Командировка на личном транспорте. Использование личного автомобиля в командировке — компенсация Командировка на личном транспорте как списать бензин

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

объем задания;
сложность выполнения поручения;
дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

название компании;
дату и номер;
сведения о работнике;
информация о месте командировки;
длительность поездки;
цель;
подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

название и номер;
срок действия;
сведения о собственнике авто;
сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

название организации;
сведения о работнике;
место назначения;
длительность поездки;
информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
проезд (траты на бензин);
аренда жилья;
прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
квитанции об оплате ГСМ;
путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
наниматель издает соответствующий приказ;
перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Несмотря на то, что порядок оформления и возмещения расходов, связанных со командировкой и по производственной необходимости, в целом понятен и установлен, иногда возникают все-таки вопросы, обусловленные определенными обстоятельствами поездки.

Из этой статьи вы узнаете о таких аспектах оформления и учета командировок:

в служебную командировку на служебном автомобиле: расходы;
оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле;
в служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета.

Правила оформления, учета, компенсации и возмещения расходов во время служебной командировки регламентируются:

Статьями 166, 167, 168 ТК РФ;
Постановлением Правительства РФ № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», вступившим в силу 25 октября 2008 года;
Постановлением Правительства РФ № 771 о внесении изменений в Положение № 749 от 29. 07. 2015 года.

В служебную командировку на служебном автомобиле: расходы

Оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле

Любая служебная командировка начинается с письменного распоряжения руководителя предприятия или начальника структурного подразделения компании (абзац 2 п. 3 Положения № 749). Отдельно составлять служебное задание нет необходимости, так как эти данные указываются в приказе о направлении сотрудник в командировку.

Приказ создается по форме № Т-9 или на бланке, принятом в организации, где за основу взят данный шаблон документа. При оформлении документов сотрудника в служебную командировку на служебном автомобиле приказ необходимо немного изменить, добавив в него как минимум одну дополнительную строку. Основанием для такого формирования приказа является абзац 2 п. 7 Положения № 749, где указано, что поездка в командировку может осуществляться на автомобиле, находящемся в собственности предприятия, личной или третьих лиц (по доверенности).

Теперь можно не создавать отдельный документ об использовании служебного автомобиля, а указать данный факт в приказе. Если же поездка к месту командировки и обратно осуществляется поездом, самолетом или рейсовым автобусом, подобное уточнение в приказе делать не нужно.

В приказе указывается цель поездки, название и местоположение организации, куда направляется сотрудник, срок командировки. При поездке транспортными компаниями фактический срок командировки учитывается легко по дате и времени, указанным в билетах туда и обратно. При поездке на служебном автомобиле сотруднику выписываются специальные документы:

Служебная записка – документ, который удостоверяет факт командировки и помогает определить ее сроки (п. 2 Положения № 771). Унифицированной формы данного документа не разработано, поэтому в организации должна быть установлена собственная форма ее составления. Служебная записка составляется сотрудником на имя руководителя по возвращению из командировки, в ней указываются даты отъезда и приезда, марка, модель и регистрационный номер автомобиля. Записка подается в совокупности с документами, подтверждающими расходы и иные издержки.
Путевой лист – документ, формируемый кадровым отделом предприятия с учетом требований п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ №152 от 10. 09. 2008). В путевом листе указываются такие данные:

Название с указанием типа транспортного средства и номер регистрации;
Срок действия;
Сведения о владельце автомобиля;
Марка, модель и номер автомобиля;
Сведения об автомобиле с указанием пробега на момент выезда, дату и время выезда с постоянного места стоянки;
Количество выданного топлива при выезде;
Расход топлива по норме и по факту;
Данные водителя и его водительского удостоверения.

По окончании командировки в путевой лист вносятся данные о заезде автомобиля в гараж, данные об остатке топлива.

В служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета

По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить такие документы:

Авансовый отчет по форме АО-1 (если выдавался аванс из кассы предприятия или на карту работника);
Путевой лист с документами, подтверждающими все виды командировочных расходов (счета с заправок, платных стоянок);
Документы об аренде жилого помещения;
Документы на иные расходы.

В бухгалтерском учете производится списание ГСМ на основании данных о фактическом расходе топлива, который выводится из пробега автомобиля (по показаниям при выезде из гаража и при возвращении). На обратной стороне путевого листа необходимо отразить информацию о маршруте следования автомобиля с указанием пункта отправления и путевых остановок.

Утверждение отчета производится после проверки и подтверждения всех расходов. Расходы, связанные с решением вопросов производства, реализацией продукции/услуг/работ относятся к расходам по производственной деятельности и отражаются по дебету счетов учета затрат (п. 5 Положения по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99 приказ Минфина РФ от 6. 05. 99 № 33н).

Вложенные файлы

Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls
Положение о командировках (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Положение о командировках (образец).doc
Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать , регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2019 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

наименование автомобиля;
информацию о времени действия путевого листа;
информация о собственнике машины;
сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется .

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

ДТП

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Порядок оформления

Письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

приказ работодателя;
авансовый отчет;
путевой лист;
служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

оплата ГСМ, ремонт;
иные расходы.

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

расходы по проезду;

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст. 168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным. Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку. При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее - положение по командировкам).

Особенности учёта

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива. Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ - путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности. Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы. Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня 2014 года. Расстояние до места назначения - чуть более 1200 км. Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль - 23 л на 100 км. При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб., оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км: 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи. С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. × 10 сут. + 1500 руб/сут. × 9 сут. + 1200 км × 2 × 23 л: 100 км × 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. - продолжительность командировки, 4180 руб. - дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50

47 000 руб. - выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

приказ (распоряжение) о его направлении в командировку;
служебное задание, в котором указывается цель командировки;
командировочное удостоверение.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует. Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

По мнению Роструда, после вступления в силу закона № 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.13 № 2-ТЗ). Рассматривая же вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, чиновники отметили, что соответствующие документы должны быть составлены по формам, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Данным же постановлением утверждены следующие документы, касающиеся командировок:

приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а);
командировочное удостоверение (форма № Т-10);
служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а).

Несколько позднее Роструд в письме от 04.03.13 № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 и руководствоваться указаниями по её заполнению, утверждёнными данным постановлением Госкомстата России.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдаётся путевой лист. Напомним, что путевой лист в соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» представляет собой документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя.

Организация может использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), так и самостоятельно разработанную форму такого документа.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать реквизиты, приведённые в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Отсутствие хотя бы одного из них, как и возможные ошибки и неточности при заполнении реквизитов унифицированной формы путёвки, могут привести к конфликту с налоговиками.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации - собственника автомобиля.

Путевой лист выписывается на весь срок командировки, поэтому в нём следует указать даты начала и окончания командировки.

В сведениях о транспортном средстве приводятся:

тип и модель автомашины;
государственный регистрационный знак;
показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

марка, количество выданного топлива;
остаток топлива при выезде и по возвращении;
расход топлива по норме и фактический;
экономия либо перерасход топлива.

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее - нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Отражение в бухгалтерском учёте

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

командировочное удостоверение;
путевой лист с документами, подтверждающими расходы по эксплуатации автомобиля в командировке (чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, квитанции об уплате сборов и др.);
документы о найме жилого помещения;
документы, подтверждающие осуществление иных расходов, связанных с командировкой.

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 71

Списана сумма командировочных расходов.

Приобретённые же ГСМ вначале надлежит оприходовать как материально-производственные запасы на счёте 10 «Материалы» субсчёт 3 «Топливо». После чего израсховованное топливо списывается на счета затрат.

Для расширения рынка сбыта производимой продукции организация принимает участие в выставке, проводимой в другом городе с 27 по 30 мая 2014 года. Расстояние до города - около 500 км. Представляемая экспозиция доставляется служебной автомашиной. Работник в соответствии с приказом направлен в командировку с 26 по 31 мая. Установленный размер суточных - 1000 руб/сут. Работнику выдан аванс в сумме 21 000 руб.

По возвращении из командировки работник представил 2 июня авансовый отчёт, приложив к нему следующие подтверждающие понесённые расходы документы:

квитанция гостиницы за проживание с 26 мая по 31 мая на сумму 8250 руб. НДС в квитанции выделен отдельной строкой - 1258,47 руб.;
чеки ККМ на приобретение ГСМ на сумму 4380 руб. с указанием НДС 668,14 руб.;
квитанции за стоянку автомобиля - 1500 руб.

В авансовом отчёте учтены суточные - 6000 руб. (1000 руб/сут. × 6 сут.).

Общая сумма командировочных расходов составила 20 130 руб. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). На эту сумму утверждён и авансовый отчёт. Неиспользованная сумма аванса - 870 руб. (21 000 – 20 130) - удерживается из зарплаты сотрудника.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

21 000 руб. - выданы в подотчёт денежные средства на командировку;

Дебет 10-3 Кредит 71

3711,86 руб. - оприходованы приобретённые ГСМ;

Дебет 19 Кредит 71

668,14 руб. - выделена сумма НДС, указанная в чеках на приобретение топлива;

Дебет 26 Кредит 10-3

3711,86 руб. - списана стоимость ГСМ, израсходованных при проезде к месту командировки и обратно;

Дебет 26 Кредит 71

1500 руб. - отражены расходы по оплате стоянки автомобиля;

Дебет 26 Кредит 71

6991,53 руб. (8250 – 1258,47) - учтены расходы за проживание;

Дебет 19 Кредит 71

1258,47 руб. - выделена сумма НДС по расходам на проживание;

Дебет 29 Кредит 71

6000 руб. - учтена сумма суточных за командировку;

Дебет 94 Кредит 71

820 руб. - отражена сумма неиспользованного аванса;

Дебет 70 Кредит 94

820 руб. - начислена задолженность работника в сумме неиспользованного аванса.

Довольно часто служебный автомобиль используется для доставки приобретённых в другом населённом пункте РФ материально-производственных запасов (в том числе и товаров). В этом случае командировочные расходы относятся к затратам по доставке МПЗ. А они, как известно, являются составной частью фактической себестоимости приобретённых МПЗ (п. 6 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утв. приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н). Поэтому в бухгалтерском учёте необходимо произвести следующую запись:

Дебет 10 (41) Кредит 71

Сумма командировочных расходов учтена в фактической себестоимости приобретённых материалов (товаров).

Если же служебный автомобиль используется для доставки приобретаемого в другом городе РФ основного средства, то командировочные расходы классифицируются как иные затраты, непосредственно связанные с приобретением объекта. Поэтому они включаются в первоначальную стоимость (п. 8 Положения по бухгалтерскому учёту «Учёт основных средств» (ПБУ 6/01), утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н).

Водитель направлен в командировку с 12 по 15 мая 2014 года для доставки объекта основного средства, стоимость которого 80 830 руб., в том числе НДС 12 330 руб. (оплата по счёту за объект осуществлена 5 мая). По возвращении из командировки им представлен 16 мая авансовый отчёт на сумму 17 300 руб. В отчётной сумме учтён и НДС, выделенный отдельной строкой в квитанции за проживание в гостинице и в чеках ККМ на приобретении топлива, - 1983,05 руб. Основное средство введено в эксплуатацию 31 мая.

В бухгалтерском учёте в мае производятся следующие записи:

Дебет 08 Кредит 60

68 500 руб. - принят к оплате счёт поставщика основного средства;

Дебет 19 Кредит 60

12 330 руб. - выделен НДС по объекту;

Дебет 60 Кредит 51

80 830 руб. - оплачен выставленный счёт за объект;

Дебет 08 Кредит 71

15 316,95 руб. (17 300 – 1983,05) - сумма командировочных расходов, связанных с доставкой основного средства, учтена при формировании его первоначальной стоимости;

Дебет 19 Кредит 71

1983,05 руб. - выделен НДС по командировочным расходам;

Дебет 01 Кредит 08

60 588 руб. (68 500 + 15 316,95) - объект введён в эксплуатацию;

14 313,05 руб. (12 330 + 1983,05) - принят к вычету НДС, выставленный поставщиком основного средства и в командировочных расходах.

Налогообложение

- НДС

При приобретении ГСМ за наличный расчёт в чеке на оплату топлива в настоящее время в боьшинстве случаев указывается сумма НДС. Финансисты с начала действия главы 21 НК РФ высказывают мнение о невозможности принятия к вычету выделенной в чеке ККМ суммы налога на добавленную стоимость из-за отсутствия счёта-фактуры (письмо Минфина России от 09.03.10 № 03-07-11/51).

Конституционный суд РФ ещё в середине нулевых годов указал, что счёт-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по налогу на добавленную стоимость. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату (определение КС РФ от 02.10.03 № 384-О).

Президиум ВАС РФ в свою очередь в постановлении от 13.05.08 № 17718/07 указал следующее.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, предъявленных налогоплательщику после принятия на учёт товаров (работ, услуг), с учётом особенностей, предусмотренных статьёй 172 НК РФ, и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ в редакции, действовавшей в проверяемый период).

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчёт организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определённые пунктами 3 и 4 этой статьи, по оформлению расчётных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В спорный налоговый период предпринимателем на автозаправочных станциях, осуществляющих розничную торговлю для населения, приобретался бензин, оплата которого производилась, включая НДС, наличными денежными средствами и подтверждена выданными продавцом кассовыми чеками. Бензин использовался предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, то есть для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Доказательств использования бензина для иных целей инспекцией не представлено.

Таким образом, отказ предпринимателю в получении налогового вычета по налогу на добавленную стоимость нельзя признать правомерным.

Правомерными признаны действия налогоплательщиков, принявших к вычету НДС, выделенный в кассовом чеке при приобретении бензина за наличный расчёт, при отсутствии счёта-фактуры, и в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.04.09 № А56-29646/2007, ФАС Уральского округа от 05.09.06 № Ф09-7751/06-С2.

А вот если и в чеке ККМ, подтверждающем оплату ГСМ, сумма НДС не выделена отдельной строкой, то налогоплательщик не вправе расчётным путём определить её для последующего предъявления к вычету (постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.09.13 № А56-4764/2013).

Для принятия к вычету суммы НДС за проживание в гостинице необходимо выделение отдельной строкой суммы налога в выданном при оплате услуг по проживанию бланке строгой отчётности. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включённые им в отчёт о служебной командировке, в этом случае регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, приложение № 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Продолжение примера 2

Следуя правилам ведения книги покупок и позиции ВАС РФ, высказанной в постановлении № 17718/07, организация приняла к вычету сумму НДС, выделенную в квитанции на проживание и в чеках ККМ на приобретение ГСМ:

Дебет 19 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДС»

1926,61 руб. (1258,47 + 668,14) - принят к вычету НДС, уплаченный за проживание и приобретённое топливо.

- налог на прибыль

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наём жилого помещения и суточные в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. При этом под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы, в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчётом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Исходя из этой нормы все документы о фактически произведённых расходах командированного должны быть оформлены надлежащим образом. «Дефекты» их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчёта требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нём сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина России от 14.09.09 № 03-03-05/169).

Используемый метод признания доходов и расходов в налоговом учёте влияет на момент учёта рассматриваемых расходов. Так, при использовании метода начисления затраты на командировки признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором утверждён авансовый отчёт (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При использовании же кассового метода утверждения авансового отчёта недостаточно для учёта командировочных в расходах, уменьшающих полученные доходы. Необходима также их фактическая оплата (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На основании упомянутой нормы пункта 1 статьи 252 НК РФ финансовое ведомство рекомендует в налоговом учёте при определении обоснованности затрат на ГСМ для служебного автомобиля учитывать приведённые выше нормы расхода топлива (письма Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097). Ранее же чиновники считали применение указанных норм обязательным (письма Минфина России от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6). Придерживались такой позиции и московские налоговики (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253). В отношении же автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, чиновники рекомендовали налогоплательщику руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем транспортного средства.

Отметим, что из самой нормы подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, позволяющей включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, расходы на содержание служебного транспорта, требование об их нормировании не следует. Поэтому их правомерно учитывать в полном объёме при экономическом обосновании произведённых расходов.

ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 05.04.12 № А27-8757/2011 констатировал, что глава 25 НК РФ не предусматривает нормирование расхода ГСМ, более того, не содержит и отсылок к утверждённым нормам расхода топлива и смазочных материалов. Суммы расходов должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере с учётом положений статьи 252 НК РФ о необходимости экономического обоснования произведённых расходов. Судьи при этом поддержали налоговиков, посчитавших неправомерным включение налогоплательщиком в расходы затрат на ГСМ в полном объёме, размер которых превышал нормы расхода на ГСМ, рассчитанные организацией самостоятельно на основании вышеуказанных норм расхода топлива и утверждённые приказами общества. Превышающая часть, по их мнению, не подтверждена достаточными доказательствами, обосновывающими производственный характер спорных затрат, их экономическую оправданность. Поэтому их включение в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль неправомерно.

Судьи ФАС Центрального округа также отметили, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте № Р3112194-0366-03, утверждённые Минтрансом России 29.04.03 (действующие в периоде проверки), носили рекомендательный характер (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.08 № А09-3658/07-29, определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Выше приводилось, что расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В то же время возникает неоднозначность их отнесения, когда командировка связана с приобретением основных средств. Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств складывается из расходов на их приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования.

Судьи ФАС Восточно-Сибирского округа посчитали, что затраты по командировке работников организации, связанные непосредственно с доставкой приобретённых обществом автомобилей от места их сдачи-приёмки до места их использования в производственной деятельности (стоимость билетов для проезда до места их передачи, плата за проживание в гостинице, а также расходы на приобретение топлива), подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретённых автомобилей, а не на расходы по налогу на прибыль (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.09 № А19-1020/09).

Командировочные расходы, связанные с приобретением автомобилей, по мнению судей ФАС Поволжского округа, формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (постановление ФАС Поволжского округа от 12.02.08 № А12-10256/07-С60).

В то же время судьи ФАС Уральского округа, сославшись на приведённую норму подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, посчитали действия налогоплательщика, отнёсшего расходы по командировкам, связанным с приобретением объекта основных средств, к прочим расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль, правомерными.

Решить такую неоднозначность поможет уточнение в учётной политике налогоплательщика порядка учёта затрат по командировкам, связанным с приобретением основных средств и материально-производственных запасов. Для налогоплательщика целесообразен порядок их отнесения к прочим расходам.

- НДФЛ

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более:

700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, -

а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, проживание (п. 3 ст. 217 НК РФ).

- страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами её территории не подлежат обложению страховыми взносами:

на обязательное пенсионное страхование;
обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
обязательное медицинское страхование;
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний -

суточные, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы, в том числе на проезд до места назначения и обратно, по найму жилого помещения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Окончание примера 2

Поскольку согласно локальному нормативному акту организации размер суточных в командировках установлен в сумме 1000 руб., то при определении НДФЛ, подлежащего удержанию из дохода работника по итогам июня к вознаграждению за отработанные дни этого месяца добавляется дополнительно превышение суточных над установленным лимитом 3000 руб. ((1000 руб/сут. – 700 руб/сут.) × 10 сут.).

Страховые же взносы во внебюджетные фонды и на травматизм с командировочных расходов не начисляются.

Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

В случае если сумма понесённых расходов в командировке превышает полученный аванс, то превышающая часть может быть учтена в составе расходов только после погашения задолженности перед командированным.

На взгляд московских налоговиков, организация может учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (в письме рассматривалось строительство объекта основных средств).

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Иван БОГАТЫЙ, аудитор

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

В вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.