Проформа и инвойс в чем отличие. Как работает получение такс-фри? Шопинг и услуги в Финляндии

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

• реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
• те же данные об организации – получателе,
• список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.

Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.

Счет-договор, инвойс и договор

Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:

• инвойс;
• счет-договор;
• договор.

Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.

Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.

Валютный договор без ошибок

Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.

К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.

Что должно быть в инвойсе

Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:

• дата и номер инвойса. Номер можно поставить любой или вообще не ставить, хватит и даты;
• информация о заказчике: название компании и страны, юридический и почтовые адреса, ФИО клиента, правовая форма компании клиента;
• предмет инвойса и количество — за что платят исполнителю, и количество услуг или товаров. Если компания, например, разрабатывает сайты и получает почасовую оплату, то можно указать количество часов;
• цена и общая сумма счета с указанием валюты;
• реквизиты и срок оплаты;
• сроки и способ передачи предмета счета;
• штамп или печать компании, если они есть. Если нет — не страшно, для ИП это необязательно;
• подпись того, кто выставляет инвойс.

Пример инвойса

Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.

В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.

Инвойс (Invoice) – счет, грузо-сопроводительный документ, который в международной коммерческой практике выписывается (оформляется) продавцом товара покупателю за определенную партию товара. Инвойс содержит наименование, адрес продавца и наименование, адрес покупателя; дату и номер заказа покупателя; описание проданного товара; сведения об упаковке; точные обозначения и номера, указанные на упаковке; цену товара; условия поставки и платежа. Инвойсовая стоимость указывается согласно условиям договора. Помимо своего основного назначения, инвойс может использоваться в качестве накладной, направляемой вместе с товаром, а также для удостоверения происхождения товара. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Инвойс (счет) - основной документ, подтверждающий стоимость декларируемого товара. Инвойс является базой для расчета таможенных сборов, платежей и НДС. В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового учета, и поэтому не может считаться полным аналогом инвойса. В связи с этим в России инвойс обычно применяется только при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс соответствует документу «счёт на оплату», применяемому в российской практике.

Инвойс должен содержать следующую информацию:
1. Номер и дату документа (инвойса).
2. Наименование и адреса Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя.
3. Номер и дату контракта, заказа.
4. Условия поставки по Инкотермс.
5. Условия оплаты.
6. Наименование груза, описание, код ТН ВЭД товара.
7. Количество товара, стоимость и общая стоимость товара.
8. Страна происхождения товара.

Проформа-инвойс (Proforma invoice) - счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, экспертизы, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Инвойс является основанием для перечисления денег. Если по контракту иностранный покупатель должен перечислить аванс, экспортер-продавец обычно выписывает проформу-инвойс, который содержит практически те же данные, что и коммерческий инвойс, отличие его в том, что некоторые данные в проформе-инвойсе - предварительные. Позднее выписывается коммерческий инвойс, который содержит уже точные фактические данные, полученные на основе сведений о произведенной отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ). Инвойс составляется обычно на языках обоих партнеров контракта или на английском языке. В инвойсе обязательно нужно указать наименование организации-экспортера и ее юридический адрес. Международная практика не требует, чтобы на инвойсе обязательно стояла печать, достаточно подписи руководителя.

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС .

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса . Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Бесплатная консультация по телефону.

Слово заимствовано как калька английского коммерческого термина invoice. Спектр значений близок к тем, что отражают русскоязычныхетермины счёт, фактура, счёт-фактура.

Первичное значение английского слова идет от envois отправка, отправление, отсылка от envoyer - посылать. Однокоренное слово envoy - посланник, представитель, уполномоченный. Глубинные истоки слова идут от латинского in - на, via - дорога, путь, через.

Инвойс или счет-фактура - документ со следующими характеристиками . Это платежный документ стандартной формы. Это требование уплатить указанную сумму. Его выдает продавец покупателю для расчетов по отдельным операциям. Он содержит перечень и описание (спецификацию) товаров с указанием их цены и формальных особенностей, таких как цвет, вес. Он включает условия поставки (дата, место) и сведения об отправителе-получателе (имя, адрес).

Особенность применения в российской практике. В российской практике документ, абсолютно аналогичный инвойсу, - отсутствует. Причина - счет фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля, и потому не может считаться аналогом инвойса. В связи с этим в России обычно инвойс применяется лишь при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс близок к документу "счет на оплату", который применяется в России.

Коммерческий инвойс - один из основных документов, используемых при таможенном контроле. Используется и при проведении расчетов по аккредитивам и при инкассации платежа за товары. В целом коммерческий инвойс идентичен обычному счету-фактуре, но используется преимущественно во внешнеторговых операциях и содержит некоторые условия, специфичные для внешней торговли.

Наиболее трудные для перевода словосочетания с понятием invoice.
Against invoice - после предъявления счета-фактуры
Consular invoice - спецификация товаров, покупаемых каким-либо государством, сделанная консулом этого государства, находящимся в стране-экспортере
Invoiced - выставил счет
Invoice date - дата выставления счета-фактуры. Как правило, дата поставки товаров. Даты платежей устанавливаются в соответствии с датой выставления счета.a