Табель форм применяемых документов. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами. Таких этапов будет семь

Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".

Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.

Образование

  • 1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
  • 1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
  • 1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".

Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".

Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).

За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).

В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).

В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".

Одной из функций службы делопроизводства является совершенствование форм и методов работы с документами. Для ее реализации должен быть разработан ряд внутренних нормативных документов, в частности табель форм документов и альбом унифицированных форм документов, которые утверждает руководитель учреждения. Ведение этих документов, то есть внесение в них изменений и контроль за их применением, также возлагается на службу делопроизводства.

Разработка табеля форм документов

Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности учреждения, с характеристикой их статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов нормативно закрепляет состав документов, применяемых в учреждении, и процедуру их подготовки.

Разработка табеля дает возможность решить одновременно несколько задач, в частности:

o оптимизировать состав форм документов, применяемых в учреждении, и закрепить их в едином нормативном документе;

o классифицировать формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

o унифицировать состав и формы управленческих документов, уменьшить количество форм документов, применяемых в учреждении, удалить с них показатели, дублирующие друг друга;

o унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные важнейшие этапы) управленческих документов в учреждении;

o упорядочить документальную базу учреждения с целью повышения эффективности использования в управленческой деятельности информационных технологий.

Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде названия форм документов, используемых в процессе деятельности учреждения. Это способствует оперативному поиску необходимых форм документов, а также контроля за деятельностью исполнителей, исключая при этом возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов составляется в форме таблицы и содержит графы, в которых указывают сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Работа по подготовке табеля форм документов включает несколько этапов.

1. Обследование.

На этом этапе изучают: состав документов, применяемых в учреждении; управленческие функции и ситуации, которые подлежат обязательному документированию; действующие нормативно-правовые акты и методические документы, которыми регламентированы процедуры документирования; организационные документы (положения, уставы, регламенты, инструкции и т.д.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в учреждении.

Во время обследования выявляют:

o функции и задачи, которые раскрывают направления деятельности учреждения;

o документы, создаваемые в учреждении в процессе реализации ее функций и задач;

o документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Информацию о документы собирают в структурных подразделениях учреждения по всем направлениям деятельности. Сведения о каждый выявленный документ фиксируются в карте документа (см. пример 1).

Карта содержит следующие сведения:

o полное название формы документа, включая заголовок, если он есть;

o имя файла (при наличии электронного варианта документа);

o функции управления и задачи (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;

o код формы;

o сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверения документа (подпись, гриф утверждения, печать), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроль, место хранения оригинала (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Пример 1. в

Карты документов, собранные на первом этапе, используются для разработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора в него форм документов.

2. Выбор формы табеля.

На втором этапе подготовительной работы, после изучения карт и анализа приведенной примерной формы табеля (см. пример 2) избирают его найдоцільнішу форму.

Пример 2. в

Выбор формы табеля зависит от функций и задач, которые выполняет учреждение. В случае необходимости регламентирования процедуры работы с документами табель может быть дополнен графами: "Вид бланка", "Внутреннее согласование", "Внешнее согласование", "Подпись", "Печать", "Утверждения".

В случае необходимости совершенствования документооборота учреждения табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрацию документов, постановку на контроль, сроки исполнения, место хранения оригинала и копий документов.

При отсутствии в учреждении собственного локального классификатора графу С выпускают.

3. Определение структуры табеля.

Разделами табеля могут быть названия структурных подразделений учреждения или управленческих функций и задач (организация системы и процессов управления, прогнозирования и планирования деятельности, финансовое обеспечение, кадровое обеспечение, материально-техническое снабжение и т.п.). Построение табеля по функциональному признаку является целесообразной, поскольку исключает необходимость его корректировки в случае изменения структуры учреждения. В разделах документы систематизируют по степени важности или по алфавиту.

4. Отбор форм документов для включения в табель.

Как правило, табель форм документов содержит:

o формы документов, утвержденные общегосударственными нормативно-правовыми актами, вышестоящими отраслевыми органами, органами межотраслевой координации, надзора и контроля;

o формы документов, применяемых в учреждении, которые предусмотрены Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98 (далее - ДКУД) ;

o формы документов, утвержденные распорядительными документами организации.

В табель вносят документы всех структурных подразделений по всем направлениям работы учреждения.

Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;

оперативность реализации управленческих функций организа­ции;

сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

В Табель форм документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.

Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации - это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си-гуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на-нежность разрабатываемой унифицированной формы. ^

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспе­чения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут­вержденные и введенные в действие формы документов, а также; формы документов, включение которых основывается на практи­ческой целесообразности; в последнем случае структурное подраз­деление, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах докумен­тов включаются в Табель только с разрешения руководителя орга­низации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обнов­ления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.


Похожая информация.


Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

Код формы по ОКУД;

Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

Наименование и индекс формы;

Способ представления;

Периодичность;

Кто представляет;

Кому представляет;

Срок представления;

Разработка по линии ОАСУ.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):

Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.

Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Выбор формы Табеля;

Формирование структуры Табеля;

Составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:

Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

Документация организации как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:

Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.


В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.


Применение табеля позволяет:


исключить возможность неоправданного создания новых форм;


установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;


учесть количество видов и форм документов.


Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).


Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п.


В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.


Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.


Альбом форм документов предприятия - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.


Альбом форм документов разрабатывают одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.


Цель разработки альбома - унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:


определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;


установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;


унификации текста документа.


Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.


  • Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа


  • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов .
    формой .


  • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности.


  • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой


  • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».


  • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».


  • - сбор табелей форм документов структурных подразделений
    - группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка; - согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.


  • Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа , его юридического статуса и этапов документирования.


  • - табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); - личные заявления работников предприятия. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении...


  • Если приложение не запускается на вашем телефоне - воспользуйтесь этой формой .
    В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением...

Найдено похожих страниц:10