Придание юридической силы документам внутренней переписки. Придание юридической силы документам на электронных носителях

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет. В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой. Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Одним из основополагающих моментов использования электронной цифровой подписи является подтверждение принадлежности открытого ключа ЭЦП конкретному лицу посредством выдачи сертификата ключа подписи, который должен содержать: уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра; фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи; открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование и место нахождения удостоверяющего центра выдавшего сертификат ключа подписи; сведенья об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

Придание электронному документу юридической силы

Внимание

Июл 2010 09:19 В последнее время все больше организаций переходят на электронные системы документооборота. И некоторые хотят полностью убрать оформление документов на бумажном носителе из практики. Составив документ, мы нередко забываем про него до проверки, отчетности либо конфликта, в котором этот документ используется в качестве доказательства.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.
к содержанию Практические рекомендации Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.
Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

• наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
• применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
• наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота. к содержанию Частные случаи Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу? Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы. Формализованные документы К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов.

Юридическая сила электронного документа

Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций. На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало.

Важно

Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене. Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. Применение системы автоматизации документооборота — важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е.
руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

Повышение уникальности

Реквизиты, определяющие юридическую силу Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов. Читайте также

• наименование вида документа (кроме писем);
• порядковый номер;
• наименование организации,
• дата регистрации;
• место разработки и подписания;
• электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе. Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО.
Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой. к содержанию Защита корреспонденции Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен.

Электронные документы как доказательства

Проблема использования электронных документов в судебном процессе не так уж и нова, в первый раз она была рассмотрена в 1979 г. в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники». И с изданием первого же регулирующего этот вопрос нормативного акта, в его п. 1, возникла до сих пор не решенная проблема определения подлинника и копии электронного документа. Там сказано, что если для разрешения спора требуется подлинник документа, то суду должен быть представлен первый экземпляр. Таким образом, речь шла о предоставлении в суде компьютера, на котором файл создавался. Эта странность происходит из-за основной разницы между письменными доказательствами и электронными.

Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа - это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.

Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).

Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для доку­ментов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предпри­ятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);

инструкции, правила;

• положения (о премировании, о структурном подразделении и т. п.).

В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный харак­тер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книж­ки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматри­вается уголовная ответственность.

Неотъемлемая часть многих документов - печать или штамп. Подделка, изготов­ление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.

Подлинность подписей должностных лиц на документах за­веряется печатью. На многих документах финансового характе­ра проставление печати является обязательным.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербо­вая печать следующий:

АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, обору­дования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помеще­ний, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических соору­жений; капитальное строительство; технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и ав­торефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);

ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, име­ющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);

ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предос­тавление услуг и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуля­цию к договору, капитальное строительство и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использо­вание бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

УСТАВЫ ПРЕДПРИЯТИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).

Если в организации отсутствует гербовая печать, на докумен­тах ставится простая круглая печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Подлинный документ (подлинник, оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа.

При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый “подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необ­ходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.

В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предус­матривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность

Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а так­же бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, ка­рается законом.

Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают пра­ва граждан и организаций.

Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей - это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц."Подлинником документа на машинном носителе, - согласно ГОСТу, - является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником". Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином "подлинник" используется и термин "оригинал".

Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы . Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы , когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы . Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. "interpolatio": изменение, искажение) - слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.

В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);

подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

подделка подписей (методом рисования, копирования);

поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.

Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы".Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.

Существует множество видов копий:

отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

выписка - копия части документа;

копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

• * положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• * документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• * реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
• * Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным .

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно распорядительных документов

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его « обычных» полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500 000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договор (и сделка) может быть признан недействительным. В этом случае « объяснения» контрагента, что он не знал об ограничении полномочий руководителя предприятия, не будут приняты, так как устав предприятия является открытым документом. Ознакомиться с ним могут и должны фирмы и компании, намеревающиеся заключить контракт с предприятием .

К исключительной компетенции общего собрания участников предприятия относятся вопросы, которые не могут быть переданы в ведение руководителя. Например, Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ « Об акционерных обществах» (ст. 48 и 79) к исключительной компетенции общего собрания акционеров относит решения о совершении крупной сделки на сумму, которая составляет более чем 50 процентов балансовой стоимости активов общества. В связи с этим и устав акционерного общества не может предоставлять генеральному директору право на совершение такой сделки. Иначе это будет противоречить положениям Федерального закона « Об акционерных обществах» .

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т. п., подписанными или утвержденными руководителем. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать ссылку на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует. В противном случае представители сторонних организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это должностное лицо обладает необходимыми полномочиями .

Правила оформления управленческих документов. Придание документам юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Состав реквизитов , характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Основными документами, устанавливающими состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477

Эти документы устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):
Код формы документ а проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается два способа оформления даты документа : цифровой или словесно-цифровой.
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.
Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.
При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК);

Регистрационные журналы (книги);

Экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть в вышеназванных документах.

Незарегистрированный документ юридической силы не имеет!!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Например:
Генеральному директору
ОАО «Парус»
В.А. Лаптеву
или

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, также допускается центрировать каждую строку реквизита «Адрес» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и имя, отчество получателя, затем почтовый адрес,

Например:

Абрамову Олегу Павловичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г.Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу («в копии») адрес следует оформить по примеру:
УВД Московского района
г. Санкт – Петербурга
Начальнику управления
С.М.Титову
Свиридову Петру Алексеевичу
ул. Портовая, д.82, кв.17
г.Ломоносов
Ленинградская обл., 196754
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Утверждение документа – это особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документ может утверждаться двумя способами:
должностным лицом (должностными лицами);
специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Алые паруса»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.09.2010 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
правления банка
от 01.02.2011 № 12
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).
Договоры (о производстве работ, материально техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.)
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.)
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.)
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.)
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.)
Планы(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.)
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании, повышении квалификации и т.д.)
Программы (проведения работ и мероприятий; обучения и т. д.)
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.)
Стандарты государственные, отраслевые, технические условия.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организации.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция.
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А. В.
Никитину П. С.
Прошу подготовить проект
Договора с фирмой «Гермес»
к 21.01.2011
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), чего (кого)?
Например : приказ о создании аттестационной комиссии; должностная инструкция ведущего конструктора.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице , графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст , как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать лишь заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
наименование документа;
наименование организации - автора документа;
дату документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).
Отметку о наличии приложения , названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

Например:

Приложения.
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается с абзаца от левого поля документа через три интервала.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.