Сопроводительное письмо к проекту. Составление и оформление писем

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Как написать

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;

основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;

заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

К резюме

Уважаемый Александр,

в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89

К документам

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.

Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.

Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

К договору

Заполняем «шапку» документа

Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.

Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.

Приветствие

Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.

Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».

Основной текст

В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.

Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.

Дополнительный текст

В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.

Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.

Приложения

Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.

К исполнительному листу

Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Бесспорно, что для того чтобы заинтересовать потенциального работодателя необходимо обладать некоторыми навыками и умениями. Однако, как выделиться среди сотен резюме и писем? Пример и образец сопроводительного письма (дополнения), как написать и что написать, как оформить ищите ниже. Отклик на вакансию составленный правильно гарантирует успех и быстрое прохождение конкурса на желаемую должность (как и правильно собранные гарантируют получение оного). Если вы без опыта работы будет немного сложнее составить такой документ, однако стоит непременно указать свои сильные стороны характера.

Как писать сопроводительное письмо к резюме, что это такое

Сопроводительное письмо – это своеобразное дополнение к резюме, которое оповещает работодателя о заинтересованности потенциального работника в указанной вакансии. Кандидатура специалиста на определенную должность без дополнения не принимается. Если говорить о мировых зарубежных компаниях, то данное дополнение должно быть оформлено согласно всем требованиям, похожим на те, что предъявляются к . Существует ряд условий, которым должен отвечать данный тип документа:

Обязательно необходимо написать дополнение на отдельном листе бумаге. Не стоит лепить его в конце вашего описания про свои заслуги.
Заголовок пишется посредине, также следует указать реквизиты – в правом верхнем углу и дату заполнения.
Наименование документа и электронный адрес
Что писать в сопроводительной бумаге в резюме личное дело каждого, но рекомендуется показать работодателю своё желание попробовать силы на предложенной вакансии.

Образец 1

К резюме на английском

В случае, если у вас есть желание трудится в зарубежной компании, вам необходимо составить сопроводительную бумагу на иностранном языке. Чаще всего это английский, так как он считается между народным. Стоит помнить, что существует список стоп фраз, которые не желательно употреблять в резюме и в дополнительных приложениях. My dear director — это одна из многочисленных ошибок,которую делают наши соотечественники, при составлении письма.

Лучший совет – не отклоняться от делового общения и максимально приблизить его к идеалу. Если пока ваш английский оставляет желать лучшего, лучше обратиться за помощью к профессионалу, который поможет составить не только грамотное письмо, но и резюме. Как закончить? Указывается контактная информация вашей кандидатуры, в случае если она устроит дирекцию компании. При отправке обязательно перечитайте документ еще раз.

Образец 2

Сопроводительное письмо к резюме (пример) без опыта работы

Поиск подходящей вакансии может усложняться отсутствием необходимого опыта. В таком случае рекомендуется составление делового предложения компании, в котором можно указать что на первых порах вы готовы трудится бесплатно. Стандартное письмо соискателя не подойдет. Писать такой документ в компанию в которой хочешь работать не стоит часто. Можно указать что вы отлично справитесь с должность менеджер по продажам, а затем набравшись опыта, сможете приступить к более серьёзным заданиям.

Образец 3

Работодателю в письме, что написать в документе

Если верить статистике большинство компаний отдает предпочтение только сопроводительному уточнению, а само резюме остается без внимания. Обойдите стороной все виды юмора, ограничьте сарказм. Ваша цель-привлечь внимание, но и перехваливать себя не стоит. Важно корректно обращаться к работодателю. Это заранее расположит его к вам. Далее описываем себя максимально четко – свои жизненные цели и почему именно вас нужно взять на данную работу.

Образец 4

Сопроводительное письмо на отклик на вакансию

В отклике обязательно стоит указать вашу мотивацию или ту силу, которая способна двигать вас вперед. В обращении лучше обозначить преимущества компании и указать ссылку на некоторых сотрудников,которые возможно порекомендовали вам данное учреждение. Что касается оформления – документдолжен быть написан в WORD doc и в примерном объеме половина листа, а 4.

Образец 5

К документам в налоговую

Сопроводительное уточнение о предоставлении документов в налоговую пишется к протоколу или к уточненной декларации о НДС. Возможно подача в страховую или в научный журнал «Государственный вестник» для оформления документов. Получатель декларации в первую очередь обращает внимание на сопроводительный документ. Составляя его, следует разместить в шапке должность, полное имя и отчество отправителя. Далее прописываем заголовок, дату и номер. В обязательном порядке оно должно начинаться с «Высылаем Вам», «Представляем Вам». После перечисляем все типы бумаг,которые прилагаем к бумаге. Далее подпись и дата.

Образец 6

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов

Данное приложение также может подаваться в суд для судебных приставов. К исполнительному листу о направлении в арбитражный суд, инспекцию или организацию прилагается сопровождение с описью разногласий, если они имеются. По несчастному случаю другой формат написания.

Оформляем шапку, где пишем все необходимые реквизиты и ФИО отправителя.
Название документа.
Прошу суд принять исковое заявление., или имею претензии в виде и прилагаем список необходимых бумаг.
Заканчиваться ваше дополнение должно подписью и датой составления.

Образец 7

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Не стоит быть лаконичным при оформлении дополнительного документа к коммерческому предложению. Это может быть расценено как банальное проявление лени. Самое оптимальное количество предложений от 5 – 7. Здесь вы должны максимально кратко и четко объяснить свои пожелания. Избегайте фразы –отправляем вам наше коммерческое предложение.

Образец 8

Похожее

Поездка несовершеннолетнего, должна осуществляться в присутствии взрослых, которые будут нести ответственность за него. Самыми распространенными причи...

Облагается ли налогом дарственная на квартиру между родственниками? Первое, на что следует обратить внимание - это то, что дарственная это договор, а...

Как написать заявление на отгул в счет отпуска на 1 день? Люди любят планировать свой день. Но в самый не подходящий момент наступают непредвиденные обстоятельства. На этот случай в ТК РФ, предусмотрено такое...

Документы для прописки на квартиру как прописаться в квартире Согласно законодательству РФ, гражданин, выписавшийся с одного места жительства, обязан в течение семи дней прописаться по месту пребывания. Если этог...

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

• при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
• при уточнении налоговой декларации;
• при подаче иска в арбитражный суд;
• при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

• наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
• ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
• в содержательной части следует обращение к адресату;
• затем – список приложений;
• в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

• наименование вашей организации (полное и сокращённое);
• справочные данные о фирме;
• код организации;
• ОГРН/ИНН;
• регистрационный номер письма;
• сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
• дата;
• заголовок;
• подпись;
• отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

• сообщение о направлении документов;
• просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

• «высылаем Вам»;
• «представляем Вам»;
• «направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
• «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
• «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
• и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

1. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
2. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
3. Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
4. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

• партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
• этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
• а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

Сопроводительное письмо - это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам - смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.