копированию, блокированию доступа к информации, а также к утрате, уничтожению или сбою функционирования материального носителя информации);

з) предотвращение преднамеренного воздействия на информацию ограниченного распространения (умышленного воздействия, в том числе электромагнитного и (или) воздействия другой физической природы, осуществляемого с противоправной целью).

8. Назначаемые члены Коллегии Комиссии, принимаемые на работу сотрудники Комиссии должны быть ознакомлены под роспись с настоящим Порядком в день подписания трудового договора.

9. Информация, содержащаяся в документах ограниченного распространения, может быть использована только в тех целях, для которых она была запрошена Комиссией (в порядке, установленном международными договорами, решениями Комиссии) либо для которых она была предоставлена соответствующими органами (лицами) на добровольной основе (в инициативном порядке).

Член Коллегии Комиссии, сотрудник Комиссии не вправе использовать информацию ограниченного распространения, ставшую ему известной в связи с исполнением служебных (должностных) обязанностей, в целях, не связанных с исполнением служебных (должностных) обязанностей, а также использовать или разглашать такую информацию в корыстных или иных личных целях.

Запрет, установленный абзацем вторым настоящего пункта, сохраняет свое действие в течение 3 лет после прекращения полномочий члена Коллегии Комиссии, прекращения трудового договора с сотрудником Комиссии.

10. Работа с документами ограниченного распространения осуществляется на рабочих местах на принадлежащих Комиссии технических средствах обработки информации, защищенных от несанкционированного доступа и доступа к ресурсам общедоступных сетей, с соблюдением мер по обеспечению защиты информации при ее автоматизированной обработке в локальной вычислительной сети Комиссии, определяемых в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

11. Передача документов ограниченного распространения по электронным каналам связи в пределах локальной вычислительной сети Комиссии осуществляется с использованием методов и способов защиты информации, определяемых в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

За исключением случаев, указанных в абзаце третьем настоящего пункта, запрещаются передача документов ограниченного распространения по электронным каналам связи за пределы локальной вычислительной сети Комиссии, а также обсуждение вопросов, содержащих конфиденциальную информацию, в формате видеоконференции.

Передача документов ограниченного распространения, связанных с подготовкой и проведением торговых переговоров по заключению преференциальных торговых соглашений с третьими странами, а также с организацией работы совместных исследовательских групп с третьими странами, по электронным каналам связи за пределы локальной вычислительной сети Комиссии и проведение видеоконференций в рамках таких переговоров или такой работы, предполагающих использование конфиденциальной информации, осуществляются с соблюдением требований, определяемых членом Коллегии Комиссии, курирующим вопросы торговли.

Организация работ по созданию и совершенствованию системы защиты информации ограниченного распространения в локальной вычислительной сети Комиссии осуществляется Департаментом информационных технологий совместно с Департаментом протокола и организационного обеспечения.

12. При работе с документами ограниченного распространения исполнители принимают меры по:

а) исключению ознакомления с документами (проектами документов, вариантами и черновиками) не допущенных к работе с такими документами сотрудников Комиссии, иных лиц;

б) контролю процесса вывода текста документов на печать, исключающему ознакомление с документами, не допущенных к работе с такими документами сотрудников Комиссии, иных лиц;

в) помещению документов (проектов документов, вариантов и черновиков), внешних (съемных) материальных носителей информации в запираемые шкафы (сейфы, ящики) при оставлении рабочего места.

13. Запрещается выносить документы ограниченного распространения на любых видах материальных носителей информации, дела с такими документами из служебных помещений Комиссии.

В случае служебной необходимости (для организации и проведения выездных заседаний Высшего Евразийского экономического совета, Совета Комиссии, Коллегии Комиссии, консультативных органов, созданных при Коллегии Комиссии, для целей проведения международных торговых переговоров) документы ограниченного распространения могут быть вынесены сотрудниками Департамента протокола и организационного обеспечения из административного здания Комиссии (с последующим возвратом и помещением на хранение в установленном порядке) по письменному разрешению члена Коллегии Комиссии, руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии на основе мотивированной просьбы исполнителя.

III. Прием и регистрация документов ограниченного распространения

14. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в информационной системе управления документооборотом Комиссии (далее - система электронного документооборота).

15. Поступившие в Комиссию документы подлежат регистрации в качестве конфиденциальных документов, если на первой странице документа проставлен гриф, свидетельствующий об отнесении содержащейся в документе информации к информации ограниченного распространения, например: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и др.

16. Прием и регистрация входящих в Комиссию документов ограниченного распространения в качестве конфиденциальных документов (за исключением документов, указанных в пункте 17 настоящего Порядка), регистрация и отправка документов ограниченного распространения, подписанных членами Коллегии Комиссии или Председателем Коллегии, а также отправка исходящих документов ограниченного распространения за подписью руководителей структурных подразделений Комиссии осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.

17. Поступившие в Комиссию конверты (пакеты, бандероли) с пометкой (штампом), свидетельствующей об отнесении содержащихся в них документов к документам ограниченного распространения, на которых в качестве адресата указаны член Коллегии Комиссии или структурное подразделение Комиссии (руководитель структурного подразделения), не подлежат вскрытию и в день поступления в Комиссию передаются Департаментом протокола и организационного обеспечения адресату или уполномоченному им лицу под роспись.

Регистрация документов ограниченного распространения, содержащихся в указанных конвертах (пакетах, бандеролях), в системе электронного документооборота осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, по поручению члена Коллегии Комиссии или руководителя структурного подразделения Комиссии.

18. Поступившие в Комиссию конверты (пакеты, бандероли) с пометкой (штампом), свидетельствующей об отнесении содержащихся в них документов к документам ограниченного распространения, на которых в качестве адресата указана Комиссия, вскрываются сотрудником Департамента протокола и организационного обеспечения, допущенным к работе с конфиденциальными документами в соответствии с настоящим Порядком.

19. Находящиеся в конвертах (пакетах, бандеролях) документы с грифом, свидетельствующим об отнесении содержащейся в них информации к конфиденциальной информации, регистрируются и передаются под роспись в секретариат члена Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей для определения ответственного за исполнение документов структурного подразделения Комиссии (далее - ответственное структурное подразделение Комиссии) и подготовки соответствующей резолюции.

20. При приеме поступивших в Комиссию конфиденциальных документов проводится проверка конверта (пакета, бандероли) на наличие повреждений и (или) следов несанкционированного доступа к содержимому конверта (пакета, бандероли), проверка содержимого конверта (пакета, бандероли) на предмет комплектности конфиденциальных документов.

В случае обнаружения повреждений конверта (пакета, бандероли) либо следов несанкционированного доступа к содержимому конверта (пакета, бандероли) составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой хранится в структурном подразделении Комиссии, принявшем конверт (пакет, бандероль).

В случае обнаружения расхождения между составом содержимого конверта (пакета, бандероли) и данными, указанными в сопроводительном письме, отсутствия отдельных листов, приложений и частей документов составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой хранится в структурном подразделении, производившем вскрытие конверта (пакета, бандероли).

21. Регистрация в системе электронного документооборота исходящих документов ограниченного распространения за подписью руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

22. Регистрация в системе электронного документооборота внутренних документов ограниченного распространения за подписью членов Коллегии Комиссии, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

Внутренние документы, подготовленные на основе конфиденциальных документов (воспроизводимой из таких документов или содержащейся в таких документах информации), подлежат регистрации в качестве конфиденциальных документов.

23. При регистрации созданного в Комиссии документа ограниченного распространения, которому в соответствии с требованиями настоящего Порядка присвоен гриф ограничения доступа, в электронной карточке документа в системе электронного документооборота в зависимости от вида ограничения распространения документа выбирается режим доступа "Конфиденциально" или "Для служебного пользования".

24. При регистрации входящего документа ограниченного распространения в качестве конфиденциального документа к регистрационному номеру, присваиваемому автоматически в общем массиве документации, добавляется буквенный индекс "конф", печатаемый без кавычек, пробелов, знаков препинания и иных технических знаков.

Дополнительно к реквизитам, проставляемым на штампе, указывается количество листов документа и через знак "+" общее количество всех приложений к документу. На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется "К вх. N___ ".

25. При регистрации входящего документа ограниченного распространения из вскрытого конверта (пакета, бандероли) регистрационный номер проставляется на лицевой стороне первой страницы документа в нижнем правом углу с использованием штампа. При этом к регистрационному номеру документа добавляется соответствующий буквенный индекс.

26. При регистрации созданного в Комиссии (в том числе исходящего) документа ограниченного распространения (за исключением решений Комиссии) к регистрационному номеру, присваиваемому автоматически в общем массиве документации, в зависимости от грифа ограничения доступа к документу добавляется буквенный индекс "конф" - для конфиденциального документа или "ДСП" - для документа для служебного пользования, печатаемый без кавычек, пробелов, знаков препинания и иных технических знаков.

Например: N 14-90конф, N 15-162ДСП.

27. На оборотной стороне последнего листа оригинала регистрируемого документа ограниченного распространения указываются сведения о количестве подготовленных экземпляров, об адресатах, которым направлены экземпляры документа (с указанием номера экземпляра по каждому адресату), об исполнителе (фамилия, инициалы, номер телефона).

28. Электронная регистрационная карточка документа ограниченного распространения доступна для просмотра:

а) сотруднику Комиссии, регистрирующему документ в системе электронного документооборота;

б) сотрудникам Комиссии, согласовывающим документ;

в) сотрудникам Комиссии, указанным в резолюции по документу (исполнителям);

г) сотрудникам Комиссии, осуществляющим контроль исполнения документа;

д) членам Коллегии Комиссии, руководителям (заместителям руководителей) структурных подразделений Комиссии.

29. В процессе регистрации в системе электронного документооборота документ ограниченного распространения не подлежит сканированию и прикреплению к электронной карточке документа.

30. В создаваемых в Комиссии документах при ссылке на решение Комиссии ограниченного распространения после регистрационного номера решения Комиссии в скобках приводится сокращение "ДСП".

Например: "..., утвержденным Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 16 марта 2012 года N 2 (ДСП)".

IV. Работа с входящими и внутренними документами ограниченного распространения

31. По входящим и внутренним документам ограниченного распространения, переданным члену Коллегии Комиссии, руководителю (заместителю руководителя) структурного подразделения Комиссии, членом Коллегии Комиссии, руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии подготавливается резолюция с определением ответственного структурного подразделения Комиссии, исполнителя. При подготовке резолюций учитывается уровень доступа к таким документам, который определяется исходя из следующего:

члены Коллегии Комиссии имеют доступ к документам ограниченного распространения в полном объеме;

руководители структурных подразделений Комиссии, заместители руководителей структурных подразделений Комиссии имеют доступ к документам для служебного пользования, рассмотрение которых отнесено к функциям этих структурных подразделений положениями о структурных подразделениях Комиссии, в полном объеме, а к конфиденциальным документам - в объеме, необходимом для исполнения ими своих служебных обязанностей в соответствии с должностными регламентами;

сотрудники Комиссии имеют доступ к документам ограниченного распространения в объеме, необходимом для исполнения ими своих служебных обязанностей в соответствии с должностными регламентами;

сотрудники Комиссии, обеспечивающие техническую поддержку, осуществляющие информационное обеспечение деятельности Комиссии, допускаются к техническим средствам, содержащим документы ограниченного распространения, в объеме, необходимом для обеспечения функционирования технических средств и программного обеспечения.

Доступ к входящим и внутренним конфиденциальным документам предоставляется сотрудникам Комиссии, которые занимают должности, включенные в перечень должностей сотрудников Комиссии, допускаемых к конфиденциальной информации, утверждаемый руководителем структурного подразделения Комиссии, и которым в соответствии с пунктами 85 и 86 настоящего Порядка оформлен допуск к конфиденциальной информации.

32. Передача сотрудникам Комиссии входящих и внутренних документов ограниченного распространения для исполнения в соответствии с резолюцией осуществляется под их роспись в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка, и в резолюции (напротив фамилии, инициалов исполнителя).

Передача документов ограниченного распространения сотрудникам Комиссии (в том числе для ознакомления), не указанным в резолюции, не допускается.

В случае если рабочее место сотрудника Комиссии не оборудовано запираемыми шкафами (сейфами, ящиками), при оставлении сотрудником Комиссии рабочего места (в том числе по окончании рабочего дня) документы ограниченного распространения (проекты документов, варианты и черновики документов), внешние (съемные) материальные носители информации с такими документами передаются сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии.

33. Исполненные документы ограниченного распространения формируются в дела с соблюдением требований, предусмотренных пунктом 53 настоящего Порядка.

34. Поступившие в структурные подразделения Комиссии издания (пособия, бюллетени) и иные материалы информационно-справочного характера с грифом ограничения доступа, не подлежащие исполнению, а также аналогичные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений Комиссии, учитываются в структурных подразделениях Комиссии в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка, и не подлежат подшивке в дела.

Указанные издания и материалы подлежат хранению в соответствии с требованиями пункта 54 настоящего Порядка.

V. Подготовка документов ограниченного распространения в Комиссии

35. Документ, создаваемый в Комиссии, подлежит отнесению к категории документов для служебного пользования при наличии одного из следующих условий:

а) несанкционированное разглашение содержащейся в документе информации может нанести ущерб интересам Комиссии или создать угрозу нанесения такого ущерба государствам-членам либо сопряжено с рисками:

отрицательного влияния на дипломатические отношения с участием Комиссии, государств - членов;

нарушения общественного порядка либо создания условий для такого нарушения;

нарушения режима безопасности имущества Комиссии, сотрудников Комиссии, личной безопасности сотрудников Комиссии;

б) документ включен в перечень документов Евразийской экономической комиссии, относящихся к категории документов для служебного пользования, согласно приложению N 1.

36. Не могут быть отнесены к категории документов для служебного пользования решения (проекты решений) Комиссии, непосредственно оказывающие влияние на права и обязанности юридических и физических лиц государств - членов, сотрудников Комиссии.

37. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории документов для служебного пользования определяется исполнителями, руководителями (заместителями руководителей) ответственных структурных подразделений Комиссии, членами Коллегии Комиссии, подписывающими, утверждающими документ либо согласовывающими проект документа, членами Совета Комиссии.

Предложение об отнесении документа (проекта документа) к категории документов для служебного пользования направляется уполномоченному на принятие соответствующего решения (подписание, утверждение документа) лицу служебной запиской (письмом).

38. Если необходимость отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования будет определена на этапе подготовки проекта решения, решение об отнесении проекта решения к категории документов для служебного пользования принимается ответственным за подготовку проекта членом Коллегии Комиссии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии.

В этом случае в справке к проекту решения Комиссии, представляемой в составе комплекта документов и материалов по соответствующему проекту решения, приводится обоснование необходимости отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования.

Вопрос об отнесении решения Комиссии к категории документов для служебного пользования выносится на обсуждение в ходе проведения заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии.

Решение об отнесении решения Комиссии, проект которого подготавливался без ограничения распространения, к категории документов для служебного пользования может быть принято непосредственно в ходе заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии.

