Порядок формирования приходного ордера М4. Форма м4 приходный ордер для чего нужен Форме n м 4

Среди документов первичной отчетности, которые удостоверяют получение товаров и сырья на склад организации, приходный ордер является основным. Форма документа М-4 установлена Госкомстатом, поэтому документация ведется только по утвержденному бланку, который представлен ниже.

Образец 2019 года

В текущем году форма документа нисколько не поменялась по сравнению с предыдущим годом. Ордер по форме М-4 составляется, как показано на рисунке:

Пишется номер документа (по центру).
Затем – полное название организации, а также структурного подразделения.
В правом углу прописывается соответствующий код по ОКПО.
В первой таблице заполняются все графы – дата прихода, код, номер склада, сведения о поставщике и страховой компании, корреспондирующий счет, а также номера сопроводительного и платежного документов.
В основной таблице указываются все данные о пришедшем товаре – название, сколько штук, сумма с НДС и без, итоговая сумма.
Все пустые строки прочеркиваются.

Подробная расшифровка всех граф представлена в таблице.

название графы	правила заполнения
название компании или структурного подразделения	Указывается полное название фирмы или ИП, в распоряжение которого поступили соответствующие товары или сырье для производства. Важно указать название полностью, как оно значится в официальных документах, например Общество с ограниченной ответственностью «Прокси» или Индивидуальный предприниматель Бондаренко Александр Павлович. В графе структурное подразделение имеется в виду внутренний отдел предприятия. Обычно прописывается «склад».
сведения о поставщике	Здесь прописывается название поставщика, как оно указано в договоре (допускаются сокращения ИП, ООО и т.п.). Номера документов переносятся соответственно из платежного и сопроводительного документа.
информация о счете	Приводятся реквизиты банковского счета, на основе которого зачисляются средства. По этому же счету составляются и бухгалтерские проводки.
сведения о товарах, полученных от поставщика	Основной информацией является полный перечень сведений о товарах, сырье, полуфабрикатах и других ценностях, которые были получены у поставщика. Вписывают номер, полное наименование, параметры, сорт, марка, в каких единицах измеряются товары, количество в этих единицах. Указывается стоимость за единицу, которая должна точно соответствовать договору. Приводится стоимость без НДС, затем сам НДС по каждому товару, после чего заполняется итоговая стоимость. Именно ее принявшая сторона и направляет поставщику.
код по виду операции	Такой параметр вписывается не всегда. Его следует зафиксировать только при условии, что в фирме установлен специальный классификатор, учитывающий разные хозяйственные операции. Если же этот документ не ведется, допустимо просто поставить прочерк.
код по поставщику	Здесь ситуация обратная. Такой код проставляется в соответствии с классификацией хозяйственных операцией, принятых в организации, поставившей товар или сырье. Если подобный документ не ведется, опять же ставится прочерк.
страховая компания	В некоторых случаях поставщик или принимающая сторона страхуют товар от разных рисков. Соответственно, в этом случае нужно написать полное наименование страховой компании, как она указана в договоре. Если же товар не был застрахован, ставится прочерк.
номер сопроводительного документа	В большинстве случаев сопроводительным документом является накладная на товар. Это может быть либо собственно накладная на товар, либо товарно-транспортная накладная, в которой среди прочего приводятся сведения о маршруте доставки. В данной графе требуется прописать только номер накладной
номер платежного документа	Здесь указывается номер документа, подтверждающий факт оплаты. Это поручение или требование.
графа 12	номер карточки ставится в соответствии с тем, как он описан в форме М-17

Если ведется приемка драгоценных металлов и/или изделий из них, в таблице заполняется и графа 11, в которой указывается номер технического паспорта на каждую единицу товара.

Бланк и пример заполненного приходного ордера представлены ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Бухгалтер не обязан распечатывать приходный ордер. Достаточно просто составить его в программе 1С. Без бумажной формы документа можно обойтись, если приемку и оприходование оформить на счете или накладной поставщика товара. Ставится штамп, заполняются его реквизиты, которые и считаются аналогом приходника.

Назначение

Оформляется в подтверждение всех операций, связанных с поступлением товаров от поставщика, а также материалов, использующихся впоследствии для производства продукции. В бухгалтерском учете определяется, что именно приходный ордер представляет основной документ, который отражает факт приемки товара для последующего складского учета.

При этом оформляют приходник во всех случаях, когда получают:

собственно товар;
сырье для производственных процессов;
полуфабрикаты для дальнейшей реализации и/или использования в производстве, а также приготовления пищи.

Наряду с этим назначением приходник играет большую роль в случае постановки товаров на учет для хранения на складе. Именно на основании данных в этом документе составляется карточка учета хранения материалов (в законодательстве утверждена форма М-17).

При этом если приобретаются товары или сырье, технические материалы, которые в дальнейшем будут использоваться в производственных целях, то приходный ордер является единственным документом первичной отчетности, который подтверждает факт поступления.

Сроки оформления

Бывают случаи поставки товаров в течение дня большим объемом. Законодательство допускает составить один приходный документ, а все товары вписывать в него по мере поступления вплоть до окончания рабочего дня. Однако это должны быть однородные товары (например, сырье или полуфабрикаты определенной группы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ордер оформляется только в день прихода товара или сырья. Соответственно, он должен быть составлен по факту получения до окончания рабочего времени.

Таким образом, ордер в обязательном порядке составляется только в случае дальнейшего использования товаров и сырья для производства новых изделий . А если фирма занимается их реализацией, то достаточно просто воспользоваться накладными на товар и проставить штамп организации.

