Опись дел постоянного срока хранения бухгалтерии. Предисловие к описи дел. Составление описей дел

Составление и оформление описей дел

Составление и оформление описи дел -- это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Опись дел -- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел), предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Таким образом, являясь учетным документом и архивным справочником по содержанию дел, опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов. Составление описи дел -- это одна из функций работников службы документационного обеспечения управления. Описи ежегодно составляются в каждом структурном подразделении. По ним документы передаются в архив организации. Описи на дела структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, которую готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших организациях с незначительным документооборотом составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе ее деятельности. Опись составляется в трех экземплярах, и через год после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций. Она включает в себя следующие элементы описания дел:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

количество листов;

даты дела (тома, части);

срок хранения дела.

Кроме того, форма описи содержит графу "Примечание".

По такой форме составляются описи на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Однако в опись на дела постоянного хранения не включают графу "Срок хранения".

При составлении описи следует строго придерживаться следующих правил:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, под самостоятельным номером в опись вносится каждый том;

порядок нумерации дел в описи -- валовой за несколько лет. Номера описям структурных подразделений присваиваются по согласованию с архивом организации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами "То же". Однако все другие сведения о делах вносятся в опись полностью. Полностью пишется тот же заголовок, если он начинает новый лист описи;

в графу "Примечание" вносятся отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт и т. п.

В конце описи заполняется итоговая запись, в кото рой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров.

Например:

В данную опись внесено

ед. хр. с №

(цифрами и прописью)

по № , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел структурного подразделения должна быть подписана составителем, согласована с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждена руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись должна быть согласована с ней. На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после его утверждения ЭПК утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

Законченная опись соответствующим образом оформляется. Элементами оформления являются титульный лист, предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели и список сокращенных слов.

Титульный лист должен содержать:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения);

крайние даты дел, включенных в опись (приложение 29).

Кроме того, на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в который сдаются дела данной организации.

Предисловие содержит сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, охватывающий дела описи; краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раз дел. В нем указывается наличие дел, выходящих за хронологические рамки; отмечаются наиболее типичные группы дел по разновидностям документов и по их содержанию; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; указывается наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования. Предисловие подписывается его составителем и заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации, с указанием даты составления предисловия.

Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляется список сокращений, расположенных в алфавитном порядке.

Например:

МГУ -- Московский государственный университет РГГУ - Российский государственный гуманитарный университет

Список сокращений значительно облегчает работу с описью, т. к. позволяет однозначно определить значение встречающихся аббревиатур. Общепринятые сокращения, например га, час, ООО в список не включают.

Указатели -- это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которых они встречаются. Указатели могут быть именными, географическими, предметными в зависимости от тех понятий, которые важно быстро находить в описи.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
Наименование организации, которая передает документы.
Дата составления.
Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку;
полное название документа;
количество экземпляров;
количество листов.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

Опись по аттестационному делу.
Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.

В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.

Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации - это так называемые дела постоянного хранения.

Заполнение архива и учёт бумаг

Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию. Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.

В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов. Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив. Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.

Дела постоянного хранения

Постоянному хранению - хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.

Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив. Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего - годовая опись. То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.

Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.

Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

опись дел постоянного хранения;
опись дел по личному составу;
опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
опись электронных дел, документов постоянного хранения;
опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

«То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск).

– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.