Архивная справка о стаже. Организуем исполнение запросов в архиве
Полное название услуги
Исполнение социально-правовых запросов граждан, связанных с подготовкой и предоставлением архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма по архивным документам, хранящимся в подведомственных Главному архивному управлению города Москвы архивных учреждениях
Оформление услуги на сайте
Услуга позволяет получить справки и иные информационные документы из государственного архива Москвы.
Кто может обратиться за услугой
Граждане Российской Федерации.
Интересы заявителя может представлять иное лицо при наличии нотариально заверенной доверенности.Тематика запросов
Можно получить информацию о:
- заработной плате, в том числе для оформления пенсии при потере кормильца;
- трудовом стаже, в том числе для оформления пенсии при потере кормильца;
- награждении;
- учёбе;
- пособии по безработице по документам территориальных органов труда и занятости населения города Москвы до 2002;
- мобилизации в народное ополчение и на трудовой фронт в годы ВОВ;
- создании или переименовании организации (для оформления трудовой пенсии);
- медицинском освидетельствовании в районных Бюро медико-социальной экспертизы города Москвы до 2005 года (копия);
- приговоре Московского городского суда (копия);
- установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
- пребывании детей в учреждениях для сирот, оставшихся без попечения родителей (детских домах, интернатах и т.п.).
Стоимость услуги и порядок оплаты
Бесплатно
Перечень необходимых документов
- сведения о документе, удостоверяющем личность заявителя;
- скан-копия нотариальной доверенности, подтверждающей полномочия представителя действовать от имени заявителя;
- скан-копия трудовой книжки или выписки из нее – для запроса сведений о трудовом стаже, заработной плате, награждении.
- скан-копию свидетельства о смерти (если оно выдано до 01.01.1993 или за пределами Москвы);
- скан-копию документа свидетельства о рождении/свидетельство о браке (если оно выдано до 01.01.1990 или за пределами Москвы);
Сроки предоставления услуги
- 20 рабочих дней;
- 11 рабочих дней по запросам о создании (переименовании) организации при указании даты и номера правового акта. Если запрос поступил с Портала, то 20 дней начнут отсчитываться со следующего дня после регистрации запроса в архивном учреждении.
Результат оказания услуги
- информационное письмо;
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия.
Форма получения
- на портале в Личном кабинете;
- в центре госуслуг.
Условия получения услуги в ОИВ
Кто может обратиться за услугой:
Физические лица
В качестве заявителей могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации. Интересы заявителей, указанных в пункте 2.4.1 Регламента предоставления услуги, могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в установленном порядке.
Стоимость услуги и порядок оплаты:
Бесплатно
Перечень необходимых сведений:
Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги (оригинал, 1 шт.)
- Обязательный
- Предоставляется без возврата
Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги, содержит необходимые для поиска архивного документа сведения, указанные в приложении 1 к Регламенту предоставления услуги. Запрос оформляется согласно приложению 2 к Регламенту предоставления услуги. При обращении заявителя через Портал запрос заполняется посредством внесения соответствующих сведений в интерактивную форму запроса.
Паспорт гражданина Российской Федерации (копия, 1 шт.)
- Обязательный
Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (о рождении, браке, смерти) (копия, 1 шт.)
- Обязательный
- Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
Нотариально заверенная доверенность (оригинал, 1 шт.)
- Обязательный
- Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
Документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки) (копия, 1 шт.)
- Обязательный
- Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
Сроки предоставления услуги
20 рабочих дней
Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют
Результат оказания услуги
Выдается:
- Информационное письмо (оригинал, 1 шт.)
Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного учреждения по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архивном учреждении архивных документах по определенной теме, их отсутствии или отсутствующих сведениях в документах
- Архивная выписка (оригинал, 1 шт.)
Архивная выписка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения
- Архивная копия (оригинал, 1 шт.)
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке
- Архивная справка (оригинал, 1 шт.)
Архивная справка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
- Информационное письмо (оригинал, 1 шт.)
Формы получения
На WEB сайте
Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.
Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:
- Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
- Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.
Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.
Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.
Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:
- наименование архивного учреждения;
- Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
- фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
- заявление;
- конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
- точное название организации и должности;
- основание для получения выписки, справки;
- подпись заявителя.
В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования. Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации. Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные.
Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.
Особенности составления
Архивы России делятся на типы :
- государственные;
- муниципальные;
- ведомственные;
- архивы организаций;
- частные.
Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.
Виды запросов :
- социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
- генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
- тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.
Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.
Подать заявление можно
:- у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
- письмом по Почте России;
- электронным или через портал Государственных услуг.
Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.
Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ . Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.
Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
- о гражданском состоянии (например, сведения о дате и месте рождения, о регистрации брака и т. д.);
- о трудовой деятельности (чаще всего в связи с выходом на пенсию);
- об имущественных правах;
- об образовании (например, в целях подтверждения подлинности диплома).
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
- дату составления и номер;
- Ф.И.О. лица, которому выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о трудоустройстве и увольнении с указанием их реквизитов;
- цель выдачи информации, согласно запросу.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
- о гражданах, зарегистрированных в квартире или частном доме;
- собственнике жилья;
- наличии либо отсутствии родства между собственником и иными жильцами;
- дате регистрации по данному адресу и дате снятия с регистрационного учета;
- характеристика жилья и т. д.
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
- при поступлении ребенка в образовательное учреждение;
- при подаче документов на приватизацию;
- для совершения операций с недвижимостью.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
- в территориальные архивы или сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в МФЦ.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.
Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Это быстро и бесплатно.
Или звоните по телефону:
Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.
Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:
- записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
- записи не заверены печатью;
- записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
- записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
- другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).
В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.
Как оформляется заявление?
Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:
- наименование организации, ИП или архива;
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
- дата начала и окончания его трудовой занятости;
- название документа – заявление;
- прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
- назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
- дата составления заявления и подпись лично гражданина.
Образец документа должен содержать всю указанную информацию.
Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.
Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3 .
Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.
Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.
Где и как получить?
Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.
Запрос может отправляться:
- Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
- На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
- Юридическим лицом касаемо сотрудника.
Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец) Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.
При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.
Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.
Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:
- Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
- У государственного архива на эту работу есть 30 дней.
Общая схема обработки запроса архивами РФ На практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.
Структура документа
Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.
В акте отражаются сведения:
- полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
- занимаемая должность;
- период трудовой занятости;
- размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
- объем отчислений в пенсионный фонд.
Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.
Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.
Срок действия архивной справки
Период действия документа в законодательстве не установлен. Для справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ. Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;
- Основные Правила работы архивов организаций — регламентируют порядок выдачи, содержание и оформление архивных справок о стаже.