Готовый план работы архива предприятия. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учре­ждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуще­ствляет руководство учреждения, организации, предприятия. Ор­ганизационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведую­щий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется рабо­та архива, являются:

ü для государственного архива :

Положение об архиве;

Положение о структурном подразделении архива;

Структура и штатное расписание архива;

Смета расходов архива на год;

Должностные инструкции сотрудников;

ü для ведомственного архива:

Положение об архиве;

Инструкция о службе документационного обеспечения управ­ления или инструкция по делопроизводству организации;

Должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов . К ним относятся:

ü для государственного архива:

План работы архива на год;

План научно-исследовательской работа архива на год;

План научно-издательской работы архива на год;

План работы структурного подразделения архива на год;

Индивидуальный план работы сотрудника или дневник уче­та труда сотрудника;

Отчет о выполнении работы архива за год;

Отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

Отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

Отчет о выполнении плана работы сотрудника;

Табель учета рабочего времени работников архива;

ü для ведомственного архива:

План работы архива на год;

Планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий ар­хив на год с поквартальной разбивкой;

Перспективные планы передачи документов на государст­венное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

Отчет о выполнении годового плана;

Дневник учета груда работника архива;

Табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложе­ний. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типо­выми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.

1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

положение об архиве;

положение о структурном подразделении архива;

структура и штатное расписание архива;

смета расходов архива на год;

для ведомственного архива:

положение об архиве;

инструкция о службе документационного обеспечения управления;

должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

план работы архива на год;

план научно-исследовательской работы архива на год;

план научно-издательской работы архива на год;

план работы структурного подразделения архива на год;

индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

отчет о выполнении плана работы сотрудника;

табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

план работы архива на год;

планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

отчет о выполнении годового плана;

дневник учета труда работников архива;

табель учета рабочего времени работника архива.

1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части;

предложений.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

1.15. Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива

Дела выдаются из архива для использования:

сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);

для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;

при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяют:

название фондообразователя и его структурного подразделения;

номер дела;

делопроизводственный индекс;

заголовок дела;

даты дела;

количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия дел следует:

соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

составлять картотеку необнаруженных дел;

изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.

В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акты о выделении документов и дел к уничтожению;

акты о неисправимых повреждениях дел;

акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

Раздел № 2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»

2.1 Понятие обзора архивных документов

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или несколько архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Оба обзора имеют две основные части:

характеристика документов, включающая сведения о составе и содержании документов их источниковедческий анализ и поисковые данные;

справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.

2.2 Характеристика документов в обзоре

Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в характеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом построения обзора.

Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Обзоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.

Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примерами, иногда с цитированием текста документа. Темы объединяются по вопросному, хронологическому, географическому, или другому признаку. Объектом описания является документ, единица хранения, единица учета одного фонда архива по определенной теме. Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соответствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии документальных материалов по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержание охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому признаку.

2.3 Система построения обзора

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

структурная;

отраслевая;

тематическая;

хронологическая;

номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схема:

отраслевая;

тематическая;

хронологическая.

Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фонда. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора, и располагаются в порядке их значимости и производственной сплоченности.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если имел и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми или индивидуальными.

При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

2.4 Организация справочного аппарата к обзору

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов, и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся. Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников. Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании . Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями. Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

• Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
• Документы по личному составу.
• Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
• Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, . Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам. Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает - прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы. Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие - подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней. В особой форме под названием , ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться . Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами. Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

• Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
• Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
• Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:

• хранение документов;
• учет документов;
• комплектование архива;
• обеспечение сохранности документов;
• использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:

• количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
• количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ - в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

• документы должны быть сброшюрованы;
• листы в деле должны быть пронумерованы;
• должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ - в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

• для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
• для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы - в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.

1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.5. Обеспечения санитарно-гигиенического режима Ежедневно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.4. Организовать контроль за своевременным возвращением выданных из хранилищ дел: — выверка книги выдачи дел из хранилища во временное пользование; — выверка книги выдачи дел в читальный зал пользователям 1 раз в квартал М.Б.Полякова Е.А.Летова 3. Государственный учет документов Архивного фонда Пермского края 3.1 Вести учетную базу данных «Архивный фонд» (версия 4) 1-3 квартал А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.2 Вести учет новых поступлений документов (по схеме учета) по графику приёма дел; при приёме документов от ликвидированных предприятий М.Б.Полякова 3.3 Подготовить и представить в Агентство по делам архивов «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.2015г.» Декабрь А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.4. Подготовить Паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2015 г.

План работы архива на год

План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану). 1. План работы архива учреждения на год. 2. План структурного подразделения архива на год.

Внимание

Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).

План работы архива

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета.

Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности. Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл.

1). Таблица 1. Государственный архив Архив учреждения 1. План работы архива на год. 1.1.

Организация работы ведомственного архива

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов. Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком.

При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно. Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Бланкер.ру

Подготовить отчеты о работе архивного отдела: А.Ю.Попова 1.3.1. текстовый годовой отчет за 2013 год с приложениями по тексту; документы централизованного государственного учета 20 января 1 11 3 А.Ю.Попова 1.3.2. статформа № 1 (годовая) «Показатели основных направлений и результатов деятельности» Декабрь 1 А.Ю.Попова 1.3.3. анализ выполнения графика работы с организациями Декабрь 1 М.Б.Полякова 1.3.4. отчет о выполнении показателей в сфере архивного дела Ежеквартально 2 А.Ю.Попова 1.3.5. об использовании средств субвенции: — за квартал ф. 2, 3, 4; — годовая за 2013 год Ежеквартально; до 25.01.2014 4 2 А.Ю.Попова 1.3.6. — о заполнении учетных баз данных «Архивный фонд»(версия 4) «Учет местонахождения документов по личному составу» Ежеквартально 2 А.Ю.Попова 1.3.7.

Планирование работы архива

Обеспечить обновление и наполнение БД «Учет обращений граждан и организаций» В течение года В.А.Ильина Е.А.Летова 6. Предоставление информационных услуг и использование документов: 6.1 Организовать работу по созданию сайта Архива; размещение и обновление информации на сайте 1 квартал в течение года А.Ю.Попова 6.2 Организовать проведение мероприятий, посвященных юбилейным датам: — 95-летию архивной службы Прикамья; — в рамках программы «Патриотическое воспитание граждан Пермского края на 2013-2017 гг.- «Духовность и патриотизм» В течение года А.Ю.Попова Е.А.Летова 6.3. Организовать: — участие в конкурсе «Лучший муниципальный архив» в номинации «Лучший муниципальный архив по использованию документов в культурных и образовательных целях»; — проведение мероприятий в рамках конкурса До 20 декабря до 15 июля А.Ю.Попова Е.А.Летова При условии финансирования 6.4.

2. порядок работы архива

• Санитарно-гигиеническая обработка архивохранилищ
Август Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях Сентябрь

1. Разработка (доработка) номенклатуры дел (при изменении структуры, изменении нормативных документов, возникшей технической необходимости)*****.
2. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

1. Составление отчета за Ш квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)).
2. Консультационная работа с отделами (организациями) о подготовке документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив.

10.2. планирование работы и отчетность архива

Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документовНоябрь

1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
2. Составление плана работы архива на следующий календарный год

1. Заполнение годовых итоговых записей в регистрационных журналах, уточнение общего количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива.Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года.
2. Представление номенклатуры дел на согласование в государственный (муниципальный) архив.
3. Разработка плана работы архива на следующий календарный год.
4. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
5. Проведение санитарного дня.
6. Подготовка (проведение) заседания ЭК.

Форма годового плана работы архива

М.Б.Полякова 4.6 Продолжить работу по внедрению в практику работы ведомственных архивов организаций «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения» (2010); В соответствии с графиком А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.7 Организовать и провести контрольные мероприятия (в соответствии с приказом агентства по делам архивов Пермского края) Дату определяет агентство по делам архивов А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.8 Консультировать специалистов организаций по вопросам организации делопроизводства и архива Дату определяет агентство по делам архивов А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.9 Осуществлять контроль обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций В течение года М.Б.Полякова Н.Ф.Антусенко (в п.Яйва) 5.

Важно

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

План работы архивариуса на год образец

Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7.

Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива. 8. Табель учета рабочего времени работников архива Планирование может быть текущим и перспективным. —

Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет. — Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год. План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы. ***Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения. ****Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.