39. Отнесение приказа Председателя Коллегии к категории документов для служебного пользования осуществляется Председателем Коллегии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, членов Коллегии Комиссии (в отношении приказов по вопросам, курируемым членами Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей), а также при самостоятельном определении Председателем Коллегии необходимости отнесения приказа к категории документов для служебного пользования.

Если на этапе подготовки проекта приказа Председателя Коллегии будет определена необходимость его отнесения к категории документов для служебного пользования, соответствующее решение принимается Председателем Коллегии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, члена Коллегии Комиссии.

40. Решение об отнесении документа, подписываемого или утверждаемого членом Коллегии, к категории документов для служебного пользования принимается членом Коллегии Комиссии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, а также при самостоятельном определении необходимости отнесения документа к категории документов для служебного пользования.

41. На документе, отнесенном к категории документов для служебного пользования, проставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП").

Если определена необходимость отнесения к категории документов для служебного пользования только приложения (нескольких приложений), гриф "ДСП" присваивается документу в целом.

42. Если необходимость отнесения документа к категории документов для служебного пользования определена на этапе подготовки проекта документа и соответствующее решение принято в соответствии с пунктом 38 или пунктом 39 настоящего Порядка, гриф "ДСП" печатается на проекте документа.

Если необходимость отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования определена на заседании Коллегии Комиссии, Совета Комиссии:

до подписания решения - проект документа подлежит перепечатыванию с указанием грифа "ДСП";

после подписания решения - директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения на документе проставляется штамп с грифом "ДСП".

Если по итогам заседания Коллегии Комиссии или Совета Комиссии будет принято решение о необоснованности отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования, проект решения, подготовленный с грифом "ДСП", подлежит перепечатыванию без грифа "ДСП".

43. Гриф "ДСП" состоит из слов "Для служебного пользования" и "Экз. N" (номер экземпляра), печатаемых без кавычек. Строки реквизита выравниваются по правой границе текстового поля:

"Для служебного пользования

Гриф "ДСП" проставляется:

на первом листе решения Высшего Евразийского экономического совета, решения Комиссии, приказа Председателя Коллегии под сплошной чертой синего цвета;

на первом листе приложения к решению Высшего Евразийского экономического совета, решению Комиссии, приказу Председателя Коллегии в верхнем правом углу (выше реквизита "гриф утверждения" или "приложение");

на первом листе документа (проекта документа) в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат");

на обложке или титульном листе документа (проекта документа) (при подготовке документа (проекта документа) к печати с указанными составными частями) в верхнем правом углу;

на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении) в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат").

44. При регистрации в Департаменте протокола и организационного обеспечения документов ограниченного распространения, предназначенных для отправки только в один адрес, подписанному (утвержденному) экземпляру документа присваивается N 1, визовому экземпляру документа - N 2, экземпляру, подлежащему возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, - N 3.

При регистрации в структурных подразделениях Комиссии документов, предназначенных для отправки только в один адрес, подписанному экземпляру документа присваивается N 1, визовому экземпляру документа - N 2.

При направлении документа в несколько адресов номера экземпляров присваиваются поадресно с продолжением нумерации в зависимости от структурного подразделения Комиссии, осуществляющего регистрацию документа (Департамент протокола и организационного обеспечения или иное структурное подразделение Комиссии), начиная с N 4 или N 3 соответственно, что отражается в указателе рассылки, предусмотренном пунктом 70 настоящего Порядка.

45. Исходящие документы, подготовленные в ответ направившему в Комиссию конфиденциальные документы обладателю информации, органу (лицу) и содержащие конфиденциальную информацию, воспроизводимую из указанных документов или основанную на содержащейся в таких документах информации, должны иметь гриф ограничения доступа "Конфиденциально" (далее - гриф "Конфиденциально").

46. Исходящие документы, подготовленные на основе конфиденциальных документов (воспроизводимой из таких документов или содержащейся в таких документах информации) и направляемые третьим лицам, должны иметь гриф "Конфиденциально".

47. Гриф "Конфиденциально" проставляется на исходящих и внутренних конфиденциальных документах в верхнем правом углу каждого листа и состоит из слова "Конфиденциально".

48. Документы ограниченного распространения не подлежат опубликованию на официальном сайте Комиссии в сети Интернет, в средствах массовой информации, а также размещению на общедоступных ресурсах локальной вычислительной сети Комиссии.

49. Решение Коллегии Комиссии, отнесенное к категории документов для служебного пользования, вступает в силу не ранее чем по истечении 10 календарных дней с даты его принятия.

Решение Совета Комиссии, отнесенное к категории документов для служебного пользования, вступает в силу в срок, указанный в этом решении. Вопрос о дате (сроке) вступления в силу такого решения выносится на обсуждение в ходе проведения заседания Совета Комиссии.

50. Черновики и варианты документов (проектов документов, за исключением визовых экземпляров) с грифами ограничения доступа на бумажных носителях передаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, для уничтожения в бумагорезательной машине.

После проведения заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии, Высшего Евразийского экономического совета экземпляры документов с грифом ограничения доступа, подготовленные для проведения соответствующего заседания, уничтожаются в бумагорезательной машине ответственным сотрудником отдела организационного обеспечения Департамента протокола и организационного обеспечения.

Факт уничтожения фиксируется путем проставления соответствующей записи на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, и подписи исполнителя.

51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем с использованием одного из следующих методов уничтожения информации:

стирание информации с использованием специального программного обеспечения;

воздействие на поверхность электронного носителя информации с использованием магнитного поля (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химических веществ).

Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи "Файл уничтожен" (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.

Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

VI. Учет, хранение, размножение, копирование, отправка документов ограниченного распространения

52. Учет документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии ведется в журнале учета документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.

Указанному журналу присваивается гриф "ДСП".

Хранение и уничтожение указанного журнала осуществляются с соблюдением требований, установленных настоящим Порядком для документов, отнесенных к категории документов для служебного пользования.

53. Документы ограниченного распространения (проекты документов) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Комиссии.

На обложке дела, в которое помещаются документы ограниченного распространения, в зависимости от вида ограничения доступа к документам проставляется пометка "Конфиденциально" или пометка, состоящая из аббревиатуры "ДСП" (далее - пометка "ДСП").

54. Дела с исполненными документами ограниченного распространения, их экземплярами и копиями хранятся в служебных помещениях соответствующего структурного подразделения Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для хранения документов.

55. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами документов ограниченного распространения хранятся в структурных подразделениях Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках).

56. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами звукозаписей и стенограмм заседаний Совета Комиссии, Коллегии Комиссии хранятся в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в Департаменте протокола и организационного обеспечения.

Выдача для ознакомления находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии электронных носителей информации с файлами звукозаписей заседаний Коллегии Комиссии, Совета Комиссии осуществляется на основании письменного разрешения Председателя Коллегии, руководителя Секретариата Председателя Коллегии, руководителя Департамента протокола и организационного обеспечения.

57. Выдача находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии документов ограниченного распространения, дел с такими документами для исполнения и ознакомления осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, на основании поручения члена Коллегии Комиссии, курирующего это структурное подразделение, руководителя его секретариата, руководителя структурного подразделения.

58. Документы с грифом "Конфиденциально" (дела с пометкой "Конфиденциально") выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):

а) имеющему допуск к конфиденциальной информации сотруднику данного структурного подразделения для исполнения (ознакомления) - в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) данного структурного подразделения Комиссии;

б) имеющему допуск к конфиденциальной информации сотруднику другого структурного подразделения Комиссии для ознакомления - на основании служебной записки члена Коллегии Комиссии или руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, в котором работает данный сотрудник, в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов (дел).

59. Документы с грифом "ДСП" (дела с пометкой "ДСП") выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):

а) сотруднику данного структурного подразделения Комиссии для исполнения (ознакомления) - в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) данного структурного подразделения Комиссии;

б) сотруднику другого структурного подразделения Комиссии для ознакомления - на основании служебной записки члена Коллегии Комиссии или руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, в котором работает данный сотрудник, в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов (дел).

60. Ознакомление с указанными в пунктах 58, 59 и 87 настоящего Порядка документами (делами) осуществляется в помещении структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов (дел), под роспись в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка.

61. Выданные для исполнения (ознакомления) дела, указанные в пункте 58 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих дел, в день выдачи.

Выданные для исполнения (ознакомления) документы (дела), указанные в пункте 59 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих документов (дел), по окончании срока, установленного для исполнения документа (по ознакомлении).

62. Размножение документов ограниченного распространения, изготовление копий таких документов подлежат учету в журнале учета размножения документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.

Учет размноженных документов, изготовленных копий документов осуществляется поэкземплярно.

63. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.

64. Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных Председателю Коллегии или Комиссии, осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения в соответствии с резолюцией руководителя Секретариата Председателя Коллегии или руководителя (заместителя руководителя) указанного Департамента.

Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных членам Коллегии, осуществляется в соответствии с резолюцией члена Коллегии Комиссии, руководителя его секретариата или руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения, обеспечивающего хранение указанных документов.

Изготовление копий созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов, на основании служебной записки руководителя (заместителя руководителя) заинтересованного структурного подразделения Комиссии в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов.

65. Копии конфиденциальных документов могут быть переданы только сотрудникам Комиссии, имеющим допуск к конфиденциальной информации.

66. Положения пунктов 62-65 настоящего Порядка распространяются на все виды копий документов ограниченного распространения, которые изготавливаются в Комиссии с учетом технических возможностей (ксерокопии, микрокопии, фотокопии, кинокопии, видеокопии и др.).

67. Отправка адресатам созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения посредством специальной связи, почтовой связи (заказными или ценными почтовыми отправлениями).

Отправка адресатам конфиденциальных документов заказными или ценными почтовыми отправлениями производится с уведомлением о вручении адресатам. Почтовые карточки-уведомления о вручении конфиденциальных документов после их возврата в Комиссию подшиваются к визовым экземплярам документов.

Департамент протокола и организационного обеспечения ведет учет адресатов, которым направлены документы ограниченного распространения.

68. Подготовленные к отправке документы, которым присвоен гриф "Конфиденциально", представляются структурным подразделением в Департамент протокола и организационного обеспечения для отправки в запечатанных конвертах (пакетах, бандеролях).

69. Использование для отправки исходящих и внутренних документов ограниченного распространения средств факсимильной связи запрещается.

70. При необходимости направления документа ограниченного распространения нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем (заместителем руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии.

71. Для пересылки (передачи) документов ограниченного распространения используются конверты (пакеты, средства бандерольной упаковки), изготовленные из плотной бумаги, картона, непрозрачной полиэтиленовой пленки.

72. При отправке документов ограниченного распространения в правом верхнем углу конверта (пакета, бандероли), расписки, указателя рассылки проставляется пометка "Конфиденциально" или пометка "ДСП".

73. На конверте (пакете, бандероли) с документом ограниченного распространения помимо основных почтовых реквизитов указывается регистрационный номер документа. При направлении в одном конверте (пакете, бандероли) нескольких экземпляров одного документа после регистрационного номера в скобках указываются номера экземпляров.

74. Дополнительная рассылка созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется по указанию членов Коллегии Комиссии в рамках выполнения в установленном международными договорами порядке запросов органов государственной власти государств-членов.

75. Сотрудник Департамента протокола и организационного обеспечения, осуществляющий отправку экземпляров документов ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах, подлежащих отправке (за исключением документов, указанных в пункте 68 настоящего Порядка), с номерами и экземплярами, указанными на конверте (пакете, бандероли), и вкладывает экземпляры документов в конверт (пакет, бандероль). На скрепляющем клапане конверта (пакета, бандероли) после запечатывания проставляется оттиск печати Комиссии "Для документов".

76. Уничтожение документов ограниченного распространения (в том числе в составе дел) производится в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для уничтожения документов.

77. Проверка наличия документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии, дел с документами ограниченного распространения, в том числе внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения, проводится не реже 1 раза в 2 года комиссией, создаваемой руководителем структурного подразделения Комиссии.

В состав комиссии включаются представители Департамента протокола и организационного обеспечения и Департамента информационных технологий (для проверки условий хранения электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения и работы с ними).

Результаты проверки оформляются актом, который направляется члену Коллегии Комиссии, курирующему структурное подразделение Комиссии, где проводилась проверка, для утверждения.

78. Проверка наличия дел с документами ограниченного распространения, находящихся на архивном хранении, соблюдения условий их хранения, а также условий хранения внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения проводится не реже 1 раза в 3 года.

Для проведения указанной проверки в Департаменте протокола и организационного обеспечения создается комиссия, в состав которой включаются представители других структурных подразделений Комиссии.

Результаты проверки оформляются актом, который направляется Председателю Коллегии для утверждения.

79. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов сотрудник, выявивший факт утраты, незамедлительно информирует об этом руководителя структурного подразделения Комиссии.

Руководитель (в случае отсутствия руководителя - заместитель руководителя) структурного подразделения Комиссии в письменной форме информирует о выявленном факте члена Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

80. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов составляется акт, который утверждается членом Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

На основании акта в журналах учета проставляются соответствующие отметки.

Акты на утраченные дела постоянного и свыше 10 лет хранения после их утверждения передаются в Департамент протокола и организационного обеспечения для учета.

81. По фактам утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения проводится служебная проверка в соответствии с разделом XII настоящего Порядка.

VII. Ведение делопроизводства на совещаниях при обсуждении документов ограниченного распространения (информации ограниченного распространения)

82. На проводимых в Комиссии совещаниях (заседаниях) комиссий (иных совещательных и коллегиальных органов), на которых обсуждаются документы ограниченного распространения (информация ограниченного распространения), запрещается осуществлять аудиозапись (за исключением аудиозаписи, необходимой для подготовки стенограммы), фото- и видеосъемку.

83. В рамках подготовки к совещаниям (заседаниям) комиссий (иных совещательных и коллегиальных органов), на которых планируется обсуждение документов ограниченного распространения (информации ограниченного распространения), сотрудником Комиссии, ответственным за подготовку совещания (заседания), составляется служебная записка на имя председательствующего на совещании (заседании) члена Коллегии Комиссии.

В служебной записке указываются вид информации (документов), планируемой к обсуждению, список участников совещания (заседания), фамилия, инициалы сотрудника Комиссии, ответственного за ведение протокола совещания (заседания).

В день проведения совещания сотрудник Комиссии, ответственный за ведение протокола совещания (заседания), до начала совещания (заседания) обеспечивает подписание сотрудниками Комиссии, иными лицами, участвующими в совещании (заседании), обязательства о неразглашении конфиденциальной информации, ставшей известной в силу исполнения служебных (должностных) обязанностей (далее - обязательство о неразглашении конфиденциальной информации), по форме согласно приложению N 2. Подписанные обязательства хранятся в структурных подразделениях Комиссии, ответственных за проведение совещания (заседания).

Всем документам, разработанным и принятым на совещаниях (заседаниях), на которых обсуждалась информация ограниченного распространения, а также рабочим тетрадям, в которых велись записи обсуждаемых вопросов, в зависимости от вида информации присваивается гриф "ДСП" или "Конфиденциально". Такие документы регистрируются как внутренние документы ограниченного распространения в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка.

