Формирование экспертной комиссии и этапы ее работы. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок её проведения. Экспертная комиссия

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1 Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

Начальника отдела кадров;

Главного бухгалтера;

Начальника юридического отдела;

Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.

Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

План

Введение

1. Экспертиза ценности документов

2. Критерии оценки документов

3. Проведение экспертизы документов

4. Экспертные комиссии

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно они должны храниться постоянно.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Цель данного вопроса - классификация документов в зависимости от ценности, раскрытие сущности их экспертизы, получение сведений об органах, её осуществляющих.

1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.

В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

2. Критерии оценки документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Оценка внешних особенностей документа - юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния.

Рассмотрим данные критерии подробно.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.

В процессе деятельности общества формируется огромное количество учреждений, организаций и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Также для архивов представляют научный интерес документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.

2. Значимость содержания документов.

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов.

Данный критерий для экспертизы является важнейшим. В истории общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Войны, революции, реконструкция народного хозяйства. При оценке документов, созданных в такие периоды, ключевую роль приобретает и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов.

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Копии же должны быть заверены, иметь номер и дату. Работникам службы делопроизводства необходимо своевременно оформлять копии документов, особенно постоянного хранения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическая сила.

Главным образом, ей обладают правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии надлежащих реквизитов.

6. Дублетность.

Эта позиция играет большую роль в связи с широким распространением дублетных документов - размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе либо при помощи иной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего звена находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном), такое дублирование в масштабах Архивного фонда страны представляется целесообразным.

7. Поглощенность содержания.

Критерий применяется при экспертизе плановой либо отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, квартальных - годовыми, или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения. Следовательно, на государственное хранение отбирается сводный документ, отражающий содержание первичных.

8. Физическое состояние документа.

Используется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. При существовании экземпляра-копии его присоединяют к испорченному оригиналу.

3. Проведение экспертизы ценности документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводится отбор документов на постоянное или временное хранение, а также для уничтожения. Осуществляет его персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива, и данная процедура предполагает анализ фактического содержания находящихся в деле документов не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра. После чего определяется их научная либо практическая ценность с соответствующими сроками хранения.

Если в делах обнаруживаются документы одновременно постоянного и временного хранения, они подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от хранимых временно.

А кроме полистного просмотра, экспертиза проводится на основе номенклатур дел и перечней документов - систематизированных списков категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. В результате такой работы образуются четыре группы документов:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив, хранясь централизованно службой документационного обеспечения, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Осуществляется оно после утверждения описей на дела постоянного хранения с разрешения архивного учреждения. Оформляется актами, а порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения под грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Наиболее же полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень, где существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых обозначены отметкой «ЭПК», просматриваются особо тщательно. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. А окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивной службы.

4 . Экспертные комиссии

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств и ведомств, центральных органов общественных организаций действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем и оказанием методической помощи подведомственным организациям.

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают директивы организационно-методического характера.

Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а в работе ЦЭК также участвует представитель архивного органа.

Общий порядок организации их деятельности определен «Основными правилами работы ведомственных архивов» с «Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и должно руководствоваться конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.

Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах»).

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла решение об:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности экспертной комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.

Заключение

С расцветом компьютерной эры всё больше организаций стало переходить на безбумажный документооборот. Полностью, обретая возможность сэкономить как значительные площади, ранее занимаемые архивохранилищами, так и на порядок время делопроизводства. Ведь при таком подходе документы выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных, контролирующих органов либо деловых партнеров.

Но в этой связи встает вопрос об организации экспертизы электронных документов. Если технология хранения их бумажных аналогов уже отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то здесь делопроизводство зачастую осуществляется стихийно. А неупорядоченное архивирование вызывает значительные затраты времени на поиск нужной документации; нередки случаи её потери. И тем не менее, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на их выделение к уничтожению. Надо лишь научиться пользоваться прогрессивными методами делопроизводства. За ними будущее.

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практич. пособие / М. И. Басаков.- М: ИКЦ «МарТ» 2003.- 384 с.

2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: 2-е изд. испр. / М. В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2002.- 288 с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документация обеспечения управления) - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интер-синтез, 1999.- 320 с.

Подобные документы

Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.

дипломная работа , добавлен 19.03.2011


Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.

реферат , добавлен 12.10.2014


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

реферат , добавлен 03.07.2008


Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.

контрольная работа , добавлен 14.11.2008


Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.

реферат , добавлен 20.09.2010


Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.

контрольная работа , добавлен 01.06.2009


Принципы, критерии (происхождения, содержания, внешних особенностей) и этапы проведения (определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив) экспертизы ценности документов. Правила составления сопроводительного письма.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010


Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.

контрольная работа , добавлен 13.02.2013


История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.

Об экспертной комиссии

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.

1.3 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.

1.4 Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации. Состав ЭК назначается директором в количестве 5-7 человек.

1.5 ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.

1.6 Положение об ЭК после согласования с ЭПК администрации города утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

III ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТОЙ КОМИССИИ

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Организует работу по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.

3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам.

3.3 Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1 На утверждение ЭПК архивного управления Иркутской области, а затем на утверждение руководителя организации:

Описи дел постоянного хранения.

3.3.2 На согласование ЭПК администрации города, а затем на утверждение руководителя организации:

Номенклатуру дел;

Описи дел по личному составу;

Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

Акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел;

Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.4 Проводит для специалистов организации консультации по вопросам работы с документами.

IV ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия имеет право.

4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительных записок;

Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.

4.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений, ответственного за ведение делопроизводства и архив организации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного отдела администрации города.

4.5 ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

V ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

5.1 Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией администрации города, получает от нее соответствующие организационно - методические указания.

5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4 Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Начальник отдела кадров А.Н.Николаев

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

Члены комиссии: главный бухгалтер Михайлова Е.Г.; начальник юридического управления Коваленко Л.В.; начальник управления по персоналу Назарова К.А.

1. Председателю комиссии подготовить и представить мне на утверждение до 30.12.2013 Положение об экспертной комиссии.
2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Вишнев В.Р. Вишнев Зам. генерального директора Начальник Службы ДОУ Толмачев И.С. Толмачев Володина В.Н. Володина 10.12.2013 10.12.2013 С приказом ознакомлены: главный бухгалтер Михайлова Е.Г. Михайлова 10.12.2013 начальник юридического управления Коваленко Л.В. Коваленко 10.12.2013 начальник управления по персоналу Назарова К.А. Назарова 10.12.2013 делопроизводитель 1-й категории Соловьева Л.Д. Соловьева 10.12.2013 секретарь-референт Петрова Т.А. Петрова 10.12.2013 В дело № 10-11 Петрова 11.12.2013 Т.А.

Проведение экспертизы ценности документов

Внимание

Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год. Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Хозяйственная деятельность предприятий может потребовать от руководителя организации особой группы сотрудников, наиболее компетентных в каком-либо вопросе. Лица, которые имеют максимальный объём знаний по какому-то вопросу, могут называться экспертами, а созываемая группа работников – экспертной комиссией. Издавая приказ о создании экспертной комиссии, руководитель подтверждает её полномочия и определяет тот круг действий, которые должна выполнять созданная комиссия.

Состав экспертной комиссии, её функции Естественно, если комиссия зовётся экспертной, значит, её участники должны быть максимально компетентны в определённой области знаний. Руководитель, образовывая такой орган, должен получать в виде заключения подобной комиссии, максимально достоверную информацию о том или ином событии.

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

• подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2). Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Утверждено

ЭК в качестве консультантов и экспертов работников структурных подразделений Компании, представителей учреждений Государственной архивной службы, сторонних организаций; 5.4. информировать генерального директора Компании по вопросам, относящимся к компетенции ЭК; 5.5. представлять Компанию в органах Государственной архивной службы Российской Федерации.

1. Организация работы ЭК
   1. Все заседания ЭК протоколируются.
   2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному протоколом заседания ЭК.
   3. Подготовленные к передаче в архив Компании документы сдаются заместителю председателя ЭК (в отсутствие заместителя председателя – председателю ЭК).

2.2. организация проведенияэкспертизы ценности документов

• законодательство
• литература
• практика
• термины

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел.

Как создать экспертную комиссию?

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Справочник адвоката

Важно

Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

Приказ о создании экспертной комиссии образец бланк

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Росархива от 19.01.1995 № 2. Задачи и функции ЭК Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч.

Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:

Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.

При этом происходит использование номенклатуры дел фирмы за соответствующий год, типовых и ведомственных (если такие существуют) перечней документов с обязательным указанием их сроков хранения, а также другие нормативные документы, относящиеся к архивному делу.

На практике это означает следующее. Например, в архиве фирмы происходит обработка документов, которые находились на постоянном хранении, по личному составу за 2013 год. После просмотра номенклатуры дел, намечаются интересующие дела, определяется их местонахождение в том или ином структурном подразделении. Затем происходит сбор из данных отделов и намеченных дел постоянного хранения по личному составу за 2013 год. После отбора в установленном порядке дела передаются в архив. Специалист в архиве проводит научно-техническую обработку данных дел, что происходит в соответствии с нормативными требованиями формирования и оформления дел. Оставшиеся документы за 2013 год остаются на полках до окончания сроков хранения или до потери практического значения. Параллельно в структурных подразделениях отбираются для уничтожения дела с истекшими сроками хранения.

При отборе документов возможна переформировка дела. Такое необходимо, например, в результате неправильного формирования дел текущего делопроизводства. Это может быть помещение в дело документов с разными сроками хранения (постоянных и временных). Помимо этого, из дел постоянного хранения необходимо изъять черновики, дублетные копии, неоформленные, а также те документы, у которых есть отметка «ЭПК». Их также могли ошибочно отнести к категории дел постоянного срока хранения. К примеру, в перечне указан срок «3 года ЭПК». Частично документы такого дела могут иметь постоянный срок хранения как имеющие научно-историческое значение, другие же должны храниться в течение 3-х лет.

Стоит обратить внимание, что организации, которые не передают свою документацию в государственные или муниципальные архивы, могут заменять «постоянный» срок хранения на «10 лет» в соответствии с типовым перечнем. Может быть выбран и больший срок. В том числе и такой вариант как «до ликвидации организации». То есть, подобные организации не должны иметь документы постоянного хранения.

В таком случае разрешено частичное оформление дел. Не проводится пересистематизация и нумерация листов, дела не подшиваются в твердую обложку. Также необязателен лист-заверитель. Таким образом, разрешается хранить документы в папках, в которые помещены документы текущего делопроизводства, а также не производить дополнительные действия по оформлению дел. Но такие послабления не относятся к обработке дел по личному составу. Обычно срок их хранения составляет 75 лет, и обрабатываются они в установленном порядке.

В соответствии с существующими требованиями отбор дел необходимо производить исключительно с полистным просмотром. На практике это требование может и не соблюдаться. Это очень трудоемко, да и не всегда оправдано. В особенности, если документы отобраны для уничтожения, и они не имеют никакого практического значения. Дела, которые необходимо подшить в твердую обложку для постоянного или долговременного хранения, отбирают строго с полистным просмотром.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются с составлением архивных описей дел и .