Справка о непрерывном стаже работы образец. Справка о стаже работы

Справку о стаже работы оформляет кадровая служба по письменному запросу работника. Что должна содержать справка, и какие реквизиты документа должны быть заполнены обязательно, расскажем в статье.

В статье

Документы по теме:

В каких случаях оформляют справку о стаже работы

Работодатели, производящие начисления по трудовым и гражданско-правовым договорам, ежемесячно сдают отчеты в Пенсионный фонд по форме СЗВ-М. Помимо этого ежегодно представляют отчет по форме СЗВ-СТАЖ на всех работников компании. Таким образом, ПФР формирует актуальную базу данных, содержащую сведения о страховом стаже работника и сумме отчислений с его заработной платы, произведенных работодателем.

Доп. справка о трудовом стаже потребуется, если в базе данных ПФР отсутствуют:

• Сведения о предыдущих периодах работы гражданина и отчислениях, произведенных за него работодателем.
• Сведения о специальном трудовом стаже - периодах трудовой деятельности, связанной с работой в условиях Крайнего Севера или с вредными и опасными условиями труда, необходимые для назначения досрочной пенсии по льготе. В этом случае в справке отражают периоды, когда сотрудник работал в данных условиях. Поскольку специальный стаж работы подтверждает право работника на льготную пенсию, в справке надо подробно отразить все периоды работы, зачисляемые в специальный стаж.

Какие реквизиты содержит справка о стаже в Пенсионный фонд, образец

Если в запросе работник просит отправить ему документ почтой, направьте его ценным письмом с описью вложения и уведомлением. Срок отправки, подтверждаемый квитанцией, также - три дня после получения письменного запроса.

Когда в своем запросе работник не предусмотрел возможность отправки справки почтой, и сам явиться за ней не сможет, направьте в его адрес уведомление. В произвольной форме укажите в уведомлении о том, что работник может получить готовую справку о стаже работы . Это подтвердит, что срок ее оформления работодатель не нарушил.

Какие сведения содержит справка о работе в Пенсионный фонд образец

Информация, которая должна быть указана в справке о стаже работы:

• фамилия, имя и отчество гражданина, запросившего справку;
• должность, в которой он работал или работает в данной организации;
• номер или наименование структурного подразделения, в котором он числился;
• дата начала и окончания его работы на предприятии;
• документы, подтверждающие факт приема на работу и увольнения.

Работник вправе по запросу получить и иные сведения, касающиеся трудовой деятельности на данном предприятии (статья 62 ТК РФ). Поэтому справка о трудовом стаже, образец также может содержать данные о трудовом стаже и периодах нахождения в оплачиваемых отпусках.

Справку о трудовом стаже выдавайте по запросу только лично сотруднику или отправляйте ее заказным письмом. Проверьте, чтобы в ней были заполнены все необходимые реквизиты.

1. Бывший или действующий работник приходит в кадровую службу.
2. Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа.
3. К заявлению прилагается копия трудовой книжки и паспорта (при наличии).
4. В течение 15 дней работник кадровой службы должен произвести действия по подготовке такой справки.

1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ:

1. В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
2. В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним отностся: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
3. Собрав все необходимые документы, Вы начинаете офрмлять сам документ.

Пример запроса, согласно пункта 1 порядка подготовки данных :

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ:

1. Справка оформляется на фирменном бланке организации, либо на белом листе бумаги формата А4 с проставлением углового штампа. На бланке или штампе должны быть обязательные реквизиты, в которых содержится полное наименование организации, его юридический и почтовый адрес, контактные телефоны.
2. Справка должна быть номерной, поэтому проставляем дату выдачи справки и ее номер регистрации в жкрнале выдачи справок.
3. Начало текста справки должно содержать полные фамилию, имя, отчество обращающего, его полную дату рождения. Для тех, кто по каким-либо причинам менял фамилию, необходимо в справке это указать. Эти данные мы переносим с документа, удостоверяющего личность. Информацию о смене фамилии, имени, отчестве вносится на основании иных документов (свидетельство о браке и т.п.)
4. Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
5. Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
6. Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
7. Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
8. Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные от 26 января 1991 г. N 10 Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.
9. Если организация ранее имела иные наименования, то далее указываем все предыдущие наименования, а так же основания, из-за чего были изменения.
10. Справка о переименованиях может иметь статус отдельного документа, выполненного на фирменном бланке. Образец справки смотрите ниже.
11. Далее пишем основания, по которым выдана справка, а так же цель справки.
12. Далее справка подписывается тремя должностными лицами: руководителем, начальником отдела кадров, главным бухгалтером.
13. Далее справка заверяется \»круглой\» печатью организации.Обратите внимание, у кого есть печать отдела кадров, лучше ей такой документ не заверять .
14. Справка готова к выдаче.
15. Делаем копию справки и вкладываем ее в папку копий выданных справок.
16. При получении справки гражданин, ее заказвший, расписывается в журнале выдачи справок.

Примеры документов, согласно пункта 2 порядка подготовки данных :

Пример оформления \»шапки\» справки (пункты 1,2 порядка оформления справки):

Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки без смены фамилии):

Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки со сменой фамилии):

Пример по пункту 4,5 порядка оформления справки:

Пример описания трудовой деятельности по пункту 6 порядка оформления справки:

по пункту 7 порядка оформления справки:

Пример описания трудовой деятельности по пункту 8 порядка оформления справки:

Пример описания переименований по пункту 9 порядка оформления справки:

Пример справки о переименованияхименований по пункту 10 порядка оформления справки:

Пример описания оснований выдачи справки по пункту 11 порядка оформления справки:

Пример оформлениян справки по пункту 12 порядка оформления справки:

Пример полностью оформленной справки.

На этом образце отсутсвуют печать, фамилии и подписи должностных лиц.

Это всего лишь образец для наглядности.

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

1. Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
2. Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.

Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

• наименование архивного учреждения;
• Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
• фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
• заявление;
• конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
• точное название организации и должности;
• основание для получения выписки, справки;
• подпись заявителя.

Именно по данным, содержащимся в ней, инспектор ПФР рассчитывает и оформляет пенсию.

Нет книжки - доказывать трудовую деятельность нужно справками. Справка о стаже нужна будет с каждого предприятия, где работал новоявленный пенсионер.

Справки о трудовом стаже нужны для подтверждения периодов работы при оформлении пенсии.

В том числе, и для оформления льготных пенсий ( и ).

При этом учитываются все виды деятельности, когда с доходов производились отчисления в ПФР:

• по трудовому договору;
• у ИП или у физического лица;
• по агентскому договору;
• по договору подряда.

По сути, справка - это официальная информация о том или ином событии, заверенная по правилам документооборота . Её основная задача - доказать, в какое время и где человек трудился. Если оформляется льготная пенсия, например, из‑за вредных рабочих условий, справка подтвердит, что профессия (или должность), по которой работал гражданин, действительно даёт право на .

Структура документа

Любые официальные документы должны быть чётко структурированы, то есть, поделены на части.

Справка о стаже должна в обязательном порядке содержать:

• сведения об организации, которая выдаёт справку (угловой штамп с реквизитами или полное название фирмы);
• данные о получателе (ФИО и должность сотрудника);
• сведения о работе (профессия, разряд, когда принят работник и );
• цель и основание справки (куда предоставляется и по чьему запросу или заявлению);
• заверительные подписи и печать.

Как оформляется?

Так как это документ официальный, оформить его нужно либо на фирменном бланке, либо на бумаге формата А4 с угловым штампом. В штампе или на бланке должны быть указаны реквизиты фирмы:

• полное название;
• почтовый и юридический адреса;
• телефоны.

Документу обязательно должен присваиваться регистрационный номер с указанием даты составления.

Если справка выдаётся по официальному запросу, указываются его реквизиты - дата и исходящий номер.

В начале пишется, кому выдана справка: полные имя, отчество, фамилия, дата рождения (эти сведения заносятся на основании паспорта). Если фамилия менялась, нужно будет приложить документ‑основание (свидетельство о браке или разводе, о смене фамилии).

Описание трудовой деятельности начинается с указания организации, профессии и должности сотрудника при трудоустройстве. Далее пишется дата выхода на работу и реквизиты приказа. Указывается окончание работы - когда был уволен работник, каким приказом (причину увольнения писать не обязательно).

Следующий этап - описание трудовой деятельности:

• переводы;
• присвоение разрядов;
• совмещение профессий.

При этом нужно указать номера и даты приказов.

Профессия, по которой можно досрочно уйти на пенсию, должна называться в точности с Постановлением №10 от 26.01.1991г.

Если фирма меняла название, об этом тоже нужно написать в справке.

Подписывается справка руководителем фирмы и скрепляется печатью. Если у кадровика есть доверенность на оформление и выдачу справок, он имеет право самостоятельно завизировать документ, но с указанием номера доверенности.

Приведён алгоритм оформления справки на льготную пенсию. Если нужен лишь , всё проще. В простую форму включается лишь общее время работы во всех организациях. Кадровик просто складывает периоды (по сведениям из трудовой книжки) и результат вписывает в документ.

Где и как получить?

Если справка нужна работающему ещё сотруднику, он может написать заявление о выдаче на имя директора и подать его секретарю. Бывшему работнику документ выдадут только по паспорту, так же, на основании заявления. При этом заявление лучше зарегистрировать: на копии, которую нужно оставить у себя, секретарь распишется и поставит число.

По правилу 62‑й статьи Трудового кодекса, документы, связанные с работой сотрудника, выдаются ему в течение 3‑х дней.

Справка оформляется в организации, где человек работал последний раз. В каждой организации при трудоустройстве делается копия трудовой книжки, поэтому кадровик последнего работодателя может оформить справку именно по копии.

Если нет ни книжки, ни её копий, справки нужно будет собрать со всех мест работы . Проблема может возникнуть, если или . В этом случае можно обратиться:

• в фирму-правопреемник (туда передаются кадровые документы при реорганизации);
• в городской архив (если фирма ликвидирована).

Срок действия

Никакого срока у справки о стаже нет , потому что она уже содержит нужную информацию, которая не поменяется. Работники ПФР требуют свежие .

Также нет запрета на количество выдаваемых справок - сколько их потребуется работнику, столько обязаны и выдать (максимум через 3 дня). Нужно только заявление написать или предоставить запрос Пенсионного Фонда.

Образец

ЛЬГОТНАЯ СПРАВКА

Выдана Иванову Петру Васильевичу в том, что он с 01.11.1985 г. был принят электросварщиком ручной сварки (приказ №545 от 03.11.1985 г.).

Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Отпуска без сохранения заработной платы не предоставлялись.

С 01.12.1993 г. переведен мастером строительных и монтажных работ (приказ №306/л от 10.11.1993 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел 1 .

С 11.01.1994 г. переведен производителем работ (приказ №12 от 10.01.1994 г.). Уволен 29.11.1999 г. (приказ №260 от 25.11.1999 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы: с 15.04.1995 г. по 30.04.1995 г. (15 дней); с 03.09.1996 г. по 12.09.1996 г. (10 дней); с 05.06.1997 г. по 10.06.1997 г. (5 дней).

В соответствии с действующим законодательством льготным пенсионным обеспечением по Списку №2, разделу ХХХIII «Общие профессии» (код позиции списка 23200000-19906), утвержденному постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются электросварщики ручной сварки . Кроме того, разделом ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» Списка №2 предусмотрены мастера строительных и монтажных работ (код позиции списка 2290000б-23419) и производители работ (код позиции списка 2290000б-24441).

Основание выдачи справки: приказы по личному составу с 1985 по 1999 г.; характеристика работ, должностные инструкции; лицевые счета с 1985 по 1999 г.; табель учета рабочего времени или журнал учета рабочего времени с вредными условиями труда (1985-1999 гг.); технологические карты (режимы, регламенты и пр.), если сварщики выполняют работы, предусмотренные технологическим процессом изготовления основной продукции (например, в серийном машиностроительном производстве). Для ремонтных служб – графики планово-предупредительных работ (ППР) и отчеты по их выполнению; дефектные ведомости на проведение ремонтных работ и др. документы 2 .

В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.01 г. №173-ФЗ предприятие несет ответственность за сведения, содержащиеся в справке, выданной для назначения пенсии 3 .

Начальник (директор) (подпись) Ф.И.О.

Гл. бухгалтер (подпись) Ф.И.О.

Начальник ОК (подпись) Ф.И.О.

Примечания. 1 Если за время работы наименование организации изменялось, можно отразить в Льготной справке эту информацию с указанием даты и основания переименования, а также новое наименование.

2 В основании выдачи должны быть указаны только те документы, которые могут быть предоставлены для проверки.

3 Если работодатель укажет в Льготной справке характеристику работ по должности (профессии), объект, на котором эти работы выполнялись, краткую характеристику производство (например, по изготовлению резинотехнических изделий), в котором занят работник, обратившийся за назначением досрочной трудовой пенсии, это не будет ошибкой.

В Правилах обращения за пенсией, назначения пенсии в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ», утвержденных совместным постановлением Министерства труда РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.02 г. №17/19пб закреплено, что территориальный орган Пенсионного фонда РФ имеет право проверять обоснованность и достоверность выдачи представленных документов, их соответствие сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, требовать от юридических и физических лиц предоставления документов, необходимых для назначения пенсии.

На практике работодатели предоставляют Льготные справки, содержащие недостоверные сведения о периодах работы застрахованных лиц (в том числе, когда работнику предоставлялись административные отпуска (без сохранения заработной платы, учебные отпуска), которые не включаются в льготный стаж работы), без основания выдачи этих справок. Очень часто документы, указанные в основании выдачи Льготной справки, впоследствии не предоставляются для проверки обоснованности и достоверности сведений, содержащихся в Льготной справке, и подтверждения факта постоянной и непосредственной занятости застрахованного лица. Некоторые Льготные справки вообще не содержат сведения, подтверждающие право застрахованного лица на досрочную трудовую пенсию по старости. В результате – отказ в назначении досрочной трудовой пенсии по старости.

Судебная практика подтверждает, что работодатели не принимают должного участия в оказании содействия своим работникам, в том числе бывшим, по предоставлению документов, подтверждающих право на досрочное назначение пенсии по старости.

Хотя в большинстве случаев работодатель имеет возможность заблаговременно оценить состояние документов работника (застрахованного лица), необходимых для установления досрочной трудовой пенсии: проверить, правильно ли заполнены сведения в трудовой книжке, удостоверены ли подписью и печатью имеющиеся исправления записей в трудовой книжке, подтверждаются ли сведения, содержащиеся в документах первичными данными, имеются ли записи об основаниях выдачи документов. Кроме того, работодатель обязан проверить, в каком объеме переданы сведения индивидуального (персонифицированного) учета о застрахованном лице в территориальный орган Пенсионного фонда, и принять меры по предоставлению недостающих сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

В результате работник (застрахованное лицо) без каких-либо проблем сможет реализовать свое право на досрочную трудовую пенсию.

5. Дополнительные документы при назначении досрочной трудовой пенсии на конкретных примерах.

Пример №1.

В соответствии с действующим законодательством правом на льготное пенсионное обеспечение по Списку №2, раздел ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» код позиции 2290000а-12680, утвержденному Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются каменщики , постоянно работающие в бригадах каменщиков и в специализированных звеньях каменщиков комплексных бригад (Постановление Кабинета Министров СССР от 09.08.1991 г. №591).

Основанием для назначения пенсии в связи с особыми условиями труда каменщику служат документы, подтверждающие занятость в бригаде каменщиков комплексной бригады.

Бригадная форма является основной в строительстве. В зависимости от объема и вида работ строительные организации определяют структуру бригад. Издается приказ о создании бригады, в том числе комплексной.

Такой приказ – основной (но не единственный) документ, подтверждающий занятость в бригаде каменщиков или специализированном звене каменщиков комплексной бригады, поскольку в этом приказе указывается списочный состав рабочих по профессиям.

Пример №2.

В соответствии с позицией 2151200а-1753а подраздела 12 «Прочие профессии металлообработки» раздела XIV Списка №2 право на досрочную пенсию установлено рабочим, занятым на обдирке, точке, резке, шлифовке металлических изделий и инструмента абразивными кругами сухим способом .

Из записи в трудовой книжке гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии следует, что он работал в цехе №2 шлифовщиком. По технологическим картам этого цеха установлено, что шлифовка металлических изделий в данном в данном цехе производится абразивными кругами, как сухим способом, так и с применением эмульсии. По приказу о закреплении рабочих за оборудованием можно установить, на каком станке он работает (работал), а по паспорту станка – наличие или отсутствие системы охлаждения на нем.

Пример №3.

Для подтверждения работы в определенных структурных подразделениях, как правило, достаточно двух документов: трудовой книжки и штатного расписания . Если в трудовой книжке имеется запись о работе лаборантом прядильного цеха, а по штатному расписанию в этом цехе предусмотрена одна химическая лаборатория, то данному работнику может быть назначена пенсия по Списку №1, радел XVI, как лаборанту цеховой химической лаборатории.

Пример №4.

Для подтверждения занятости слесаря цеха централизованного ремонта ТЭЦ на ремонте оборудования котельного цеха в дополнение к трудовой книжке и штатному расписанию может быть использован журнал заданий или нормированное задание .

Пример №5.

Непосредственную занятость на установках по гаммадефектоскопии (просвечивание металлов) можно подтвердить несколькими документами, каждый их которых в отдельности содержит частичные сведения. Так, в журнале индивидуального дозиметрического контроля указаны фамилия, имя, отчество, профессия работника, ежедневная (еженедельная, ежемесячная) доза облучения. На основании учета дозы облучения можно установить, что работник был непосредственно занят на гаммадефектоскопии. Но если труд работников разделен, т.е. один занимается просвечиванием металлов, другой – проявлением пленок, либо составлением заключений, в таком случае непосредственную занятость на установках можно подтвердить сведениями, содержащимися в журнале передачи радиоактивных источников или в картах результатов просвечивания деталей и изделий , из которых видно, кто и когда проводил дефектоскопию.

Пример №6.

Занятость машиниста крана (крановщика) литейного цеха на горячих участках работ может быть подтверждена следующими документами:

• 
  распоряжением начальника литейного цеха о закреплении за краном на определенном участке (плавильном, разливочном);
• 
  технологической планировкой цеха по расстановке технологического оборудования на данном участке работ;
• 
  журналом лабораторных анализов , в которых зафиксированы результаты замеров температуры на рабочем месте крановщика в различных местах нахождения крана;
• 
  журналом учета инструктажа по охране труда.

Кроме того, в трудовой книжке очень часто содержатся неправильные и неточные записи об отдельных периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, необходимых для подтверждения стажа на соответствующих видах работ. В таких случаях Пенсионный фонд РФ принимаются справки, выданные с места работы, вышестоящими организациями, а также архивными учреждениями, содержащие необходимые сведения, подтверждающие факт занятости на работах с вредными и опасными условиями труда.

Выдаются такие справки на основании выписок из приказов, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы и иных документов, содержащих сведения о периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, характеристики условий труда и т.д.

Не редки случаи, когда организации не могут подтвердить стаж на соответствующих видах работ, характеристику выполняемых работ, ссылаясь на отсутствие документов, что приводит к возникновению трудностей или отказу органов пенсионного обеспечения засчитать периоды работы, указанные в трудовой книжке, в специальный стаж на соответствующих видах работ или в назначении досрочных трудовых пенсий.

6. Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения, которые имеют отношение к назначению трудовой пенсии, в том числе к подтверждению льготного стажа.

Примечания, используемые в данном перечне, уточняют сроки хранения документов. Примечание «до минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.

Конкретные виды документов в перечне помечены отметкой «ЭПК», которая означает, что эти документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны храниться в организации, если организация по тем или иным причинам не является источником комплектования архивных учреждений, или передаваться в государственные, муниципальные архивы.

На хранение документы можно сдать как в государственный, так и в частный архив.

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением.