Рекомендации по условиям хранения и методам выявления "уксусного синдрома" оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на ТАЦ-основе в государственных архивах. Приборы и материалы. Оцифровка архивных документов

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.

7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.

7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.

7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.

7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.

На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:

Название государственного (муниципального) архива,

Название фонда (Фотофонд),

Номер описи,

Номер единицы хранения,

Крайние номера единиц учета.

Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.

7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:

чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы – температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.

7.3 Световой режим

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.

7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:

рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;

запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;

в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;

запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.

VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.

Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.

8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.

8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:

состояние упаковки;

техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);

наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

качество фотографического изображения (резкость, контрастность).

8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».

8.5 Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).

8.6 Для обеспечения физико-химической сохранности негативы и позитивы фотодокументов подвергаются реставрационной и профилактической обработке.

Реставрационная обработка осуществляется для устранения возникших в процессе хранения и использования дефектов, а консервационно-профилактическая – для стабилизации и замедления процессов старения документов.

Обработка может быть машинная и ручная. Машинная обработка в архивах области не проводится из-за отсутствия оборудования. Ручная обработка предусматривает общую очистку, обеспыливание, удаление восковых, жировых и иных загрязнений.

Не допускается обработка ФД водой.

Общая очистка заключается в удалении с документов грубых механических частиц с помощью струи сжатого воздуха (можно с использованием бытового пылесоса с узкой насадкой) и мягких беличьих или колонковых кисточек.

Обеспыливание и удаление жировых загрязнений (например, отпечатков пальцев) – это протирка фотодокумента не ворсистым материалом (замшей, бархатом), сухим или смоченным этиловым спиртом (ректификованным, техническим, высшей очистки).

Фотоотпечатки в фотоальбоме должны быть изолированы от соприкосновения с листом альбома и другими фотоотпечатками бумагой микалентной, папиросной или чертёжной прозрачной (калькой).

При обнаружении других, более серьёзных повреждений фотодокументов следует обратиться к специалистам по их реставрации и принять меры по сканированию повреждённого документа. Сохранение повреждённых фотодокументов сложный и дорогостоящий процесс, поэтому принимать на хранение следует только качественные фотоотпечатки.

IX. КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

9.1 Каталогизация фотодокументов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

9.2 Тематическая разработка фотодокументов в государственных и муниципальных архивах осуществляется в программе «Фотокаталог» в соответствии с прилагаемой к программе инструкцией. Программа должна быть установлена во всех архивных учреждениях области.

9.3 Карточки фотокаталога составляются на все фотодокументы. Принятые на хранение позитивы следует сканировать или переснять цифровым фотоаппаратом, чтобы они могли быть введены в БД «Фотокаталог».

В фотоальбомах следует сканировать или фотографировать, по возможности, все фотоотпечатки, так как в фотокаталоге должна быть информация и об альбоме в целом, и обо всех имеющихся в нём документах.

Фотодокументы, принятые от граждан, должны фондироваться в Фотофонд и включаться в фотокаталог на общих основаниях. Принятые ранее позитивы, фотоальбомы в фондах документов личного происхождения, следует сканировать (перефотографировать) и включить в фотокаталог.

При наличии в архиве негативов фотодокументов следует провести работу по их каталогизации в БД «Фотокаталог» независимо от наличия карточек на них в бумажном каталоге. Такая работа может быть проведена в Государственном архиве Тюменской области по заранее согласованному с ним плану. При этом архив будет иметь в фотокаталоге позитивное электронное изображение, которое при необходимости можно распечатать.

9.4 Индексирование информации и распределение её по разделам схемы классификации в БД «Фотокаталог» происходит автоматически при заполнении полей «Раздел» и «Подраздел», которые выбираются из выпадающего списка. Следует помнить, что все справочники, включая схему классификации, в программе могут дополняться.

Если при составлении описи применялись общие подзаголовки для группы снимков по одной теме (см. примеры в прил. 2в), при составлении тематических карточек общий подзаголовок (название основного события) должен присутствовать в аннотации каждой карточки.

Если фотодокумент отражает две или более темы, карточки фотокаталога следует дублировать в целях оптимального поиска информации.

9.5 Каталогизация ФД производится сразу после утверждения описи на них ЭПК.

Х. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ

10.1 Использование архивных документов – это предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.

Основные формы использования фотодокументов

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

10.2 Выявление фотодокументов для использования, в том числе сторонними пользователями, проводится по фотокаталогу.

10.3 Подлинники негативов и позитивов фотодокументов на правах оригинала пользователям не выдаются. Для выдачи пользователю изготавливаются копии ФД, что возможно при наличии фотокаталога с контрольными отпечатками на все фотодокументы.

При подготовке выставок по архивным документам изготавливаются фотокопии необходимого размера, подлинники фотодокументов не экспонируются.

10.4 Работа по использованию фотодокументов учитывается.

Источники:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19).
Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Минюста Республики Беларусь от 09.04.2007 № 27).
Основные положения отбора на государственное хранение кинофотодокументов. Методические рекомендации. М., 1978.
Методические рекомендации по комплектованию архивов кинофотофонодокументами. М., 1984.
Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов. Методические рекомендации. М., 2004.
ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования.
Методические указания по внедрению отраслевых стандартов на технические требования к правилам государственного хранения оригиналов и страховых копий кинофотофонодокументов и микрофильмов страхового фонда. М., 1984.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение № 1а

к пп. 3.7., 3.8.

АКТ

___________ № ___________

приема-передачи архивных

документов на хранение

(основание передачи)

______________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

Сдал,

(название организации-сдатчика)

а ______________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

Итого принято _____________________________________ ед. хр., _______

Ед.уч.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата
Фонду присвоен № ____________________________________

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение Формат А4

Приложение № 1б

к пп. 3.7., 3.8.

АКТ
___________ № ___________

приема фотодокументов на хранение
На хранение в ФОТОФОНД принимаются фотодокументы, созданные архивным отделом в ходе инициативного документирования:

Итого принято _____________________________________ ед. хр., _____________
___________________________ ед.уч.

Должность Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования Формат А4

Приложение № 2а к разделу 5

Блюмберг М.И.

