Общие правила составления и оформления документов. Общие требования к составлению и оформлению документов

Построение временных диаграмм и

ОТЧЁТ

Условные обозначения и сокращения

АВТ - автономный (или автоматический) режим работы субблока, когда требуемые действия выполняются без непосредственного участия экспериментатора;

ВКЛ -положение «включено» для коммутационных элементов, например, тумблеров и электрических переключателей с фиксацией положения;

ВЫКЛ -положение «выключено» » для коммутационных элементов, например, тумблеров и электрических переключателей с фиксацией положения;

ДСНФ -дизъюнктивная совершенная нормальная форма (булевых функций);

DC -полный декодер или полные декодеры двоичного безызбыточного кода;

DC -3(-k) -полный декодер третьего (k-го) порядка – декодер с тремя (соответственно, с k) адресными входами и восемью (соответственно, 2 k) выходами;

ИМС -интегральная микросхема;

ИМС ТТЛ –интегральные микросхемы транзисторно-транзисторной логики;

КСНФ - конъюнктивная совершенная нормальная форма (булевых функций);

ммDC -3 -маскирующая матрица полного декодера третьего порядка;

MS - мультиплексор-селектор или мультиплексоры-селекторы;

MS -4(-k) -мультиплексор-селектор четвёртого (соответственно, k-го) порядка;

мм MS-4 -маскирующая матрица мультиплексора-селектора четвёртого порядка;

НЕПР -режим непрерывной подачи сигналов, например с генератора тактовых импульсов;

ОДИН - режим одиночного (однократного) запуска субблока либо схемы;

ПЛУ -последовательное логическое устройство;

РУЧН -режим «ручного» управления, управление экспериментатором;

УГО -условное графическое обозначение, например ИМС;

УСТ.0 - установка в состояние «ноль», в начале состояние либо состояние, принимаемое за исходное. Эквивалентно по действию сигналу «сброс».


ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Министерство общего и профессионального образования РФ

Томский политехнический университет

Факультет АВТ

Кафедра АиКС

По лабораторной работе №________»_______________________

(наименование

__________________________» по курсу «Цифровая схемотехника»

Выполнили студенты группы____________

____________________

Томск 19____


ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Временные диаграммы представляют собой способ иллюстрации функционирования (работы) устройств во времени. Их, в то же самое время, можно рассматривать как способ анализа (процесса) функционирования устройства.

Временные диаграммы строятся (вычерчиваются) в процессе анализа работы устройства по его функциональной или принципиальной схеме. Поэтому диаграммы должны быть «привязаны» названным схемам. То есть нести «информацию» о функциональных элементах (модулях), о назначении и значении сигналов, о выполняемых элементами функциях, о последовательности взаимодействия элементов и т.д. Поскольку дискретные (цифровые) устройства функционируют в дискретном («машинном») времени , то диаграммы вычерчивают, начиная с некоторого момента времени. Затем анализ проводится для каждого последующего момента (и интервала) времени последовательно в течение некоторого периода времени , называемого «интервалом наблюдения».



Значения сигналов и состояния элементов отображают на диаграммах условно, по оси ординат, в виде двух уровней, один из которых соответствует уровню лог.0, а другой уровню лог.1. Если сигал имеет несколько значений по уровню или элемент может оказаться в нескольких состояниях, то на диаграммах это отображают соответствующим числом уровней. При этом уровни показывают без учёта масштаба по оси ординат, но с соблюдением фиксированных соотношений между уровнями. Часто уровень лог.0 показывают совпадающим с осью абсцисс , а за уровень лог.1 принимают некоторый фиксированный интервал, руководствуясь требованиями «компактности» и ясности «чтения» диаграмм.

По оси абсцисс (оси времени) отображаются длительности значений сигналов и изменения этих значений. Для этого некоторый фиксированный интервал времени принимают за единицу дискретного времени . И, впоследствии, все длительности оценивают количеством этих «единиц» времени. Таким образом, временные диаграммы вычерчивают с соблюдением масштаба по оси времени. Этот масштаб выбирается произвольно, но так чтобы можно было показать все количественные соотношения между длительностями сигналов и длительностями процессов изменения (переходов) значений сигналов. Если длительность сигнала существенно больше длительностей его переходов, то такие переходы (изменения) показывают «скачком». В этом случае длительностью переходного процесса пренебрегают, то есть принимают равной нулю. (См. диаграммы рис.1в к лаб. Работе №7). Если же названные длительности соизмеримы, то переходы показывают наклонными прямыми линиями. При этом углом наклона отображаются длительность переходного процесса. (См. рис.1в к лабораторной работе №1).

Как правило, временные диаграммы строят с соблюдением единого масштаба во времени.

«Принадлежность» временных диаграмм к конкретной схеме устройства, по которой ведётся анализ его работы, отображается метками у начала координат. А сами диаграммы сопровождают подрисуночными надписями. Метки и подрисуночные надписи – необходимые атрибуты временных диаграмм. Метки ставят на оси абсцисс слева от оси ординат. Метки образуются позиционным обозначением «элемента» на схеме, меткой основной функции, реализуемой элементом или модулем, (например, двоичного счётчика импульсов «СТ2») либо наименованием сигнала или группы сигналов, а также метками входов/выходов, используемыми на УГО микросхем. Метки могут быть групповыми и индивидуальными. Групповая метка используется для обозначения диаграмм нескольких функционально равнозначных сигналов, например, выходных сигналов двоичного счётчика импульсов. Индивидуальной меткой помечают диаграмму одного сигнала.

Поскольку устройство представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов и модулей, то на диаграммах достаточно отобразить только выходные сигналы этих элементов и модулей. Кроме того, необходимо показать входные, независимые сигналы, поступающие на устройство извне.

Запомните! Не меняющиеся во времени сигналы на диаграммах не отображают. Достаточно привести (указать) значения этих сигналов в подрисуночной надписи к диаграммам.

Взаимодействия элементов отображаются на диаграммах линиями со стрелками. Стрелки ставятся в направлении «сигнала-следствия», а линии передачи воздействий начинают от «сигнала-причины». Характерные моменты времени, в которые осуществляются воздействия, помечают метками вида t i , где индексом I обозначают порядковый номер момента.

При построении временных диаграмм последовательностных логических устройств дополнительно указывают характерные интервалы времени. К таким интервалам относят: длительности тактов (∆t), длительность цикла работы (Т Ц), длительности импульсов и длительности пауз между импульсами, длительности активных воздействий и т.д. Указывают также порядковый номер такта или цикла работы логического модуля (функционального узла).

На рис. П1, в качестве примера, приведена функциональная схема некоторого устройства, состоящего из генератора прямоугольных импульсов (D1), двоичного 3-разрядного счётчика импульсов (D2) и логических элементов D3 и D4, формирующих выходные сигналы Х и Y, соответственно. На устройство извне поступает сигнал по входу сброса (R) счётчика. Требуется выполнить анализ работы этого устройства и построить временные диаграммы.

Запомните! Построить диаграммы можно только в том случае, если Вы умеете «читать» схему и знаете смысл всех условных графических обозначений, приведённых на схеме. Так как с помощью этих обозначений «зашифрованы»и логические зависимости выходных сигналов от входных, и «алгоритм» работы каждого функционального элемента.

Так из схемы рис. П1 следует, что генератор D1 работает в автоколебательном режиме. То

есть при включении питания на выходе генератора возникнут импульсы прямоугольной формы, следующие с фиксированной частотой.

Рис.П1. Функциональная схема

Далее, из УГО счётчика импульсов D2 видно, что его счётный вход прямой динамический , а сам счётчик может работать только в режиме суммирования (прямого счёта). Кроме того, он устанавливается в нулевое состояние сигналом лог.1 по входу R (сигнал «Сброс»). Как известно, сигнал сброса обладает наивысшим приоритетом, поэтому при наличии лог.1 на входе R счётчик окажется в состоянии «запрета на счёт» . То есть счётчик не будет реагировать на импульсы по входу «+1», при этом на его выходах «1», «2», «4» постоянно будут сохраняться сигналы лог.0. Это – нулевое состояние счётчика.

Если же сигнал «Сброс» примет значение логического нуля, то счётчик перейдет в режим счёта. Тогда по фронту (переход 0→1) импульсов на входе «+1» состояние счётчика будет меняться, начиная с 000 до 111, а затем периодически повторяться. Из схемы также следует, что выходные сигналы Х и Y формируются, соответственно, логическим элементом «сумма по mod2» (D3) и элементом 3И-НЕ (D4). Зная правила суммирования по модулю два, логического умножения и инверсии, нетрудно определить значения выходных сигналов указанных элементов и, тем самым, значения X и Y.

Приступая к построению диаграмм , прежде следует определить начальные условия. Допустим, что напряжение питания уже включено и сигнал «Сброс» равен лог.1. Тогда генератор D1 работает и на его выходе формируется последовательность импульсов с периодом следования ∆t скважностью, равной двум (см. рис. П2). Счётчик D2 будет в состоянии «запрета». При этом на его выходах с метками «1», «2» и «4» будут сигналы лог.0.

Предположим, что сигнал «Сброс» в момент времени t 0 изменяется с 1 на 0. С этого момента счётчику будет дано разрешение на счёт, однако его состояние (000) не изменится, так как сигнал на входе +1 равен лог.1 и не меняется. По фронту следующего импульса счётчик перейдет в состояние 001 (см. первый такт работы). Дальнейшая смена состояний будет происходить в моменты появления перехода 0→1 тактовых импульсов до тех пор, пока на выходах счётчика не появится комбинация 111. Это произойдет на 7-м такте. Затем состояния будут повторяться до момента, когда сигнал на входе R счётчика примет значение лог.1 (момент t 5). С этого момента счётчик устанавливается в состояние 000, и выходные сигналы X и Y примут установившееся значение.

Рис.П2. Временные диаграммы к схеме рис. П1

Из анализа диаграмм следует, что сигнал лог.0 на выходе Y появляется в 7-м такте с длительностью ∆t и периодом 8∆t. Кроме того, в момент t 1 на выходе Х возможно появление кратковременного «ложного» импульса лог.0, так как сигналы на выходах «1» и «4» изменяют свои значения на инверсные. Если счётчик асинхронный, то вначале изменяет значение сигнал на выходе «1», а затем сигнал на выходе «4». Тогда обязательно появится ложный импульс. В случае синхронного счётчика такой ложный импульс может и не появится.

Причина же появления этого ложного импульса заключается в логике работы 2-входового элемента « сумма по mod 2»: сигнал лог.0 на выходе появляется, если либо входных сигнала принимают одинаковые значения. Кроме того, из диаграмм следует, что сигнал лог.1 на входе R «Сброс» (момент t 5 и до момента t 0) принудительно устанавливает счётчик в состояние 000, так как «отрицательный» импульс на выходе элемента D4 (сигнал Y) укорачивается (Интервал времени между моментами t 2 и t 3 больше интервала между моментами t 4 и t 5).

Дополнительно, на основе диаграмм, можно сделать выводы об использовании (применении) анализируемой схемы:

1. Импульс на выходе Y возникает каждый раз, когда счётчик оказывается в состоянии 111, то есть на 7-м такте работы. И частота следования этих импульсов в 8 раз меньше частоты генератора.

2. Из диаграмм сигналов на выходах «1», «2», «4» следует, что счётчик, как функциональный узел, можно использовать для деления частоты импульсов на 2,4 и 8. Причём скважности выходных последовательностей импульсов равны двум.

3. Последовательность импульсов на выходе элемента D3 содержит «удлинённые» импульсы с длительностью 2∆t и паузы такой же длительности. Остальные же импульсы и паузы имеют одинаковую длительность ∆t. Частота следования удлинённых импульсов в 8 раз меньше частоты генератора D1.

Диаграммы рис. П2 построены в предположении, что счётчик является асинхронным. Это отображено линиями передачи воздействий в начале второго такта: фронт импульса по входу +1 счётчика (выход генератора D1) вызывает переход 1→0 сигнала на выходе «1», а этот переход, в свою очередь, вызывает переход 0→1 сигнала на входе «2». Далее (см. начало 4 такта), переход 1→0 сигнала на выходе «2» вызывает переход 0→1 сигнала на выходе «4». Такая последовательность характерна для асинхронных счётчиков.

Можно «извлечь» и дополнительную информацию из приведённых диаграмм. В частности, предположив, что сигнал «Сброс» вначале имел значение лог.0, например, вход R счётчика постоянно подключен к шине лог.0, придем к выводу. В момент включения питающего напряжения счётчик может оказаться в любом из возможных состояний. Однако по мере поступления на его вход +1 импульсов, состояния счётчика будут периодически повторяться так, как это показано на диаграммах рис. П2. То есть в момент включения напряжения работа счётчика может начинаться с любого, указанного на рис. П2 такта.

Введение

Значение делопроизводства как одной из сфер управленче­ской деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типограф­ские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от по­лутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработа­на, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ря­да делопроизводственных операций.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, эко­номичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На рабо­ту с документами специалисты тратят 20...60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повыша­ются.

Правильное и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает су­щественное влияние на эффективность производства в целом.

Составление и оформление организационно-распорядительных документов

1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов

Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному испол­нению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей инфор­мации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бу­маги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведо­мости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).

2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верх­нее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркаль­ные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, напри­мер, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность располо­женных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Реквизитами документа являются: 1. Государственный герб РФ. 2. Эмблема организации или предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наимено­вание учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почто­вый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер теле­фона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполните­ля и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машин­ный носитель 30 Отметка о поступлении.

Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабиль­ный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типо­вым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их рас­положения.

5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их раз­мещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля доку­мента. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остает­ся неизменной.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и вклю­чающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной сто­роне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота ос­новной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изго­товленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьша­ется с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема организации может располагаться на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреж­дения, организации или предприятия».

Если документ напечатан на двух или более страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.

Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4

1.2. Оформление бланков документов

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроиз­водства.

В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового располо­жения реквизитов.

Бланк для писем с угловым расположением реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид:

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид:

Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достига­ет 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

Бланки документов массового применения, содержащих типо­вую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафа­ретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформ­ляется более 100 документов в год.

Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельст­вует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государст­венного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

Эмблема организации или предприятия - условное (символи­ческое) графическое изображение, отражающее направление дея­тельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации мо­жет быть использован товарный знак (знак обслуживания), принад­лежащий данной организации и зарегистрированный в установлен­ном порядке.

Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 , как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

  • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
  • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

  • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
  • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

  • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» , однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

  • государственный язык РФ или
  • государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

  • вступительное обращение:
    • Уважаемый господин Председатель!
    • Уважаемый господин Губернатор!
    • Уважаемый господин Прохоров!
    • Уважаемая госпожа Захарова!
    • Уважаемый Николай Петрович!
    • Уважаемая Ольга Николаевна!
    • Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

  • заключительная этикетная фраза:
    • С уважением, …

Свернуть Показать

Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Свернуть Показать

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

  • отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
  • гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).

Пример 12

Свернуть Показать

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Пример 14

Свернуть Показать

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Свернуть Показать

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Свернуть Показать

Формы рецептурных бланков. Требования к их оформлению. Обязательные реквизиты и дополнительные. Срок действия рецепта.

1 июля 2013 года в связи с изданием Приказа Минздрава России от 01.08.2012 N 54н, вводятся в действие Правила оформления формы N 107/у-НП "Специальный рецептурный бланк на наркотическое средство или психотропное вещество".

Правила оформления формы N 107/у-НП "Специальный рецептурный бланк на наркотическое средство и психотропное вещество"

1. На рецептурном бланке по форме N 107/у-НП "Специальный рецептурный бланк на наркотическое средство или психотропное вещество" (далее - рецептурный бланк) выписываются наркотические средства или психотропные вещества, внесенные в Список II Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 1998 г. N681, зарегистрированные в установленном порядке в Российской Федерации в качестве лекарственных препаратов для медицинского применения (далее - наркотический (психотропный) лекарственный препарат).

2. Рецептурный бланк заполняется врачом, назначившим наркотический (психотропный) лекарственный препарат, либо фельдшером (акушеркой), на которого в порядке, установленном приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23 марта 2012 г. N 252н "Об утверждении Порядка возложения на фельдшера, акушерку руководителем медицинской организации при организации оказания первичной медико-санитарной помощи и скорой медицинской помощи отдельных функций лечащего врача по непосредственному оказанию медицинской помощи пациенту в период наблюдения за ним и его лечения, в том числе по назначению и применению лекарственных препаратов, включая наркотические лекарственные препараты и психотропные лекарственные препараты" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 апреля 2012 г. N 23971), возложены отдельные функции лечащего врача по назначению и применению лекарственных препаратов, включая наркотические (психотропные) лекарственные препараты.

3. Рецептурный бланк заполняется разборчиво, четко, чернилами или шариковой ручкой. Исправления при заполнении рецептурного бланка не допускаются.

4. На рецептурном бланке проставляется штамп медицинской организации (с указанием полного наименования медицинской организации, ее адреса и телефона) и дата выписки рецепта на наркотический (психотропный) лекарственный препарат.

5. В строках "Ф.И.О. пациента" и "Возраст" указываются полностью фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) пациента, его возраст (количество полных лет).

6. В строке "Серия и номер полиса обязательного медицинского страхования" указывается номер полиса обязательного медицинского страхования пациента.

7. В строке "Номер медицинской карты амбулаторного больного (истории развития ребенка)" указывается номер медицинской карты амбулаторного больного (истории развития ребенка).

8. В строке "Ф.И.О. врача (фельдшера, акушерки)" указывается полностью фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) врача (фельдшера, акушерки), выписавшего рецепт на наркотический (психотропный) лекарственный препарат.

9. В строке "Rp:" на латинском языке указывается наименование наркотического (психотропного) лекарственного препарата (международное непатентованное или химическое, либо в случае их отсутствия - торговое наименование), его дозировка, количество и способ приема.

10. На одном рецептурном бланке выписывается одно наименование наркотического (психотропного) лекарственного препарата.

Количество выписываемого на рецептурном бланке наркотического (психотропного) лекарственного препарата указывается прописью.

Способ приема наркотического (психотропного) лекарственного препарата указывается на русском языке или на русском и государственном языках республик, входящих в состав Российской Федерации.

При указании способа приема наркотического (психотропного) лекарственного препарата запрещается ограничиваться общими указаниями, такими как "Внутреннее", "Известно".

10. Рецепт на наркотический (психотропный) лекарственный препарат заверяется подписью и личной печатью врача либо подписью фельдшера (акушерки), подписью руководителя (заместителя руководителя или руководителя структурного подразделения) медицинской организации, выдавшей рецепт на наркотический (психотропный) лекарственный препарат (с указанием его фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии)), а также круглой печатью медицинской организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование медицинской организации.

11. В строке "Отметка аптечной организации об отпуске" ставится отметка аптечной организации об отпуске наркотического (психотропного) лекарственного препарата (с указанием наименования, количества отпущенного наркотического (психотропного) лекарственного препарата и даты его отпуска).

Отметка аптечной организации об отпуске наркотического (психотропного) лекарственного препарата заверяется подписью работника аптечной организации, отпустившего наркотический (психотропный) лекарственный препарат (с указанием его фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии)), а также круглой печатью аптечной организации, в оттиске которой должно быть идентифицировано полное наименование аптечной организации.

1. Форма N 148-1/у-88 "Рецептурный бланк" имеет серию и номер.

2. На рецептурном бланке в левом верхнем углу проставляется штамп медицинской организации с указанием ее наименования, адреса и телефона.

3. Рецептурный бланк заполняется врачом разборчиво, четко, чернилами или шариковой ручкой.

4. В графах "Ф.И.О. больного" и "Возраст" указываются полностью фамилия, имя, отчество больного, его возраст (количество полных лет).

5. В графе "Адрес или N медицинской карты амбулаторного больного" указывается адрес места жительства больного или номер медицинской карты амбулаторного больного (истории развития ребенка).

6. В графе "Ф.И.О. врача" указываются полностью фамилия, имя, отчество врача.



7. В графе "Rp" указывается:

9. Рецепт подписывается врачом и заверяется его личной печатью. Дополнительно рецепт заверяется печатью медицинской организации "Для рецептов".

10. На рецептурном бланке выписываются психотропные вещества Списка III Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 1998 г. N 681; иные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету; анаболические стероиды.

11. Допускается оформление рецептурных бланков с использованием компьютерных технологий, за исключением графы "Rp" (наименование лекарственного препарата, его дозировка, количество, способ и продолжительность применения).

12. На одном бланке разрешается выписывать только одно наименование лекарственного препарата.

Исправления в рецепте не допускаются.

13. Срок действия рецепта (10 дней, 1 месяц) указывается путем зачеркивания.

14. На оборотной стороне рецептурного бланка печатается таблица следующего содержания:

1. В левом верхнем углу формы N 107-1/у "Рецептурный бланк" проставляется штамп медицинской организации с указанием ее наименования, адреса и телефона.

На рецептурных бланках частнопрактикующих врачей в верхнем левом углу типографским способом или путем проставления штампа должен быть указан адрес врача, номер, дата и срок действия лицензии, наименование органа государственной власти, выдавшего документ, подтверждающий наличие лицензии.

2. Рецептурный бланк заполняется врачом разборчиво, четко, чернилами или шариковой ручкой.

3. В графах "Ф.И.О. больного" и "Возраст" указываются полностью фамилия, имя, отчество больного, его возраст (количество полных лет).

4. В графе "Ф.И.О. врача" указываются полностью фамилия, имя, отчество врача.

5. В графах "Rp" указывается:

На латинском языке наименование лекарственного препарата (международное непатентованное или химическое, либо торговое), зарегистрированного в Российской Федерации, его дозировка;

На русском или русском и национальном языках способ применения лекарственного препарата.

Разрешаются только принятые правилами сокращения обозначений; твердые и сыпучие фармацевтические субстанции выписываются в граммах (0,001; 0,5; 1,0), жидкие - в миллилитрах, граммах и каплях.

7. Рецепт подписывается врачом и заверяется его личной печатью.

8. На рецептурном бланке выписываются все лекарственные препараты, за исключением ЛС, подлежащих ПКУ.

9. Допускается оформление рецептов с использованием компьютерных технологий, за исключением графы "Rp" (наименование лекарственного препарата, его дозировка, количество, способ и продолжительность применения).

10. На одном рецептурном бланке выписывается не более 3-х лекарственных препаратов. Исправления в рецепте не допускаются.

11. Срок действия рецепта (2 месяца, 1 год) указывается путем зачеркивания.

12. На оборотной стороне рецептурного бланка печатается таблица следующего содержания:

Специальные рецепты на наркотическое средство и психотропное вещество действительны в течение 5 дней со дня выписки ; рецепты, выписанные на рецептурных бланках формы N 148-1/у-88, - в течение 10 дней .

Рецепты на лекарственные препараты (за исключением подлежащих предметно-количественному учету), выписанные на рецептурных бланках формы N 148-1/у-04 (л) и формы N 148-1/у-06 (л), для амбулаторного лечения граждан в рамках оказания государственной социальной помощи и граждан, имеющих право на получение лекарственных препаратов бесплатно и со скидкой, действительны в течение 1 месяца со дня выписки, а в случае выписки таких рецептов указанным категориям граждан, достигшим пенсионного возраста, срок действия рецепта составляет 3 месяца со дня выписки. Для лечения затяжных и хронических заболеваний гражданам пенсионного возраста могут выписываться рецепты на лекарственные препараты на курс лечения до 3-х месяцев.

Рецепты на все остальные лекарственные препараты действительны в течение 2-х месяцев со дня выписки.

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.