Распорядительный документ по госту. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Дополнительные изменения в оформлении документов

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется на ОРД, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации: постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования в деятельности.:

v федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

v предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает:

Состав реквизитов документов;

Требования к оформлению реквизитов документов;

Требования к бланкам и оформлению документов;

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ

Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности любого предприятия или организации, называется ОРД.

Состав ОРД призван фиксировать Общероссийский классификатор управленческой документации. В классификаторе перечислены наименования форм ОРД, систематизированные по следующим функциям:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации;

Прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы;

Оформление отпусков;

Оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.

Государственные стандарты на документы и документацию. Оформление реквизитов ОРД

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, получивших название реквизитов (автор, адресат, подпись, дата и т.д.). Реквизиты – опознавательные элементы, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов (протокол, акт, приказ и т.п.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром (бланком ОРД).

Во втором разделе ГОСТ установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов: Б – реквизиты, используемые для изготовления бланков; * - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

Номер	Название реквизита	отметки
1.	Государственный герб РФ	Б
2.	Герб субъекта РФ	Б
3.	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Б
4.	Код организации	Б
5.	Основной государственный регистрационный номер юридического лица	Б
6.	Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет	Б
7.	Код формы документа	Б
8.	Наименование организации	Б
9.	Справочные данные об организации	Б
10.	Наименование вида документа	Б
11.	Дата документа	*
12.	Регистрационный номер документа	*
13.	Ссылка на регистр номер и дату документа	*
14.	Место составления или издания документа
15.	Адресат	*
16.	Гриф утверждения документа
17.	Резолюция
18.	Заголовок к тексту
19.	Отметка о контроле
20.	Текст документа
21.	Отметка о наличии приложения
22.	Подпись
23.	Гриф согласования документа
24.	Визы согласования документа
25.	Оттиск печати
26.	Отметка о заверении копии
27.	Отметка об исполнителе.
28.	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29.	Отметка о поступлении документа в организацию
30.	Идентификатор электронной копии документа

Кроме того, в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Например, входящие документы кроме базовых реквизитов имеют еще следующие:

1. Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные.

2. Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы , помимо перечисленных выше реквизитов, могут обладать еще следующими:

1. Список подразделений предприятия для ознакомления.

2. Контрольный срок ознакомления или исполнения.

3. Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные реквизиты:

1. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего;

3. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, служебные записки и др.), но обычно служебные документы готовят с помощью печатающих устройств.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Оформление документов

Расположение реквизитов согласно рассматриваемому стандарту.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при её отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском Государственном языке. Российской Федерации

Наименованиё филиала, территориальною отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организация (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 24.10.03.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 24 октября 2003 г.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылки на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и её структурного подразделения в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (коллегиальным органом) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "утверждено" (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа (Приложение В).

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подписи и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы.

Например:

Приказ о чем (о ком?) о создании аттестационной комиссии, =

Должностная инструкция чья (для кого?) социального педагога =

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле - за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации,

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование приказов характеризуемого субъекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием приказов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицы пёчатаются более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,. заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, пронумерованных арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, дёйствующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", «выступили»., «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от 3-го лица единствённого или множественного числа ("отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»)

В письмах используют следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («просим направить, "направляем на рассмотрение»); от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым», «прошу выделить»);

От 3-го лица. единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: На: 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов количество экземпляров; при наличии:нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления. регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

К приказу директора Института

От 15.06.97 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на З л. в 5 экз. в первый адрес.

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного липа должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слов Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

24. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

25. Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Допускается заверять копию документа печатью, по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67; 924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва

ГОСТ Р 6.30-2003

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ИПК Издательство стандартов, 2003

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России

ГОСТ Р 630-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

___________________________________________________________________________________________________

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации;

02- герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04- код организации;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07- код формы документа;

08- наименование организации;

09- справочные данные oб организации,

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12- регистрационный номер документа;

14- место составления или издания документа;

15- адресат;

16- гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

_______________________________________________________________________________________

Издание официальное

ГОСТ Р 6.30-2003

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Оттиск печати;

Отметка о заверении копии;

Отметка об исполнителе;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка о поступлении документа в организацию;

Идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включает в себя: почтовый адрес; номер телефона; другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3 10Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3 11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

ГОСТ Р 6.30-2003

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации».

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы

В.А. Лагунину

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

ГОСТ Р 6.30-2003

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости) срок исполнения, подпись и дату, например.

Н.В Морозовой.

НА Федосеевой.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт; справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считаем возможным»).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

ГОСТ Р 6.30-2003

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке: Вице-президент Личная подпись А,А. Борисов

Допускается в реквизит «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки,- Например.

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Директор институт Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

ГОСТ Р 6.30-2003

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись A.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

согласовано

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании « Росгосстрах» 05.06.2003 № 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов

ГОСТ Р 6.30-2003

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела,

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В А Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»: номер дела, в котором будет храниться документ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

3 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

3 30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приложение А (справочное). Схемы расположения реквизитов документов Приложение Б (справочное). Образцы бланков документов

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

1 Область применения

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ; образцы бланков документов - в приложении Б .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В.А. Жуков 924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от-носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро-изведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер () юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

Издание официальное

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот-ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга-низаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде-лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
Или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н.Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин
	Личная подпись	О.И.Рысков

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г.Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Документы заверяют печатью организации.

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С.Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В.А.Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка конкретного вида документа организации

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Оставьте свой комментарий!

IT, электроника и бытовая техника
Добыча и переработка
Производство и строительство
Промышленность
Техника и оборудование
Общие положения
Услуги, управление и социология
Математика, естественные науки
Здравоохранение
Охрана окружающей среды
Метрология и измерения. Физические явления.
Испытания.
Технология получения изображений.
Точная механика. Ювелирное дело.

Категории ОКС в развёрнутом виде

Классификатор ОКПД 2

поиск кода ОКПД 2 онлайн, все категории классификатора

Условные обозначения

Иконки файлов и свойства документа - иконка ГОСТа;

Типы файлов

- документ представлен набором отсканированных изображений; - документ можно скачать одним PDF файлом, файл состоит из не распознанных отcканированных страниц; - документ можно скачать одним PDF файлом с распознанным текстом; - документ можно скачать одним PDF файлом, внутри файла работают ссылки на другие ГОСТ"ы, текст распознан

Статусы ГОСТов

- документ действует в настоящий момент (статус ГОСТа - Действующий ); - документ отменён (статус ГОСТа - Отменён ); - документ заменён (статус ГОСТа - Заменён ); - ГОСТ не действует на территории РФ;

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Категории ГОСТ Р 6.30-2003 по ОКС:

01.140. Информатика. Издательское дело
01.140.30 Документы в управлении, торговле и промышленности *техническая документация на продукцию см. 01.110 *банковские документы см. 03.060 *электронный обмен данными (эди) см. 35.240.60

Статус документа: заменен , введён в действие 01.07.2003 Название на английском языке: Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents Дата актуализации информации по стандарту: 18.09.2019, в 13:21 (менее 3 месяцев назад) Вид стандарта: Основополагающие стандарты Дата начала действия ГОСТа: 2003-07-01 Срок действия ограничен: 01.07.2018 Дата последнего издания документа: 2008-08-01

Коды документа ГОСТ Р 6.30-2003:

Код КГС : Т54 Код ОКСТУ : 0006

Число страниц: 20

Назначение ГОСТ Р 6.30-2003: Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Документ разработан орг-ей: Госстандарт России Ключевые слова документа: бланк , гербовый бланк , документ , контроль , организационно-распорядительные документы , регистрация , реквизит , состав реквизитов документов , учет

Скачать ГОСТ Р 6.30-2003 вы можете в следующих версиях:

Дата добавленияв версии файла:

Скачать ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).


	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


	УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
	Личная подпись	В.А. Степанов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.


	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14

	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?, например: