Электронная система документооборота сэд согласование. Согласование документов в электронном виде. Маршрутизация согласуемых документов

Договор – основа любой предпринимательской деятельности каждого предприятия. От того насколько быстро и качественно будет заключен договор, будь то договор реализации продукции или поставки сырья, во многом зависит успех бизнеса в целом.

Почему стоит автоматизировать согласование договоров?

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. В традиционной системе документооборота многократное внесение корректировок и повторное согласование договора может занимать значительное время. Это, в свою очередь может привести к увеличению срока выполнения работ, а как следствие и выставлению штрафных санкций или не подписанию договора вовсе.

Verdox позволяет не только сократить сроки внутреннего согласования договора, но и ввести ранжирование согласующих для оптимизации процесса согласования. Единый реестр договоров позволит отследить все редакции договора, внесение всех правок и замечаний. Также Verdox позволяет отследить текущий этап согласования, всю переписку, связанную с согласованием договора, как внутреннюю, так и внешнюю, установить сроки согласования.

Немаловажным преимуществом Verdox также является поддержание единого корпоративного стиля документов: параметров страницы, стиля шрифта, отступов, поддержание корпоративных бланков. Даже для небольшого бизнеса корпоративный стиль оформления документации, как внутренней, так и внешней, является важным фактором развития корпоративного духа компании.

Почему использование Verdox выгодно для вас?

Неоспоримые преимущества использования Verdox позволяют сократить издержки административно-хозяйственного аппарата, как на канцелярских товарах, так и на содержание штата канцелярии.
Система Verdox обладает простым и удобным интерфейсом, что позволяет избежать затрат на обучение персонала и в короткие сроки внедрить систему в работу организации.

1. В Verdox любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того, электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В Verdox все согласования проходят в электронном виде. Ответственные лица могут рассматривать договор одновременно или друг за другом. Доставка электронного документа для согласования производится мгновенно.

3. В Verdox регистрируются действия всех участников. Вы можете в реальном времени следить за согласованием договора.

4. Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования.

В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Действительно, электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ, на котором мы уже останавливались на страницах нашего .

Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой (далее - ЭЦП) в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. А если ЭЦП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо пересобрать визы с собственноручными подписями на листе бумаги. Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям.

Но действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования электронной цифровой подписи в процессе согласования и нужно ли внедрение ЭЦП, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? Давайте попробуем вместе разобраться в этих актуальных вопросах.

Согласование, виза согласования и юридическая сила документа

Для поиска ответа на вышеуказанные вопросы сначала необходимо рассмотреть, что представляет собой процесс согласования и как он влияет на юридическую силу документа.

Итак, согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.

Напомним, что согласование бывает внутренним и внешним.

Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа» .

При внутреннем согласовании (или ) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри . Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой , которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту.

Когда проект документа согласован, он передается на подписание (некоторые документы после подписания должны быть утверждены). Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях - после утверждения) проект документа становится документом .

Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа .

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий:

• во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству;
• во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида;
• в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа).

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель. По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, имеют право подписывать руководители этих подразделений. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности.

В зависимости от вида или тематики документов на них должна стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения и др. А вот количество подписей на письме будет зависеть от его тематики. Так, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то оно должно быть подписано двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?

В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативно-правовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД.

Визирование проектов писем

Итак, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011 -93) письмо относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. А требования к оформлению реквизитов таких документов устанавливает .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.24. …Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Визирование проектов договоров

Если обратиться к положениям статьи 160 Гражданского кодекса РФ, то мы увидим, что «сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами». Т.е. речь идет о необходимости подписания документа, но закон не требует проведения процедуры его согласования внутри организации. Конечно, стороны, заключающие сделку, могут проявить творчество и договориться о какой-то эксклюзивной процедуре разработки и подписания документа, в которую, в принципе, может быть включена необходимость одобрения сделки определенным лицом. Но подчеркнем - это уже будет не требование закона, а инициатива сторон.

«Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Визирование имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование - внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность только как работник перед ». Для сторонних организаций присутствие или отсутствие визы на договоре не будет иметь никакого значения (если, конечно, стороны сами в тексте договора не прописали необходимость ее наличия).

Особенности согласования в СЭД

Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе.

Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации.

Соответственно, при переходе на электронное согласование нужно определить:

• какие именно проекты вы собираетесь согласовывать в СЭД;
• какими функциональными возможностями обладает используемая вами СЭД.

Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги , если:

• законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа;
• СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями);
• СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями);
• СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз).

При переходе на новую технологию обычно предъявляют повышенные требования к безопасности. Но что происходит при традиционном согласовании проектов документов на бумажном носителе? Во многих организациях проекты передаются на согласование визирующим лицам непосредственно их разработчиками, которые спокойно могут подделать одну из виз. Но у руководителя при подписании документа, как правило, не возникает вопросов о подлинности той или иной визы.

Использование ЭЦП при электронном согласовании может дать дополнительные гарантии руководителю, что проект завизировало определенно должностное лицо и в его текст не были внесены никакие изменения. Но если и без ЭЦП сама система электронного документооборота может «сказать» руководителю, кто визировал проект, и гарантировать, что его текст не подменили, то насколько в данном случае нужна ЭЦП? Решение по данному вопросу нужно принимать самостоятельно организации и закреплять его во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы :

1. На основании виз, внесенных в проект документа в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам проект документа.
2. Затем уполномоченное должностное лицо проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет как сам лист согласования (Пример 1), так и распечатанный проект (отметку о заверении проекта приказа целесообразнее ставить на оборотной стороне).
3. Распечатанный и заверенный проект передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.
4. После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Если руководитель работает в СЭД лично , то он самостоятельно может проверить визы, распечатать проект и подписать его на бумажном носителе, а затем в СЭД внести отметку о подписании.

Электронное согласование в госструктурах

Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Объясним почему: хотя в названии этого нормативного документа сказано, что правила касаются только федеральных органов исполнительной власти, существует еще один нормативный документ (Закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ), который расширяет зону их действия:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Так вот, в этих новых Правилах делопроизводства черным по белому написано, что для подписания электронных документов ЭЦП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭД эту ЭЦП могут заменить иные способы подтверждения действий с документами:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Свернуть Показать

Синякова Мария, юрист:

О каком-то конкретном способе подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 ничего не сказано. Действующие в настоящее время нормативные документы ответа на указанный вопрос не дают.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству дано указание до 1 января 2010 г. утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Возможно, способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, будут содержаться в инструкциях по делопроизводству каждого отдельного федерального органа исполнительной власти.

Итак, Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭЦП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами.

Соответственно, если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (которые должен утвердить Росархив до 01.01.2010) не будет конкретизировано данное положение, то федеральный орган исполнительной власти в своей инструкции по делопроизводству самостоятельно сможет прописать процедуру согласования проектов документов в СЭД и способ подтверждения действий пользователей, а затем представить данный документ на согласование Росархиву.

Один из способов подтверждения действий пользователей уже был назван нами выше - это протоколирование, т.е. запись всех действий в системный журнал. При этом могут протоколироваться как непосредственно действия пользователей с проектом документа, так и действия по изменению прав пользователей СЭД. Чтобы легче было проверить действия пользователей на основе записей протокола (системного журнала), могут быть разработаны отчеты, которые будут наглядно показывать, какой пользователь за какое должностное лицо какую визу ввел и когда он это сделал.

Если сама СЭД защищена от несанкционированного проникновения и искажения хранимой информации, то и данные о действиях ее пользователей, содержащихся в системном журнале, тоже достоверны, даже без использования ЭЦП.

Логика здесь понятна. Все, что происходит внутри СЭД, защищено ею. Поэтому новые Правила делопроизводства на этапе согласования не требуют использования ЭЦП. А вот уже подписанный электронный документ, возможно, придется передавать за пределы защищенной СЭД в другую организацию-адресат, и в этом случае подписание документа при помощи ЭЦП будет гарантировать его достоверность за пределами «родившей» его СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

"Хочешь жить в согласии - соглашайся! "
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

Базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов .

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

• сократить сроки согласования
• снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
• облегчить работу с версиями документов
• обеспечить прозрачность процедуры согласования

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

• Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
• Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
• Возможность запрета на изменение схемы согласования
• Автоматическое управление статусами документа
• Автоматические уведомления и напоминания
• Автоматический контроль сроков согласования
• Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
• Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
• Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
• Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
• Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
• Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"
. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в Для покупки нужно положить в корзину и необходимое число

Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.

Система согласования - компонент UPE, позволяющий организовать и автоматизировать сложный процесс последовательно-параллельного принятия решений и совместной согласованной обработки информации. Перейти от устаревшей практики бумажного документооборота к более прозрачной и структурированной системе электронного согласования различных документов.
Система согласования разработана на основе концепции Workflow (процессное управлениеорганизацией/управление бизнес-процессами – BPM (Business Process Management) ) и позволяет осуществлять в электронном виде согласования следующих документов:

• согласование договоров
• согласование заявок оплату
• согласование бюджетов
• согласование прочих документов

Согласование представляет собой процесс прохождения задачи (заявки) по маршруту, этапы которого определяются в соответствии срегламентом согласования и задаются в шаблоне системы согласования. На каждом этапе производится обработка заявки ответственными за этап лицами - выполнение действий, требуемых регламентом процесса, в т. ч. принятие решений, от которых зависит дальнейший маршрут заявки (в соответствии с заданной в шаблоне схемой).

Система электронного согласования UPE предоставляет инструментарий для двух основных классов задач процессной деятельности:

• разработка моделей (сценариев) процессов - шаблонов системы согласования
• выполнение процессов по заданным сценариям

Важным преимуществом Системы согласования является её полная интеграция в информационную среду PD & UPE, что обеспечивает доступ в ней ко всем средствам управления данными и их анализа, и в т. ч. – возможность обмена данными с системами проектного (КСП) и ситуационного (СПУ) управления. Например, шаблон системы согласования может быть создан на основе диаграммы КСП, в т. ч. из реального проекта. При этом из диаграммы КСП берутся этапы согласования и связи между ними, из неё же можно задать, например, временные характеристики этапов (промежутки времени, по истечении которых возникают события). Связи между этапами могут быть выключены с возможностью обратного включения, или сделаны вычисляемыми с использованием мощного математического аппарата UPE (SQL-функции и т. п.).

Задача (заявка) содержит контекст процесса согласования – информацию, необходимую для её обработки. На каждом этапе согласования задаче может соответствовать:

• строка в Z-листе
• представление Z-листа
• срез куба PD

Таким образом, Z-лист может содержать контекст как для одной заявки, так и для их множества – если задан режим согласования «по строкам».

Для определения лиц (пользователей системы), участвующих в процессе электронного согласования, используется механизм ролей. Роли служат для объединения пользователей по функциональному признаку с возможностью взаимной замены в рамках роли (по причине болезни, увольнения, выхода из проекта и т. п.). Можно настроить временную замену одного пользователя другим с указанием временного отрезка (на период отпуска, командировки и т. п.).

Процесс электронного согласования может сопровождаться рассылкой сообщений лицам, участвующим в процессе. Факт отсылки и содержание сообщения определяются наступившим событием, контекстом заявки и набором настраиваемых сообщений, связанным с выбранной ролью получателя. Это позволяет дифференцировать рассылку по уровням ответственности и сообразно требуемой полноте информации.

Доступ на объекты согласования и получение сообщений настраивается в шаблоне согласования на основе ролей. При этом возможно изменение доступа временно, на период нахождения заявки на определённых этапах, и установка очередности применения доступов и выполнения макросов.

Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.

В ходе процесса общего согласования диаграмма отображает его состояние с использованием цветокодирования – пройденные и текущие этапы (текущих этапов может быть несколько при параллельном согласовании) помечаются цветом в соответствии с результатами их выполнения. При необходимости процесс общего согласования может быть отменён (полностью остановлен).

Для эффективного использования базы созданных процессов имеется возможность создания шаблонов подпроцессов согласования. Это позволяет провести декомпозицию сложных процессов на набор более простых и повторно использовать наработанные процессы.

Таким образом, этапу согласования, определённому в шаблоне процесса, может соответствовать либо единичное согласование, либо составное, определяемое шаблоном подпроцесса. Например, этап "Согласование договора с юридическим отделом" может иметь составной характер и определяться отдельным шаблоном подпроцесса, детализирующим схему этапов внутри отдела. При этом для основного процесса эти детали значения не имеют и могут быть изменены отдельно.