2.4.1. Естественное старение

Фотографические материалы состоят из сложных органических веществ: целлюлозы, коллагена, альбумина и анилиновых красителей. Все они на основании второго закона термодинамики с течением времени распадаются до простейших составляющих: углерода, оксидов углерода, воды и т. д. Реакции разложения идут самопроизвольно, но скорость их зависит от условий хранения документов, так что естественное старение фотопленок и фотоотпечатков на бумаге можно существенно замедлить, создав в хранилище оптимальные условия. При хранении без доступа воздуха большой массы такого нестойкого материала, как пленки на нитроцеллюлозной основе, может происходить их самопроизвольное воспламенение за счет химического разложения нитроцеллюлозы с выделением тепла и газов: окислов азота, водорода и других соединений, смеси которых взрывоопасны. Поэтому помещения, в которых хранятся кинодокументы на нитроцеллюлозной основе, должны хорошо проветриваться, а сами документы храниться в негерметичной упаковке. Но и эти предосторожности могут оказаться недостаточными, так как старение нитроцеллюлозы неизбежно приводит к снижению ее температуры воспламенения. Если свежая пленка воспламеняется при 130 °С, то температура воспламенения старой может снизиться до +50 — +40 °С, и достаточно солнечного луча, направленного на коробку с пленкой, чтобы возник пожар. В процессе горения нитроцеллюлозной пленки выделяются цианистоводородные газообразные соединения, так что помимо разрушительного действия огня следует опасаться отравления людей в зоне пожара. Негативы на форматной пленке, хранящиеся в индивидуальных пакетах, не создают опасности пожара, если рядом нет источника тепла, но со временем они желтеют, становятся липкими и разрушаются. Неудобство при хранении документов на нитроцеллюлозной основе не ограничивается пожароопасностью. Те газы, которые выделяются при естественном старении нитроцеллюлозы, оказывают вредное воздействие на сохранность других фотодокументов, находящихся в этом помещении. Поэтому документы на нитроцеллюлознои основе рекомендуется хранить в отдельном помещении и постепенно перекопировать на триацетатную основу. Последняя также подвержена процессу естественного старения за счет потери пластификаторов и деструкции полимера, которая ускоряется при повышенной температуре и воздействии вредных газообразных веществ, находящихся в воздухе. В самой пленке могут содержаться химические вещества, ускоряющие процессы естественного старения ацетиллюлозы, например нитросоединения, входящие в состав вспомогательных слоев пленки при ее изготовлении. При соблюдении оптимального режима хранения связующий коллоид кинофотоматериалов достаточно стоек и его естественное старение проходит очень медленно. В зависимости от состава коллоида и условий хранения могут быть два типа повреждений: затвердевание и растрескивание коллодионных или гидролиз желатиновых слоев, если при хранении нарушен влажностный режим и материал подвергается воздействию агрессивных химических веществ. К изменению температуры связующий коллоид достаточно стоек. Очень важным свойством, обеспечивающим сохранность кинофотодокументов, является адгезия между основой и связующим коллоидом. Если нужно подвергнуть старые фотоснимки на стекле, пленке или бумаге мокрой реставрационной обработке, следует убедиться, что при увлажнении не произойдет полного отделения эмульсионного слоя от подложки. Вещество, образующее изображение на кинофотодокументе, подвержено естественному старению так же, как основа и связующий коллоид. Если изображение образовано металлическим серебром, то при правильном хранении оно довольно устойчиво, однако надо помнить, что частицы серебра имеют большую реакционную поверхность. Поэтому при сохранении в фотографическом слое комплексных серосодержащих соединений после технологической обработки, под воздействием агрессивных газов и повышенной влажности, может происходить окисление частиц металлического серебра до положительно заряженных ионов, что обуславливает коричневый и желтый цвет, присущий серебряным солям старых фотодокументов. Ионы серебра более подвижны, чем частицы металлического серебра, и могут перемещаться к поверхности желатинового слоя или к подложке. Затем при благоприятных условиях они могут вновь восстанавливаться до элементарных частиц металлического и коллоидного серебра. Этими процессами объясняется металлический блеск на поверхности старинных негативов и фотографий в зонах высокой плотности изображения и так называемые окислительно-восстановительные дефекты на негативах — мелкие оранжевые пятна, образованные коллоидным серебром. Эти дефекты трудноустранимы из-за изменения топографии металлического серебра в слое. Все эти изменения серебряного изображения могут происходить весьма медленно, столетиями, если соблюдаются оптимальные условия химико-фотографической обработки и хранения этих документов. Если изображение на кинофотодокументе образовано органическими красителями, то оно значительно менее стойко, нежели серебряное. Гидротинные цветные изображения подвержены световому старению так же как текстильные красители, но достаточно устойчивы к темновому выцветанию. Цветные изображения на многослойных фотографических материалах подвержены как световому, так и темновому выцветанию, которое можно замедлить только хранением этих документов при низких температурах (от +2 до -18 °С) и низких значениях относительной влажности (15%—30%). Современные цветофотографические материалы ведущих западных фирм могут храниться без выцветания красителя до 50 лет, отечественные — 15-20 лет.

2.4.2. Действие внешних факторов

Все фотографические материалы более чувствительны к температурно-влажностному режиму хранения, нежели другие документы, из-за чего относительная влажность воздуха в хранилище должна регулироваться особенно тщательно. Наличие влаги является мощным катализатором всех химических и биологических процессов, ведущих к порче и разрушению фотодокумента. Пожелтение фотографий, образование рыжих и бурых пятен на пленочных материалах, ржавчина на ферротипах, металлизированная вуаль и фиксажные пятна на фотоизображениях на любой подложке, разрастание грибов и бактериальные поражения на желатиновых слоях — это далеко не полное перечисление возможных дефектов фотодокументов. Недопустимы циклические изменения влажности в течение суток или в связи с изменением времени года. Температура хранения также имеет большое значение для сохранения кинофотодокументов: скорость химических реакций примерно удваивается, если температура повышается на 10 °С. Циклические изменения температуры не менее вредны для хранения кинофотодокументов, чем изменения влажности, и сильно снижают механическую прочность основы (пленки и бумаги) и ее адгезию с эмульсионным слоем.

Существует ряд нормативных документов на температурно-влажностный режим хранения кинофотодокументов. В таблице 5 мы приводим извлечения из Американского национального стандарта. Учитывая реальность хранения кинофотодокументов в условиях нерегулируемого климата совместно с другими документами, рекомендуется регулировать относительную влажность в пределах 50%-55%, а температуру 15-20 °С.

Перекиси, озон, диоксид серы, окислы азота и другие вещества губительно действуют на изображение кинофотодокументов. Положение осложняется еще и тем, что некоторые вещества не только содержатся в атмосфере больших промышленных городов, но и входят в остаточные соединения, образующиеся в технологическом процессе химико-фотографической обработки фотоматериала. Последняя должна быть проведена строго в соответствии с нормативными документами на обработку кинофотоматериалов, предназначенных для архивного хранения.

