Если в сзв м неправильно указан период. Частые ошибки в сзв-м и как их исправить. Неверно указаны данные о работнике или исполнителе

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про распространённые ошибки в СЗВ-М и правила их устранения.

Сегодня вы узнаете:

1. Как расшифровать коды ошибок;
2. С какими ошибками протокол будет принят;
3. Как избежать уплаты штрафов за допущенные ошибки.

Особенности корректировки СЗВ-М

Любое предприятие обязано осуществлять пенсионные отчисления в ПФР. Такое правило распространяется и на деятельность .

Независимо от формы труда работника, необходимо производить оплату платежей. Отчисления в Пенсионный Фонд обязательны для всех сотрудников: работающих по найму, или на условиях договора. Так как они получают официальный заработок, то работодатель должен обеспечить своевременные выплаты во внебюджетный фонд.

Данные по сотрудникам формируются в виде отчёта, который и направляется в фонд. Документ можно создать в электронном виде или на бумажном носителе. Последний вариант может применяться только той фирмой, численность сотрудников которой не превышает 24 человека. Если штат состоит из 25 и более наемных сотрудников, то формируется электронный отчет.

Как исправить ошибки без штрафов

Чтобы система не выдала вам отрицательный протокол, следуйте рекомендациям:

• Подавайте отчёт строго до 15 числа;
• Правильно используйте пометки «исхд», «отм», «доп. Первая подразумевает первичную подачу бланка, вторая отменяет ранее отправленные сведения, а последняя уточняет ошибки прошлого отчёта. Не допускается во вторичной подаче указывать «исх»;
• Чтобы предварительно просмотреть сформированный отчет и устранить ошибки при проверке, скачайте бесплатную программу, собственником которой является ПФР, – CheckPFR. Ссылку на скачивание можно найти на сайте ПФ. СЗВ-М ошибка будет вами выявлена ещё до отправки отчёта. В программу периодически вносятся изменения, а потому не забывайте своевременно обновлять ее на своем компьютере.

Все равно от ошибок никто не может быть застрахован. И чем больше сотрудников работает в компании – тем больше вероятность совершить оплошность. При этом следует помнить, что последствия для компании от неточностей в отчете, зависят от степени их тяжести.

Виды ошибок в СЗВ-М

Ошибки в проявляются при его , и по последствиям подразделяются на три типа:

1. Отчет принимается и не требует исправления и вторичной подачи.
2. Отчет принимается частично и есть необходимость в предоставлении допущенных ошибок.
3. Отчет отклоняется, и после исправления подается.

Это можно понять по коду, присвоенному ошибке.

С кодами 10 и 20

Это незначительные ошибки, не влияющие на сдачу отчета. При приемке СЗВ-М «прощается»:

• Отсутствие ИНН сотрудника, так как его у физлица может вообще не быть.
• Написание ФИО латинским шрифтом.
• Ошибочная простановка знаков препинания (точки, скобки, дефисы, кавычки и другие символы).
• Не указано отчество.

С кодами 30 и 40

Этот уже серьезней. Ошибки данной группы требуют исправления посредством подачи дополнительного отчета СЧЗВ-М. Вот перечень таких неточностей:

• Код 40 присваивается, если в в графе сотрудников проставлены не допустимые символы, такие как лишний пробел, точка, дефис.
• 30-ый код ставится при не заполненной строке с инициалами работников.
• Несовпадение внесенных в отчет ФИО или СНИЛС с данными ПФ по этим физлицам.
• Неправильная нумерация сотрудников (не по возрастанию).

Ошибки с кодом 50

Их присутствие в отчете требует однозначной корректировки:

• При электронном отчете это ошибочная структура файла или неправильный формат электронной подписи.
• Ошибка в записи или .
• Ошибочный тип формы отчета (исходный или дополнительный).
• Ошибка в регистрационном номере от ПФР.
• Не правильно указанный отчетный период.

Ошибки в написании имени и фамилии сотрудника

Имеется в виду раздел 4, где должны быть перечислены все работники компании, попадающие в данный отчетный период. Если неправильное написание имени или фамилии в СЗВ-М было допущено, то надо:

• Отменить данную запись подачей СЗВ-М с с указанием записанных неправильно физлиц.
• И подать новый отчет с записью «доп» в 3-ем пункте и правильными инициалами.

Как их исправить

Цена каждой ошибки в отчете составляет 500 рублей. Поэтому для компаний с большим штатом сумма может оказаться внушительной. Самостоятельно исправить допущенные неточности можно, только если они были обнаружены и откорректированы новым отчетом до крайнего срока сдачи. Но когда прошел, исправления могут быть только официальные. И здесь есть два варианта:

• При не «фатальных» ошибках (код 30, 400) сданный СЗВ-М принимается, но подается дополнительный отчет по неточным позициям.
• Если ошибки серьезные (код 50) форма отклоняется и требуется ее замена.

Тля технического осуществления данной процедуры разработаны три типа формы СЗВ-М с различными кодами. Это:

1. Исходный (исхд) – для первичной сдачи отчета.
2. Дополняющий (доп) – для дополнения отчета при незначительных ошибках, или повторной сдачи, ели исходный отчет отклонен.
3. Отменяющий (отмн) – для отмены отчета, сданного с ошибками.

Если забыли указать одного сотрудника

Такие ошибки могут происходить вследствие того, что:

• 1-го числа и поэтому его пропустили.
• Работник начал трудовую деятельность в последний день месяца.
• Работник долгое время не работает, но не уволен, например,

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Данный отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. Однако уже с 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности.

Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозит штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения на единственного учредителя компании нужно сдавать в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Напомним, что действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, был скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступают в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности можно исправить только в принятом отчете. То есть поле получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить данное наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, бухгалтер сделал опечатку в фамилии наемного специалиста. Данную неточность следует скорректировать в обычном порядке: сначала подав в ПФР отменяющую форму, а затем дополняющий бланк. Но только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Коды ошибок ПФР

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Итак, исправить ошибку в отчетности можно двумя способами:

• по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
• либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность нужно исправить в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от Пенсионного фонда.

Правило «5 рабочих дней» теперь касается только тех ошибок, на которые указали контролирующие органы. Исправить другие недочеты не получится. За «вновь выявленные» ошибки будут наказания.

Как действовать до уведомления ПФ РФ об ошибке в СЗВ-М? Без штрафа исправить самостоятельно выявленные неточности можно только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой был предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления.

Если забыли работника, то избежать штрафа можно, только если подать дополнительную форму отчета до 15 числа. Если сделать это позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). Так у организации будет больше времени исправить неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ также должен быть принят работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация считается несданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если у организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

Если организация обнаружила ошибку в форме СЗВ-М, бухгалтер задается вопросом, в СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов. Если отчет был скорректирован раньше, чем недостоверные сведения обнаружила налоговая служба, подача уточненной информации поможет избежать штрафных санкций.

Общие сведения о подаче формы СЗВ-М

С тех пор, как была отменена индексация пенсий работающих пенсионеров, Пенсионному Фонду понадобилось регулярное обновление сведений о трудящихся на предприятиях сотрудниках. Решено было получать интересующие ПФР сведения путем наложения обязательства на страхователей ежемесячно подавать отчет по форме СЗВ-М. Если у юридического лица или индивидуального предпринимателя на предприятии имеются застрахованные лица, с чьих вознаграждений уплачиваются страховые взносы в рамках обязательного пенсионного страхования, на данных лиц необходимо подавать СЗВ-М.

Важно! В отчет СЗВ-М необходимо включать информацию о единственном учредителе (руководителе) действующей компании как о единственном исполнительном органе. Факт отсутствия у него зарплаты не влияет на данную обязанность, как и отсутствие должным образом оформленного трудового договора.

В форме СЗВ-М страхователи должны указывать номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), фамилию, имя, отчество и ИНН (если он известен) каждого застрахованного лица :

• штатных сотрудников, трудоустроенных на основании трудового договора;
• дистанционных сотрудников с трудовыми договорами;
• официально трудоустроенных совместителей;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера (предметом которых является оказание услуг или выполнение работ).

Как правильно заполнить форму СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из 4 разделов:

Как подается отчет по форме СЗВ-М

Важно! Компании, которые сдают отчеты на 25 и более застрахованных лиц, обязаны отчитываться в электронной форме. При этом документ в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Правление Пенсионного Фонда предоставляет страхователям несколько вариантов относительно подачи СЗВ-М, чтобы каждый мог выбрать для себя наиболее удобный вариант и не допускать просрочек по отчетности. Форму СЗВ-М можно подать в ПФР:

1. В электронном виде с применением информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (включая интернет), в том числе «личного кабинета», Единого портала и официального сайта Пенсионного Фонда России.
2. На бумажном носителе (можно передать лично или отправить по почте).
3. Через МФЦ (многофункциональные центры).

В какие сроки необходимо сдать отчет по форме СЗВ-М

Страхователи должны отчитаться, представив в ПФР сведения о работниках по форме СЗВ-М, не позднее 15 числа того месяца, которые следует за отчетным месяцем. В Письме ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045 уточняется, что в том случае, если последний день срока пришелся на нерабочий праздничный день или выходной, крайним сроком подачи отчета следует считать следующий за ним рабочий день.

Какие штрафы налагаются за отказ от подачи формы СЗВ-М

Согласно указаниям ст. 17 Закона № 27-ФЗ, если компания не вовремя отправила отчет по форме СЗВ-М, ей придется уплатить штраф в размере 500 рублей на каждое застрахованное лицо, о котором страхователь не сообщил сведения. Аналогичный по размеру штраф накладывается на страхователя, который предоставил неполные и/или ложные сведения (так же, на каждого из сотрудников).

Из-за каких ошибок в СЗВ-М форму не примут

Существует несколько критических ошибок, из-за которых форма СЗВ-М не будет принята Пенсионным Фондом:

• в форме прописан неверный период, за который предоставлены сведения;
• повторная отправка исходной формы;
• отправляется дополняющая форма, а не исходная;
• совершена ошибка в регистрационном номере в Пенсионном Фонде;
• поставлена чужая электронная подпись.

В каких случаях отчет СЗВ-М будет отправлен страхователю на доработку

Если Пенсионный Фонд вернул форму на доработку, значит, страхователь допустил ошибки в сведениях на застрахованных лиц. В такой ситуации необходимо будет подать дополнительную форму СЗВ-М с указанием лишь тех работников, в отношении которых были изначально предоставлены недостоверные сведения. Ошибки могут быть следующие:

• отсутствует фамилия, имя и/или отчество сотрудника;
• СНИЛС и ФИО сотрудника не совпадают;
• вместо ИНН поставлены «0», поскольку страхователь не обладал данными об ИНН работника.

В СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов – в какой срок нужно успеть устранить ошибки

Пенсионный Фонд дает возможность страхователям исправить ошибки в форме СЗВ-М и направить дополнительную форму, чтобы избежать штрафов. Срок устранения недочетов составляет 5 рабочих дней с момента получения информации от ПФР о наличии ошибки в отчете. Если исправленный отчет придет в ПФР в течение 5 рабочих дней, штрафа не будет. Об этом говорится в Приказе Минтруда РФ от 14.06.2018 № 385н .

В СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов – пример

Страхователь должен подать отчет по форме СЗВ-М за июль месяц до 15 августа. 22 августа работодатель получил протокол от ПФР о наличии ошибок в поданном отчете. Исправленный отчет должен поступить в ПФР не позднее 29 августа. В противном случае, на страхователя будет наложен штраф.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Страхователь посчитал, что ему не избежать штрафа за ошибку в СЗВ-М, поскольку от ПФР успело прийти уведомление об ошибке.

СЗВ-М за отчетный период июнь 2016 г. был отправлен 08.07.2016 г. (ошибочно период был поставлен июль 2016 г.), отчет ПФ был принят. 18.07.2016 г. был отправлен отчет с отчетным периодом - июнь 2016 г. ПФ дал штраф. Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности? Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н). Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа. Что дедать?

Ответ

1) Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности?

Неверно указан отчетный период — это одна из ошибок, которые ПФР не может обнаружить на этапе проверки при приеме СЗВ-М. Штрафа за такую ошибку можно избежать только, если исправить отчетный период не позднее срока сдачи СЗВ-М (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

2) Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н).

Как показывает практика, ПФР не руководствуется положениями этой Инструкции и за пропуск срока или недостоверные сведения в СЗВ-М выставляет компаниям штраф.

3) Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа.

Нет, по последним данным, ПФР все равно выставляет штраф. Ошибки нужно успевать исправить до окончания срока сдачи отчета.

4) Что делать?

Вы отправили СЗВ-М за июнь 2016 года с типом исходная 18.07.2016 г., а должны были не позднее 11 июля. Вы нарушили срок сдачи отчета, поэтому ПФР выставил вам штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо, сведения о котором должны быть отражены в форме СЗВ-М, представленной с опозданием. Шансов, что региональный Пенсионный фонд или его вышестоящее отделение отменят штраф, нет.