Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип. Как выдать средства подотчет, сдать авансовый отчет

Практические советы при выдаче денег в подотчёт Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта. Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы. Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип

Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей. Установленные сроки Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах.

Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания. Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы.

Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт. Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств.

Бухгалтерские и юридические услуги

Образец заполнения расходного кассового ордера показан ниже. Как в учете оформить покупку за наличные Предприниматели редко разделяют деньги на те, что задействованы в бизнесе, и те, что предназначены для личных нужд.

Тем более теперь, когда разрешено беспрепятственно забирать любую сумму наличности для личных трат. Поэтому может сложиться ситуация, когда вы оплатили покупку, необходимую для бизнеса, личными деньгами.

Важно

Можно ли учесть эти затраты в целях налогообложения? Давайте разберемся. Согласно пункту 1 статьи 221 НК РФ для учета затрат в составе профвычета по НДФЛ расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены.

Внимание

Кроме того, они должны быть непосредственно связаны с извлечением дохода. Документы, подтверждающие траты, потребуются и в том случае, если вы применяете УСН с объектом доходы минус расходы.

Нужно ли ип оформлять приказ на выдачу денег подотчет для себя

Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления.
Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью. Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс.
за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Как получить деньги под отчет в ип самому себе?

По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия.

Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.

Три актуальных вопроса по подотчетным

• служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• приказ, который составляет и заверяет руководитель;
• кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия.

Как происходит выдача денег в подотчёт

До 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели должны были руководствоваться Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У). Из данной статьи вы узнаете, как можно оформлять расход денег на личные нужды с учетом всех этих нюансов.

На личные нужды ИП может потратить любую сумму Предприниматель является полноправным и единоличным владельцем бизнеса. И деньгами, полученными от ведения деятельности и оставшимися после уплаты налогов, он вправе распоряжаться по своему усмотрению (ст.

ГК РФ). Получается, что вы вправе в любой момент взять деньги из кассы и потратить их на личные нужды. Например, на покупку подарка родственнику. Подтверждают такой вывод теперь положения не только пункта 1 статьи 861 ГК РФ, но и вступившего в силу Указания № 3073-У.

Ранее Указание № 1843-У прямого разрешения на такие траты не содержало.

Как ип расходовать деньги на личные нужды

Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги. Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.
Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам? Центральные детали Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр. Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.

Каким документам ип перечисляет себе деньги в подотчет

Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины. В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы. Наличные из кассы Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу.

Мой вопрос: нужно ли предпринимателю оформлять заявление на себя на получение подотчетной суммы? Я поняла так наше законодательство, что, если с физ.лицом заключен трудовой договор, то заявление на подотчетную сумму оформлять нужно обязательно, в том числе и на ген. директора, а как быть с предпринимателем? Заработную плату он не получает, но подписывает все текущие документы.

сообщаем следующее: В настоящий момент данная ситуации законодательно не разъяснена. Поэтому, выдавая деньги под отчет предпринимателю, т.е. расходы, связанные с его предпринимательской деятельность, так же необходимо составить заявление на ИП на получение подотчетной суммы или же распоряжение, как в случае с гендиректором.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Статья: Как учесть в работе все новые правила по кассовым операциям

Индивидуальные предприниматели

Свой новый порядок ЦБ РФ распространил на индивидуальных предпринимателей. Причем в проекте Положения были еще и другие лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты. Однако в итоге их пощадили и не включили в окончательный вариант документа.

Если слушатели помнят, то попытки Центробанка распространить прежние правила на индивидуальных предпринимателей производились неоднократно. Банки очень хотели получить контроль над деньгами предпринимателей. Как мы видим из Положения № 373-П, они этого добились. Кстати, отдельно в Положении говорится о распространении его норм на компании на «упрощенке». Но аналогичного правила относительно предпринимателей, перешедших на этот спецрежим, нет.

После прочтения документа у предпринимателей, как и у меня, остаются вопросы. По новым правилам ИП обязаны соблюдать порядок кассовых операций и устанавливать лимит кассы. Что такое касса у индивидуального предпринимателя, совершенно не ясно.

В какой момент деньги, которые ИП хранит у себя в кошельке, превращаются в «деньги в кассе» и в какой момент «деньги в кассе» перестают быть таковыми? Проще говоря, как определить, в какой момент предприниматель кладет деньги в карман? Непонятно, как рассчитывать лимит кассы, если у предпринимателя все деньги личные. Исключаю ситуацию с платежными агентами, речь сейчас не о них.

Индивидуальный предприниматель не обязан иметь счет в банке. Порядок кассовых операций Центробанка – не документ, который может к этому обязать. В результате таких рассуждений приходим к еще одному подводному камню нового порядка. Куда предприниматель должен сдавать сверхлимитную выручку?

Фактически, предприниматель, у которого не то что кассира, но и бухгалтера нет, издает распорядительный документ о лимите кассы для самого себя. Нелогично, но пока Центробанк не дал пояснений по новому положению, получается именно так.

Следующий вопрос. Кто может у ИП, не имеющего кассовых и бухгалтерских работников, вести учет кассовых операций. В пункте 1.6 упомянуты только кассиры, иные работники или руководитель. Предприниматель не является ни работником, ни руководителем. У него особый статус. Значит, вести учет просто некому? Тоже странный вывод. Предпринимателя к руководителю в новом Порядке никто не приравнивал, более того, из смысла пункта 1.5 можно сделать вывод, что при упоминании слова «руководитель» во всем этом документе имеется в виду именно руководитель юрлица. Выходит, ни одного кассового документа сам предприниматель выписать не может.

Тогда каким образом ИП будет забирать свои личные деньги из кассы? Более того, наличную выручку, согласно Указанию ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У, можно тратить на строго определенные цели и складывание собственных денег предпринимателя в его кошелек там не упомянуто.

Таким образом, предприниматель обязан все свои деньги сдать сначала в банк, заплатив комиссию, потом получить их обратно в кассу, опять заплатив комиссию.

А дальше что? Зарплату выдать он себе не может, он у себя не работает. Подотчет самому себе – полный абсурд, да и что прикладывать к отчету. Подобные вопросы возникают практически по каждому пункту нового Порядка. Будем ждать разъяснений.

Эльвира Митюкова,

к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»

2.Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет

Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №0310002.Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.

В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №0310001.

А третий вариант - это изъятие денег для личных нужд?

Да. Индивидуальный предприниматель - это физическое лицо, и вся выручка, которую он получает от своей деятельности, является его личными средствами, в том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 861 ГКРФ). Таким образом, как я уже говорила, предпринимателю достаточно оформить расходный кассовый ордер по форме №0310002 на себя с формулировкой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Обратите внимание: каждый выписанный приходный или расходный кассовый ордер следует отражать в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Елена Мелконян,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Нужно ли пробивать чек и использовать онлайн кассу, если покупку совершает подотчетное лицо?

Ответ – нет, не нужно . Эта тема «горячо» рассматривается на просторах интернета. И многие бухгалтеры считают, что применять в этом случае онлайн кассу они обязаны, потому что один налоговый инспектор, написав ответ с ошибкой, считает следующее – сотрудник компании пошел в магазин «напротив» купить бумагу для принтера и при этом он обязан использовать чек ККТ с признаком «расход».

Срочно : , в котором четко указана причина, по которой мы не должны применять онлайн кассу – услугу оказываем не мы, услугу оказывают нам.
Как пишет Минфин, учитывая взаимосвязанные положения Федерального закона № 54-ФЗ, ККТ применяется, в частности, лицом, которое оказывает услуги и которое формирует и передает (направляет) кассовый чек клиенту.

То есть, вы пришли в магазин и такая «картина»: продавец выбивает чек, и вы продавцу выбиваете чек за то, что купили у него товар. Сразу видно, что идет прямое непонимание текста закона.

Ошибка явная – и не надо ссылаться на несовершенство текста закона. Давайте включим логику и еще раз внимательно проследим за каждой буквой закона № 54-ФЗ. Я на своих курсах учу бухгалтеров в первую очередь уметь читать, не просто «видеть» текст, а понимать его правильно. И хочу сейчас вам помочь разобраться в этом.

Признак чека «расход»

Такой признак мы можем ставить, не когда товар покупаем, а когда товар нам возвращают наши же покупатели. Это расход денег, которые ранее были получены за реализованные товары (работы и услуги).

Что такое «расчеты»?

Как расшифровал нам Минфин России, «согласно статье 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ под расчетами понимаются прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги…».

Как мы видим, это прием денег за реализуемые товары и выплата денег тоже за ранее реализованные товары. Нет нигде слова про «приобретенные товары».

Вывод – выплата денег касается не покупки, а выплаты денег в рамках ранее приобретенного товара, например, возврата частичного или полного .

Не надо покупать онлайн кассу только для того, чтобы ваш работник бегал покупать те или иные мелочи для офиса, например. Вот ему чек при покупке должны дать, чтобы он смог потом отчитаться перед бухгалтерией.

Проводки по подотчету

И еще очень удобный способ проверить – нужна ли вам ККТ или нет? Мысленно для себя сделайте бухгалтерскую проводку в случае приобретения товаров через подотчетное лицо.

Дебет 71
Кредит 50 – вы выплатили деньги в подотчет на покупку товара.

Дебет 26 (44, 20)
Кредит 71 – подотчетное лицо заполнило авансовый отчет, включило туда все чеки, полученные от продавца.

Как мы видим, нет нигде счета «62», а именно этот счет отвечает у нас за нашу выручку за реализованные товары (работы и услуги). Поэтому не стоит лишний раз волноваться.

Кстати, когда вы из бухгалтерской кассы выплатили деньги в подотчет, равно как и выплата зарплаты, займа, вы не выбиваете чеки с признаком «расход»!

И когда ваш работник возвращает остаток неиспользованного аванса в кассу, возвращает вам долги по займу – вы не пробиваете кассовый чек!

Это получение денег не за реализованные товары (работы и услуги), работник ваш не покупатель и счет «62» тут не используется.

Если у вас остались вопросы и нужна консультация – .

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Понятно, что никому не хочется, чтобы налоговики при проверке авансовых отчетов отказали в принятии того или иного расхода. Но хотя бухгалтеры и инструктируют своих работников о том, как должны быть оформлены документы при наличных расчетах, все равно случаются ситуации, когда подотчетник приносит "не такой" документ. Вот и возникают вопросы: можно ли принять к вычету НДС только по чеку ККТ, нужна ли печать на товарном чеке? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете из второй части отчета об интернет-конференции, проведенной на сайте сайт в конце сентября.

Только товарный чек вмененщика подтверждает одновременно и приобретение, и оплату

(?) Можно ли учесть расходы, которые подотчетник подтвердил только товарным чеком?

Участник [email protected]

Ответ

Есть категории продавцов, которые не должны применять ККТ, например плательщики ЕНВД. Они вправе вместо чека по требованию покупателя выдавать документ, содержащий такие реквизиты <1>:

Номер и дата;

Наименование и ИНН продавца;

Наименование, количество, цена товаров;

Должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложения <2>.

В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя. Ведь на товарном чеке, как правило, не указывается, что продавец применяет вмененку. Поэтому налоговики могут сказать, что нет документа, подтверждающего оплату расходов.

В случае спора с ними вы можете использовать такие аргументы:

НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца. Так что запрашивать, например, копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика не нужно;

НК РФ не называет в качестве обязательного документа, подтверждающего произведенные расходы, именно чек ККТ.

Вместе с тем имейте в виду, что если в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТ <3>. Без него расходы лучше не учитывать.

Без счета-фактуры принимать к вычету НДС опасно

(?) Куда деть НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии счета-фактуры?

Участник victor314

Ответ

Плательщики НДС, использующие приобретенные по такому чеку товары (работы, услуги) в облагаемой НДС деятельности, могут выбрать один из вариантов действий.

Вариант 1 . Принять к вычету. Еще в 2008 г. ВАС решил, что по чеку ККТ с указанным в нем НДС можно принять налог к вычету <4>. Но такой подход приведет к спору с налоговиками. Ведь, по мнению контролирующих органов, для того чтобы предъявить к вычету НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, организации нужно иметь <5>:

Кассовый чек с суммой НДС, выделенной отдельной строкой;

Счет-фактуру.

Напоминаем подотчетнику

Если в кассовом чеке на приобретенные товары (работы, услуги) выделен НДС, нужно потребовать у продавца счет-фактуру.

Вариант 2. Включить НДС в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Это наиболее распространенный на практике вариант. Логика у бухгалтеров такая: раз к вычету НДС принимать небезопасно, значит, его можно учесть в стоимости купленных товаров. Ведь это - невозмещаемый расход, непосредственно связанный с приобретением товаров (работ или услуг).

Однако налоговики и здесь могут увидеть ошибку. Они считают, что п. 2 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС может быть учтен в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг). И в нем нет такого основания, как невозможность принятия НДС к вычету <6>.

