Решение смена паспортных данных генерального директора. Сведения и документы. Что делать после смены паспортных данных

Руководитель нашей организации ООО (он же единственный учредитель) поменял паспорт. Нужно ли вносить изменения в учредительные документы и как-то информировать об этом налоговую инспекцию?

нет, в настоящий момент при смене паспорта директора и учредителя уведомлять налоговые органы и вносить изменения в ЕГРЮЛ не требуется, поскольку об этом налоговиков обязаны уведомить органы муниципальной власти, выдавшие гражданину новый паспорт. Если организация решит продублировать информацию, подать следует заявление по форме № 14001 («новая» редакция от 2012 г.).

Но если паспортные данные директора - учредителя содержатся в Уставе юридического лица, нужно либо указать в нем новую информацию, либо совсем ее исключить. После чего изменения Устава необходимо зарегистрировать путем подачи в налоговый орган заявления по форме № Р13001, вместе с новой копией устава, решением (протоколом) о внесении соответствующих изменений, и документом об уплате госпошлины.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Главбух» vip-версии.

1. Закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

«Статья 5. Содержание государственных реестров

4. Записи вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации. Каждой записи присваивается государственный регистрационный номер, и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр. При несоответствии указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи сведений государственных реестров сведениям, содержащимся в документах, представленных при государственной регистрации, сведения, указанные в пунктах 1 и 2 настоящей статьи , считаются достоверными до внесения в них соответствующих изменений. Сведения, указанные в подпункте "м" пункта 1 и подпункте "м" пункта 2 настоящей статьи , представляются лицензирующими органами в форме электронных документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, не позднее пяти рабочих дней с момента принятия соответствующего решения. Сведения, указанные в подпункте "р" пункта 1 и подпункте "п" пункта 2 настоящей статьи , представляются в регистрирующий орган органами государственных внебюджетных фондов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, не позднее пяти дней с момента регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве страхователей. Сведения, указанные в подпункте "о" пункта 1 и подпункте "н" пункта 2 настоящей статьи , представляются налоговыми органами в форме электронных документов не позднее пяти рабочих дней со дня постановки на учет в налоговом органе по месту нахождения юридического лица или месту жительства индивидуального предпринимателя. В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения*».

2. Статья: Когда извещать налоговиков об изменениях в руководстве компании нужно, а когда можно об этом забыть. Изменение № 15

С 1 июля 2011 года извещать налоговую инспекцию о том, что учредитель сменил паспорт или место жительства, необязательно. Это сделают сотрудники миграционной службы.

Допустим, один из учредителей вашей компании только что сменил паспорт или место жительства (адрес по прописке). Такие данные, как правило, занесены в ЕГРЮЛ. Выходит, о том, что они изменились, вам надо известить налоговую инспекцию? Действительно, так оно и есть. Этого требует пункт 5 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ. Причем это касается и сведений о руководителе, если он уполномочен представлять интересы компании без доверенности.

Однако с 1 июля 2011 года информировать ревизоров о том, что паспортные данные или прописка кого – то из руководства изменились, надо не всегда. А только в том случае, когда такие сведения отражены в уставе организации. Если же их там нет, связываться с налоговиками необязательно.

Дело в том, что с июля этого года в пункте 4 статьи 5 Закона № 129-ФЗ появился дополнительный абзац (см. подп. «в» п. 2 ст. 12 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ). По новым правилам информацию об измененных паспортных данных и сведения о месте жительства учредителей или директора компании теперь должны передавать в ИФНС сотрудники миграционной службы или местной администрации. То есть представители тех ведомств, которые как раз выдают и меняют паспорта, а также регистрируют граждан по месту жительства.*

А что если изменились другие данные о руководстве компании или те, что прописаны в уставе? Тогда нужно известить об этом налоговиков. О том, как это сделать, мы расскажем дальше. Кроме того, правильный порядок действий представлен в схеме .

О новых сведениях в уставе сообщите налоговикам по форме № Р13001

Как правило, основная информация об учредителях, а нередко и о генеральном директоре занесена в устав. А малейшие правки в таком учредительном документе надо регистрировать в налоговой инспекции по месту учета либо в специальной регистрирующей ИФНС (когда такая есть в городе).

Для подобной ситуации предусмотрено специальное заявление по форме № Р13001 (вообще она утверждена постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 , но ФНС рекомендует использовать ту, что есть на сайте www.nalog.ru). Заполненный бланк заверьте у нотариуса. А помимо заявления представьте:
– оригинал протокола общего собрания участников о внесении изменений в учредительные документы юридического лица (либо решение единственного участника);
– два экземпляра новой редакции устава либо изменений к нему;
– оригинал платежки или квитанции об оплате госпошлины.*

По закону все эти документы вам надо направить ревизорам в течение трех рабочих дней после того, как произошли изменения в данных. Скажем, руководитель или учредитель сменил фамилию и получил новый паспорт. На основании вашего заявления налоговики зафиксируют данные в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней (п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ). После этого вы получите свидетельство о внесении изменений и выписку из реестра.

Обратите внимание: если вы известите налоговиков позже установленного срока, директору (или другому ответственному сотруднику) грозит штраф на сумму 5000 руб. Эта санкция предусмотрена пунктом 3 статьи 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*

О других данных, занесенных в ЕГРЮЛ, извещайте ревизоров по форме № Р14001

Предположим, данные изменились только в отношении генерального директора. Но в состав учредителей компании он не входит. В таком случае в уставе о нем может быть ничего не сказано. А значит, подавать заявление по форме № Р13001 не нужно.

Но вот в ЕГРЮЛ сведения о руководителе, имеющем право действовать от лица компании без доверенности, точно есть. В частности, там есть его фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные, в том числе адрес места жительства, а также ИНН. Так предусмотрено пункта 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ. И если эти сведения теперь другие, их надо обновить и в госреестре.

Об изменении адреса и паспортных данных, в том числе и Ф.И.О., налоговиков известят, как мы уже говорили, «миграционщики». При желании вы можете, конечно, продублировать такие сведения сами. Но для этого используйте уже другую форму заявления – № Р14001 (утверждена тем же постановлением Правительства РФ № 439).*

Кроме того, такой бланк вам пригодится и в том случае, когда на место руководителя пришел новый человек. А вот если собственники компании просто продлили контракт с директором, сообщать об этом в ИФНС не надо, даже по форме № Р14001 , – в ЕГРЮЛ менять нечего. Это подчеркнули чиновники из ФНС России в письме от 21 января 2011 г. № ПА-3-6/114 .

Е. Капитанова

эксперт журнала «Главбух»

У Вас просрочен срок действия паспорта? Вы сменили фамилию? Произошла смена адреса Вашей регистрации или может, произошла порча или утрата документа удостоверяющего личность? Тогда Вам, как учредителю организации, необходимо уведомить регистрирующий орган о смене паспортных данных учредителя. Сотрудники нашей компании без проблем зарегистрируют изменения паспортных данных учредителя в срок 7-10 дней.

Подача документов на смену паспортных данных учредителя происходит по месту регистрации юридического лица, так если фирма зарегистрирована в Москве, то подавать документы на смену паспортных данных учредителя ООО нужно в МИФНС № 46 по г. Москве. Подать документы на смену паспортных данных учредителя можно несколькими способами: непосредственно самим заявителем при личном обращении в регистрирующий орган или путем передачи документов по почте. В зависимости от выбранного способа подачи документов, будет зависеть их дальнейшее получение обществом. Так, например, для подачи документов на смену паспортных данных учредителя ООО через почтовое окно или почтовым отправлением – предусмотрено отправление зарегистрированного пакета документов на юридический адрес ООО. Если юридическое лицо отсутствует по адресу своей регистрации, то гарантировать получение адресатом документов невозможно. Рекомендуют подавать документы на смену паспортных данных учредителя непосредственно в МИФНС № 46 лично. Этим самым Вы избавите себя от риска неполучения документов по юридическому адресу государственной регистрации ООО.

Для чего нужна смена паспортных данных учредителя ООО?

Существует два способа внесения изменений в документы организации: Внесение изменений связанные с внесением изменений в учредительные документы организации и изменения не связанные с внесением изменений в учредительные документы ООО. В зависимости от типа внесения изменений различают порядок заполнения заявлений форм 14001 и 13001. Так смена паспортных данных учредителя относится к внесению изменений в учредительные документы ООО, но информация о паспортных данных учредителя не содержится в Уставе общества, то есть, нет необходимости дополнительно предоставлять новую редакцию устава или изменений к нему. Что делать, если Ваша фирма зарегистрирована до 30.12.2008 года и находится в числе обществ с ограниченной ответственностью не прошедших обязательную перерегистрацию (Федеральный закон № 312)? Так в зарегистрированном уставе до 2009 года содержалась информация о паспортных данных участников организации, то при смене паспортных данных учредителей ООО требовалось так же внести изменения в устав. С 2009 года информацию о паспортных данных учредителя в учредительные документы больше не вносят, поэтому менять устав или регистрировать изменения к нему не нужно. Законодательно не запрещается проводить перерегистрацию устава ООО совместно с внесением изменений в документы организации, поэтому без проблем можно проводить перерегистрацию ООО и смену паспортных данных учредителя.

Почему нужно проводить смену паспортных данных учредителя ООО во время?

Для обществ с ограниченной ответственностью (ООО) паспортные данные учредителя содержатся в расширенной выписке из ЕГРЮЛ, как правило, организаторы крупных тендеров после победы участника конкурса, требуют предоставить расширенную информацию по всем участникам общества. Предоставление недостоверной информации в связи с расхождением паспортных данных в ЕГРЮЛ с документом удостоверяющего личность учредителя, может поставить крест на дальнейшем исполнении Вами выигранного контракта.

Бывали случаи, когда происходила утрата паспорта, который не был внесен в единый государственный реестр юридических лиц, по этому хозяину утерянного паспорта (учредителю) приходилось дополнительно брать справки из органов исполнительной власти, о том, что у него действительно была смена паспорта, что усложняло процедуру смены паспортных данных учредителя ООО.

Что нужно предоставить для смены данных учредителя?

Решение (Протокол) на основании которого происходит смена паспортных данных учредителя ООО

Заполнить заявление на смену паспортных данных учредителя. Данное заявление подписывается в присутствии нотариуса. Заявитель для подтверждения своих полномочий предоставляет нотариусу весь комплект учредительных документов.

После подачи документов на смену паспортных данных учредителя в регистрирующий орган на руки Вы получите расписку в получении, на которой будет стоять дата получения на руки следующих документов:

Свидетельство о внесении изменений связанные с внесением в учредительные документы общества

Актуальную выписку из ЕГРЮЛ

На основании ФЗ-312 обязанность ведения реестра участников общества возложена на исполнительный орган организации, поэтому не забудьте составить новый список участников с актуальными паспортными данными.

Паспортные данные ИП являются, пожалуй, главными реквизитами предпринимателя как субъекта экономических отношений. Закон о регистрации юридических лиц и ИП в свою очередь требует, чтобы при изменении паспортных данных (ФИО, дата рождения, номер и серия паспорта, дата его выдачи и проч.) предприниматель сообщил об этом в регистрирующий орган, в качестве которого выступает, как правило, территориальное отделение инспекции ФНС. В ЕГРИП также должны быть внесены все соответствующие изменения.

Заказать

Стоит также отметить, что смена паспортных данных ИП и внесение изменений в ЕГРИП в целом стало проще с 2011 года, когда в рамках реализации программы единого портала госуслуг пропала необходимость регистрировать их официально, как было принято раньше. Теперь данная процедура происходит в электронном формате и без участия ИП. Так, ФМС при выдаче нового паспорта самостоятельно извещает все госорганы о произошедших в Вашем документе изменениях.

Теперь никого не пугает и штраф в размере 5 000 руб. за несвоевременное уведомление налогового органа, поскольку он уже не актуален. Тем не менее, поскольку взаимодействие всех органов регистрационной цепочки даже при наличии современных технологий остается процессом темным и все еще не изведанным, мы рекомендуем, как и прежде, известить налоговый орган о произошедших изменениях. А уж Пенсионный фонд и Фонд социального страхования специалисты налоговой известят сами по схеме «одного окна» в течение 5-дневного срока.

Сведения и документы

Ксерокопия документа удостоверяющего личность (все страницы паспорта гражданина).
Ксерокопия свидетельства о присвоении ИНН.
Ксерокопия выписки из ЕГРИП.
Ксерокопия свидетельства о регистрации (с ОГРНИП).
Контактный телефон.

Форма заявления №Р24001

Данное заявление подается в налоговый орган, когда происходит изменение паспортных данных ИП (гражданство, место жительства физлица и проч.). Будьте внимательны, и при заполнении бланка, следуйте инструкции.

Как правильно заполнить форму P24001

Заявление формы Р24001 состоит из нескольких листов, отражающих всеобъемлющую информацию о предпринимателе, которая в обязательном порядке предоставляется в уполномоченный орган - налоговую инспекцию.

Заполняется данная форма от руки или машинописным текстом. При этом на каждом листе указывается конкретная информация, подлежащая изменению и государственной регистрации в налоговой. Следует также отметить, что заполненный заявителем бланк заявления необходимо будет заверить у нотариуса, но уже без оплаты госпошлины (она оплачивается лишь однажды - при регистрации индивидуального предпринимателя).

Форма заявления №24001 является главным документом для внесения каких бы то ни было изменений в ЕГРИП. Однако сложность при заполнении данного заявления заключается в том, что заполнять необходимо только те дополнительные листы, которые соответствуют вносимым изменениям. Заполнение лишних листов в свою очередь может послужить поводом для отказа в государственной регистрации изменений.

У генерального директора поменялся паспорт. Надо ли предоставлять данные нового паспорта в след. организации: ИФНС, ПФ и ФСС, банк в котором открыт расчетный счет?

В настоящий момент при смене паспорта директора уведомлять налоговые органы и вносить изменения в ЕГРЮЛ не требуется, поскольку об этом налоговиков обязаны уведомить органы муниципальной власти, выдавшие гражданину новый паспорт. Если организация решит продублировать информацию, подать следует заявление по форме № 14001 («новая» редакция от 2012 г.).

Также организация не обязана уведомлять об этом ПФ РФ и ФСС РФ (это сделают налоговые органы).

Если смена паспорта не связана со сменой ФИО директора, менять банковскую карточку не требуется. Если связана – в банк требуется предоставить банковскую карточку, указав новую фамилию руководителя, и документ, удостоверяющий личность директора, с новой фамилией (например, паспорт).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Главбух» vip-версии.

«Статья 5. Содержание государственных реестров

В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения*».

2. ИНСТРУКЦИЯ ЦБ РФ ОТ 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

«7.14. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия счета по вкладу (депозиту), либо до ее замены новой карточкой.
В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и (или) замены (утери) печати, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента - юридического лица либо в случае досрочного прекращения полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в случае приостановления полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка*.
Представление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете, а также документов, удостоверяющих личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом первой или второй подписи. Банк не вправе принимать новую карточку без представления указанных документов, кроме случаев, когда указанные документы представлялись в банк ранее и банк ими уже располагает (абзац дополнительно включен с 3 января 2010 года указанием Банка России от 25 ноября 2009 года N 2342-У)».

3. Статья: ДИРЕКТОР СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ

Подаем сведения в банк

Право первой подписи на документах организации имеет руководитель, поэтому, если генеральный директор изменил фамилию, нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Об этом говорится в пункте 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». Форма банковской карточки приведена в приложении к указанной инструкции.

Организация должна представить в банк:
- банковскую карточку, указав новую фамилию руководителя. Подлинность новой подписи нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника банка (п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И);
- документ, удостоверяющий личность директора, с новой фамилией (например, паспорт).

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Такой срок, как правило, указывается в договоре банковского счета.*

Извещаем партнеров

Директор как первое лицо компании подписывает все договоры фирмы. Поэтому об изменении фамилии руководителя рекомендуется сообщить всем партнерам, с которыми у фирмы существуют договорные отношения.

Дело в том, что в договорах нередко предусмотрен такой пункт: если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные санкции.

Чтобы известить партнеров об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Его оформляют на фирменном бланке организации, подписывает письмо генеральный директор.

4. Статья:Когда извещать налоговиков об изменениях в руководстве компании нужно, а когда можно об этом забыть. Изменение № 15

Дело в том, что с июля этого года в пункте 4 статьи 5 Закона № 129-ФЗ появился дополнительный абзац (см. подп. «в» п. 2 ст. 12Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ). По новым правилам информацию об измененных паспортных данных и сведения о месте жительства учредителей или директора компании теперь должны передавать в ИФНС сотрудники миграционной службы или местной администрации. То есть представители тех ведомств, которые как раз выдают и меняют паспорта, а также регистрируют граждан по месту жительства.*

О новых сведениях в уставе сообщите налоговикам по форме № Р13001

Для подобной ситуации предусмотрено специальное заявление по форме № Р13001 (вообще она утверждена постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439, но ФНС рекомендует использовать ту, что есть на сайте www.nalog.ru). Заполненный бланк заверьте у нотариуса. А помимо заявления представьте:
– оригинал протокола общего собрания участников о внесении изменений в учредительные документы юридического лица (либо решение единственного участника);
– два экземпляра новой редакции устава либо изменений к нему;
– оригинал платежки или квитанции об оплате госпошлины.*

О других данных, занесенных в ЕГРЮЛ, извещайте ревизоров по форме № Р14001

Но вот в ЕГРЮЛ сведения о руководителе, имеющем право действовать от лица компании без доверенности, точно есть. В частности, там есть его фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные, в том числе адрес места жительства, а также ИНН. Так предусмотрено подпунктом «л» пункта 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ. И если эти сведения теперь другие, их надо обновить и в госреестре.

Кроме того, такой бланк вам пригодится и в том случае, когда на место руководителя пришел новый человек. А вот если собственники компании просто продлили контракт с директором, сообщать об этом в ИФНС не надо, даже по форме № Р14001, – в ЕГРЮЛ менять нечего. Это подчеркнули чиновники из ФНС России в письме от 21 января 2011 г. № ПА-3-6/114.

Главное, о чем важно помнить

Е. Капитанова

Эксперт журнала «Главбух»