Для каких документов используется 14 шрифт. Подробно о шрифтах для деловой переписки

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, каким шрифтом должны печататься кадровые документы?

Ответ

Как правило, принято в Организациях, большинство документов оформляются шрифтом «Times New Roman», размер шрифта составляет 12-14. Такие же требования предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению»

При этом, если Вы применяете документы первичной учетной документации, унифицированной формы, логичнее всего при заполнении придерживаться того же формата шрифта и размера шрифта.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

    коллективный договор;

    положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

    приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

    документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

    указания вышестоящих организаций;

    отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

    письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

    заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

    ответы на входящие запросы;

    инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

    внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

    другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • сортировка;

    рассмотрение руководством;

    направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

    исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

    проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

    исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

    заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

    ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

    проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

    проверить наличие необходимого числа копий;

    уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .

2. Ситуация: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) ( ГОСТ 51141-98, утвержденного , ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003

6. Изготовление документов

6.1. Расположение текста

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

При отсутствии средств вычислительной техники в организации;

Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал - 1,5)

Начальник юридического отдела

(межстрочный интервал - 1)

(межстрочный интервал - 2)

А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор

ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.


Самые важные изменения этой весны!


  • В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

  • Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

  • Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

За последний период практика документирования претерпела существенные изменения. Усовершенствование этой сферы привело к разработке новых стандартов. Процесс затронул ряд позиций. Чтобы разобраться, как правильно оформить документ по ГОСТу, следует ознакомиться с преобразованным перечнем требований и правил.

Введение в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30, принятый в 2003 году, заменен ГОСТом Р 7.0.97-2016. Теперь организационно-распорядительная документация оформляется в ином порядке.

Необходимость изменения норм обусловлена несколькими факторами:

  • разработкой других реквизитов;
  • использованием информационных систем;
  • интенсивным применением электронных технологий в сфере межкорпоративного документооборота;
  • приведением в действие законов «Об электронной подписи» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Стандарты, действующие с 2002 года, являются добровольными. Это относится и к новому ГОСТу. Для организаций это означает, что им предоставляется выбор: оформлять документы, в соответствии с новым стандартом или придерживаться предыдущих норм. Административная ответственность в последнем случае не предусмотрена.

Но применение стандарта позволяет получить ряд преимуществ:

  • улучшение качества работы с документацией;
  • предотвращение проблем, возникающих между организациями в ходе взаимодействия с применением документов;
  • экономическую выгоду;
  • юридическую гарантию документации при задействовании в судебном разбирательстве.

В основу введенного ГОСТ вошли наиболее приемлемые для настоящего времени нормы и требования. Чтобы использовать новый стандарт, учреждениям нужно его внести в ЛНА (локальный нормативный акт), который устанавливает правила работы с документацией. Положения в обязательном порядке вносятся в Инструкцию по делопроизводству. ЛНА нужно привести в соответствие с нововведенными нормами.

Принятый государственный стандарт получил другое наименование. Ему присвоен и новый номер. Это объясняется следующими причинами.

Принятый ГОСТ не привязан к УСОРД. Изменение номера обусловлено ликвидацией Технического комитета Государственного стандарта, который задействовался при разработке предыдущего ГОСТ. Это стало причиной изменений. Изменения в стандарт внесены комитетом 191 Росстандарта, вследствие чего нововведенный ГОСТ отнесли к другому классу.

Требования и правила оформления текстовых документов

Принятые требования адаптированы к компьютерам и текстовым редакторам.

Параметры страницы

Перед началом работы в программе Ворд (Word) необходимо установить параметры для страницы:

  • «альбомную» ориентацию;
  • разметки;
  • размер бумаги;
  • поля;
  • абзац.

При необходимости применяется расстановка переносов и колонки.

Шрифт текста

Для текста предусмотрено несколько шрифтов:

  • Verdana № 12 и 13;
  • Arial № 12 и 13;
  • Times New Roman № 13 и 14;
  • Calibri № 14 и его близкие вариации.

Поля и отступы

Красная строка начинается с отступа в 1,25 сантиметров. Надо определить пространство между краями страницы и текстом. Согласно стандарту межгосударственного формата ГОСТ 2.105, в нижнем и верхнем участке нужно отступать по 2 сантиметра, отступ слева и справа - 3 сантиметра и 1,5 сантиметра соответственно.

Межстрочный интервал

При печатании текста соблюдается интервал 1-1,5. Для документов, у которых при издании уменьшается масштаб, эта норма увеличивается. Здесь нужно придерживаться 2 интервалов. Между словами должен быть один пробел. Буквы отделяются обычным интервалом. Красная строка набирается с 1,25. При вставке текста может выполняться автоматическое редактирование интервалов.

Нумерация страниц

Чтобы разобраться, с какого листа нумерация будет правильной, надо принимать во внимание титульник. Но цифры на нем не нужны. При нумерации используются арабские знаки, которые помещают в центральную часть нижнего поля страницы. Для этого применяется 10 пт. размер шрифта.

Если в документе присутствуют рисунки либо иллюстрации, находящиеся на отдельном листе, его включают в нумерацию.

Титульный лист

Первый лист называют титульным. Для его выполнения используют формат А4.

Титульный лист оформляется по форме:

  • в первом поле указывается учреждение, к которому относится предприятие, составившее документ. Его заполнение осуществляется добровольно;
  • второе поле предусмотрено для индивидуального кода ОКП, размещающегося в левой части и специальных отметок, которые располагают на правой стороне;
  • с правой стороны третьего поля надо ставить гриф утверждения, а с левой - согласования. Ориентироваться при составлении следует на ГОСТ 6.38;
  • в четвертом поле прописными буквами указывают названия изделия и документа. Если он состоит из нескольких частей, нужно ставить номера и наименования каждой из них, а если речь идет об альбомах, надо указать их количество и каждый обозначить нумерацией;
  • в шестом поле заглавными буквами помещают определение документа или описи альбома;
  • в восьмом должны быть подписи авторов документа, выполненные по ГОСТ 6.38. Если они указаны при написании основной надписи на заглавном листе, на титульнике их не повторяют. При необходимости восьмое поле можно увеличить. Это делается путем использования второго листа. В его правом верхнем углу надо написать: «Продолжение титульного листа»;
  • девятое поле используют для граф 19-23, соответствующих ГОСТ 2.104.

Если нужно утверждать документ, в верхнем углу слева или над заголовком для графических документов указывается «Утвержден».

Шапка

Составляя заявление или иное деловое письмо, надо ознакомиться с порядком написания шапки. Эту часть располагают продольным или угловым способом.

Вариант 1

Вариант 2

В документообороте распространен последний вариант.

Вверху размещают:

  • номер;
  • дату;
  • заголовок текста в форме одной фразы;
  • при составлении ответа указывается дата и ссылка на регистрационный номер.

В верхнем углу или в центре находятся реквизиты организации, обращение к адресату, возможно его ФИО, а также должность. В центральной части ставится обращение, направленное к получателю.

Штамп

Практическая задача штампов заключается в замене рукописных записей и ускорении документооборота.

Они делятся на разновидности:

  • угловой штамп содержит реквизиты организации и применяется при отсутствии бланков. Его используют при выдаче справки, ведении переписки и так далее;
  • маркировочный штамп предназначен для маркировки тары или продукции;
  • штамп ограничения права доступа ставится вверху в правом углу, используется для журнала регистрации и пакетов с документацией;
  • штамп регистрационный включает название учреждения, номера входящей документации и поля для даты поступления;
  • штамп с реквизитами содержит место регистрации, сокращенную форму наименования организации, ИНН.

Юридической силой штампы не наделены.

Таблицы

Таблицы, как и ТУ - это разновидность конструкторской документации. Их название размещают в верхней части. Оно соответствует содержанию. Нумеруют таблицы арабскими цифрами в сквозном порядке по всему документу или разделу.

Для последнего варианта применяется правило. Нумерация состоит из номера самой таблицы и раздела. Для разграничения цифр применяют точку. Таблицы располагают под ссылками в тексте, при которых указывается «таблица» и ставится номер.

Заголовки строк и граф пишутся с прописных букв, при указании подзаголовков используются строчные. Точку в конце не ставят. Минимальное расстояние между строками - 8 миллиметров. Номерной знак заносят в графу «№ п/п» (сокращение «номер по порядку»). Существует три варианта размещения таблицы: под текстом, где находится ссылка, на последующей странице или в приложении. Каждый определяется ее параметрами.

Если формат граф или строк превышает размер страницы, таблицу надо поделить на несколько частей. Одну из них размещают рядом с другой либо под ней. Слово «Таблица» пишут только над первым фрагментом, над остальными частями указывают «Продолжение таблицы».

Обозначение единиц физических величин пишется после их наименований. Если в таблице повторяются значения, использовать вместо них кавычки нельзя. Отсутствие сведений обозначается прочерком. Интервал, охватывающий числа в ряду, указывают в такой форме: «От … до … включ.». Между крайними знаками нормы допускается тире. Правильность написания при этом не будет нарушена. Числовые значения располагаются на уровне размещения последней строки, в которой указаны показатели.

Электронные таблицы формируют рабочую книгу. Такое наименование носит файл Excel. Строки в рабочей книге обозначаются числами. Таблицы содержатся в шаблоне пояснительной записки.

Рисунки

При выполнении рисунков ориентируются на стандарты СПДС и ЕСКД. Картинки размещают в середине текста после первого упоминания или в конце. Нумерация делается по сквозной системе под изображением арабскими цифрами после слова «Рисунок».

Используют и его сокращенный вариант «Рис.». Условия ГОСТ позволяют выполнять нумерацию в пределах всего документа или ограничиться только разделом, совмещая номер раздела и порядковый номер иллюстрации.

При необходимости под изображением размещают пояснительный подрисуночный текст. Для иллюстраций небольшого размера, на которые в последующем тексте отсутствуют ссылки, нумерация не обязательна.

Если на рисунке изображено несколько фрагментов изделия, надо в возрастающей последовательности указать номер каждого из них. Изображения применяют при разработке технической документации.

Дополнения к тексту можно поместить в приложение. Это расчеты, графики, описания приборов и алгоритмов и так далее. Приложения могут быть самостоятельными документами или их продолжениями.

Реквизиты организации

Списки реквизитов нового и предыдущего ГОСТ отличаются.

Р 7.0.97-2016 включает:

  • наименование должности лица, организации и структурного подразделения - автора документа;
  • отметку об электронной подписи, заверении копии, направлении документа в дело, контроле и поступлении документа;
  • гриф ограничения доступа;
  • товарный знак;
  • эмблему;
  • герб (государственный, муниципального образования, субъекта РФ);
  • адресат;
  • подпись;
  • отметку об исполнителе;
  • товарный знак;
  • код формы;
  • справочные данные;
  • дату документа;
  • справочные данные;
  • регистрационный номер;
  • место составления либо издания документа;
  • ссылку на дату и регистрационный номер;
  • гриф утверждения и согласования;
  • адресат;
  • текст и заголовок к нему;
  • визу;
  • печать;
  • резолюцию.

В новый стандарт не вошел код организации. Также ИНН налогоплательщика, ОГРН юридического лица и идентификатор электронных копий. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, зафиксированному в учредительных документа, к которым относится Устав.

Грифы согласования и утверждения состоят из слов: согласовано и утверждаю расположение. Кавычки не применяются. Указывается должность лица, утвердившего документ или с которым он согласован, также потребуется подпись, расшифровка и дата.

Язык

Документы составляются на государственном языке РФ. Это требование не распространяется на республики, состоящие в составе России. Новый ГОСТ - это стандарт, разрешающий в рамках законодательной базы использовать местные государственные языки.

Этикетные фразы

Такие фразы относятся к внутренней переписке и деловым письмам. К ним принадлежат вступительные обращения. А также заключительные фразы. Если необходимо обратиться по должности, то ее название указывается с заглавной буквы. Фразу начинают словом «Уважаемый». ФИО не вставляется. Пример такого обращения выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Губернатор!».

Во фразе без указания должности используют фамилию либо имя и отчество. Например, «Уважаемый господин Захаров!» или «Уважаемый Алексей Николаевич!».

Обращение к нескольким людям имеет другую форму. В таком случае пишут: «Уважаемые господа!». Завершают служебное письмо, записку или докладную заключительной фразой. Здесь применяется «С уважением, …».

Подпись

Правильное составление подписи включает название должности того лица, которое подписывает документ, подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). При этом учитывается наличие бланка. При оформлении на нем документа должность пишется в сокращенной форме. В обратном случае наименование должно быть полным. Если используется бланк должностного лица, то служебное звание не пишется.

Подписи нескольких лиц размещают одну под другой. Их перечисление соответствует служебному положению или присутствует на одинаковом уровне при равных должностях. Работа с документацией, составленной комиссией, имеет некоторые особенности. Здесь вместо должности указываются обязанности лиц, находящихся в ее составе. Например, «Председатель комиссии» и «Члены комиссии».

Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.

Особенности нового ГОСТ

Появление наименования должности лица, составившего документ и подразделения связано с применением этих данных в бланках. «Отметка об электронной подписи» позволяет визуализировать подпись при работе с электронными носителями.

«Гриф ограничения доступа к документу» предусмотрен при работе с данными, к которым законодательство ограничивает доступ.

Новый ГОСТ позволяет органам местного самоуправления иметь собственный герб. Из реквизита «Эмблема организации или товарный знак» создан «Товарный знак» и «Эмблема».

Если возникают сомнения, когда нужно ставить инициалы: до или после фамилии, следует изучить «Адресат». В прежнем ГОСТ это зависело от статуса получателя документации. Теперь при составлении деловых бумаг как должностному, так и физическому лицу инициалы надо ставить после написания фамилии.

Допускается употребление «г-ну» или «г-же». При отправке документа на электронный ящик или по фототелеграфной связи реквизит предполагает указание телефонного номера, факса либо электронного адреса.

В ГОСТ введены положения, касающиеся языков, которые применяются для составления документации. Появилась возможность использовать этикетные фразы. Если при составлении бумаги в качестве основы используется другой документ, необходимо включать ссылки на документацию, которая применяется.

При наличии приложений в виде электронных носителей, их указывают соответственно «Отметке о приложении». В реквизите «Подпись» оговаривается возможность подписывать деловые бумаги лицом, заменяющим руководителя МП (малого предприятия) или иной организации на период его отсутствия.

На начальном листе приказа, постановления, распоряжения или решения делают отметку о приложении и ставят гриф утверждения. При выдаче копии для предъявления в другое учреждение важно соблюдать новые требования. Здесь потребуется отметка о заверении. Дополнительно указываются данные об организации, где хранился оригинал документа, затем он заверяется печатью. В «Отметку об исполнителе», согласно новым правилам, помимо ФИО и номера телефона, вносят электронный адрес, наименование должности и подразделения.

Обязательный элемент документа - дата, когда он подписан. При составлении протокола указывают число, когда проводилось заседание. Написание даты осуществляется арабскими символами с использованием точки в качестве разделительного знака. Примечания, относящиеся ко всему документу, находятся в справке.

Бланки документов

Правильные бланки документов изготавливаются на листах А4. Для резолюций понадобится А5 и А6. Бумажные и электронные формы бланков идентичны по реквизитам, порядку расположения и шрифту. Образцом для изготовления применяется макет, принятый руководителем. Для этого используется исключительно бумага белого цвета или светлых тонов. Расположение реквизитов на бланке документа определяется государственным стандартом.

Бланки делятся на общие, бланки писем и определенного вида документа. Важно обеспечить защиту электронных шаблонов от несанкционированных изменений. Зарубежная корреспонденция ведется на бланках, выполненных на русском и английском языках. Паспортный бланк имеет параметры 125 на 88 миллиметров.

При детальном рассмотрении ГОСТ Р 7.0.97-2016 заметно, что некоторые его положения соответствуют предыдущему стандарту. Но многие положения претерпели значительные изменения. Принятие новых норм объясняется применением информационных технологий в делопроизводстве.

Видео по теме

Выполнение реферата - процесс, с которым за время учебы приходится сталкиваться, как школьникам, так и студентам. Такое исследование представляет собой подробно изложенный материал из множества источников (причем, чем больше таких источников будет - тем лучше) на заданную тему.

В данной статье будут рассмотрены все вопросы, касающиеся того, как оформить текст доклада: "Каким шрифтом писать реферат?", "Какой должен быть интервал между строками?", "Какими должны быть поля по ГОСТу 2017?" и многие другие.

Также специалисты портала оказывают услуги по написанию студенческих и школьных работ: рефераты, контрольные, курсовые и дипломы.

Правила для написания реферата

Тема исследования может быть любой - в зависимости от предмета, по которому оно выполняется. Но даже в случае, если автор реферата потратил много времени на изучение литературы и написал информативную работу - это не гарантирует получение хорошей оценки.

Чтобы выполненный доклад был оценен по достоинству, его автору необходимо соблюсти несколько правил. Одним из них является написание реферата по ГОСТу. ГОСТом называется документ, включающий в себя ряд требований, относящихся к:

  • Структуре работы - каждый доклад должен состоять из определенных элементов: титульника, содержания, вводного раздела и многих других. Отсутствие какого-либо обязательного структурного элемента в исследовании считается грубейшей ошибкой.
  • Ее тексту - он должен быть определенного размера, стиля и цвета. Кроме того, текст исследования должен быть правильно расположен на странице.
  • Объему каждой части. Так, вводный раздел должен составлять примерно 1,5 страницы, а заключительный – около 1 страницы.
  • Оформлению материалов, используемых в процессе написания доклада - графических или табличных. Эти материалы еще называют "приложения".
  • Выполнению различных частей доклада - к некоторым разделам применяются особые требования оформления. Одним из них является перечень используемых источников.
  • Формату используемых листов бумаги – при написании исследования необходимо использовать листы А4 книжной ориентации. Исключением является часть, именуемая «Приложения» – иногда (если рисунок или чертеж – большой по размеру) разрешается использовать листы большего формата и применять альбомную ориентацию.