Вариант 3. Не учитывать входной НДС при налогообложении. То есть не принимать его к вычету и не включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Это - самый безопасный и в то же время самый невыгодный для организации вариант.

Поэтому каждая организация сама решает, какой именно вариант учета входного НДС она выберет.

Под отчет можно выдать деньги только сотруднику организации

(?) Какая ответственность грозит фирме, если она выдает в подотчет суммы лицам, не являющимся сотрудниками? Фирма применяет УСНО 6%.

Участник dmb2003

Ответ

Подотчетным лицом может быть только работник организации <7>. В вашем случае речь идет не о подотчете, а о гражданско-правовых отношениях с лицами, не являющимися работниками вашей организации.

Определить, что именно представляют собой выданные физлицам деньги, можно, только проанализировав суть ваших с ними отношений.

Так, к примеру, если с человеком заключен гражданско-правовой договор, вы можете выдать ему аванс под закупку материалов для выполнения предстоящих работ или услуг.

Если у вас оформлены агентские отношения или отношения комиссии, в рамках которых физлицо приобретает для вас какие-либо товары или материальные ценности, вы также можете выдать ему аванс под предстоящее выполнение данного ему поручения.

Ответственность собственно за выдачу денег неработникам не установлена. Однако все же штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций возможен, если физлицо от вашего имени покупает у сторонних организаций (предпринимателей) какие-либо товары (оплачивает работы/услуги) и сумма оплаты превышает 100 000 руб. по одному договору. Ведь в таком случае вы превысите <8>.

При этом применяемый вашей организацией режим налогообложения никакого значения не имеет.

Подотчетные деньги можно "выдать" и на зарплатную карту

(?) Можно ли деньги, выданные в подотчет, отправлять с расчетного счета на зарплатную карту?

Участник Дания

Ответ

Ни в одном нормативном акте запрета на это нет.

Но зато есть два Письма ЦБ РФ (выпущенных в разное время), в которых высказаны различные точки зрения по этому вопросу.

Так, в Письме 2006 г. сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена <9>. То есть под отчет сотрудникам нужно выдавать только наличку из кассы.

А уже в 2008 г. ЦБ, ссылаясь на свое Положение об эмиссии банковских карт <10>, делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открытый. И этот вопрос решает сама организация <11>. Так, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе, положении о командировках) может быть предусмотрена возможность перевода денег на на банковские карты сотрудников <12>.

Но если раньше некоторые банки руководствовались Письмом ЦБ 2006 г. и устанавливали запрет на перечисление подотчетных денег на зарплатные карты работников в договоре с организацией на открытие и обслуживание этих карт, то теперь они это уже не делают. Ведь в этом Письме ЦБ ссылался на старый Порядок ведения кассовых операций <13> и старое Положение о правилах организации наличного денежного обращения <14>, которые с этого года уже не действуют <15>.

А на днях Минфин выпустил Письмо, в котором он даже рекомендует перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников <16>. Но чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа "на командировочные расходы" или "на хозяйственные нужды". Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет (форма N АО-1) с приложенными к нему подтверждающими документами.

Печать организации на чеке ККТ не нужна

(?) Достаточно ли на кассовом и товарном чеках штампа "Оплачено" или обязательна печать организации?

Участник Лидия Лучинина

Ответ

Перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в чеке ККТ, приведен в п. 4 Положения по применению ККМ <17>. И ни штамп "Оплачено", ни печать организации там не поименованы. Так что на кассовом чеке они не нужны. Чек ККТ и без этих реквизитов будет подтверждать оплату.

Теперь что касается товарного чека. Четкого перечня реквизитов, которые должны быть в товарном чеке, нет. Поэтому на нем вполне может стоять и печать организации-продавца (что чаще всего и бывает на практике), и штамп "Оплачено". Но имейте в виду, что товарный чек со штампом "Оплачено" не приравнивается к чеку ККТ и не заменяет его <18>. Так что налоговики не примут у вас расходы по такому товарному чеку, если у вас нет чека ККТ.

Единственный случай, когда товарный чек может подтверждать оплату, это если его выдал плательщик ЕНВД.

С предпринимателем лучше рассчитываться по безналу

(?) Мы рассчитываемся с ИП, оказывающими нашей организации транспортные услуги, наличными. Какой вариант оформления правильный? Вариант 1: наличные деньги выдаются в подотчет нашему сотруднику, ИП выписывает нам квитанцию к ПКО, сотрудник прикладывает квитанцию к авансовому отчету. В бухучете делаются проводки: Дт счета - Кт счета , Дт счета - Кт счета . Вариант 2: наличные выдаются непосредственно ИП, мы оформляем , где указываем паспортные данные ИП, и он расписывается в нем. В учете делаются проводки: Дт счета - Кт счета .

Участник Галина62

Ответ

Предприниматель при получении наличных денег за транспортные услуги, оказанные юридическим лицам, должен выдать чек ККТ (если только ИП не применяет вмененку) <19>. Таким образом, выдача предпринимателем квитанции к приходному кассовому ордеру - это нарушение порядка ведения кассовых операций.

А у вашей организации при отсутствии чека ККТ, выданного предпринимателем, могут быть проблемы с подтверждением расходов.

Также вам следует помнить о предельной сумме расчетов наличными между организациями и (или) предпринимателями по одному договору (100 000 руб.) <20>. Превышение этого лимита грозит и вам, и предпринимателю большим штрафом <21>:

Для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;

Для руководителя (ИП) - от 4000 до 5000 руб.

Передача наличных денег предпринимателю возможна как через подотчетное лицо, так и через кассу организации. Проще выдать деньги предпринимателю через кассу по расходно-кассовому ордеру - по его паспорту и под его личную роспись. Это уменьшит документооборот: вашему работнику не потребуется составлять авансовый отчет.

А чтобы вообще избежать проблем с подтверждением наличных расходов, лучше выплачивать предпринимателю деньги безналично. К примеру, перечислять их на его банковский счет (банковскую карту).

Вносимые работником в кассу наличные можно тратить на что угодно

(?) Организация оплатила с расчетного счета обучение сотрудника с условием, что он возместит эти затраты в течение полугода. Сотрудник в течение 6 месяцев вносит денежные средства в кассу организации. Эти деньги организация направляет на хознужды, погашение займа. Насколько это правомерно? Организация применяет УСНО с объектом "доходы". Не будут ли внесенные сотрудником деньги являться доходами при УСНО?

Участник Альфия

Ответ

Расходование таких наличных на любые цели, в том числе и названные вами, правомерно. На погашение займа нельзя расходовать только наличную выручку <22>. А в вашем случае возвращаемые работником суммы выручкой не являются, ведь это не плата за что-то, что вы ему продали.

Теперь по второму вопросу. Есть вероятность, что налоговики расценят эти суммы как доходы, облагаемые налогом при УСНО <23>. Но это требование можно попытаться оспорить, ссылаясь на то, что возвращаемые работником деньги не являются для организации экономической выгодой <24>. То есть придется доказывать, что деньги были предоставлены работнику в заем.

Так что, если вы и спорить не готовы, и налог с возвращаемых денег платить не хотите, оформите оплату обучения как целевой беспроцентный заем работнику. Суммы возвращаемого займа в доходах на УСНО не учитываются <25>. А НДФЛ с экономии на процентах будет ощутимо меньше налога при УСНО со всей возвращаемой работником суммы.

На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

<1> п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ)

<2> Письма Минфина от 06.09.2012 N 03-11-11/272, от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2

<3> п. 1 ст. 2 Закона о ККТ

<4> Постановление Президиума ВАС от 13.05.2008 N 17718/07

<5> п. 7 ст. 168 НК РФ; Письма Минфина от 03.08.2010 N 03-07-11/335, от 15.06.2010 N 03-07-11/252, от 09.03.2010 N 03-07-11/51

<6> Письмо УФНС по г. Москве от 20.05.2011 N 16-15/049561@

<7> п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П

<8> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ; Указание ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У

<9> Письмо ЦБ от 18.12.2006 N 36-3/2408

<10> Положение ЦБ от 24.12.2004 N 266-П

<11> Письмо ЦБ от 24.12.2008 N 14-27/513

<12> ст. 168 ТК РФ

<13> утв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 N 40

<14> утв. ЦБ от 05.01.98 N 14-П

<15> Указание ЦБ от 13.12.2011 N 2750-У

<16> Письмо Минфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728

<17> утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745

<18> п. 4 Положения по применению ККМ, утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745

<19> пп. 1, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ

<20> п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У; п. 2 приложения к Письму ЦБ от 04.12.2007