Акт недовложения. Акт о недостаче товара при инвентаризации

Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.

В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.

Что собой представляет данный документ

Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных .

Он выполняет две основные функции:

статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.

Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.

О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Когда он используется

Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.

Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.

После заверения директором предприятия документ можно передать в страховую компанию для возмещения убытков.

Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.

Что в него нужно включить

В документе обязательно должны быть такие графы:

место и дата составления акта;
список участников комиссии, проверяющей товар;
информация о грузоотправителе и грузополучателе;
если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
если он хранился на складе – условия хранения;
описание и количество недостающего товара;
его стоимость, в том числе и НДС;
указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.

Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех . Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.

После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.

Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

Скачать образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей

Какую форму акта о недостаче выбрать

Специальной формы акта, оформляющего недостачу товара при сличительной проверке, нет. Поэтому хозяйствующие субъекты самостоятельно разрабатывают ее, ориентируясь на собственные потребности. Разработанный образец акта закрепляется в учетной политике.

Удобной формой акта оформления недостачи товара при инвентаризации является документ, соединяющий в себе сведения из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 :

описи ИНВ-3;
сличительной ведомости ИНВ-19.

Соединение этих двух документов в один позволит выполнить все требования к оформлению документов, содержащиеся в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Составленному документу присваивается название «Акт инвентаризации товаров».

Как заполнить акт инвентаризации товаров

В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

В обязательном порядке суммируются итоги.

Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.

В практической деятельности любого предприятия существует множество разнообразных способов, как проводить контроль за разными участками деятельности, в том числе и на участке бухгалтерского учета. Метод фактического обнаружения остатков по запасам на складах, товарам, готовой продукции и т.п. называется инвентаризацией и проводиться в каждой организации без исключения. Конечно, есть отличия, в методике провидения проверки, но вот документооборот почти у всех один и тот же. И далее о некоторых особенностях составления инвентаризационных ведомостей.

Инвентаризация может быть в организации плановой и внеплановой. Но вне зависимости от вида проверки, она должна проводиться в соответствие с установленным регламентом. Такого рода пересчет не может быть проведен кем угодно. В соответствие с регламентом и методикой проведения инвентаризации, проверка проводиться только инвентаризационной комиссией.

Обычно проверка начинается с подписание двух документов: приказа об инвентаризации и приказа о назначении инвентаризационной комиссии. При этом второе распоряжение руководителя может подписываться в начале года, о чем и будет указано в документе. Тогда такая группа будет постоянно действующей и постоянно будет привлекаться для пересчета. Каждый член группы должен быть ознакомлен с тем, что он является участником.

Документооборот

Когда подготовительный этап закончен, непосредственно начинается провидение инвентаризации. Она может проходить один день, а может занимать и несколько дней, все зависит от масштабов. Но об этом обязательно должно быть указано в приказе об инвентаризации. В процессе самой проверки члены комиссии составляют описи инвентаризации, куда заносят фактическое наличие ТМЦ.

По итогу проведения инвентаризации данные анализируются, и тогда принимается решение или об оприходовании выявленных излишков, или отнесении недостач на виновных лиц. Но прежде, чем виновные лица понесут ответственность за обнаруженную недостачу ТМЦ, комиссия в обязательном порядке должна составить акт. И далее о том, как выглядит акт при недостаче товара при инвентаризации.

Акт о недостаче товара

Акт о недостаче товара при инвентаризации образец можно скачать здесь (ОБРАЗЕЦ). Необходимо отметить, что данный образец имеет рекомендательный характер, то есть такой формы необходимо придерживаться на предприятии, но его можно изменить. Акт о недостаче может отдельно и не формироваться, а сама недостача отразиться в актах результатов инвентаризации.

Акт недостачи при инвентаризации образец свидетельствует о том, что в таком документе в обязательном порядке необходимо указывать:

Название компании, где такая инвентаризация проводиться;
Место провидения проверки: основной склад, склад материалов, готовой продукции и т.д.;
Наименования ТМЦ с соответствующими кодами тех позиций, по которым была обнаружена недостача;
Единицы измерения товарно-материальной ценности, по которой такая недостача выявлена;
Денежное и натуральное измерение выявленной недостачи;
Подписи должностного лица, который составил такой акт, а также подписи членов инвентаризационной комиссии;
Номер акта, дату составления.

Когда акт недостачи при инвентаризации образец будет скачан, заполнен уполномоченным лицом, то тогда все недостачи, отраженные в нем, должны в обязательном порядке отразиться в учете. Недостачи отражаются на расходы предприятия, а также на виновное лицо, которое должно компенсировать организации такие потери.

Главное в составлении такого документа: правильно отразить недостачу в денежном эквиваленте, и определить виновное лицо. Других принципиальных особенностей нет.