Кто может подписать документ

Заверение ордера подписью уполномоченного лица – обязательное требование. Причем ставится подпись материально ответственного сотрудника, который имеет право принимать товар. Если такое лицо отсутствует, полномочия передаются другому сотруднику. В случае длительного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.) может составляться доверенность на совершение подобных действий.

Любое предприятие ставит перед собой задачу повышения качества учета материальных ценностей, товаров и материалов в бухгалтерском документообороте. Для этой цели на предприятиях используют форму М-4 или приходный ордер. Унифицированный документ закреплен законодательно, соответствующими актами.

Оформление

Оформление приходного ордера проводится назначенным должностным лицом, с которым составлено соглашение о материальной ответственности с вытекающими обязательствами.

Заполнение документа является необходимым при поступлении и постановке товаров, материалов и других ценностей на складской учет, полуфабрикатов или сырья для дальнейшей переработки в производственные цеха и подразделения предприятия. В приходном ордере указывается фактический объем поступивших предметов учета.

Система ведения учета единиц драгоценных металлов и камней имеет некоторую особенность. Кроме отражения количества ценностей, в приходном ордере в специальной графе указывается номер регистрации технического паспорта на каждый вид металла или камня.

В случае многократной поставки однородных материалов, предметов или товаров на протяжении дня, документ по форме М-4 составляется единожды. Использовать приходный ордер целесообразно в ситуации, когда иные документы бухгалтерского учета не могут быть применены в качестве приходных.

Требуется небольшое уточнение к вопросу № 446471. Из ответа эксперта понятно, что приходный ордер (форма № М-4) не обязателен для оформления. А в каких случаях и кто его заполняет? Для чего он нужен, на мой взгляд просто дублирует ТОРГ-12. Спасибо!

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71А «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных ... (с изменениями на 21 января 2003 года)»

«Приходный ордер
(форма N М-4) 1

Применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.* Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.»

Приемка на складе

Поступление материалов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Составить приходный ордер ответственный сотрудник должен в тот же день. В одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:

унифицированная форма № М-4 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
форма, которую вы создали самостоятельно. Важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Обычно на каждую поставку оформляют отдельный приходный ордер. Однако когда в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий массовых однородных грузов, допустимо поступить по-другому. Кладовщик вправе составить один приходный ордер. Для этого в конце дня он определяет общий итог по всем грузам от одного поставщика и указывает его в приходном ордере.

Главбух советует: чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно не оформлять. Его можно заменить штампом . Проставьте его прямо на документе поставщика. Например, на накладной.

В штампе укажите все необходимые реквизиты . Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета .* Такой порядок предусмотрен в

Если организация сотрудничает с поставщиками, каждое получение материалов должно оформляться документально. Для этого была разработана унифицированная форма – приходный ордер М-4. Это типовой документ, который может применяться на предприятиях различных отраслей, в нем фиксируется каждая приходная операция. Ведение первичного учета обязательно для всех хозяйственных организаций.

Требования к оформлению ордера

Форма приходного ордера М-4 была разработана Госкомстатом и утверждена Постановлением 1997 года. В этом документе фиксируются все поступления материалов, которые приходят в организацию от поставщиков или из подразделений переработки.

Ордер должен заполняться материально ответственным сотрудником, этот документ составляется при получении ТМЦ на складское хранение, а также при передаче полуфабрикатов для использования в производстве. Ордер должен быть составлен в единственном экземпляре: в этом документе прописывается количество материалов, поступивших в подразделение. Один ордер может оформляться для нескольких видов поступившей продукции, если она передается на предприятие одним поставщиком и поставляется в течение одного дня.

Форму можно заполнять вручную, но чаще для этого используются автоматизированные компьютерные программы. Электронное заполнение экономит время и обеспечивает точный учет.

Как заполнить приходный ордер? Основные шаги

Каждый ордер, в котором, фиксируется поступление товарно-материальных ценностей на предприятие, должен быть пронумерован, на документе обязательно ставится дата. Можно перечислить следующие основные этапы заполнения:

Указание полного названия предприятия. Также прописывается его юр. адрес и необходимая контактная информация.
Указывается структурное подразделение организации, в которое передаются материальные ценности.
В таблице необходимо прописать дату код операции, название ТМЦ, наименование поставщика. Если на предприятии применяется кодирование поставщиков, указывается соответствующий код, а если нет – ставится прочерк.
Указывается страховая компания, если материальные ценности при передаче были застрахованы. Если это не было сделано, в графе нужно поставить прочерк.
Далее прописываются счета для бухучета, а также реквизиты сопроводительных документов.

После этого нужно заполнить отдельные графы, в которых прописывается подробная информация о товаре. Указывается наименование материальных ценностей, номенклатурный номер, единица измерения, количество, стоимость без НДС, сумма НДС. Если передаются материалы высокой ценности, например, драгоценные камни, указываются данные паспорта товара. В 12 графе необходимо прописать порядковый номер по складской картотеке.

После таблицы в ордере указываются итоговые суммы, в незаполненных графах нужно поставить прочерки. На ордере М4 должны стоять подписи представителя поставщика, который приводит материалы, и принимающего материально ответственного сотрудника. После оформления ордер перенаправляется в бухгалтерию для учета и контроля.

Заполнение приходного ордера М-4 позволяет обеспечить контроль всех поступающих материалов, полуфабрикатов и иных материальных ценностей, а также контролировать сотрудничество с поставщиками. Ведение документации по всем правилам позволяет избежать пропажи материальных ценностей или излишней оплаты поставщику.