Также существуют и другие параметры. Как правило, они прописываются в методическом пособии, которое учащийся получает на руки от преподавателя.

Любой реферат, как и другие научные работы, необходимо писать, используя шрифт Times New Roman. Цвет текста доклада должен быть только черным. Использование других цветовых решений - не допускается. Размер текста зависит от того, что именно им пишут. Так, текст самой работы должен быть 14 размера, ее заголовки оформляются 18, а подзаголовки - 16 размером.

Многие авторы рефератов или других научных работ пытаются увеличить объем исследования, изменив размер шрифта на больший. Такой подход является в корне неверным и обязательно будет замечен проверяющим, а доклад - отправлен на доработку.

Что пишется прописным шрифтом?

Некоторые элементы текста доклада необходимо выполнять прописью. Это:

  • Слово «РЕФЕРАТ» в титульнике.
  • Названия глав (без точки).
  • Наименование темы исследования (в титульнике).

Интервал между строками

Для написания текста исследования необходимо использовать интервал, равный 1,5. Увеличение этого параметра также недопустимо. В случае с заголовками и подзаголовками интервал меняется.

Так, расстояние между заголовком и основным текстом доклада должно быть три четверти от стандартного интервала, а расстояние между заголовком и подзаголовком - в два раза больше стандартного интервала.

Абзацный интервал

Безусловно, при написании работы, текст необходимо будет делить на абзацы. Каждая новая мысль - это новый абзац - таким образом вы сможете создать правильную и разборчивую структуру текста. Расстояние между абзацами должно равняться 6. Каждый такой абзац обязательно должен выполняться с красной строки (отступ - 1,27 см).

Выравнивание

Правильно выровнять текст - также очень важно при выполнении реферата. Выравнивание текста в работе должно быть"по ширине". Все заголовки выравниваются "по центру", а подзаголовки - "по левому краю".

Немного другая ситуация с титульником доклада. В данном случае наименование учебного учреждения, тема, год написания и город выравниваются «по центру», а информация об авторе и проверяющем – «по правому краю».

Отступы

Как располагать текст на листе?

Текст вашей работы должен нужно печатать только с одной стороны листа. Другая его часть должна оставаться чистой. В противном случае - работа будет не принята.

Где взять хороший пример оформления доклада? Чтобы оформить документ быстро, можно воспользоваться готовым примером. Такой образец можно найти в Интернете. При поиске примера очень важно, чтобы он соответствовал всем требованиям, приведенным ранее.

Оформление реферата – это неотъемлемая составляющая написания хорошего исследования, с которой приходится сталкиваться каждому учащемуся школы, университета, колледжа или любого другого учебного учреждения. Для того, чтобы оформить доклад корректно, необходимо ознакомиться с ГОСТом – узнать нужную структуру, необходимый шрифт при написании реферата, а так же другие, не менее важные, параметры. Эти требования можно найти в методическом пособии, сети Интернет или прочитать о них в данной статье.

Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben - «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.

Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier). Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах . По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них - это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Техническая документация

Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95 , устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001 . Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов . Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Параметры страницы

В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

  1. Тип бумаги: печатная белая.
  2. Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
  3. Ориентация: книжная.
  4. Положение переплета: слева.
  5. Поля: левое - не менее 30 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.
  6. Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:

  1. Красная строка (абзац) - 15−17 мм (с абзацного отступа, помимо собственно абзацев, записывают все разделы с подразделами и пункты с подпунктами).
  2. Отступы слева и справа - отсутствуют.
  3. Интервалы перед и после абзацев - отсутствуют.
  4. Межстрочный интервал - полуторный.
  5. Выравнивание - по ширине, т. е. текст равномерно распределяется между левым и правым краем за счет дополнительных интервалов внутри строки, если это необходимо.

Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.

Существует также ГОСТ Р 6.30−2003 . Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое - не менее 20 см, правое - не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman. Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного. Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота. Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.

Видео

Из этого видео вы узнаете, как форомлять текстовые документы в Microsoft Word.

Не получили ответ на свой вопрос? Предложите авторам тему.