Должностные обязанности договорной отдел. Должностная инструкция начальника договорно-правового отдела. Должностная инструкция начальника договорного отдела

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА

I. Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника сметно-договорного отдела (далее – «работник»).
2. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия.
3. Работник подчиняется непосредственно исполнительному директору, в период временного отсутствия исполнительного директора работник подчиняется непосредственно генеральному директору или должностному лицу, назначенному приказом генерального директора. Работнику подчиняются, входящие в состав отдела ведущие инженеры, инженеры-сметчики, инженеры 1 категории.
4. На время отсутствия работника (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
5. На должность начальника сметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (инженерное) образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
6. В своей деятельности работник должен руководствоваться:
   - законодательными, нормативными, правовыми, методическими и распорядительными документами Правительства Украины, других ведомств и по вопросам ценообразования и сметного нормирования в строительстве;
   - нормативно-регламентирующими документами предприятия;
   - правилами и нормами охраны труда.
7. Работник должен знать:
   - цели, профиль и структуру предприятия;
   - положение о сметно-договорном отделе;
   - основы технологии строительства;
   - нормативные документы по вопросам ценообразования строительства;
   - порядок проведения подрядных торгов;
   - методы расчета стоимости строительства, реконструкции и ремонта объектов;
   - организацию разработки локальных сметных расчетов, ресурсных смет, порядок ее согласования и утверждения;
   - порядок и методы индексации сметной стоимости;
   - автоматизацию сметных расчетов;
   - порядок проведения расчетов за выполненные работы;
   - порядок разработки и согласования договоров подряда (субподряда).
8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет предписанные рабочие процедуры с использованием своих профессиональных знаний и квалификации.
2. Выполняет установленные показатели работы, требования нормативных документов предприятия и законодательства Украины, требования уполномоченных лиц предприятия по охране труда, промышленной безопасности и безопасности движения, требования и предписания контролирующих органов.
3. Ведет делопроизводство в соответствии с утвержденным порядком ведения документации.
4. Взаимодействует с работниками собственного и других подразделений предприятия по вопросам обеспечения выполняемых рабочих процедур.
5. Информирует непосредственного руководителя о выполнении рабочих процедур, служебных заданий, требований нормативных документов предприятия, об исполнении договоров.
6. Информирует непосредственного руководителя об условиях труда, нарушениях, остановках производства, потребностях в материальных ресурсах, необходимости технической помощи, претензий сторонних предприятий и других подразделений предприятия.
7. Соблюдает трудовую и исполнительскую дисциплину, соблюдает коммерческую тайну, поддерживает порядок и исправность оборудования на своем рабочем месте.
8. При возникновении непредвиденной ситуации: несчастного случая, аварии, пожара, посягательства на имущество предприятия и пр., выполненяет мероприятия в соответствии с правилами действий.
9. Организовывает выполнение основных задач, поставленных перед подчиненным подразделением.
10. Управляет подчиненными работниками: ставит конкретные задачи в рамках деятельности подчиненного подразделения, мотивирует исполнителей, координирует и регулярно контролирует на всех этапах выполнения задач.
11. Организовывает выполнение рабочих процедур, а также разработку и введение в действие регламентов рабочих процедур с последующим регулярным контролем качества и своевременности их исполнения.
12. Организовывает безопасное выполнение технологических процедур и производства работ подчиненного подразделения в соответствии с утвержденными проектами, технологическими регламентами, планами и требованиями Правил и норм безопасности.
13. Организовывает выполнение подчиненными требований нормативных документов предприятия и законодательства Украины, требований технологической документации и правил эксплуатации техники и оборудования.
14. Разрабатывает, согласовывает с заинтересованными подразделениями и утверждает показатели работы подчиненного подразделения, регулярно контролирует работу подразделения по утвержденным показателям.
15. Информирует непосредственного руководителя о нарушениях, остановках производства, претензиях сторонних предприятий и других подразделений предприятия.
16. Разрабатывает проекты договоров подряда, проекты дополнительных соглашений, протоколы разногласий к договорам подряда с заказчиками и субподрядчиками и контролирует подписания их контрагентами.
17. Контролирует соответствия фактических данных по срокам выполнения СМР, стоимости работ, сроков действия договора с данными, указанными в договорах на выполнение этих работ.
18. Организовывает работу по проведению анализа ПСД, предоставленной заказчиком и субподрядчиками с предоставлением своих замечаний и предложений по их устранению, контролирует их устранения.
19. Организовывает работу по разработке сметной документации, калькуляций на дополнительные СМР, согласовывает их с заказчиком.
20. Определяет расчетную стоимость строительства, реконструкции или ремонта объектов, данные о стоимости необходимых для производства СМР материально-технических ресурсов.
21. Организовывает работу сметно-договорного отдела по сдаче ежемесячной отчетности за выполненные работы.
22. Контролирует соблюдение правильности стоимостных показателей, предъявленных к учету выполненных работ субподрядчиками, контролирует сроки предоставления субподрядчиками отчетной документации.
23. Ведет ежемесячный учет стоимости выполненных СМР по статьям затрат по объектам (реестр выполненных СМР).
24. Анализирует причины отклонения стоимостных показателей на СМР при работе с разными заказчиками, оформляет обоснованные расчеты и согласовывает их с заказчиками.
25. _________________________________________________________________.
26. _________________________________________________________________.

III. Права

1. Действовать от имени своего подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с другими подразделениями предприятия и со сторонними организациямии.
2. Получать информацию (в т.ч. конфиденциальную), необходимую для деятельности своего подразделения.
3. Требовать предоставления необходимых ресурсов для выполнения функций своего подразделения.
4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на него задач.
7. Вести переписку с заказчиками и субподрядчиками по вопросам, касающимся его компетенции.
8. Вносить на рассмотрение генерального директора представления о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, предложении об их поощрении или наложении на них взысканий.
9. Требовать от генерального директора оказания содействия в исполнении его должностных обязанностей.
10. _________________________________________________________________.
11. _________________________________________________________________.

IV. Ответственность

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Украины.
4. _________________________________________________________________.
5. _________________________________________________________________.

помогает сотруднику сориентироваться в кругу обязанностей, исполнения которых от него ожидает работодатель, и объеме прав, которыми он для этого наделяется. Какую структуру может иметь должностная инструкция данного сотрудника и какие пункты могут быть в нее включены, будет рассказано в нашей статье.

О должности специалиста по договорной работе

В компаниях со множеством контрагентов, взаимоотношения с которыми закрепляются письменными соглашениями, есть необходимость в сотрудниках, занимающихся договорной работой (например, в торговых организациях, которые занимаются поставками). Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».

На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей. При этом специалист по договорной работе сам не подписывает договоры и зачастую даже не участвует в обсуждении условий соглашения — он просто занимается подготовкой технических моментов заключения соглашения, например составлением текста договора и актов приемки к нему. Кроме того, в дальнейшем этот специалист следит, чтобы стороны неуклонно выполняли взятые на себя обязательства.

В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены. То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.

Примерная структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

1. Общие положения

   Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

   • название должности (специалист по договорной работе);
   • определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
   • требования к квалификации;
   • порядок замещения;
   • перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
2. Права

   Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

   Хотели бы вы быть руководителем производства?

   Вы работаете в качестве Менеджера по производству и хотите ли вы прокомментировать другую функцию, которая здесь не отображается.

   Вы руководитель производства и не хотите, чтобы его повысили до руководителя работы

   Расскажите нам о своем случае, это будет отличная помощь для всех.

   Менеджер фронт-офиса, диспетчер. Руководитель приема - лицо, ответственное за организацию, управление и контроль за зоной приема, управление предложением комнат, с учетом оговорок, билетов, вылетов, выставление счетов и особых ситуаций и оптимизацию имеющихся у них материальных и людских ресурсов с целью предоставления лучшего качества обслуживания заказчику, большей удовлетворенности рабочих и максимальной занятостью и производством отеля. Начальник штаба в основном отвечает за управление своим районом в соответствии с философией гостиничного заведения для достижения своих бизнес-целей.

   • запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
   • вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
   • обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
3. Должностные обязанности

   Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

   Среди основных задач руководителя приема. Персонал стойки регистрации. Интерпретация ежемесячных результатов бюджета, сравнение их с фактически установленными и принятие необходимых корректирующих действий. Контроль в сотрудничестве с начальником отдела закупок канцелярских товаров, информацией и получением отдела. Контроль за списками бронирования на каждый день, чтобы обеспечить их правильное соответствие и выявить возможные случаи в списке прибытий. Управление группами или группами комнат до ожидаемого резервирования назначенные различным туристическим посредникам. Контроль выставления счетов за день, обеспечение правильного закрытия счетов-фактур, выписанных клиентам в течение дня, а также счета-фактуры, полученные от бухгалтерии.

   • Соблюдение бюджета, установленного для его области.
   • Использование ресурсов наиболее эффективным образом.
   • Планирование с отделом очистки частоты процессов очистки в районах департамента.
   • Надзор за сохранением униформы персонала и мебель рецепции.
   • Контроль за распределением комнат в группы, которые еще должны прибыть.

   Минимальный двухлетний опыт работы с аналогичными характеристиками с функциями ответственности и управлением оборудованием для их обучения и наблюдения.

   • подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
   • вести учет заключенных договоров;
   • отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
   • анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
   • выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
   • организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
   • подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
4. Ответственность

   Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

   Прямой и тесный контакт с людьми и общественные отношения являются очень мотивирующими аспектами для людей, проявляющих интерес к области общественного внимания. Ориентация на людей и удовлетворение потребностей клиентов являются ключевыми в профессиональной деятельности, включенной в эту область, и они подразумевают необходимость знать подходящие методы для участия общественности и иметь возможность адекватно обслуживать их потребности и ожидания. Хорошим примером является деятельность по оказанию помощи и руководство в действиях, поездках или оборудовании, а также рекомендации по продуктам и услугам.

   • к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
   • административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
   • материальной — за нанесение имущественного вреда.

В заключение осталось сказать, что должностная инструкция должна конкретизировать те вопросы исполнения трудовой функции сотрудником, которые имеют место в действительности, и обязательно при этом учитывать связанные с этим обстоятельства. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей; однако и в разделе прав в этом случае должно быть указано право сотрудника выполнять вести такую работу. Говоря проще, разделы должностной инструкции должны быть составлены так, чтобы сотрудник мог максимально эффективно справляться со своей работой.