Применение первичных учетных документов: актуальная практика. Правовые последствия неправильного оформления первичных документов Штраф за неправильное оформление первичных документов

Публикации \ 20.02.2012

Первичные документы

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов

• Ответственность может возникнуть при:
• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ «Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

*Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков , устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.

Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.

Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.

Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.

Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.

Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.

Отсутствие первичного документа

При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.

Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.

Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.

Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.

Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.

Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.

Оформление первичного документа в электронном виде

Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.

Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.

Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае - только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.

Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.

Факсимильная подпись первичных документов

Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.

Порядок подписания счетов-фактур

Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.

Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.

Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.

Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).

Первичные документы и признаки их фальсификации

Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.

Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:

При наличии орфографических и арифметических ошибок;

При очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);

При дописывании текста документа;

При различии цвета и качества листов одного документа;

При наличии записей, написанных карандашом.

Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.

Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

Исправление ошибок в первичных документах

По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.

При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.

Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.

В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Другие распространенные ошибки в первичном документе

Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.

Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:

• отсутствие даты составления документа;
• некорректное указание наименования организации;
• отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
• применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
• подписание документа неуполномоченным лицом и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.

Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.

Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.

Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов

Яковлева Александра, бухгалтер Acsour

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;

неуплате или неполной уплате налога (сбора);

неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;

невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1. Штрафные санкции.

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы - не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ « Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с и Минэкономики России.

Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

• грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
• неуплате или неполной уплате налога (сбора);
• неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
• невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ « Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и вложений налогоплательщика».

Таблица 1 . Штрафные санкции.

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, Перечнем типовых управленческих архивных документов.