Документы в личных делах располагают. Какие документы должны быть в личном деле работника

Само понятие «личное дело сотрудника» (ЛД) пришло к нам со времён развитого социализма. Это папка с подшитыми и пронумерованными в ней материалами, характеризующими трудовую деятельность человека с момента его трудоустройства до увольнения. Сегодня формирование личного дела не является обязательным, однако документы сотрудников есть на каждом предприятии. Поэтому кадровикам следует изучить всё, что касается особенностей ведения ЛД работников, и грамотно применять полученные знания на практике.

Что такое личное дело

К сожалению, в системе высших учебных заведений отсутствует факультет подготовки сотрудников отдела кадров (ОК). Специалисты этого профиля в лучшем случае обучались по специальности «Делопроизводство». Примечательно, что опыт работы кадровиков передаётся из поколения в поколение. Этим и объясняется косность структуры. К признакам такого консерватизма можно смело отнести ведение в компаниях личных дел работников.

В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых . Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника?

Состав ЛД работника

Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов. Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации .

Основы кадрового делопроизводства в 2017 году

В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства. В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2017 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.

Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ Р-6.30–2003 , созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров.

Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации

Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих. Для этой категории граждан разработаны форма и содержание папки с личным делом. Здесь и дальше используются ссылки на формат ведения ЛД госслужащих, определённый главой 2 ФЗ № 79 от 27.07.2004 (ранняя редакция от 16.10.2003) и Указами Президента РФ № 640 от 01.06.1998 и № 885 от 12.08.2002.

Структура личного дела сотрудника

Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив . Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002).

Сколько должно храниться ЛД

Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.

Инструкция по оформлению

Для оформления личного дела нужны: папка - скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии.

Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.

Общие требования можно сформулировать следующим образом:

на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения. Обложкой является сама папка или лист формата А-4 с указанными данными, наклеенный на неё;
обязательна опись документов, содержащихся в ЛД. Опись постоянно пополняется по мере изменения статуса сотрудника либо его карьерного роста;
затем следует подшить анкету, собственное резюме работника, копию диплома или аттестата;
далее - копии личных документов: паспорт, ИНН и т. п.;
заявление о приёме на работу (копия), приказ о назначении на должность;
трудовой контракт;
документы о перемещениях сотрудника по службе и изменениях его статуса (в хронологическом порядке);
можно включать результаты аттестации, служебные записки, сведения о квалификации.

Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии . Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п.

По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см.

С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».

Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.

Образец титульного листа

На титульном листе размещают персональные данные работника и сведения о периоде его работы на этом предприятии. Фотография не является обязательным элементом обложки.

Как должна оформляться опись

Опись - один из главных документов ЛД. К составлению описи нужно подходить добросовестно, поскольку именно она позволяет быстро найти нужные документы, а также проверить комплектность личного дела.

На работника компании может быть заведено только одно ЛД. Сбор информации негласными методами преследуется по закону.

Порядок работы с личным делом

Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним.

Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год.

Персональные данные, в соответствии с Указом Президента № 188 от 06.03.1997, относятся к категории конфиденциальных. Категорически запрещено включать в перечень документы, содержащие сведения о личной жизни, политической и религиозной принадлежности сотрудника (ст.8 ФЗ № 119 от 31.07.1995, в редакции 31.05.2003 и 31.01.2005). Уточнения № 58-ФЗ от 27.05.2003.

Личные дела не могут передаваться сторонним организациям , кроме как, по запросу правоохранительных органов. Запрещено хранить ЛД в филиалах, которые не являются юридическим лицом и не могут быть работодателем.

Ответственность инспектора по кадрам

Основные проверки кадровой службы осуществляет служба управления Минтруда. Такие проверки носят плановый характер. Кадровиков также (в пределах компетенции) имеют право проверять: служба занятости, территориальное управление социального страхования и правоохранительные службы по конкретным жалобам.

К инспекторам отдела кадров возможно применение штрафных санкций в размере 500 рублей за каждый неправильно заполненный документ. Но это касается только унифицированных форм, к которым личные дела сотрудников не относятся.

Однако если вы ведёте ЛД в обход устава предприятия (где это не предусмотрено локальными распоряжениями), исполнительная служба российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ имеет право применить к вам штрафные санкции за «сбор и обработку излишних персональных данных». Кроме того, сам сотрудник может обратиться в суд с иском к вам о защите прав личности за нарушение конфиденциальности в соответствии с Законом РФ № 152 «О защите персональных данных ».

Простой и эффективный выход из ситуации существует. Электронный формат ведения личных дел сокращает представительские расходы на кадровое обеспечение и избавляет от многих проблем.

Ведение ЛД сотрудников является добровольным и регламентируется внутренними положениями предприятия или компании. По сути, ЛД копирует сведения листка учёта кадров Т-2. Всё больше организаций переходят на электронный вариант учёта информации о своих сотрудниках.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
Какие документы должны содержаться в нем;
Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
Ксерокопия СНИЛС;
Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
Ксерокопия ;
Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
Автобиография;
Экземпляр ;
Ксерокопия трудовой книжки;
Материалы об аттестации (если проводилась);
Фотографии работника, которые периодически обновляются;
Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

Анкета для личного дела
Внутренняя опись личного дела
Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

Внесение записей в соответствующих разделах;
Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
Проверку личных делна сохранность документации;
в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Формирование дел сотрудников - процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот документ способен охарактеризовать подчиненного с самого его трудоустройства. Личные дела встречаются не только на работе, но и, например, в университете. В любом случае данный документ важен. Его необходимо правильно сформировать. Но как это сделать? В каких случаях необязательно вести подобную документацию? Что можно, а что нельзя помещать в личное дело? Разобраться во всем этом не так трудно, как кажется.

Определение личного дела

Личное досье работника - это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел - это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие - нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

руководители;
заместители руководства;
ведущие специалисты в компании;
сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел - это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

Доступ

Следующий момент - это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда - досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано - досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

анкеты соискателя;
приказы о предоставлении места труда;
заявления об увольнении (если есть);
приказы об увольнении;
акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень - это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
"Размножать" документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке - одна копия.
Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

копия паспорта гражданина;
СНИЛС подчиненного (копия);
ИНН (не оригинал);
военный билет;
документ(ы) об образовании;
фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
должностная инструкция для той или иной вакансии;
автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра - это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент - это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела - это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела - процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного - это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это - не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел - занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием "Дело". В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно - Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации - то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены - сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел - это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных "личных папок".

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное - своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов - только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием - утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) - не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

Давайте разберемся, как должно выглядеть личное дело работника, можно ли эти папочки так назвать и обязательно ли вести настоящие личные дела работодателям.

Шаг 2. Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок. Кадровик, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

Шаг 3. Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике Вы также можете разработать самостоятельно. Дополнение к личному листку заполняется кадровиком и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Шаг 4. Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиографию составляет и пишет работник в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографию включают следующую информацию:

фамилия, имя, отчество,
дата и место рождения,
сведения о родителях,
полученное образование,
с какого времени началась трудовая деятельность,
участие в общественной работе и выборных органах,
отношение к воинской обязанности,
наличие правительственных наград, поощрений,
сведения о составе семьи,
домашний адрес и телефон,
дата составления биографии,
подпись работника.

Шаг 5. Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены, то есть иметь отметку о заверении:

Шаг 6. Регистрируем личное дело

В целях обеспечения сохранности личных дел их обязательно регистрируют в Книге учета личных дел, разрабатываемой по усмотрению работодателя. После первичного оформления личное дело ведется кадровиком до момента увольнения работника. Потом личное дело необходимо оформить для архивного хранения. Срок хранения личных дел — 75 лет с года увольнения работника. А для личных дел руководителей организаций установлен срок хранения — постоянно.

Как называть папочки с ксерокопиями личных документов?

Если Вы не придерживаетесь никаких правил ведения личных дел: не ведете опись документов дела, не оформляете листок по учету кадров и автобиографию, не регистрируете дела, у Вас вообще не прописаны правила ведения личных дел, — то не называйте свои папочки с ксерокопиями и трудовым договором этим громким названием.

В номенклатуре дел эти папочки назовите «Трудовые договоры, заключенные с работниками». Вместе с трудовыми договорами пусть хранятся и ксерокопии личных документов.

Когда документы по личному составу оформляются на длительное хранение, ксерокопии уничтожаются, т.к. не подлежат хранению в составе кадровой документации. А вот если они находятся в составе личных дел, то хранятся вместе с остальными документами дела согласно описи.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2019 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

анкета (если ведется);
заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
второй экземпляр трудового договора;
заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.