Сообщаю что ваше обращение поступившее. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. V. Регистрация и учет обращений

1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(см. текст в предыдущей редакции)

4.1. В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

(см. текст в предыдущей редакции)

5.1. В случае поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 настоящего Федерального закона на официальном сайте данных государственного органа или органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну , гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

В современном мире человеку нередко приходится подавать различные жалобы, претензии, заявления.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Эта возможность позволяет обеспечить защиту прав и интересов граждан. Но нужно знать и порядок ответа по обращению.

Наличие таких знаний позволит урегулировать проблемы с гражданами и клиентами, если ведение переписки входит в должностные обязанности, да и просто поможет правильно защищать свои права.

Что это такое

Согласно российскому законодательству любой человек может обращаться в различные организации и к должностным лицам с любыми обращениями, в том числе с жалобами.

Обычно большинство заявлений направляются в государственные органы, но сталкиваться с ними приходится также предпринимателям и руководящему составу различных предприятий и учреждений.

На обращение или жалобу клиента, сотрудника или даже постороннего человека необходимо правильно составить ответ.

В ситуации, когда обращение оставляется без ответа для его получателя, могут возникнуть серьезные неприятности.

Например, претензия потребителя может легко перерасти в судебный иск, а жалоба сотрудника оказаться на столе у трудового инспектора.

Это существенно усугубит проблемы, которые вполне возможно было решить мирным путем.

Основные виды обращений

Российское законодательство позволяет подавать различные виды обращений. В независимости от их типа законодательство требует на них отвечать в установленные сроки.

Рассмотрим основные виды обращений граждан:

Предложения Этот тип обращений направлен на улучшение работы организации. В некоторых случаях за счет предложений со стороны можно существенно изменить подход к работе и добиться положительных результатов. Например, оказание более качественных услуг за счет некоторых изменений сможет привлечь дополнительных клиентов
Заявление Обычно этот вид обращений призван исправить ошибки, обратить внимание, выразить определенную просьбу к должностному лицу
Жалоба Обращение, содержащее конкретные требования по устранению нарушений, восстановлению нарушенных прав, интересов самого гражданина или других лиц

Замечание. Независимо от того, как назван документ его классифицируют, исходя из содержания. В большинстве случаев к жалобам относят и обращения, со смягченными требованиями, в виде просьб.

Нужно ли отвечать

Заявитель жалобы имеет право получить по ней ответ.

Большинство заявлений, согласно законодательству, должны быть обработаны в течение 30 дней. За это же время нужно успеть подготовить на них ответ.

Существуют ситуации, когда ответ на жалобу совершенно не обязателен:

Необязательно рассматривать жалобы с оскорблениями, нецензурными выражениями, угрозами и т.д., но ответ в этом случае лучше написать. В нем нужно указать на допущенное нарушение заявителем.

Все обращения следует обязательно рассматривать, независимо от того, как они поданы.

Часто представители торговых точек не пишут ответ на жалобу в книге отзывов и предложений, а ведь это является письменным обращением гражданина и если оно составлено без нарушений, то на него должен быть дан ответ..

На необоснованную претензию

Не всегда поступающие претензии обоснованы и действительно по ним нужно предпринимать какие-либо действия.

Некоторые люди используют претензии для получения определенной прибыли (например, с потребительским экстремизмом продавцам приходится сталкиваться регулярно).

На такие обращение обязательно необходимо составлять и направлять ответы с отказом в удовлетворении требований заявителя, и приведением причин такого отказа, например, соответствующих ссылок на законодательство.

Оставив необоснованную жалобу без внимания, вы рискуете предоставить возможность непорядочному гражданину раздуть скандал или даже судебное разбирательство.

Обоснованную

Если требования заявителя жалобы обоснованы, то по ней нужно не только дать ответ и принести письменные извинения, но и предпринять меры для решения проблемы.

В ситуации, когда проблема выходит за рамки вашей компетенции следует жалобу перенаправить в соответствующую инстанцию, и обязательно уведомить об этом заявителя.

Реакция на благодарность

Ответов на благодарности обычно никто не ждет, тем не менее они также являются обращениями и рекомендуется на них отвечать.

Вполне достаточно будет простого лаконичного ответа, зато это будет являться подтверждением профессионализма.

Дополнительных проверок по благодарностям не требуется и ответ дать не сложно, зато ее отправителю будет приятно.

Срок рассмотрения требований

Стандартный срок рассмотрения любых обращений составляет 30 дней.

Его допускается продлевать еще на 30 дней, например, если ситуация требует дополнительной проверки.

Для некоторых типов обращений сроки рассмотрения уменьшены и устанавливаются внутренним регламентом соответствующей организации.

Видео: как правильно написать жалобу

Как написать ответ на жалобу (образец)

В законодательстве не устанавливается, как должен выглядеть ответ на обращение гражданина. Но большинство получателей жалоб предпочитают придерживаться определенной структуры ответа.

Это позволяет соблюсти все нюансы документа оборота и одновременно изложить информацию в простом и понятном виде.

Найти пример ответа на жалобу в интернете довольно просто. Его можно использовать, как образец или шаблон, особенно если собственного опыта по составлению ответов еще нет или он минимален. Скачать один из образцов ответов можно .

Правила составления письма

Конкретных строгих правил по составлению письменного ответа в законодательстве нет. Его содержание будет во многом зависеть от того, к какому выводу получатель заявления пришел по результатам рассмотрения жалобы.

Возможные варианты решения:

  1. Отправить заявление в компетентную инстанцию.
  2. Отказать в требованиях заявителя.
  3. Полностью или частично удовлетворить требования заявителя.

Если запрос находится в компетенции другого должностного лица или организации, то жалобу необходимо переслать, а заявителю направить уведомление о передаче обращения для рассмотрения в соответствующую инстанцию.

В ситуации, когда требования заявителя не обоснованы или носят незаконный характер, в их удовлетворении следует отказать, направив ему ответ.

Желательно подтверждать свою позицию конкретными доводами, например, результатами проведенной проверки, нормативно-правовыми актами и т.д.

При обоснованности и законности требований заявителя ему надо об этом сообщить в ответе.

Составляя письмо, надо кратко пересказать суть вопроса, и привести свою позицию по нему, а также расписать предпринятые или планируемые меры для устранения нарушения.

Инструкция по оформлению

При оформлении ответа по жалобе нужно придерживаться правил деловой переписки, при необходимости прикладывая различные документы, например, результаты проведенной проверки по сообщаемым в заявлении фактам.

Приведем примерное содержание ответа на жалобу гражданина:

Звонок клиенту

Если в государственных учреждениях самое главное, чтобы ответ соответствовал законодательству и действующим инструкциям, то в коммерческих организациях сложнее.

Клиенты нередко оказываются недовольны качеством товара, услуги, обслуживанием и т. д. и именно по таким причинам направляют жалобы и претензии.

Руководство должно проявлять в таких случаях гораздо большую гибкость, ведь надо не только дать обоснованный ответ, но и постараться сохранить клиента.

Личный звонок позволяет уточнить все подробности по обращению, а также показывает заинтересованность руководства в решении проблемы.

Отреагировать на жалобу клиента звонком можно гораздо быстрее, чем ответить в письменном виде. Это позволяет избежать часто ненужной огласки проблемы.

Возможные нюансы

Нередко приходится сталкиваться с жалобами, которые написаны под влиянием эмоций и не всегда носят обоснованный характер.

Но нужно постараться отбросить в сторону все эмоциональное описание и дать ответ по существу обращения.

1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

(см. текст в предыдущей редакции)

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну , и для которых установлен особый порядок предоставления.

3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

4. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме. Кроме того, на поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований

В настоящее время наше конституционное право на получение от должностных лиц и судов на свое обращение законного, обоснованного и мотивированного решения превращено в насмешку-издевательство : на обращения дают отказные ответы-отписки или, более того, явно абсурдные ответы.

Я указал на недостатки УПК РФ, способствующие должностным лицам и судам давать отказные ответы-отписки, необходимость внесения изменений в УПК РФ. В этой статье укажу на недостатки закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», закона «О прокуратуре Российской Федерации», необходимость внесения изменений в эти законы.

1. Все познается в сравнении

Сравним Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (далее - Указ) и ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Закон) в части, каким должно быть содержание ответов на обращения граждан

Указ - «7. Государственные и общественные органы,… должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб обязаны :
принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам...;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях , принятых по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случаях их отклонения указывать мотивы

Закон - «Статья 5. Права гражданина при рассмотрении обращения
При рассмотрении обращения… гражданин имеет право:
3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов … .;
4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение … .;»

Статья 10. Рассмотрение обращения
4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона".

Из Указа ясно видно: по заявлениям, жалобам должны приниматься обоснованные решения ; ответ должен содержать изложение решения принятого по результату рассмотрения требования гражданина; отказной ответ должен содержать мотивировку отказного решения. А Закон не обязывает : принимать по заявлениям, жалобам граждан «обоснованные решения»; излагать в отказных ответах мотивировку отказного решения. Более того, Закон прямо не обязывает излагать в ответе даже решение принятое по результату рассмотрения требования гражданина.

Таким образом, в отличие от Указа, Закон позволяет давать на заявления, жалобы граждан отказные ответы-отписки без изложения мотивировки отказного решения, и даже без изложения собственно отказного решения

2. В споре рождается истина

При рассмотрении доводов заявления и принятии решения об отказе в удовлетворении требования гражданина об осуществлении некоторого права должностное лицо вступает с гражданином неявно в спор о наличии правовых или фактических оснований для осуществления требования гражданина. Право "спорить с государством в лице любых его органов" - это конституционное право граждан (пункт 2 Постановления КС РФ от 18 июля 2012 г. N 19-П.)

Словарь Ожегова
СПОРИТЬ - 1. с кем. Вести спор, возражать, доказывая что-нибудь.
При споре порядок доказывания и опровержения доводов установлен «Теорией доказательства (обоснования) и опровержения». Указанная теория и Конституция, как будет доказано ниже, требуют от должностного лица в споре с гражданином не только доказать (обосновать) в отказном ответе тезис о незаконности просьбы, но и опровергнуть доводы гражданина, дабы исключить ошибочность обоснования тезиса.

Если должностное лицо при рассмотрении доводов заявления и принятии решения об отказе в осуществлении требования гражданина, неявно вступает в спор с гражданином, то спор между гражданином и должностным лицом становиться явным в случае, когда гражданин в административном порядке подает жалобу, в которой явно оспаривает решение принятое об отказе в осуществлении его требования.

Докажу, используя метод «сведение к абсурду»-«доказательство от противного»: положения статьи 5, 10 Закона не соответствуют, противоречат Конституции Российской Федерации, ее статьям 1 (часть 1), 2, 17 (часть 1), 18, 19, 21, 33, 45 (часть 1), в той мере, в какой они не обязывают государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо в отказном ответе излагать правововые и фактические основания в обоснование отказного решения, опровержение каждого довода заявления, жалобы.

Допустим, что отсутствие в отказном ответе правовых и фактических оснований в обоснование отказного решения, опровержения каждого довода заявления, жалобы соответствует, не противоречит вышеуказанным положениям статей Конституции.
Тогда из этого допущения (основания) вытекает следствие: на заявление, содержащее законное и обоснованное требование гражданина об осуществлении его права, должностным лицом может быть дан отказной ответ без изложения правовых и фактических оснований в обоснование отказного решения, без опровержения каждого довода заявления.
Однако это следствие все гарантированные права гражданина, которые осуществляются должностным лицом по заявлению гражданина, а также собственно конституционное право на обращение к должностному лицу с заявлением об осуществлении его права, а также обязанность должностного лица признавать, соблюдать и защищать права гражданина, превращает в иллюзию , в насмешку-издевательство , что явно противоречит правовым позициям Конституционного Суда - права гражданина должны быть "не иллюзорными , а реально действующими и эффективными"; гражданин имеет право "спорить с государством в лице любых его органов" (пункт 2 Постановления КС РФ от 18 июля 2012 г. N 19-П) - правовым позициям, которые выведены Конституционным Судом из вышеуказанных статей Конституции. (Выдержку из указанного Постановления КС РФ смотрите ниже).

Именно обязательностью изложения в отказном ответе обоснования решения, опровержение каждого довода заявления, жалобы может быть обеспечено исполнение требования подпункта 1 пункта 1 ст. 10 Закона: «государственный орган, орган самоуправления или должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее … рассмотрение обращения»; обеспечена гарантия осуществления должностным лицом права гражданина по его требованию. В противном случае, когда Закон не обязывает излагать в отказном ответе обоснование решения и опровержение доводов жалобы, тогда указанное требование Закона наоборот способствует недобросовестным должностным лицам в даче на законные и обоснованные требования жалоб граждан отказных абсурдных отписок. Например, «В ходе проверки Вашей жалобы установлено, что прокурор N обьективно и всесторонне рассмотрел Вашу жалобу и вопреки Вашим доводам не нашел нарушений законодательства. Личных мотивов для отказа в удовлетворении Вашего обращения у прокурора N также нет».

Особенно плохо, что Закон позволяет давать отказные ответы-отписки должностным лицам прокуратуры, на которых возложена обязанность осуществлять «надзор за соблюдением Конституции и исполнением законов» «в целях обеспечения верховенства закона, единства и укрепления законности, защиты прав и свобод человека и гражданина» (п.п.1-2 ст.1 закона «О прокуратуре Российской Федерации»).

Согласно правилу логики, несоответствие, противоречие следствия некоторому положению, достоверному суждению всегда свидетельствует о ложности основания. Следовательно, ложно допущение, что отсутствие в отказном ответе правовых и фактических оснований в обоснование отказного решения, опровержения каждого довода заявления, жалобы соответствует, не противоречит вышеуказанным положениям Конституции.

Должностные лица при обосновании своих выводов-суждений, а также при опровержении выводов-доводов обращения обязаны соблюдать требования «Теории доказательства (обоснования) и опровержения». Ибо только при соблюдении должностным лицом требований этой теории, требований законов и правил логики его выводы-суждения могут быть обоснованными (достоверными), а отказное решение обоснованным, достоверным, правильным. Если в отказном ответе хотя бы один вывод-суждение не обоснован, хотя бы один довод-вывод заявления или жалобы не опровергнут, то может быть нарушено гарантированное законное право, об осуществлении которого гражданин требует в заявлении или жалобе.

Согласно «Теории доказательства (обоснования) и опровержения », опровергнуть вывод-довод значит доказать его необоснованность или ложность. То есть доказать необоснованность или ложность хотя бы одного из аргументов, которыми обосновывается вывод-довод, или доказать, что из аргументов, которыми обосновывается вывод-довод, не следует с логической необходимостью вывод-довод. Если же для обоснования довода не приводятся никакие аргументы, а поэтому довод нельзя назвать выводом, то довод опровергается указанием на его очевидную голословность, необоснованность.

Термин «довод» тождественен термину «вывод», но не является синонимом термина «аргумент». Ибо аргументы, которыми обосновывается довод-вывод, могут быть истинными, а поэтому не могут опровергнуты и не должны опровергаться. При этом в отказном ответе каждый довод-вывод должен опровергнут; например, путем указания на то, что хотя аргументы истинны, но из них не следует с логической необходимостью вывод-довод, а следовательно, довод-вывод необоснован.

«..не опровергнутые же доводы могут толковаться только в пользу (лица, подавшего заявление, жалобу) ...» (п.2 абз.3 Определения КС РФ от 25.01.05 г. № 42-О) – это означает, что если довод-вывод заявления или жалобы не опровергнут, то довод-вывод должен считаться обоснованным (достоверным).

Выдержка из Постановления КС РФ от 18 июля 2012 г. N 19-П:
«2. Согласно Конституции РФ в Российской Федерации как демократическом, правовом и социальном государстве человек, его права и свободы являются высшей ценностью, а признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина - обязанностью государства ;… Исходя из этого в Российской Федерации права и свободы человека и гражданина признаются и гарантируются на основе принципа равенства согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с Конституцией Российской Федерации, они являются непосредственно действующими, определяют смысл, содержание и применение законов, деятельность законодательной и исполнительной власти, местного самоуправления и обеспечиваются правосудием; при этом государственная защита прав и свобод человека и гражданина в Российской Федерации гарантируется (статья 17, часть 1; статьи 18 и 19; статья 45, часть 1, Конституции Российской Федерации).

Названные положения Конституции Российской Федерации в их взаимосвязи требуют от государства максимально широких гарантий реализации конституционных прав и свобод, с тем чтобы они были не иллюзорными, а реально действующими и эффективными .… В единстве с закрепленной статьей 21 (часть 1) Конституции РФ обязанностью государства охранять достоинство личности во всех сферах и тем самым утверждать приоритет личности и ее прав это означает, что во взаимоотношениях с государством личность выступает не как объект государственной деятельности, а как равноправный субъект , который в силу статьи 45 (часть 2) Конституции РФ может защищать свои права всеми не запрещенными законом способами и спорить с государством в лице любых его органов..». Конец цитаты

3. «Рубим» право

В даче отказных ответов-отписок на обращения граждан способствуют не только статьи 5 и 10 Закона, в которые Конституция требует внести изменения, но и следующие несуразности Закона.

Статья 4 Закона - " Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе

3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав..".

Что понимать под термином «обращение» в статье 4 Закона?

обращение - направленные в государственный орган… заявление или жалоба...". Согласно пункту 3 статьи 4 Закона, "заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав". Следовательно, "просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав" есть "обращение ".

Согласно пункту 1 статьи 4 Закона, "обращение - направленные в государственный орган… в письменной форме или в форме электронного документа ...". Здесь можно понять, что "обращение " - это документ . Этот вывод подтверждается статьями 8, 11 Закона, из которых видно, что под «обращением» понимается документ, который регистрируется, а не просьба. Регистрируются документы, а не просьбы.

Документ (целое ) содержит доводы, обосновывающие просьбу, а также собственно просьбу. Просьба - это часть документа, которая не содержит доводов.

Из изложенного видно, что в Законе просьба (часть целого) - это "обращение " - это документ (целое). Налицо логическая ошибка отождествления целого и части целого. Определение термина «обращение» данное в статье 4 Закона абсурдно и противоречит статьям 8, 11 Закона.

Из изложенного также видно, что в Законе "заявление " - это просьба (часть целого) - это "обращение " - это документ (целое). Налицо логическая ошибка отождествления целого и части целого. Определения терминов «заявление», «жалоба» в статье 4 Закона явно абсурдны. Ибо каждый здравомысляший человек под термином «заявление», и тем более, под термином «жалоба», понимает именно документ, а не просьбу, как того прямо требует ст. 4 Закона.

Cтатью 4 Закона -
«Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные термины:
1) обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов....;
3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, ;
4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;» - необходимо изложить в следующей редакции .
«Статья 4. Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе
Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные термины:
1) обращение гражданина (далее - обращение) - документы (электронный документ, письмо) или устная речь гражданина, направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, с просьбами, рекомендациями, критикой, сообщением о нарушении нормативных правовых актов и недостатках в работе указанных органов и должностных лиц ;
2) предложение - обращение c просьбой, рекомендацией гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
3) заявление - обращение c просьбой гражданина об осуществлении законных прав , о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
4) жалоба - обращение c просьбой гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц, либо c сообщением о нарушении нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо c критикой деятельности указанных органов и должностных лиц
Изменения выделены курсивом .

Пояснение. В пункт 2 добавил слово «просьбы».
В пункт 3 добавил словосочетание «об осуществлении законного права », ибо основная часть заявлений граждан содержит именно просьбы об осуществлении прав, установленных законами, а не Конституцией.
Поскольку сообщение о нарушении законов - это не заявление, а жалоба, то из пункта 3 в пункт 4 перенес слова "либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц ". Пункт 3 в действующей редакции способствует превращению «заявления о преступлении» в «заявление».

Весь Закон в моей редакции прилагается

В Закон необходимо внести также следующие изменения.

Статью 5 Закона -
«Права гражданина при рассмотрении обращения

3) получать письменный ответ ;
4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения
«Статья 5. Права гражданина при рассмотрении обращения
При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:
3) получать ответ в форме электронного документа и (или) письма с решениями об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении просьб обращения , за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит ;
4) в случае отказа в удовлетворении просьбы обращения, получать ответ c правовыми и фактическими основаниями в обоснование решения, c опровержением каждого довода-вывода обращения (неопровергнутые доводы-выводы считаются достоверными) ;
5) обращаться с жалобой в административном и (или) судебном порядке на решение об отказе в удовлетворении просьбы обращения, на действия (бездействие) государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц при рассмотрении обращения ;
6) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.»

Пояснение. Обращения содержат не вопросы, а просьбы, по которым должны выноситься решения об удовлетворении просьбы или об отказе в удовлетворении просьбы. В действующей редакции пункт 3 статьи 5 способствует недобросовестным должностным лицам давать абсурдные ответы-отписки.
Для обеспечения вышеуказанного конституционного права граждан добавил еще один пункт, который стал пунктом 4.
Действующий пункт 4 изложил в более ясной форме.

Поскольку в заявлении просят об осуществлении права, то в пункте 1 статьи 6 необходимо добавить слово «осуществления ».
В пункте 2 статьи 6 слова «решение поставленных в обращении вопросов принятие решений о просьбах обращения »

Поскольку пункт 3 статьи 7 Закона устанавливает требования именно к обращению в форме электронного документа , поэтому необходимо внести следующие изменения в статью 7 Закона.
Название статьи 7 «Требования к письменному обращению » необходимо изменить на название «Требования к обращению в форме электронного документа и письма ».
В пункте 1 статьи 7 слова «излагает суть предложения, заявления или жалобы » необходимо заменить на слова «излагает просьбы ». Ибо просьбы - суть содержания любого обращения. Просьбы предопределюят содержание мотивировочной части обращения.
В пункте 3 статьи 7 лишние слова «Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом » необходимо убрать. Ибо обращения в форме электронного документа по определению, данному в статье 4 Закона, подлежат рассмотрению в порядке установленном Законом.

Поскольку в Законе не установлен порядок регистрации обращений в форме электронного документа, поэтому название статьи 8 «Направление и регистрация письменного обращения » необходимо изменить на название «Направление и регистрация обращений в форме электронного документа и письма ».
Во всех пунктах статьи 8 Закона слова «решение поставленных в обращении вопросов » необходимо заменить на слова «принятие решений о просьбах обращения ».
В пункт 2 необходимо добавить слова «Обращение в форме электронного документа распечатывается и регистрируется как письменное обращение ». В пункт 3 слова «вопросы, решение которых не входит в компетенцию» небоходимо заменить на слова « не входит в компетенцию».
В пункте 4 статьи 8 слова «решение поставленных в письменном обращении вопросов » - необходимо заменить на слова «принятие решений о просьбах обращения ».
В пункте 5 статьи 8 необходимо убрать лишнее слово «письменного ».

Учитывая, что срок для регистрации обращения явно завышен (в течение 3 дней), а решение вопроса о компетенции органа, который может рассматривать обращение, не представляет труда, в статьях 8 и 11 слова «в течение семи дней со дня регистрации» необходимо заменить на слова «в течение 2 дней со дня регистрации».

Статью 10 Закона - «Рассмотрение обращения

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение ;
3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;
4. Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. » - необходимо изложить в следующей редакции.
«Статья 10. Рассмотрение обращения
1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения гражданина, в случае желания гражданина - с его участием
3) принимает меры, направленные на осуществление , восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
4) в случае принятия решения об отказе в удовлетворении просьбы обращения, излагает в ответе правовые и фактические основания в обоснование вынесенного решения, а также опровержение каждого довода-вывода обращения (неопровергнутые доводы-выводы считаются достоверными) ;
4. На обращение в форме электронного документа ответ дается в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. Кроме того, по просьбе гражданина ответ дополнительно дается в письменной форме. »

Пояснение. В подпункте 1 пункта 1 статьи 10 необходимо внести изменения, поскольку с участием гражданина, который может дать ответы на возникающие вопросы, рассмотрение обращения произойдет быстро и качественно.
В пункт 3 статьи 10 необходимо добавить слово«осуществление ».
Для обеспечения вышеуказанного конституционного права граждан подпункт 4 пункта 4 ст. 10 необходимо изложить полностью в новой редакции.
В пункт 4 статьи 10 необходимо внести изменения для того, чтобы гражданин на обращение в форме электронного документа мог получить ответ не только в форме электронного документа, но и также ответ в письменной форме, который в случае необходимости можно будет обжаловать в суд.

Пункт 3 статьи 11 Закона - «Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.» - необходимо изложить в следующей редакции.
«3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе не рассматривать просьбы обращения и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.»

Пункт 5 статьи 11 Закона - «В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства , руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение» - необходимо изложить в следующей редакции.
«В случае, если на обращение с просьбой многократно давались письменные ответы, в которых указаны правовые и фактические основания в обоснование решения об отказе в удовлетворении просьбы, и при этом в обращении приводятся доводы, которые были ранее опровергнуты , руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо (не ниже заместителя руководителя указанных органов, заместителя должностного лица ) вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по этой просьбе обращения при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.»

Пункт 6 статьи 11 - «В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений» - необходимо изложить в следующей редакции.
«В случае, если решение об удовлетворении просьбы обращения повлечет разглашение сведений , составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности удовлетворения просьбы обращения в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений».

Пункт 7 статьи 11 - «В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан , в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу» - необходимо изложить в следующей редакции.
«В случае, если причины, по которым решения о просьбах обращения не могут быть приняты , в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу».

Статью 12 Закона -
«Сроки рассмотрения письменного обращения
1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения» - необходимо изложить в следующей редакции.
«Статья 12. Сроки рассмотрения обращения в форме электронного документа и письма
1. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. Заявление, жалоба с просьбой, обоснованной доводами, с приложением документов, подтверждающих законность просьбы, рассматриваются в течение 5 дней со дня регистрации ».

В пункте 3 статьи 13 слова «В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов » необходимо заменить на слова «В остальных случаях дается письменный ответ с решениями о просьбах обращения ».
В пункте 5 статьи 13 слова «содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа» необходимо заменить на слова «содержатся просьбы, принятие решений по которым не входит в компетенцию данных государственного органа».
Пункт 6 статьи 13 - «В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов » - необходимо изложить в следующей редакции.
«В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан письменный ответ, в котором приведены правовые и фактические основания в обоснование решений об отказе в удовлетворении просьб обращения, и при этом в обращении приводятся доводы, которые ранее были опровергнуты ».

Вышеизложенные основания для внесения изменений в Закон являются также основаниями для внесения в пункт 3 ст.10 закона «О прокуратуре Российской Федерации».

В действующей редакции в пункте 3 ст. 10 понятие "мотивированный ответ " неясно, туманно. Во-первых, слово "ответ " многозначно: письмо-ответ (документ); содержание письма-ответа; ответ на вопрос обращения; решение принятое по результату рассмотрения просьбы обращения. Только из всего контекста ст. 10 видно, что под словом «ответ» следует понимать «решение принятое по результату рассмотрения просьбы обращения». Во-вторых, неясно значение слова "мотивированный ". Неясность понятия «мотивированный ответ» дает возможность прокурорам излагать в письме-ответе всё что угодно, но не обоснование решения принятого по результату рассмотрения просьбы обращения.
Таким образом действующая редакция п. 3 ст. 10 позволяет прокурорам нарушать конституционное право граждан, а именно, право получить законное, обоснованное и мотивированное решение.

Пункт 3 статьи 10 Закона «О прокуратуре Российской Федерации» - «Ответ на заявление, жалобу и иное обращение должен быть мотивированным. Если в удовлетворении заявления или жалобы отказано, заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.» - изложить в следующей редакции.
«Ответ на обращение должен содержать решение принятое по каждой просьбе обращения, правовые и фактические основания в обоснование решений принятых о просьбах обращения, опровержение каждого довода-вывода обращения (неопровергнутые доводы-выводы считаются достоверными). Если в удовлетворении одной из просьб обращения отказано, заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.»

Продолжение следует

P.S. Уважаемые адвокаты, граждане! Прошу предлагать другие изменения в Закон. Обращение с просьбой о внесении изменений в Закон будет направлено через сайт «Демократор» председателям партий, руководителям фракций в Госдуме, в Совет Федерации, Президенту.

Работа с обращениями граждан занимает значительное место в работе секретаря не только в органах государственной власти и органах местного самоуправления, но и в негосударственных организациях (банках, страховых компаниях и др.), активно взаимодействующих с гражданами в ходе выполнения своих функций.

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации” (далее – Закон) установлены основные положения, определяющие порядок рассмотрения обращений граждан в государственных органах, органах местного самоуправления и должностными лицами. Но закон не содержит каких-либо требований к ответам на обращения граждан, кроме положения о том, что гражданин имеет право получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (ст. 5 Закона). Подготовка ответов на обращения граждан имеет свои особенности, что отличает эту категорию писем от других разновидностей деловых писем. Формы обращений граждан
Но прежде чем рассмотреть особенности подготовки ответов на обращения граждан, рассмотрим, что представляет собой понятие “обращение гражданина”. Законом установлено, что граждане могут обращаться в органы власти в форме предложения, заявления или жалобы (ст. 4 Закона):предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.Обращение гражданина – понятие собирательное, оно объединяет в себе как предложения, заявления, жалобы, так и устные обращения граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, но в рамках данной статьи мы будем говорить только о письменных обращениях, поскольку ответ в письменной форме дается именно на письменное обращение гражданина.Содержание ответов и особенности их составления
Ответы на обращения граждан могут иметь разную форму:
ответ на предложение может быть дан в форме согласия о принятии предложения, сообщения об его отклонении или передаче на рассмотрение в вышестоящий орган;
ответ на заявление может быть сообщением об удовлетворении требований гражданина или об их отклонении. В случае отказа в удовлетворении требований, изложенных в заявлении, заявителю должны быть сообщены мотивы отказа, а также указан возможный порядок обжалования принятого по заявлению решения;
ответ на жалобу может быть сообщением о полном или частичном удовлетворении жалобы и восстановлении нарушенного права гражданина или отказом в удовлетворении жалобы.

Если гражданину сообщается о полном или частичном удовлетворении жалобы, орган или лицо, вынесшее решение по жалобе, обязано принять необходимые меры по восстановлению нарушенного права гражданина, принести извинения в письменной форме, а также по просьбе гражданина проинформировать о принятом решении заинтересованных лиц. В случае если порочащие гражданина сведения были опубликованы в средствах массовой информации, принимаются меры по опубликованию опровержения в порядке, установленном Законом РФ от 27.12.1991 № 2124-1 “О средствах массовой информации”.
Решение по жалобе должно содержать изложение мотивов и фактов, которые положены в основу решения, ссылки на конкретные статьи закона или иного нормативного правового акта, указание об отмене или изменении обжалуемого решения; в определенных случаях – указание о необходимости привлечения лица, принявшего незаконное решение, к ответственности, а также порядок обжалования принятого решения.
В любом случае ответ на обращение гражданина готовится как деловое письмо, то есть на бланке органа власти или организации, со всеми реквизитами, которые присущи любому деловому письму, как то: адресат (инициалы, фамилия гражданина, его адрес), заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе.

При работе с обращениями граждан необходимо учитывать некоторые особенности. Рассмотрим их.
1. На любое обращение гражданина, содержащее предложение, заявление, жалобу, должен быть дан ответ (ст. 9 Закона). Это может быть ответ по существу вопроса или сообщение о переадресации обращения в другой орган или организацию, если обращение направлено в орган, не компетентный в рассмотрении поставленных вопросов (ст. 10 Закона).
2. При ответе на обращение гражданина в тексте ответа необходимо предельно сжато, но понятно пересказать содержание обращения. Этим, в частности, работа с обращениями граждан отличается от ведения деловой переписки по вопросам основной деятельности органа власти или организации. При ведении переписки по вопросам основной деятельности содержание поступившего письма в письме-ответе не пересказывается, поскольку есть ссылка на номер и дату поступившего письма
и заголовок к тексту, который тематически связывает содержание инициативного письма и письма-ответа. Играет роль и то, что в организации, направившей письмо, в деле хранится его копия.
При работе с обращениями граждан пересказ содержания поступившего обращения в письме-ответе необходим по нескольким причинам. Во-первых, это напоминание гражданину о содержании его обращения.
В соответствии со ст. 12 Закона сроки рассмотрения обращений граждан достаточно длительные – 30 дней, в сложных случаях разрешается продлевать рассмотрение еще на 30 дней. Поэтому граждане, особенно пожилого возраста, нередко забывают, с какой просьбой они обращались.
Во-вторых, пересказ содержания позволяет формулировать вопрос предельно сжато и понятно, что особенно важно в тех случаях, когда само обращение гражданина изложено недостаточно четко и ясно.
В-третьих, граждане нередко обращаются в орган власти одновременно с несколькими вопросами, поэтому пересказ содержания обращения и последующий ответ должны показать, что орган власти рассмотрел все поставленные вопросы и дал на них ответ.
3. Если решение вопроса в ответе на обращение гражданина основывается на законодательных или иных нормативных правовых актах, в тексте ответа следует не просто дать ссылки на соответствующие нормативные акты и их пункты, а воспроизвести (процитировать) те положения, на которых основывается решение. При этом воспроизводить в тексте следует только те положения нормативного документа, на которых базируется решение. Например:

Сообщаем Вам, что выделение земельных участков под установку металлических тентов установленного образца производится на основании постановления Правительства Москвы от 08.07.2003 № 526-ПП “О порядке получения разрешений на установку металлических тентов и оформления прав краткосрочной аренды на земельные участки, занимаемые этими объектами”, которым предусмотрено, что решение об установке металлического тента или об отказе в установке принимается главой районной управы на основе предложений гаражно-стояночной комиссии района и архитектурно-планировочного управления административного округа.
4. Если в тексте письма делается ссылка на иной документ, например договор, заключенный между организацией и гражданином, цитировать текст положений, на которых основывается решение, не следует, поскольку экземпляр документа имеется у каждой стороны по договору. В этом случае достаточно сослаться на соответствующий пункт документа. Например:

… Напоминаем Вам, что 24.08.2008 между Вами и нашим банком был заключен кредитный договор № 1896-2008, согласно которому Вам был предоставлен кредит в размере … руб.
Согласно п. 3.2 договора клиент имеет право погасить кредит досрочно. Для этого Вам следует к дате платежа, указанной в графике платежей, обеспечить наличие на счете суммы денежных средств, включающей …
5. Если ответ на обращение гражданина готовит не тот орган, куда гражданин направлял свое обращение, необходимо в тексте ответа на обращение указать, откуда поступило обращение в данный орган или организацию, чтобы у гражданина не возникало вопроса, почему на его обращение, адресованное, например, мэру Москвы, дает ответ префект административного округа. В практике работы с обращениями граждан такие ситуации возникают достаточно часто.
Например, гражданин направил свое обращение в правительство Москвы на имя мэра Москвы, но вопрос, на который ему должен быть дан ответ, находится в ведении префектуры административного округа. Правительство Москвы, получив такое обращение, направит его на рассмотрение
в префектуру, сообщив об этом гражданину, как того требует ст. 10 закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.
В тексте ответа на обращение, подготовленном префектурой административного округа, должно быть сказано:

Рассмотрев ваше обращение, поступившее из правительства Москвы, о размещении автозаправочной станции по улице Аллея первой маевки в непосредственной близости от жилых домов, сообщаем, что …
или:

Рассмотрев ваше обращение в Аппарат мэра и правительство Москвы, поступившее на рассмотрение в префектуру Юго-Восточного административного округа, об оказании содействия в ремонте …
В ответах на обращения граждан, как и в переписке по вопросам основной деятельности организации, может использоваться вступительное обращение и заключительная этикет
ная фраза. Вступительное обращение используется в тех случаях, когда гражданин в своем обращении указал фамилию, имя и отчество полностью. Если указаны только фамилия и инициалы, вступительное обращение не используется.
Под текстом письма следует использовать заключительную этикетную фразу “С уважением”, что является нормой делового этикета.
Пример ответа на обращение гражданина:

Уважаемая Пелагея Феоктистовна!

В связи с вашим обращением в Аппарат мэра и правительство Москвы, поступившим на рассмотрение в префектуру Юго-Западного административного округа, по вопросу оказания содействия в предоставлении товаров длительного пользования нами было дано поручение Центру социального обслуживания “Бутово” рассмотреть данный вопрос и представить соответствующую информацию.
Центром социального обслуживания “Бутово” было проведено обследование вашего материального положения, в ходе которого было установлено, что Вы являетесь ветераном Великой Отечественной войны и нуждаетесь в телевизоре, приобрести который на собственные средства не имеете возможности.
Сообщаем Вам, что Комиссия по распределению товаров длительного пользования Управления социальной защиты населения включила Вас в список ветеранов Великой Отечественной войны, нуждающихся в бытовой технике. Выделение Вам телевизора планируется в IV квартале этого года, о чем Вы будете извещены Центром социального обслуживания “Бутово” дополнительно.
С уважением, ...