VIII. Учет лиц, получивших доступ к информации ограниченного распространения

84. Обязательства сотрудников Комиссии не разглашать ставшую известной им в связи с исполнением служебных (должностных) обязанностей информацию, содержащуюся в документах ограниченного распространения, не использовать указанную информацию в целях, не связанных с исполнением служебных (должностных) обязанностей, отражаются в трудовом договоре.

85. Допуск сотрудников Комиссии к конфиденциальной информации организуется структурными подразделениями Комиссии и предусматривает ознакомление сотрудников Комиссии с настоящим Порядком, положениями решений Комиссии, решений Высшего Евразийского экономического совета, международных договоров, устанавливающими требования по защите конфиденциальной информации и ответственность за их нарушение, и подписание индивидуального письменного обязательства о неразглашении конфиденциальной информации.

Члены Коллегии Комиссии считаются допущенными к конфиденциальной информации в силу своих полномочий, предусмотренных Договором о Комиссии (без оформления обязательства о неразглашении конфиденциальной информации).

86. Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации составляется по форме, предусмотренной приложением N 2 к настоящему Порядку, в 3 экземплярах, один из которых остается у подписавшего его сотрудника Комиссии, второй направляется в Департамент управления делами для оформления в качестве приложения к трудовому договору, третий - в Департамент протокола и организационного обеспечения для ведения списков сотрудников, подписавших обязательство.

IX. Особенности работы с документами о нарушении единых правил конкуренции, содержащими конфиденциальную информацию

87. Документы о нарушении единых правил конкуренции, содержащие конфиденциальную информацию, поступившие в Комиссию в соответствии с Порядком рассмотрения заявлений (материалов) о нарушении правил конкуренции , утвержденным Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 23 ноября 2012 года N 97 , Порядком проведения расследования нарушений правил конкуренции , утвержденным Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 23 ноября 2012 года N 98 , Порядком рассмотрения дел о нарушении правил конкуренции , утвержденным Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 23 ноября 2012 года N 99 , передаются члену Коллегии Комиссии, курирующему вопросы конкуренции и антимонопольного регулирования, а в период его отсутствия - руководителю секретариата указанного члена Коллегии Комиссии.

88. Решение о передаче Комиссией в соответствии с соглашением, определяющим порядок защиты конфиденциальной информации и ответственность за ее разглашение при осуществлении Комиссией полномочий по контролю за соблюдением единых правил конкуренции, документов, содержащих конфиденциальную информацию, полученных от юридических и физических лиц государств-членов, органам государственной власти государств-членов, осуществляющим реализацию конкурентной (антимонопольной) политики, в целях реализации возложенных на них полномочий принимается Коллегией Комиссии.

Должностные лица органов государственной власти государств-членов, осуществляющих реализацию конкурентной (антимонопольной) политики, несут гражданско-правовую, административную и (или) уголовную ответственность за разглашение конфиденциальной информации в соответствии со своим национальным законодательством.

89. Поступившие в Комиссию документы, указанные в пункте 87 настоящего Порядка, формируются в дела, на обложке которых проставляется пометка "Конфиденциально".

В указанные дела также помещаются имеющие гриф "Конфиденциально" протоколы заседаний комиссий по рассмотрению дел о нарушении единых правил конкуренции.

90. В дела, указанные в пункте 89 настоящего Порядка, помещается лист ознакомления с документами дела (в начало каждого тома).

91. Сотрудник Комиссии, которому выдано дело для ознакомления, помимо росписи в журнале учета документов ограниченного распространения, предусмотренном пунктом 52 настоящего Порядка, обязан указать в листе ознакомления свои фамилию, имя и отчество, должность, дату и время ознакомления.

В отдельной графе листа ознакомления приводятся должность, фамилия и инициалы сотрудника Комиссии, по указанию которого предоставлен доступ к делу.

92. После вынесения определений по результатам рассмотрения заявлений (материалов) о нарушении единых правил конкуренции либо решений по окончании рассмотрения дел о нарушении единых правил конкуренции дела, указанные в пункте 89 настоящего Порядка, опечатываются и передаются на архивное хранение.

В случае необходимости ознакомления с переданными на архивное хранение делами составляется акт.

93. Передача документов, указанных в пункте 87 и абзаце втором пункта 89 настоящего Порядка, по электронным каналам связи не допускается. Указанные документы могут передаваться только на бумажных носителях.

94. Оцифровка, размножение и сканирование конфиденциальных документов, указанных в пункте 87 и абзаце втором пункта 89 настоящего Порядка, не допускаются.

X. Снятие грифа ограничения доступа к документу

95. Решение о снятии грифа "ДСП" с документа, созданного в Комиссии (за исключением решений Комиссии), без опубликования этого документа принимается подписавшим (утвердившим) документ должностным лицом по письменному предложению члена Коллегии Комиссии, руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии.

Решение о снятии грифа "ДСП" с решения Коллегии Комиссии или Совета Комиссии принимается Коллегией Комиссии или Советом Комиссии соответственно.

Основанием для снятия грифа "ДСП" с документа является минование надобности (служебной необходимости) в ограничении доступа к документу, определяемое руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии (в том числе в связи с изменением обстоятельств, вследствие чего дальнейшее ограничение доступа к документу нецелесообразно), а также установление необоснованности отнесения документа к категории документов для служебного пользования.

Основанием для снятия грифа "ДСП" с документов, указанных в перечне документов Евразийской экономической комиссии, относящихся к категории документов для служебного пользования, предусмотренном приложением N 1 к настоящему Порядку, является исключение соответствующих видов документов из указанного перечня.

96. С поступившего в Комиссию конфиденциального документа гриф ограничения доступа может быть снят (без опубликования этого документа) только по предварительному согласованию с органом (лицом), приславшим документ.

97. Возможность снятия грифа "ДСП" с документов ограниченного распространения, передаваемых на архивное хранение, при необходимости определяется при проведении экспертизы дел с документами ограниченного распространения в соответствии с Правилами внутреннего документооборота.

98. При снятии грифа "ДСП" на документах, на делах с такими документами, на изданиях, в журналах, ведение которых предусмотрено настоящим Порядком, а также в системе электронного документооборота производятся соответствующие записи и отметки.

99. О снятии с документа грифа "ДСП" уведомляются все адресаты, которым этот документ направлялся. Уведомление направляется в течение 1 месяца с даты принятия решения о снятии грифа "ДСП".

100. Снятие с документа грифа "ДСП" производится путем зачеркивания на подлиннике документа реквизитов грифа и указания на свободном поле рядом с грифом "ДСП" даты и номера документа с решением о снятии грифа, подписи уполномоченного сотрудника, его должности, фамилии, инициалов.

XI. Предоставление документов ограниченного распространения по запросам органов, должностных лиц

101. Представленные в Комиссию конфиденциальные документы не могут быть переданы, а информация, содержащаяся в них, не может быть сообщена (раскрыта) третьим лицам, кроме как с письменного согласия ее обладателя или органа (лица) уполномоченного обладателем в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.

102. Если иное не предусмотрено международными договорами, до направления имеющихся в распоряжении Комиссии конфиденциальных документов запрашивающему их органу (лицу) обладатель информации, содержащейся в таких документах, уведомляется о поступившем запросе, необходимости сообщения Комиссии своего решения относительно удовлетворения указанного запроса.

103. В случае принятия обладателем информации положительного решения по запросу, указанному в пункте 102 настоящего Порядка, в Комиссию направляется письменное согласие на предоставление конфиденциальных документов запрашивающему органу (лицу). При необходимости с обладателем информации могут быть проведены консультации для идентификации информации, содержащейся в имеющихся в Комиссии документах, в качестве конфиденциальной, определения возможности подготовки и направления запрашивающему органу (лицу) неконфиденциальной версии.

В случае письменного отказа обладателя информации от дачи письменного согласия на предоставление Комиссией конфиденциальных документов по запросу органа (лица) запрашивающий орган (лицо) информируется о решении обладателя информации.

Если запрашиваемые у Комиссии конфиденциальные документы поступили от органа (лица), не являющегося обладателем информации, содержащейся в таких документах, указанный орган (лицо) уведомляется о необходимости получения им письменного согласия обладателя информации на предоставление конфиденциальных документов запрашивающему органу (лицу) и направления его в Комиссию, а при необходимости - о проведении консультаций, указанных в абзаце первом настоящего пункта.

В уведомлении устанавливается срок представления в Комиссию необходимой информации, который не должен превышать половину срока, установленного в адресованном Комиссии запросе, или срока, в который Комиссия должна ответить на запрос в соответствии с международным договором, Регламентом работы Евразийской экономической комиссии , утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 18 ноября 2011 года N 1 .

XII. Служебная проверка

104. По фактам утраты, безвозвратной потери, хищения, несанкционированного или неосторожного уничтожения документов ограниченного распространения, дел с такими документами, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов, нарушения требований настоящего Порядка в Комиссии проводится служебная проверка.

105. Для проведения служебной проверки приказом Председателя Коллегии создается комиссия, в состав которой включаются руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения Комиссии, в котором выявлен соответствующий факт, а также представители Правового департамента, Департамента управления делами, Департамента протокола и организационного обеспечения, при необходимости - Департамента информационных технологий.

106. При проведении служебной проверки устанавливаются:

а) сотрудники Комиссии, действия (бездействие) которых привели к наступлению указанных в пункте 104 настоящего Порядка обстоятельств (последствий), и наличие вины сотрудников Комиссии в указанных действиях (бездействии);

б) причины и условия, способствовавшие наступлению указанных в пункте 104 настоящего Порядка обстоятельств (последствий);

в) характер и размер вреда, причиненного в результате действий (бездействия) сотрудников Комиссии.

107. Сотрудник Комиссии, в отношении которого служебная проверка проводится по факту разглашения информации ограниченного распространения, может быть временно отстранен от исполнения служебных (должностных) обязанностей на основании приказа Председателя Коллегии с сохранением на период проведения служебной проверки заработной платы.

108. Служебная проверка должна быть завершена не позднее чем через 1 месяц со дня принятия решения о ее проведении.

109. Результаты служебной проверки отражаются в заключении комиссии по проведению служебной проверки.

Заключение подписывается председателем комиссии по проведению служебной проверки и представляется члену Коллегии Комиссии, курирующему структурное подразделение Комиссии, в котором выявлены указанные в пункте 104 настоящего Порядка факты, для доклада им своих предложений Председателю Коллегии.

110. По результатам служебной проверки принимаются меры по устранению нарушений, приведших к указанным в пункте 104 настоящего Порядка последствиям, а также меры по привлечению виновных к ответственности, разрабатываются мероприятия по предупреждению нарушений настоящего Порядка.

О мерах, принятых в Комиссии по результатам служебной проверки, информируются уполномоченные органы государств-членов.

XIII. Ответственность за нарушение настоящего Порядка

111. Ответственность за организацию работ по защите информации, содержащейся в документах ограниченного распространения, обеспечению сохранности документов ограниченного распространения несут члены Коллегии Комиссии, руководители (заместители руководителей) структурных подразделений Комиссии.

112. Ответственность за обоснованность отнесения документов к категории документов ограниченного распространения в нарушение правил, указанных в разделе V настоящего Порядка, несут лица, принявшие соответствующее решение.

113. За нарушение установленных настоящим Порядком правил и требований виновные сотрудники Комиссии привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном Договором о Комиссии и другими международными договорами.

114. За разглашение информации, содержащейся в конфиденциальных документах, указанных в пункте 87 настоящего Порядка, виновные сотрудники Комиссии привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном соглашением, определяющим порядок защиты конфиденциальной информации и ответственность за ее разглашение при осуществлении Комиссией полномочий по контролю за соблюдением единых правил конкуренции.

XIV. Заключительные положения

115. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, представленные сотрудниками Комиссии в соответствии со статьей 30 Договора о Комиссии , являются сведениями конфиденциального характера.

Работа с документами, содержащими указанные сведения, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком для работы с создаваемыми в Комиссии конфиденциальными документами, с учетом особенностей, предусмотренных , утвержденным Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 2 июля 2013 года N 38 , Положением о проверке достоверности и полноты сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых членами Коллегии Евразийской экономической комиссии и сотрудниками Евразийской экономической комиссии, а также сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера членов их семей , утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 24 октября 2013 года N 53 , правилами обработки персональных данных в Комиссии, утверждаемыми приказом Председателя Коллегии.

116. Работа с конфиденциальными документами в органе, ответственном за проведение расследований согласно Соглашению о применении специальных защитных, антидемпинговых и компенсационных мер по отношению к третьим странам от 25 января 2008 года , осуществляется в порядке, утверждаемом в соответствии с указанным Соглашением .

117. До утверждения Коллегией Комиссии указанных в пунктах 10, 11 и 51 настоящего Порядка требований и стандартов защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, при работе с электронными файлами документов ограниченного распространения обеспечивается соблюдение требований и стандартов защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, предусмотренных законодательством государства пребывания Комиссии.

118. Для подготовки в Комиссии статистических, аналитических материалов, основанных на документах ограниченного доступа, а также для иных исследовательских целей информация, содержащаяся в таких документах, обезличивается или обобщается.

Подготовленные с соблюдением указанных требований документы являются документами открытого доступа, если в отношении таких документов не принято решение об отнесении их к категории документов для служебного пользования.

Приложение N 1. Перечень документов Евразийской экономической комиссии, относящихся к категории документов для служебного пользования

Приложение N 1

ограниченного распространения
(конфиденциальными
и для служебного пользования)
в Евразийской экономической комиссии

1. Стенограммы (рабочие записи) заседаний Совета Евразийской экономической комиссии, Коллегии Евразийской экономической комиссии.

2. Документы, содержащие сведения, представленные в Евразийскую экономическую комиссию в соответствии с Соглашением об установлении и применении в Таможенном союзе порядка зачисления и распределения ввозных таможенных пошлин (иных пошлин, налогов и сборов, имеющих эквивалентное действие) от 20 мая 2010 года , Протоколом о порядке обмена информацией, связанной с уплатой ввозных таможенных пошлин, от 19 октября 2011 года .

3. Документы, содержащие сведения, раскрывающие уязвимости системы защиты информации и информационных ресурсов локальной вычислительной сети Евразийской экономической комиссии.

4. Документы, содержащие сведения о средствах, методах и способах защиты информации, конфигурациях технических средств информационной инфраструктуры Евразийской экономической комиссии, которые могут быть потенциально использованы для получения несанкционированного доступа к информационным ресурсам Евразийской экономической комиссии.

5. Материалы по проведению служебных проверок по фактам разглашения информации ограниченного распространения.

6. Иные документы, в отношении которых международными договорами, формирующими договорно-правовую базу Таможенного союза и Единого экономического пространства, решениями Высшего Евразийского экономического совета, решениями Евразийской экономической Комиссии предусмотрена необходимость обеспечения защиты.

Приложение N 2. Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, ставшей известной в силу исполнения служебных (должностных) обязанностей

Приложение N 2
к Порядку работы с документами
ограниченного распространения
(конфиденциальными
и для служебного пользования)
в Евразийской экономической комиссии

(форма)



	(Ф.И.О. сотрудника)
исполняющий(ая) должностные (служебные) обязанности по занимаемой должности


в связи с необходимостью доступа к конфиденциальной информации и будучи ознакомлен(а) с Порядком работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для
служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии,

(реквизиты иных документов Комиссии, Высшего Евразийского экономического совета, международных договоров, устанавливающих требования

по защите конфиденциальной информации и ответственность за их нарушение)

настоящим добровольно принимаю на себя следующие обязательства:

1. Не разглашать и не передавать третьим лицам конфиденциальную информацию, которая станет мне известной в связи с исполнением служебных (должностных) обязанностей.
2. Выполнять требования документов, регламентирующих вопросы обращения и защиты конфиденциальной информации.
3. В случае попытки третьих лиц получить от меня конфиденциальную информацию незамедлительно сообщить об этом непосредственному руководителю в устной или письменной форме.
4. Не использовать конфиденциальную информацию с целью получения какой-либо личной выгоды.
5. После прекращения права на допуск к конфиденциальной информации не разглашать и не передавать ее третьим лицам.
Я предупрежден(а), что в случае нарушения данных обязательств буду привлечен(а) к дисциплинарной ответственности.


(подпись)

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
Официальный сайт Евразийской
экономической комиссии
http://www.eurasiancommission.org, 06.10.2014

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.

На документах (в.необходимых случаях - и.на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.

Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.

опирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Результаты проверки оформляются актом.

Похожая информация.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных «Инструкцией по делопроизводству…».

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные; в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются исполнителем документов), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списании документа «в дело» с указанием номера дела;

Документы по содержанию должны соответствовать заголовкам дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Помещать приложения вместе с основными документами;

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

Группировать в дело документы одного календарного года (исключение: годовые отчеты, поступившие в следующем году, личные дела, судебные дела, истории болезни и другие переходящие дела).

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; причем документ-ответ помещается сразу за документом-запросом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).

Полное оформление дела предусматривает:

Подшивку дела в твердую обложку, папку из картона или переплет дела (за исключением карт, схем, фотографий, чертежей, которые хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах, а также при наличии в деле отдельных особо ценных документов, например, трудовых книжек);

Нумерацию листов дела;

Составление внутренней описи документов дела;

Составление заверительной надписи дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частиному оформлению. Допускается:

Хранить документы в скоросшивателях;

Не проводить пересистематизацию документов в деле;

Листы дела не нумеровать;

Заверительной надписи дела не составлять;

Внутренней описи документов дела не составлять.

Документы, составляющие дело постоянного или долговременного хранения, подшиваются на 4 прокола прочными шнурками в твердую обложку из картона с тремя клапанами и завязками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций.

При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) из документов удаляются.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297), должны иметь размеры 229х324х40 мм. Обложки дел с неформатными документами могут иметь размеры соответствующие размерам подшитых в них листов.

При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям листа.

В начале дела подшивается чистый лист, за ним бланки внутренней описи документов дела, в конце дела бланк заверительной надписи, за ним чистый лист.

Листы больше формата А4 подшиваются за верх левого края листа и складывается под стандартный размер.

При наличии документов, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, графики, схемы) следует подшивать документ так, чтобы было обеспечено свободное прочтений текста со стороны правого края листа.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графитным карандашом. При ошибке или изменении номера листа прежний номер зачеркивается тонкой косой линией и рядом проставляется новый номер. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. В общий листаж дела их количество не входит, отражается только в заверительной надписи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезвами, фотографиями) нумеруется как один лист. Листы с резолюциями нумеруются как самостоятельные листы.

Запрещается подшивка в дело документов, выполненных типографским или на множительной технике с уменьшением и размещением на стандартном листе формата А4 двух листов. Такие листы разрезаются и нумеруются как два листа.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи.

Оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

Номера литерных или пропущенных листов;

Наличие справок-заметителей;

Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

Номера склеенных листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

При закрытии дела во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Оформление обложки дела включает в себя заполнение следующих реквизитов:

Наименование органа управления, подразделения ГПС и ее непосредственная подчиненность;

Наименование структурного подразделения;

Номер дела (тома);

Заголовок дела;

Дата дела (дата начала и окончания дела);

Количество листов в деле;

Статья перечня, определяющего сроки хранения документов;

архивный шифр дела.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

от 12.02.2018 N 20-рк , от 23.07.2018 N 218-рк , от 29.12.2018 N 378-рк)

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" , Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" , распоряжением Правительства Тюменской области от 25.03.2013 N 400-рп "Об утверждении Положения о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Тюменской области", приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" , руководствуясь статьей 58 Устава города Тюмени :

1. Утвердить Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Тюмени от 11.05.2007 N 704-рк "Об утверждении Порядка работы с информацией ограниченного доступа в Администрации города Тюмени".

3. Исключен. - Распоряжение Администрации города Тюмени от 23.07.2018 N 218-рк .

Глава Администрации города
А.В.МООР

Приложение. Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени

Приложение
к распоряжению
от 10.02.2014 N 61-рк

(в ред. распоряжений Администрации города Тюмени от 12.02.2018 N 20-рк , от 29.12.2018 N 378-рк)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени (далее - Положение) определяет порядок организации работы с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Администрации города Тюмени, органах Администрации города Тюмени и муниципальных казенных учреждениях города Тюмени (далее - организации).

Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида материального носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организациях, должны обеспечивать выполнение требований Положения.

1.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не отнесенная к сведениям, составляющим государственную тайну, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На этих документах проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП" (далее - документы ДСП).

Примерный перечень служебной информации ограниченного распространения приведен в приложении к настоящему Положению и не является исчерпывающим.

Понятия, используемые в настоящем Положении, применяются в тех же значениях, что и в нормативных правовых актах Российской Федерации, Тюменской области и муниципальных правовых актах города Тюмени.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

а) муниципальные правовые акты Администрации города Тюмени, устанавливающие права и обязанности организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также функционирования производственных объектов;

в) описание структуры организаций, их функций, видов деятельности, а также их адреса;

г) порядок рассмотрения и принятие решений по обращениям граждан и юридических лиц;

д) принятые решения по обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

е) сведения об исполнении бюджета города Тюмени и использовании муниципального имущества, о состоянии экономики и потребностей населения;

ж) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

з) иная информация о деятельности органов местного самоуправления, запрет на ограничение доступа к которой установлен федеральными конституционными законами, федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.5. Необходимость проставления пометки "ДСП" на документах определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (далее - должностное лицо, уполномоченное относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения).

1.6. Руководитель органа Администрации города Тюмени, муниципального казенного учреждения города Тюмени (далее - руководитель организации) приказом определяет:

а) подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП;

б) состав и порядок деятельности комиссии по проверке наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без письменной резолюции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

1.9. Обязанности уполномоченного органа, осуществляющего координацию работы и контроль за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Тюмени, возлагаются на сектор специальных мероприятий Администрации города Тюмени.

Обязанность по осуществлению контроля за соблюдением порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения в муниципальных казенных учреждениях возлагается на руководителей учреждений.

2. Порядок обращения с документами ДСП

2.1. Подготовка, оформление, учет, прохождение, обработка, контроль исполнения документов ДСП в Администрации города Тюмени, муниципальных казенных учреждениях осуществляются в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени, в отношении муниципальных правовых актов - в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени, с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

2.2. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов ДСП осуществляется автоматизированно в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени (далее - СЭДД) или по журналам (журнальный учет).

2.3. Документы ДСП учитываются совместно с документами общего делопроизводства. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". В регистрационно-контрольных карточках в СЭДД указанная пометка вносится в поле "Дело" после номера дела.

2.4. При разработке новых документов с использованием служебной информации ограниченного распространения, подготовке ответов на документы с пометкой ДСП ответственный исполнитель проставляет на проекте документа пометку ДСП с учетом настоящего Положения. Необходимость сохранения пометки ДСП на документе определяется должностным лицом, указанным в пункте 1.5 настоящего Положения.

2.5. Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учет.

Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

2.6. Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.

На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово "Копия". На выписках из документов после наименования документа пишется слово "Выписка".

2.7. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка ДСП.

2.8. Уничтожение документов, дел с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту об уничтожении носителей служебной информации ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени. Отметка со ссылкой на соответствующий акт делается в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или журналах.

Документы, необходимые для дальнейшей работы и не подлежащие уничтожению, изымаются из дел и учитываются за новыми номерами текущего года, о чем делается отметка в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или в журналах за отчетный период. Наличие таких документов проверяется при проведении следующей проверки.

2.9. Документы ДСП:

а) передаются сотрудникам организации под расписку при наличии на документе ДСП письменной резолюции должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

б) пересылаются заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, ящиках, хранилищах);

г) при смене должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства, организацию учета и хранения документов ДСП, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени.

2.10. На всех экземплярах подготовленных документов ДСП проставляется пометка "ДСП". Соответствующая пометка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе документа ниже пометки доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.

2.11. При изготовлении и рассылке документов ДСП до 5 экземпляров на обороте последнего листа каждого экземпляра указывается учетный номер и дата печатания документа, адреса, в которые направлен документ, фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, фамилия отпечатавшего документ. Например:

Уч. N 1 ДСП 01.10.2013

Отп. 5 экз.

Экз. N 1 - в дело

Экз. N 2 департамент финансов АГТ

Экз. N 3 департамент экономики АГТ

Экз. N 4 департамент городского хозяйства АГТ

от 29.12.2018 N 378-рк)

2.12. На документ, предназначенный для направления в более 5 адресов, составляется список рассылки, который подписывается руководителем подразделения организации, где готовился документ.

2 - департамент финансов АГТ

3 - департамент экономики АГТ

4 - департамент городского хозяйства АГТ

6 - департамент по культуре АГТ

7 - департамент безопасности жизнедеятельности АГТ

8 - управа ВАО АГТ

9 - управа ЦАО АГТ

10 - комитет ЗАГС АГТ

Исп. Иванов Сергей Иванович тел.: 00-00-00

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 29.12.2018 N 378-рк)

2.13. Каждое приложение к документу, если оно является документом ДСП, учитывается за отдельным номером и должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов или страниц.

2.14. При отправке документа ДСП с сопроводительным письмом после слова "Приложение" указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, номер (номера) экземпляра (экземпляров), количество листов в экземпляре, пометка "ДСП".

Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается "Только в адрес".

2.15. Документы ДСП могут направляться адресатам за своими номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений.

2.16. Снятие с документов ДСП пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-контрольных карточках в СЭДД или журналах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

В случае реорганизации адресата, которому направлялись документы ДСП, информирование происходит в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации .

При ликвидации адресата, которому направлялись документы ДСП, необходимость в информировании о снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения отсутствует.

3. Защита служебной информации ограниченного распространения, обрабатываемой с использованием средств вычислительной техники

3.1. На момент обработки служебной информации ограниченного распространения с использованием средства вычислительной техники, это средство должно быть отключено от открытой телекоммуникационной сети.

3.2. Копирование, передача и хранение служебной информации ограниченного распространения проводится только с использованием учтенных машинных носителей информации (съемные жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические диски, флэш-накопители и др.).

3.3. Учет всех видов машинных носителей служебной информации ограниченного распространения, с проставлением на них регистрационного номера, номера экземпляра, пометки "ДСП", производится в журнале учета машинных носителей информации, который ведется по форме, утвержденной приказом руководителя сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени с образцом заполнения. Допускается также проставление других реквизитов, идентифицирующих носитель.

4. Проверка наличия документов

4.1. Проверка наличия документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, созданной приказом руководителя организации.

4.2. Результаты проверки оформляются актом о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом сектора специальных мероприятий Администрации города Тюмени. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

При выявлении фактов утраты документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП", либо разглашения этой информации проводится служебная проверка в порядке, установленном муниципальным правовым актом о проведении служебных проверок в Администрации города Тюмени.

4.3. В регистрационно-контрольных карточках СЭДД или журналах должностным лицом, ответственным за организацию учета и хранения документов ДСП, делается отметка о списании утраченных документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "ДСП" со ссылкой на соответствующий акт о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и отражается результат служебной проверки.

Оформление списания дел постоянного срока хранения производится в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Приложение. Примерный перечень служебной информации ограниченного распространения

Приложение
к Положению

1. Сведения в области обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации (если эти сведения не составляют государственную тайну), в том числе:

правовые акты, решения совещательных органов Администрации города Тюмени по вопросам обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации, в том числе организации работы по бронированию граждан, пребывающих в запасе, выписки из них;

сведения для разработки, уточнения мероприятий в области обороны, мобилизационной подготовки и мобилизации;

сведения для разработки, уточнения показателей, мероприятий мобилизационного плана экономики, мобилизационного плана экономики жилищно-коммунального хозяйства;

сведения для разработки порядка, подготовки и осуществления нормированного снабжения населения;

сведения о состоянии и организации работы по бронированию граждан, пребывающих в запасе;

сведения о количестве забронированных граждан, пребывающих в запасе, с числом забронированных граждан от 300 до 1000 человек.

2. Сведения по вопросам гражданской обороны (если эти сведения не составляют государственную тайну), в том числе:

план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории города Тюмени;

план гражданской обороны и защиты населения города Тюмени;

паспорт безопасности города Тюмени;

план повышения защищенности критически важных объектов муниципального образования город Тюмень;

паспорта безопасности мест массового пребывания людей, в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 25.03.2015 N 272 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)" ;

паспорта безопасности объектов (территорий) в сфере культуры в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 11.02.2017 N 176 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий) в сфере культуры и формы паспорта безопасности этих объектов (территорий)" ;

донесения в ГУ МЧС России по Тюменской области в соответствии с табелем срочных донесений (доклад 2/ДУ, донесения по эвакуационным мероприятиям);

сведения из Паспорта безопасности города Тюмени для организаций;

сведения о группировке сил гражданской обороны города Тюмени для организаций;

сведения, раскрывающие потребность или наличие средств радиационной, химической и биологической защиты для обеспечения защиты населения;

сведения, раскрывающие потребность в автомобильной технике для эвакуационных перевозок;

сведения, раскрывающие планируемые мероприятия по эвакуации и рассредоточению органов исполнительной власти, населения, рабочих и служащих объектов экономики при возникновении чрезвычайной ситуации.

3. Сведения по геодезии, топографии, картографии, аэросъемке и их носителей, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения (Письмо ГТК РФ от 11.08.1997 N 01-15/15278 "О контроле за перемещением картографических, топографических, аэрокосмических, геодезических и гравиметрических материалов"):

техническая документация по установлению границ населенного пункта и границ муниципального образования городской округ город Тюмень;

техническая документация по геодезическим пунктам;

статистические отчеты о наличии земель и распределении их по формам собственности, категориям, угодьям и пользователям;

картографический материал (карты, схемы, инженерно-топографические планы).

4. Сведения, раскрывающие схемы водоснабжения отдельных районов городов с численностью населения менее 100 тыс. человек, без указания местоположения источников водоснабжения и главных насосных станций, используемые для отображения состояния системы водоснабжения в информационных системах коммунальных служб (без возможности их копирования и объединения).

5. Сведения, раскрывающие схемы электроснабжения, газоснабжения, критически важных объектов жизнеобеспечения, раскрывающие информацию о расположении основных элементов этих схем, если эти сведения не составляют государственную тайну.