Очень часто в архивах встречаются негативы и фотографии, обработанные неправильно: неудачно выбрана рецептура проявляющих и фиксирующих растворов, употреблены недостаточно чистые химикаты, использована жесткая вода, осуществлена неполная промывка. Эти документы, как правило, из личных архивов, экспедиций и т. д. Их необходимо срочно переводить на другой носитель, соблюдая все правила фотокопирования, так как с каждым годом информация документа будет уменьшаться за счет ухудшения качества изображения. Замечено, что многие алкидные краски во время высыхания выделяют перекиси, губительно сказывающиеся на фотоизображении, поэтому фотографии и кинопленки по крайней мере полтора месяца нельзя вносить в помещение после ремонта, окраски стен. Нельзя непосредственно в хранилищах устанавливать электрокопировальные устройства, выделяющие реактивную форму кислорода. Потенциальными источниками агрессивных химических соединений могут быть неправильно выбранные упаковочные материалы, соприкасающиеся с фотодокументами. Упаковка фотографий, прокладки в альбомах, обертки кинодокументов — все эти материалы должны выбираться в соответствии с существующими нормами. Все упаковочные материалы должны содержать 85-87% альфа-целлюлозы, водородный показатель 6,5-7,5 и не содержать частиц металлов, вредных проклеивающих веществ и значительно одревесненных волокон. Ценные негативы и фотоснимки могут храниться и экспонироваться в кассетах из полиэтилентерифталата (не рекомендуется использование поливинилхлорида из-за его химической нестабильности), а кассеты — в бумажном конверте, на котором записана вся необходимая информация. Для того, чтобы защитить от повреждений часто используемые ценные фотодокументы, можно применить капсюлирование между двух листов полиэфира, выступающего за пределы документа на 2,5 см. Этот метод хорош тем, что к документу непосредственно не присоединен ни один материал. Можно изготовить папку из безкислотного картона с окошком из лавсановой или любой стабильной пленки. Папка обеспечивает механическую прочность, ее пористая основа не дает скапливаться влаге, прозрачная пленка не мешает осмотру. Никогда не следует делать никаких надписей на фотографиях чернилами или пастой. Если не обойтись без надписи, то ее можно нанести мягким карандашом без нажима на обороте. Правильно по ГОСТу обработанные черно-белые кинофотоматериалы достаточно устойчивы к свету, однако длительное экспонирование на свету все же нежелательно. (Фотографии ни в косы случае нельзя экспонировать, используя прямой солнечный свет. Рассеянный естественный дневной свет должен быть экранирован оконным и витринным стеклом. Интенсивность как естественного, так и искусственного освещения не должна превышать 50 лк.) Цветные кинофогоматериалы ни в коем случае нельзя подвергать длительному воздействию лучистой энергии, в особенности естественного дневного и солнечного света.

Обобщая все сказанное, можно сделать вывод о том, что долговечность фотодокумента зависит от температуры и влажности в хранилище, химического состава воздуха и выбора упаковочного материала, поскольку документы находятся с ними в непосредственном контакте. Воздух в хранилищах не должен содержать пылевых частиц, так как последние повреждают эмульсионный желатиновый слой фотодокументов. Каждый из рассмотренных нами факторов может привести к порче документа, но особенно разрушительны комбинации двух и более факторов как, например, нарушение одновременно температурно-влажностного режима или совместное влияние избыточной влажности и химического или светового воздействия.

ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО РАБОТЕ государственных и муниципальных АРХИВОВ С ФОТОДОКУМЕНТАМИ

(одобрены ЭПК управления по делам архивов

Тюменской области, протокол от 31.10.2011 № 10а)

Тюмень, 2011

I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие методические рекомендации разработаны для государственных и муниципальных архивов Тюменской области на основе действующих в архивной отрасли нормативно-методических документов и с учётом практики данной работы в архивных учреждениях.

1.2. Методические рекомендации устанавливают единые требования по организации комплектования, хранения, учёта, экспертизы ценности и использования фотодокументов и обязательны для применения в работе всеми государственными и муниципальными архивами (архивными отделами органов местного самоуправления). Методические рекомендации могут применяться в деятельности ведомственных архивов.

1.3. С выходом данных рекомендаций утрачивают силу Методические рекомендации архивного отдела Тюменского облисполкома по работе с фотодокументами в государственных архивах 1989 года и Методические рекомендации управления по делам архивов Тюменской области по комплектованию электронными фотодокументами 2004 года.

II. КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

2.1 Определение фотодокумента

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет фотодокумент как изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980) содержат более пространное определение: фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

Наиболее корректным представляется определение в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь 2007 года: фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений.

2.2.Оригиналы и копии фотодокументов

2.2.1. Оригиналом фотодокумента является документ, полученный на светочувствительной плёнке или других носителях информации в результате авторской съёмки.

Оригиналы фотодокументов, имеющихся на хранении в архивах Тюменской области:

фотонегатив - оригинал фотодокумента, в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съёмки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;

диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной плёнке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации путём просматривания на просвет или проецирования на экран;

фотоальбом - оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки;

фотодокумент в цифровом формате (электронный фотодокумент) - оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъёмки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники.

Оригиналы фотодокументов, которых на хранении в архивах Тюменской области нет (особенности порядка работы с ними данными рекомендациями не устанавливаются):

голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном плёночном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объёмное изображение;

стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном плёночном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объёмное изображение.

2.2.2. Копиями фотодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов.

Копии фотодокументов:

фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на позитивную фотоплёнку;

фотоотпечаток (бумажный позитив) - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу;

фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на негативную фотоплёнку;

дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива на негативную фотоплёнку;

копия фотодокумента в цифровом формате - копия, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента путём копирования в компьютере.

2.3. Классификация фотодокументов по внешним признакам

2.3.1. По внешним признакам фотодокументы классифицируются и систематизируются в архиве:

по носителям информации - составляются отдельные описи на фотонегативы, фотоотпечатки (позитивы), фотодокументы в цифровом формате и т.д.;

по цветности - составляются отдельные описи на чёрно-белые и цветные фотодокументы;

по размерам - различают 8 основных размеров, обозначаемых цифрами от 0 до 7 (от 2,5см х 3,5см до 30 см х 40 см), но в архивных учреждениях Тюменской области при составлении описей размер фотодокумента не учитывается.

2.3.2. По жанровым особенностям фотодокументы классифицируются на хроникальные, портреты (индивидуальные и групповые), пейзажи (сельские, городские, индустриальные и др.).

2.4. Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов

Фотодокументы учитываются по фондам, единицам учёта и единицам хранения.

2.4.1 В архивных учреждениях Тюменской области применяется нефондовая организация фотодокументов - все фотодокументы, как правило, включаются в состав единого Фотофонда.

Внутри Фотофонда составляются отдельные описи на каждый вид фотодокумента - негативы чёрно-белые; негативы цветные; позитивы чёрно-белые; позитивы цветные; слайды; фотоальбомы; фотодокументы в цифровом формате.

2.4.2. Единица учёта фотодокумента - отдельный кадр или несколько кадров панорамной съёмки, фотоальбом.

2.4.3. Единица хранения фотодокумента - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, физически обособленный носитель с цифровой записью фотодокументов (в настоящее время - компакт-диск).

III. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ФОТОДОКУМЕНТАМИ

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (далее - АФ РФ).

3.1. Законодательной основой для комплектования государственного и муниципального архива фотодокументами является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесённые к составу АФ РФ, подлежат временному хранению в организации или у лица - источников комплектования не более пяти лет со времени создания (ФЗ № 125, ст.22, пункт 4ж).

В соответствии со ст.7 ФЗ № 125 включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и государственным или муниципальным архивом (форму договора см. в Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах, Тюмень, 2007).

Документы могут быть переданы в архив как на платной, так и на безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель, предоставленный архивом.

3.2. Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

3.3. На основании ФЗ № 125 источниками комплектования архивов фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные (бюджетные, казённые) и муниципальные учреждения, предприятия, организации (далее - организации), в деятельности которых постоянно или периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские центры, редакции газет, журналов.

ФД могут создаваться эпизодически в органах представительной и исполнительной власти при проведении юбилейных торжеств, конкурсов, приёме иностранных делегаций, представителей областных и федеральных органов власти, вручении наград и других мероприятий областного, городского, районного масштаба. Фотодокументы часто создаются в деятельности учреждений культуры (Дома культуры, центры культуры и досуга, центры национальных культур, театры), физкультуры и спорта, социальной защиты населения, учебных заведениях, общественных организации (профорганизации, советы ветеранов).

Отдельные промышленные, строительные, сельскохозяйственные предприятия могут осуществлять фотосъемку собственных производственных процессов, пуск новых объектов, агрегатов, выпуск новой продукции, приём делегаций и т.п.

Возможными источниками комплектования фотодокументами могут быть негосударственные организации и частные лица. В архивах Тюменской области отдельные списки источников комплектования фотодокументами, как правило, не ведутся. Отметка о наличии в организации фотодокументов (ФД) проставляется в графе 6 Списка источников комплектования архива управленческими документами.

Фотодокументы могут создаваться государственными и муниципальными архивами в порядке инициативного документирования, при этом съёмки событий могут планироваться заранее на основе изучения планов работы органов власти, учреждений и организаций.

3.4. Приём фотодокументов осуществляется всеми архивами ежегодно в соответствии с годовым планом.

3.5. Приёму в архив подлежат подлинники фотодокументов: негативы, фотоальбомы (сформированные организацией или физическим лицом), фотодокументы в цифровом формате.

Позитивы принимаются на хранение только в порядке исключения при отсутствии негатива на особо ценные и редкие ФД.

3.6. Фотодокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация, для фотодокументов это аннотация. К фотодокументу могут прилагаться вырезки из газеты со статьёй о лице или событии, отражённом в фотодокументе. Вырезки помещаются во внешний конверт.

Как правило, полная аннотация составляется уже в государственном (муниципальном) архиве в ходе описания фотодокументов, поэтому, чем меньше прошло времени с момента создания ФД, тем легче провести его научное описание. С этой точки зрения наиболее рациональным является приём в архивы ФД сразу же после их создания.

3.7. Прием архивных документов осуществляется только по утвержденным ЭПК описям и оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования или у физического лица-сдатчика.

3.8. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности, вносятся в опись в установленном порядке. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи:

В государственном архиве - по форме приложения №1а, при этом приём-передача осуществляется от отдела, создавшего ФД, отделу учёта;

В муниципальном архиве - по форме приложения №1б.

IV. Экспертиза ценности фотодокументов

4.1 Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). Экспертиза ценности фотодокументов проводится специалистами архива непосредственно в организации или в архиве путём просмотра ФД.

4.2 Экспертиза ценности фотодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев.

К общим критериям относятся:

Критерии происхождения: время и место создания документа; значение организации или лица, создавших документ; авторство; оригинальность (подлинность) документа;

Критерии содержания: значение объекта, события, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна (уникальность) содержащихся в документе сведений;

Критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности.

К специфическим критериям относятся:

Художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность; выразительность и оригинальность фотодокумента;

Своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.

4.3 При экспертизе ценности ФД решаются вопросы повторяемости информации: дублетности и вариантности документов.

Дублетные ФД - документы, размноженные в нескольких экземплярах, несколько кадров с одинаковым изображением.

Варианты ФД - два или более документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

При отборе на хранение дублетных, поглощённых и вариантных документов учитывается:

Значение информации, повторяющейся в документах;

Степень полноты повторяемости информации;

Периодичность создания ФД;

Техническое состояние ФД.

Из дублетных ФД отбираются документы, имеющие более высокое качество изображения, носителя, имеющие текстовую сопроводительную документацию. Из вариантных ФД отбираются документы с наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием. Учитывается возможность наиболее точного установления даты, места съёмки.

4.4 Отбор фотодокументов на хранение и инициативное документирование ФД должны обеспечить полноценное комплектование архива изобразительными документами, объективно отражающими состояние экономики, общественной, политической, культурной жизни территории на каждом историческом этапе.

При проведении экспертизы ценности снимков ежегодно повторяющихся событий (дни района, села, празднование государственных праздников, спартакиады, смотры художественной самодеятельности, посевные и уборочные кампании и т.п.) следует учитывать, что несмотря на кажущееся их однообразие, ежегодные снимки отличаются деталями (облик людей, оформление улиц и праздничных колонн, содержание транспарантов, марки используемой техники и т.д.) и могут проиллюстрировать развитие события, процесса во времени. Отбирать на постоянное хранение из таких снимков следует те, которые отражают особенности данного времени.

Для истории архитектуры целесообразно периодически принимать на хранение снимки всех памятников, типовых и уникальных зданий, жилых домов, отличающихся оформлением, панорамные снимки жилых и промышленных районов.

Индивидуальные и групповые портреты - наиболее массовый вид фотодокументов. В архиве должны быть портреты жителей региона, сыгравших значительную роль в его истории, портреты типичных представителей различных слоёв населения, групповые портреты участников массовых событий.

V. Описание фотодокументов

5.1 Описание фотодокументов (создание вторичной информации о содержании фотодокумента для архивных справочников) проводится на уровне:

вида документа;

единицы учёта;

единицы хранения.

5.2 Отобранные в результате экспертизы ценности фотодокументы включаются в описи установленной формы (приложения № 2). Опись фотодокументов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Составляются отдельные описи на виды фотодокументов:

чёрно-белые негативы (приложение № 2а);

цветные негативы (приложение № 2а);

чёрно-белые позитивы (приложение № 2а);

цветные позитивы (приложение № 2а);

диафильмы, слайды (приложение № 2а);

фотоальбомы (приложение № 2б);

электронные ФД (приложение № 2в).

Описи фотодокументов в архивных учреждениях Тюменской области составляются, как правило, в государственном (муниципальном) архиве и подписываются специалистом архива, проводившим описание ФД.

5.3 Титульный лист к описи (приложение № 3) составляется при первичном описании конкретного вида ФД. На титульном листе указываются: название архивного учреждения, название фонда (ФОТОФОНД ), номер и название описи (Опись № 1 негативов (позитивов, электронных и т.д.) фотодокументов ) хронологические рамки внесенных в опись ФД (за … годы ).

5.4 Графы описи ФД составляется следующим образом:

5.4.1 В графе «Номер ед.хр.» указывается порядковый номер единицы хранения ФД - отдельного негатива, позитива, нескольких кадров панорамной съёмки, диафильма, фотоальбома, компакт-диска с электронными ФД.

5.4.2 В графе «Номер ед.уч.» - только в описи электронных фотодокументов указывается порядковый номер каждого снимка, размещённого на дисковом носителе.

5.4.3 В графе «Производственный номер» указывается номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве (если он имеется); в описи электронных ФД в данной графе указывается имя файла, состоящее из номера единицы учёта и номера единицы хранения без каких-либо знаков между цифрами.

5.4.4. В графе «Заголовок (аннотация)» указывается аннотация отдельного снимка, нескольких кадров панорамной съёмки, заголовок (авторское название) фотоальбома.

При составлении аннотации к фотодокументам, опубликованным в средствах массовой информации, используется текст статьи, заметки и т.п. Аннотация излагается современным языком, независимо от времени происхождения фотодокумента, по возможности, с использованием отглагольных существительных вместо глаголов (не возлагает, а возложение, не выступает, а выступление, не соревнуется, а во время соревнований и т.д.).

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице (лицах), изображённых на снимке. Изображённые на снимке лица перечисляются в порядке их размещения в последовательности слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из группы или при наличии сведений только о нескольких лицах обозначается их расположение на документе: «второй слева…», «в центре группы…», «третий во втором ряду…».

Депутаты Тюменской областной Думы на субботнике. На переднем плане - В.А. Рейн , заместитель председателя Тюменской областной Думы

Строительство набережной р. Туры. На заднем плане металлический мост по ул. Челюскинцев

Аннотация к портрету начинается с инициалов и фамилии лица, затем указывается должность (включая название организации), звание и другие сведения о лице.

И.И.Иванов, глава администрации Бердюжского района (портрет)

П.П.Петрова, директор Балаганской общеобразовательной школы, депутат Думы Викуловского муниципального района (портрет)

При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретного лица, указывается и событие, и степень участия в нём данного лица.

В.В.Якушев, Губернатор Тюменской области (в центре) на открытии первой очереди Тюменского завода металлоконструкций

Выступление писателя В.В.Иванова на митинге протеста против повышения пенсионного возраста в России

В аннотациях не употребляются не общепринятые сокращения слов, названия организаций приводятся полные официальные, но без лишних аббреиватур, указывающих на организационно-правовую форму юридического лица, например:

Государственный архив Тюменской области - полное название, не нужно добавлять к нему сокращения типа ГУТО, ГБУТО;

Упоровская детская школа искусств - полное название, не нужно указывать сокращение АОУ ДОД.

Числительные, употребляемые в названиях, следует писать словами, кроме числительных, употребляемых в качестве собственных имён, например:

Панорама 2-го микрорайона Тобольска

Аннотация, по возможности, должна содержать информацию о том, что именно послужило основанием для включения конкретного фотодокумента в состав Архивного фонда РФ.

Общий вид пятиэтажного жилого дома по ул.Текстильной, образец типового жилого здания, так называемой «хрущёвки», массовой застройки в советских городах в 60-е годы ХХ века

Уборка зерновых на поле сельскохозяйственного кооператива «Маяк» комбайнами, оборудованными электронной системой управления

Коровы симментальской породы, поступившие в Сладковский район из Словакии

Участники митинга «Против реформ в жилищно-коммунальном хозяйстве» с плакатом «Не отдадим жулью жильё»

5.4.5В графе «Автор съёмки» указываются фамилия и инициалы автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не установлен». В описи фотоальбомов автор указывается в том случае, если все снимки альбома сделаны одним автором.

5.4.6. В графе «Дата съёмки» указывается арабскими цифрами точная дата (09.05.2011 ) или приблизительное время съёмки (май 2011г . или 2011 год ). Если дата на документе и в текстовой сопроводительной документации к нему отсутствует, она устанавливается архивистами по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки ([2008 год ], [90-е годы ХХ века ], [осень 2010г .]).

В описи фотоальбомов в этой графе указываются крайние даты помещённых в альбом фотоотпечатков.

5.4.7. В графе «Место съёмки» указывается название города, области, района (название села, посёлка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населённого пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съёмки, при этом в скобках можно указать и современное его название (ул. Царская, ныне ул. Республики) . Сведения могут дополняться названием организации, в которой происходила съёмка.

5.4.8. Для единиц хранения, состоящих из нескольких кадров панорамной съёмки, дополнительно указывается количество кадров в единице хранения.

5.4.9 При наличии текстовой сопроводительной документации указывается её состав.

5.4.10 В описи фотоальбомов дополнительно указывается количество включённых в альбом фотоотпечатков и внешние особенности в оформлении обложки альбома: наличие металлических деталей, камней, бархатного и др. переплёта, так как это требует специальных мер обеспечения их сохранности.

5.4.11 В описи электронных фотодокументов дополнительно указываются формат данных (в настоящее время это формат jpg) и объём файла в мегабайтах.

5.4.12 Архив должен иметь 3 экземпляра описей фотодокументов, первый из которых является страховым.

5.4.13 В итоговой записи к разделу описи ФД указывается количество включённых в раздел описи единиц хранения, в описи электронных ФД указывается количество и крайние номера и единиц хранения (отдельный диск) и единиц учёта - количество кадров (снимков).

Если при очередном описании электронные ФД скопированы на учтенный ранее в данной описи диск, в итоговой записи к разделу описи указывается количество включённых в опись единиц учёта, количество единиц хранения обозначается цифрой 0 (ноль), например:

В раздел описи внесено 38 (тридцать восемь) единиц учёта с № 139 по

№ 176, 0 (ноль) единиц хранения.

В сопроводительном письме к такой описи в ЭПК обязательно следует сообщать о том, что фотодокументы добавлены на учтённый ранее диск.

5.4.14 Описи фотодокументов представляются на рассмотрение ЭПК с сопроводительным письмом. После утверждения описи ЭПК управления по делам архивов Тюменской области на единицах хранения фотодокументов проставляются архивные номера:

на оборотной стороне позитива мягким графитным карандашом в левом верхнем углу;

на негативе между перфорацией в верхнем левом углу тушью;

на фотоальбоме проставляется архивный штамп, как на обложке дела - на нижнем поле слева;

на компакт-диске, по возможности, на нерабочей стороне диска специальным маркером.

VI. УЧЁТ фотодокументов

6.1 В состав основных (обязательных) учетных документов по учёту фотодокументов входят:

Книга учета поступлений фотодокументов (приложение № 4) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

Лист учета фотодокументов (приложение №5) - для учета количества фотодокументов; учета и нумерации описей фотодокументов, динамики их изменений;

Дело фонда - комплекс документов по истории фотофонда.

6.2 В книгу учета поступлений документов (приложение № 4) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления фотодокументов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Если одно поступление содержит разные виды фотодокументов, оно получает один порядковый номер по книге учёта поступлений.

Для электронных фотодокументов в книге учёта поступлений указывается количество единиц хранения и через косую черту - количество единиц учёта. Если принятые новые единицы учёта (кадры) электронных фотодокументов скопированы на уже имеющийся в архиве и учтённый ранее диск (последний, незаполненный), количество единиц хранения отмечается прочерком, а через косую черту указывается количество единиц учёта (-/15), в графе «Примечание» об этом делается запись (сброшены на старый диск ), об этом сообщается в ЭПК в заключении на опись.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год фотодокументов, итоговая запись подписывается составителем и датируется.

6.3 Лист учета фотодокументов (приложение №5) составляется единый на все виды принятых ФД.

Каждой описи на отдельный вид фотодокументов присваивается номер по листу учёта. В лист учёта вносятся сведения при каждом изменении в объёме фотофонда. Заведенные ранее листы учёта фотодокументов в архивах продолжаются до окончания листа по установленной ранее форме, продолжение листа учёта ФД оформляется по уточнённой форме прил.№5.

Количество электронных ФД в листе учета учитывается в ед. хр. и ед. уч. (через косую черту).

6.4Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фотофонда .

Акты нумеруются в деле фотофонда по видам актов (акты приёма-передачи, акты проверки наличия и т.д.) в валовом порядке.

6.5 После каждого поступления (выбытия) фотодокументов на последнем листе (или на обороте последнего листа) составляется сводная итоговая запись к описи в целом , в которой учитывается количество включённых в опись ФД в нарастающем порядке.

Примеры: 1. В опись внесено 225 (двести двадцать пять) позитивов с № 1 по № 225.

23.07.2011

2. В опись внесено 425 (четыреста двадцать пять) единиц учёта с № 1 по № 425, 5 (пять) единиц хранения с № 1 по № 5.

Начальник отдела Подпись А.А.Иванова

23.07.2011

6.6 К законченной описи ФД составляется лист-заверитель дела по общей форме листа-заверителя.

6.7.Учет фотоотпечатков в фотоальбоме осуществляется во внутренней описи и листе-заверителе (по общей форме листа-заверителя дела).

Все позитивы в фотоальбоме нумеруются слева направо сверху вниз, порядковый номер проставляется ручкой под позитивом, всем позитивам панорамной съёмки присваивается один номер и каждому добавляется буквенное обозначение (3а, 3б, 3в и т.д.).

При наличии в альбоме текстовой сопроводительной документации (вырезки из газет, рукописные статьи, письма и др. текстовые документы, за исключением подписей под снимками) сведения о текстовых документах включаются во внутреннюю опись.

Внутренняя опись фотоальбома (приложение № 6) помещается в начале альбома. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в листе-заверителе после общего количества листов альбома через знак + (плюс).

6.8 Учёт особо ценных фотодокументов осуществляется в государственных архивах в соответствии с внутренними нормативными документами.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.

7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.

7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.

7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.

7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.

На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:

Название государственного (муниципального) архива,

Название фонда (Фотофонд),

Номер описи,

Номер единицы хранения,

Крайние номера единиц учета.

Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.

7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:

чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.

7.3 Световой режим

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.

7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:

рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;

запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;

в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;

запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.

VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.

Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.

8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.

8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:

состояние упаковки;

техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);

наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

качество фотографического изображения (резкость, контрастность).

8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».

8.5Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).

Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды.

В процессе хранения весь объём документов должен подвергаться контролю не реже одного раза в пять лет. По итогам контроля, при необходимости, проводятся консервационно-профилактические и реставрационные работы.

Обеспечение сохранности документов на бумажной основе

Проблемы обеспечения сохранности документов на бумажной основе достаточно хорошо изучены.

Особое место среди них занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения. Нельзя в полной мере исключить и возможность аварийных ситуаций, связанных с системами обеспечения жизнедеятельности архивов, в результате которых возможно намокание больших массивов архивных документов.

Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. По данным мониторинга в федеральных архивах хранятся более 337 тыс. дел с плесневыми повреждениями.

Учитывая вышеизложенное, в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 годы)» (далее - ФЦП «Культура России» ) в конце 2011 года для Лаборатории Российского государственного архива научно-технической документации (далее - РГАНТД ) приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе.

Камера предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур.

Указанная камера может быть также использована для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. Однако для проведения этих работ необходимо специальное изучение влияния низких температур и вакуума не только на биодеструкторы с учётом разнообразия их видового состава и степени поражения документов, но и на носители и тексты документов для исключения нежелательных последствий камерной обработки для их сохранности.

В этой связи в рамках ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» в 2013 году подготовлен комплекс организационно-методических документов по использованию сублимационной камеры для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на основе проведения экспериментальных работ на образцах документов, заражённых культурами плесневых грибов, а также насекомыми-вредителями, с целью подборов режимов их уничтожения, которые бы не повредили основу и текст документов.

Вечной для архивного дела является проблема реставрации документов.

В среднем в год архивные учреждения России осуществляют реставрацию около 3,2 млн листов документов на бумажной основе, в то время как в реставрации нуждаются сотни миллионов листов. Так, по данным мониторинга только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет свыше 1,5 млн единиц хранения. Для проведения «высокой» реставрации уникальных и особо ценных документов требуются специальные средства. В 2013 году в рамках программных мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» отреставрировано свыше 4 тыс. листов уникальных и особо ценных дел федеральных архивов. В текущем году на проведение реставрационных работ выделено 7 млн рублей. Конечно, это немного. Да и в целом возможности федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений крайне ограничены.

В этой связи обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учётом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом министра культуры России от 18 января 2007 № 19 (далее - Правила ) в качестве нормы впервые записано, что дефекты документов классифицируются на основании единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработками Всероссийского научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее - ВНИИДАД ). Предлагаемая методика позволяет, во-первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очерёдности их специальной обработки, во-вторых - формализовать его описание, что очень удобно для ведения учёта физического состояния документов в автоматизированном режиме.

Однако, нередко архивисты-практики испытывают трудности в отборе дел для реставрации. В этой связи самой высокой оценки заслуживает подготовленный Лабораторией обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга «Альбом повреждений архивных документов» , в котором содержится иллюстративный материал, позволяющий оценивать дефекты бумаги и текста, а положения пособия ВНИИДАД «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988) развиты и конкретизированы, в том числе применительно к документам, поражённым плесневыми грибами.

Сравнительно новым направлением в рассматриваемой сфере является визуальная коррекция дефектов носителей и качества изображений архивных документов с помощью современных компьютерных технологий. Этим вопросам посвящено специальное пособие ВНИИДАД «Изучение дефектов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (В. Ф. Привалов, А. Г. Харитонов, М. 2009).

Перед архивистами стоит задача - уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. Все химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С. При повышении влажности скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз. Нельзя мириться с тем, чтобы несоблюдение условий хранения становилось привычным и даже не делалось попыток исправить ситуацию с помощью возможных подручных средств (проветривание, использование ёмкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях и т. п.).

Способы сохранения аудиовизуальных документов

Как известно, документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией. Носителями аудиовизульных документов являются материалы со сложными физической структурой и химическим составом. На основу нанесены рабочие слои (эмульсионный, магнитный и др.), содержащие информационную составляющую документа. Указанные особенности влияют на свойства документов, требуют особых условий хранения. Нормативные параметры воздушной среды в хранилищах определены в указанных Правилах, а также в ГОСТе 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению».

Особые физические и химические свойства аудиовизуальных документов определяют также сложность и многообразие работ по контролю их физического состояния: от поединичного профилактического визуального контроля до определения стабильности основы и качества звучания и изображения с помощью специальных приборов.

Обязательным требованием при работе с аудиовизуальными документами является проверка их физического состояния при приёме на хранение с составлением актов технического состояния, в которых также определяется комплекс работ, необходимый для устранения выявленных дефектов.

Наиболее распространённым дефектом аудиовизуальных документов, выявляемым при приёме, является их плесневое поражение. РГАНТД при участии Российского государственного архива кинофотодокументов (далее - РГАКФД ) разработал комплекс методов борьбы с биоповреждениями аудиовизуальных документов. Это и обработка в водных растворах фунгицидных препаратов, и таблетированный параформ, и «электронная пушка», то есть облучение документов на пленочных носителях потоком ускоренных электронов в соответствии со специальным Регламентом. Все зависит от разновидности документа, стадии плесневого поражения и материально-технических возможностей архива.

Понятно, что возможности у архивов разные. Современная техническая база как ручной, так и машинной обработки аудиовизуальной документации создана в РГАКФД. Этот архив завершил к настоящему времени специальную обработку всех выявленных ранее документов со следами биоповреждений.

Технология проведения работ следующая. В коробки с кинофотодокументами, поражёнными плесенью, закладывается антисептик - параформ на срок от 2-х недель до 2-х месяцев. После обработки параформом кинодокументы передаются на машинную реставрационную обработку. Фотодокументы, обработанные параформом, проходят ручную чистку, после чего закладываются в новые конверты. Эта методика рекомендована и региональным архивам.

Практическое значение имеет опыт работы РГАКФД в части видеодокументов. Над этой проблемой, начиная с 90-х годов прошлого века, архив работал совместно с Госфильмофондом и Гостелерадиофондом России. Был определён ряд показателей, характеризующих качество изображения видеодокументов и их изменений в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения.

Приобретено контрольное оборудование для различных форматов видеодокументов, а также воспроизводящее оборудование - профессиональные видеомагнитофоны и видеомониторы.

ВНИМАНИЕ Реставрировать видеодокументы невозможно , потому необходимо ежегодно с особой тщательностью контролировать их состояние. Если по результатам контроля выявлено выпадение по строкам изображения или понижение уровня видеосигнала до 50 %, то документ необходимо в месячный срок перезаписать на новый носитель, желательно цифровой.

НА ЗАМЕТКУ По данным РГАКФД, максимально видеодокумент на магнитных аналоговых видеокассетах хранится без изменений 6-8 лет.

Важнейшей характеристикой состояния сохранности аудиовизуальной документации является наличие документов на огнеопасной нитрооснове. Проблема эта требует поэтапных действий.

1. Определение степени разложения нитроосновы с целью установления последовательности перекопирования документов. В числе последних разработок по этой теме - подготовленные РГАНТД «Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе в государственных архивах» .

2. Создание условий хранения, при которых процесс разложения нитроосновы будет замедлен (чёрно-белая кинопленка - не выше +10°С, цветные - не выше -5°С при влажности 40 %-50 %).

НА ЗАМЕТКУ Повышение температуры хранения документов на нитрооснове на 5°С ускоряет процесс её разложения в 2 раза.

3. Организация перекопирования документов с огнеопасной на безопасную плёнку (процесс очень дорогостоящий и трудоёмкий). В наших крупнейших хранилищах кинодокументов эта проблема решена не в полном объёме.

Переход кинофотопромышленности в начале второй половины прошлого века на выпуск триацетатной плёнки был воспринят как панацея от всех бед, возникающих при архивном хранении кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе. Однако и триацетатная плёнка проявила свои особенности при старении. Речь идёт об её разложении, увеличении усадки, хрупкости, появлении запаха уксусной кислоты (так называемый «уксусный синдром» ). Реакция разложения ускоряется под влиянием накапливающихся продуктов распада основы и начинается тем быстрее, чем выше температура и относительная влажность воздуха окружающей среды.

РГАНТД совместно с РГАКФД в течение нескольких лет проводили исследования проблемы «уксусного синдрома». Результатом этих исследований явились «Рекомендации по условиям хранения и методам выявления «уксусного синдрома» оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на триацетатной основе в государственных архивах» .

В названном пособии изложены рекомендации по организации и условиям хранения кинофотофонодокументов и доступные методики выявления и контроля состояния триацетатной основы, в том числе, новый индикаторный экспресс-метод , который разработан совместно с отечественной фирмой «ВИНАР» (г. Москва). Этот метод позволяет оперативно с помощью специальных индикаторных полосок выявить материалы, подверженные «уксусному синдрому», для организации их перекопирования до момента наступления критического состояния триацетатной основы, исключающего возможность дальнейшего хранения документов.

Этот метод применяется и в Центре хранения страхового фонда для проверки страховых копий, которые до середины 70-х годов прошлого века изготавливали на триацетатной плёнке.

Страховое копирование

Страховое копирование занимает особое место в системе мер по обеспечению сохранности архивных документов на любых видах носителей.

Тип страховых копий для документов на любых носителях (за исключением электронных), порядок их территориально обособленного хранения были определены в 80-х годах прошлого века в «Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» . Содержание этого Положения в определённой части легло в основу соответствующего раздела Правил. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий всех разновидностей документов, кроме электронных.

К числу новых разработок нормативного характера относится комплекс государственных стандартов. В 2003 году Росархив и РГАНТД при участии специалистов Министерства культуры России подготовили ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием». Стандарт распространяется не только на текстовые и графические документы, но и на аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

С 1 января 2010 года приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии введены в действие ещё два ГОСТа, подготовленные РГАНТД:

• ГОСТ Р 33.1.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия »;
• ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения». К этому ГОСТу прилагаются «Методика оценки чистоты хранилищ страховых копий», «Рекомендации по продлению периода стабильности триацетатной основы страховых копий» и др.

Страховое копирование аудиовизуальных документов, особенно кинодокументов, требует значительных финансовых средств. По данным последней паспортизации по состоянию на 01 января 2013 года страховые копии созданы только на 16 % особо ценных кинодокументов. Общий объём скопированных особо ценных фонодокументов в государственных архивах Российской Федерации составляет почти 52 %.

Наиболее активно ведётся работа по созданию страхового фонда фотодокументов. Число скопированных фотодокументов на 34 % превышает общий объём учтённых особо ценных документов этого вида.

НА ЗАМЕТКУ Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала:

• для негатива - это промежуточный позитив;
• для позитива - дубль-негатив;
• для фотоотпечатка - негатив.

К сожалению, не всегда эти требования соблюдаются.

В целях повышения качества работ РГАНТД подготовил разъяснения по применению Типового технологического регламента изготовления страховых копий фотодокументов (М., 1997).

Оцифровка архивных документов

Всё большее распространение в архивах Российской Федерации получает практика оцифровки документов. Этот метод даёт возможность получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, что в определённой части может подменить реставрацию, решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих документов, обеспечить возможность многократной выдачи информации и многократного её копирования без обращения к подлинникам.

Оптические диски по сравнению с микрографическими носителями обладают рядом преимуществ:

• обеспечивают более высокую плотность записи информации;
• быстрый поиск и прямой доступ к записанной на них информации;
• многократное копирование цифровой информации без ухудшения её качества;
• позволяют дистанционно передавать информацию по каналам связи.

Однако, несмотря на указанные преимущества, оцифровку архивных документов следует рассматривать только как создание фонда пользования, но не страхового фонда. Причины следующие:

1. Оптические диски имеют ограниченный срок стабильной сохранности записанной на них информации, не удовлетворяющий требованиям долгосрочного (постоянного) хранения.

2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрому устареванию как самих цифровых носителей (оптических дисков), так и аппаратно-программных средств для их записи и чтения, что представляет серьёзную проблему для будущего доступа к документации, хранящейся в цифровой форме. При этом перезапись цифровой информации с устаревших носителей на новые с использованием других форматов записи и программных средств практически всегда связана с потерей и искажением перезаписываемой информации, что является недопустимым для страховых копий.

3. Программный продукт, осуществляющий доступ к электронным носителям информации, также является информационным ресурсом, подлежащим страховому хранению наряду с документированной информацией.

4. Необходимость регулярного переформатирования и перезаписи копий в процессе их длительного хранения на новые цифровые носители информации создаёт серьёзные проблемы в подтверждении юридической силы страховых копий документов.

Определённые шаги сделаны в части методического обеспечения работ по созданию фонда пользования на цифровых носителях, изучению и обобщению практики этой работы. В 2007 году в рамках ФЦП «Культура России (2006-2011 годы)» РГАНТД подготовил «Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото- и фонодокументов» . В пособии отражены вопросы организации работы по созданию электронных копий фонда пользования, аппаратное и программное обеспечение систем копирования, технология проведения работ, учёт созданных копий, требования к условиям их хранения, проверке технического состояния.

Перспективы применения электронных документов в сфере управления

Если в части работы с аудиовизуальными документами на традиционных носителях архивы имеют большой опыт, то проблема электронных документов ещё ждёт своего решения.

В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального Закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ (электронное сообщение) признаётся равнозначным документу на бумажном носителе при наличии электронной подписи.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создаёт правовые условия использования электронной подписи в электронном документе и открывает перспективы применения электронных документов в сфере управления.

На сегодняшний день основное внимание сосредоточено на разработке вопросов, связанных с развитием электронного документооборота в органах государственного управления, что обеспечивается рядом правительственных решений и программ. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», подготовленные Росархивом совместно с ВНИИДАД. Правила включают раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

В рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» ВНИИДАД в 2013 году разработал «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» .

Эти документы носят экспериментальный характер и являются первыми подобного рода пособиями для архивов организаций и государственных и муниципальных архивов.

Это направление деятельности нуждается в дальнейшем нормативном и методическом обеспечении.

По-прежнему актуально стоит вопрос о том, какие управленческие документы могут вестись только в электронной форме, а какие - необходимо создавать на бумажном носителе. Представляется, что на данном этапе речь может идти о создании в электронной форме только тех управленческих документов, которые имеют срок хранения до 10 лет. Требуют более детальной проработки вопросы, связанные с долговременным хранением электронных документов, в случае передачи их на хранение в архивы. Следовательно, работу в этом направлении необходимо продолжать.