Заправочный лист образец. Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов. Как избежать ошибок при составлении

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам (форма НТУ-АЗС) (далее - отчет), бланки которого утверждены постановлением Минфина РБ от 06.04.2006 № 36 «Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению». Данный отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце получения товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии получения этого отчета до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее - Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами).

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования. Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

Согласно п. 10 Положения № 74 учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 214, или в книге складского учета материальных ценностей формы М-17, приведенной в приложении 26 к постановлению Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в названные карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается , отпустившее горюче-смазочные материалы.

При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет Ведомость учета выдачи ГСМ(пример-форма бухгалтерской учётной документации 1)

ВЕДОМОСТЬ №

учета выдачи

(наименование и марка ГСМ)

"__"________20__ г.

На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.

На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи ГСМ), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов(пример-форма бухгалтерской отчётной документации 2). Этот отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов. Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 2

о движении горюче-смазочных материалов

за "__ " ________ 20__ г.

Оформленные путевые листы после их обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов. Записи в путевых листах сверяются с записями в ведомостях учета выдачи и возврата топлива, приложенных к отчету о движении горюче-смазочных материалов. После этого заполняется Карточка учета расхода топлива автомобилем(пример-форма бухгалтерской учётной документации 3), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 3

за _____ 20__ г.

_______________________

* Бланк карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 6. - С. 87-88 (вкладыш).

Обращаем внимание, что в случае, когда учет выдачи топлива ведется в единицах массы (кг), при составлении карточки учета расхода топлива автомобилем данные ведомости учета выдачи ГСМ следует перевести в единицы объема (литры). Делается это при помощи коэффициентов перевода.

Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды. Поэтому используется усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы, которое, например, для дизельного топлива равно 0,84. Соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1 / 0,84).

О всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива материально ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Приобретение и списание ГСМ должно быть задокументировано письменным способом с помощью актов. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Содержание парка транспортных средств подразумевает определенные расходы предприятия. К ним относятся: ремонт, заправка, оплата труда водителей, мастерской. ГСМ занимают отдельную строку бухгалтерской отчетности и подлежат четкой фиксации. Приобретение и списание ГСМ должно быть задокументировано письменным способом, с помощью различных сопроводительных документов, в том числе актов. Образец акта на списание ГСМ можно скачать бесплатно по прямой ссылке на просматриваемой странице.

Списание каждого грамма ГСМ должно подтверждаться бумажными носителями информации. Списание ГСМ в произвольном порядке недопустимо. Расчеты, связанные с горюче-смазочными материалами, влияют на баланс предприятия, налогообложение, иные государственные выплаты. Расход топлива устанавливается учреждением исходя из средних показателей, предоставляемых самими водителями, а также специальными устройствами (GPS, ГЛОНАС и т.д.). В конце отчетного периода данные обрабатываются и средние показатели корректируются.

Обязательные пункты акта на списание ГСМ

• Технические характеристики и индивидуальные опознавательные знаки транспортного средства;
• ФИО водителя;
• Указание календарного периода, за который происходит списание ГСМ;
• Наименование горюче-смазочных материалов и их количество;
• Другие информационные данные, по усмотрению участников.
• Подпись, расшифровка составителя и членов рассматривающей комиссии.

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Если у компании есть водитель, то он должен подтверждать расход топлива при помощи путевого листа. Именно на основании этого документа происходит выдача горюче-смазочных материалов для транспортных средств, а также их списание. Данная бумага очень значима, так как она относится к первичной документации как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Потому ее следует правильно оформлять, не допуская ошибок и неточностей. В этой статье мы поможем разобраться, как следует составлять ведомость учета выдачи ГСМ, чтобы она была верной с юридической точки зрения и не вызывала вопросов у представителей контрольных органов.

О путевых листах

В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 приводится форма путевого листа для разных видов транспортных средств.

Но данные бланки разрабатывались специально для предприятий, специализирующихся на транспортных перевозках. А как быть другим фирмам, у которых есть свои рабочие машины? Министерство финансов России уточнило, что эта форма подходит только для транспортных компаний, а остальные могут применять свою форму путевого листа, которую сами же вправе и разработать.

Под путевыми листами понимают бумагу, в которой зафиксирован пробег авто. Именно основываясь на этом, ответственное лицо и определяет расход топлива.

Принципы оформления

В каждом путевом листе должны отражаться такие обязательные реквизиты:

• Название документа.
• Дата, когда он был написан.
• Название организации, сделавшей лист.
• Цель хозяйственной операции с использованием машины.
• Как измеряется данная операция в денежной форме.
• Перечень ответственных лиц и их личные подписи.

Стоит знать, что именно путевой лист дает право водителю компании выезжать за пределы территории организации на общественную дорогу. Работники ГИБДД, проверяя этот документ, понимают, к какому предприятию относится транспорт и по какому назначению он выезжает.

Списание

Бухгалтерия списывает ГСМ каждый месяц. Каждый бланк путевого листа подается в бухгалтерский отдел, где специалист проверяет правильность заполнения. Для того чтобы списать бензин, специалист бухотдела использует такую документацию:

1. Сами путевые листы.
2. Журнал регистрации документов.
3. Авансовые отчеты.
4. Приказы руководителя. Они касаются ежемесячного лимита горюче-смазочных материалов, направлений сотрудника в командировку и других вещей, связанных с перевозками внутри предприятия.
5. Акт о списании.

Отражается в бухучете такое списание как дебет «Расходование материальных запасов», кредит «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Заключение

Как образец вы можете использовать ведомость учета ГСМ, которая доступна . Эта типовая форма поможет любой компании правильно составить данную бумагу. В заключение отметим, что ГСМ являются существенной статьей расходов для многих компаний. Поэтому бухгалтерия должна вести строгий учет в этом деле и документально обосновывать такие затраты.