Часто выявляются разногласия между фактическим количеством товара и тем, что отражен на счетах бухгалтерского учета. Причем если излишки бухгалтер просто приходует как прочие доходы, то с недостачей нужно разбираться. Недостача при инвентаризации материалов может образоваться по разным причинам. Например, естественная убыль, неправильное оформление документов, просто хищение. Списание таких расходов зависит от причины возникновения. О том, как это сделать и какие документы необходимо оформить, читайте в статье.

Почему появляются недостачи

На предприятии регулярно проводятся плановые или внеплановые ревизии, цель которых – выявление несоответствия фактического наличия товара с тем, что документально подтвержден. Чтобы ревизия дала результаты, ее необходимо проводить с учетом всех требуемых правил и норм, зафиксированных в приказе Минфина № 49 . Если на предприятии обнаружена недостача, необходимо оформить акт, сличительные ведомости, протоколы, собрать объяснительные с и выявить причину. Образец акта вы найдете .

Среди основных причин выявления разногласий, обнаруженных при ревизии, отмечают:

Недостачи в пределах норм естественной убыли.
Неправильное ведение складской документации.
Некомпетентность материально-ответственных лиц.
Издержки производства.
Хищение товаров.

От того, какую причину вы укажете при оформлении протокола, будут зависеть ваши дальнейшие действия.

В первом случае убытки списываются на прочие расходы. Причем норма естественной убыли для всех товаров разная, и она утверждена на законодательном уровне. Ведь на предприятии могут портиться не только продукты, но и непродовольственные товары.

Во втором случае необходимо привести в порядок всю документацию и еще раз сверить остатки. Некомпетентность материально-ответственных лиц также может привести к недостаче. Например, неправильно оформленные отчеты, отсутствие контроля при поступлении и отгрузке товара. Если избавиться от недостачи, просто исправив документы не получается, ответственность ложится на виновное лицо. Объяснительная, оформленная ответственным лицом, прикладывается к результатам ревизии.

Расчет недостачи необходимо отразить по закупочной цене. Если сотрудник согласен с результатами, то сумма недостачи может быть удержана из его заработной платы частями и полностью (если сумма незначительная). В противном случае проводится расследование, и документы передаются в суд.

Если выявленная недостача произошла из-за издержек производства, это также следует доказать своевременно составленными актами, которые могут разрабатываться самостоятельно, получая утверждение в учетной политике. Также можно воспользоваться унифицированными формами: ТОРГ-6 , ТОРГ-16 , ТОРГ-20 .

При обнаружении на предприятии хищения товаров необходимо заполнить требуемые формы и передать их на рассмотрение в суд. Если все же не удалось обнаружить виновное лицо, то убытки списываются за счет прочих расходов.

Чтобы доказать вину материально-ответственного лица, необходимо составить все документы грамотно и в полном объеме. Например, отсутствие обычного с подотчетным лицом приведет к тому, что вы не сможете удержать с него недостачу. Поэтому, чтобы фирма не несла лишних потерь, убедитесь, все ли такие договоры подписаны на вашем предприятии.

Случается, что в ходе проведения в организации инвентаризации обнаруживается недостача товара. В таких ситуациях необходимо составить соответствующий акт. В связи с этим, все управляющие компаний должны знать, как выглядит образец акта о недостаче товара при инвентаризации.

Данный акт заполняется в следующем порядке:

Сначала заполняется шапка акта: указывается полное и сокращенное название организации, ее адрес, контактный номер телефона, а также наименование подразделения.
После этого заполняется небольшая табличка, расположенная справа. В нее вписываются коды по ОКВЭД и ОКПО, а также дата составления документа и его номер по порядку.
Затем можно переходить к заполнению основного поля акта при недостаче товара при инвентаризации. Необходимо указать, где происходил прием товара (к примеру, на складе). Акт можно составлять только после того, как комиссия полностью закончит проверку.
Если был обнаружен брак или недостача продукции, необходимо вызвать отправителя груза. Для этого нужно отправить ему письмо почтой или факсом. Сведения об уведомлении должны быть отмечены в акте.
В акте необходимо прописать реквизиты отправителя груза, изготовителя, продавца и компании, занимающейся страхованием (если продукция застрахована). Также нужно вписать дата и номер контракта о поставке и номера всех сопроводительных бумаг.
Нужно указать, каким способом доставляется товар; точку отправления и точку прибытия; время погрузки и разгрузки продукции. Вся информация берется из накладной на товар.
После этого заполняются сведения о поставке. В таблицу вписывают следующие сведения: вид упаковки, масса груза, число мест.
В следующей таблице отражаются фактические данные и выявляются несоответствия. Указывается дата, когда упаковка была открыта.
После этого указываются методики, с помощью которых происходило выявление несоответствий. Подробным образом описываются все дефекты и возможные причины, по котором они могли появиться.

Образец акта

Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже.