N, N Строки, графы. Правила заполнения формы упд Когда можно применять УКД

Отныне необязательно выписывать на отгрузку товаров отдельно и счет-фактуру, и товарную накладную. Эти два документа теперь официально разрешено объединять в один. Называется он «универсальный передаточный документ» (УПД).

Форма нового бланка, а также рекомендации по составлению приведены вписьме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Оно согласовано с представителями Минфина и доведено до всех инспекторов страны.

Сразу отметим, что оформлять УПД - это всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе, как и раньше, использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первички.

Универсальный передаточный документ рассчитан в первую очередь на компании, которые применяют общую систему. Тем не менее его могут использовать в качестве первички и компании на спецрежимах. Это не будет означать, что компания выставила счет-фактуру с налогом. А значит, тот факт, что упрощенщик или вмененщик выписал УПД, не обяжет его заплатить НДС в бюджет. При условии, что компания не выделит в УПД сумму налога (в графе 8). Иначе надо будет уплатить в бюджет выделенную сумму НДС. Налоговики специально подчеркнули это в своем письме.

Чтобы различать, в каком качестве компания использует УПД, налоговики ввели поле «Статус». Если УПД нужен одновременно как и первичка, в этом реквизите должно быть значение 1. А компаниям, которые используют УПД только как первичку, нужно поставить в этом поле 2. В этом случае можно не заполнять данные, обязательные только для счета-фактуры.

Когда можно оформлять УПД

1. При отгрузке товаров. Но авансовые счета-фактуры выставлять по-прежнему надо отдельно

2. Вместо акта приема-передачи услуг (работ). Но безопаснее приложить подробный отчет по ним

3. Вместо счета-фактуры и № ТОРГ-12. Но на перевозку по-прежнему нужно оформлять транспортную накладную

4. На общей системе, упрощенке и вмененке. Но на спецрежиме главное не писать НДС, чтобы не пришлось его платить

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура - он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы - обычными цифрами, например графа 3.

Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа. Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Синим цветомвыделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

Слева от счета-фактуры и под ним - реквизиты, которые относятся только к первичке. Ее строки обозначены в квадратных скобках, например строка . Причем по сравнению с № ТОРГ-12 этих данных меньше. Например, нет банковских реквизитов, не выделены отдельно показатели массы брутто и нетто, сведения об упаковке. В то же время компания вправе добавлять в УПД новые строки, например для тех же реквизитов банковских счетов. А массу груза налоговики предлагают при необходимости указывать в строке .

Что касается нумерации УПД, то теперь она тоже единая. То есть номер накладной - это теперь номер счета-фактуры. Поэтому, чтобы избежать путаницы, можно продолжать использовать нумерацию, которую применяете для счетов-фактур.

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка . Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, - строки , . А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , . Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и . Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строки , . В строке должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и будут отличаться - например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка . В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать . Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

Какие реквизиты можно не заполнять, если вы оформляете УПД только как первичку

1.«К платежно-расчетному документу» (строка (5)).

2.«В том числе сумма акциза» (графа 6).

3.Налоговая ставка (графа 7). Если компания применяет упрощенку или ЕНВД, также не нужно заполнять графу 8.

4.Код и краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а).

5.Номер таможенной декларации (графа 11).

Еще в УПД возможно указать дополнительные сведения об отгрузке - дать ссылки на сертификаты соответствия, другие документы, которые являются приложениями к УПД (строка ).

А покупатель в строке может зафиксировать, что принял товары без претензий. Либо указать, что выявил некачественную продукцию, и сослаться на акт о расхождении по количеству и качеству товаров.

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Наша организация поставщик. мы отгружаем товар по доверенности. в УПД этот факт указываем. Доверенность со стороны покупателя выписана на водителя. Кто должен расписаться со стороны покупателя в строке "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" или в данном случае эта строка остается без подписи? ведь водитель не отвечает за правильность оформления...

Строку 18 УПД заполняет сотрудник или сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки. Если в доверенности не сказано, что водитель является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни, то данная строка не заполняется.

Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)

Заполнение универсальных документов

УПД

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях и кписьму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 .

Оформление УПД обособленными подразделениями

Рекомендации по оформлению УПД не содержат специальных правил по заполнению сведений о продавце и грузоотправителе, если товары (работы, услуги) реализует обособленное подразделение. Поэтому применяйте тот же порядок, который предусмотрен для заполнения счетов-фактур .

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», №12, декабрь 2013
Как работать с новым передаточным актом

Как заполнять единый документ

Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по правилам, утвержденным постановлением № 1137 . В том числе это относится к номеру документа в строке 1 . То есть нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 162, то следующему универсальному документу на отгрузку можно присвоить номер 163. Если же компания применяет упрощенку и использует УПД в статусе 2, то можно продолжать нумерацию, установленную для первичных документов.

ДАТА ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРОВ

В строке 16 покупатель фиксирует дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Если этот реквизит не заполнить, налоговики будут считать, что покупатель получил товары на дату отгрузки, которая прописана в строке 11 . Или в строке 1 , если дата отгрузки не указана.

СВЕДЕНИЯ О ПРИЕМКЕ

Строку 17 тоже заполняет покупатель. Здесь можно указать, например, что компания выявила некачественные товары.

ПОДПИСИ СТОРОН

В строке 10 универсального документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13 . Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О. и должность, а подпись не ставить. Строки и предназначены для покупателя. Встроке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции. Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.

ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Письмо

Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.

Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.

В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.

До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.

Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.

С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.

Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.

Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :

1. Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
2. Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
3. Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
4. Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
5. Сложности в корректировке формы.

Требования

Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.

Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:

1. Наименование. В отношении УПД это статус.
2. Дату оформления.
3. Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
5. В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
6. Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
7. Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :

• номер и дату составления;
• реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
• наименование предмета сделки, в чем измеряется;
• количество отгруженной продукции;
• денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
• страну происхождения.

Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.

Как правильно оформлять документ

Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.

Подпись

Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи . В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.

Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.

Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.

В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.

Что необходимо заполнять в обязательном порядке

По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.

Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.

При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.

Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).

Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).

Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.