Новая ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд РФ (форма СЗВ-М). Как заполнить СЗВ-М: порядок и образец заполнения

Начиная с отчетности за апрель 2016 года в ПФР нужно представлять новую ежемесячную отчетность СЗВ-М - Сведения о застрахованных лицах (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п).

Форма СЗВ-М: кто сдает

Отчет СЗВ-М сдают организации и ИП с работниками. Сведения подаются:

• на каждого работника, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен трудовой договор;
• на каждое физлицо, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.

Какие именно сведения указываются в СЗВ-М

В новой отчетности указываются ФИО физлица, на которого подаются сведения, а также его СНИЛС. Кроме того, если работодатель располагает сведениями об ИНН физлица, то указывается и эта информация.

Если у организации есть обособленные подразделения

Обособленные подразделения (ОП), имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также выплачивающие зарплату работникам, подают в свое отделение ПФР форму СЗВ-М в отношении работников, трудящихся в конкретном ОП. При этом в отчетности указывается ИНН головной организации, а КПП - обособленного подразделения (Информация ПФР).

Форма СЗВ-М: образец

Образец заполнения СЗВ-М можно посмотреть .

СЗВ-М нулевая

Данная отчетность, в принципе не может быть нулевой, т.к. в организации есть хоть один работник - ее директор, а ИП без работников сдавать СЗВ-М не должны.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2016 году

Сведения о застрахованных лицах представляются не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.04.2016)).

В 2016 году сроки сдачи СЗВ-М следующие:

А срок представления СЗВ-М за декабрь 2016 г. выпадает уже на 2017 г. - сведения нужно будет представить (конечно, если этот день не будет выходным).

В каком виде сдавать СЗВ-М

Если численность застрахованных лиц, на которых подаются сведения в ПФР, составляет 25 и более человек, то СЗВ-М безопаснее сдать в электронном виде, подписав электронной подписью (

С 1 апреля 2016 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г. (ст. 2, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.). С указанной даты для работодателей вводится новая форма ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд РФ - форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Установлены сроки и порядок ее представления, а также ответственность страхователей за непредставление либо представление неполных (недостоверных) сведений.

Мы предлагаем ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы в связи со сдачей новой отчетности.

С какой целью введена новая форма отчетности?

Для того, чтобы ежемесячно отслеживать факт работы пенсионера, и введена новая форма (Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.).

Форма СЗВ-М обязывает организации (индивидуальных предпринимателей) ежемесячно сообщать сведения по каждому застрахованному физическому лицу (независимо от его возраста и наличия у него права на пенсию) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Это касается:

• работников организации (по трудовому договору), в том числе тех, кто в отчетном периоде отработал не все дни (в течение месяца был уволен или, наоборот, принят) или фактически не работал ни одного дня (например, в периоде приостановления деятельности) и (или) не получал вознаграждения (например, из-за болезни, нахождения в административном отпуске, отпуске по уходу за ребенком), а также единственных учредителей - руководителей, которые работают на основании заключенных трудовых договоров.

• лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера , если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (вне зависимости от факта наличия или отсутствия выплат в отчетном периоде).

Исходя из формулировок, содержащихся в п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., обязанность подавать сведения по форме СЗВ-М возникает у организации (индивидуального предпринимателя) лишь тогда, когда такие сведения у нее есть, а это возможно только в случае, если у нее вообще есть застрахованные лица - работники (в т. ч. граждане, трудящиеся по гражданско-правовым договорам).

Вместе с тем возможна иная точка зрения. Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Дополнительно отметим, что, например, расчет по форме РСВ-1 ПФР нужно подавать в любом случае, то есть даже если застрахованных работников у страхователя нет.

Оптимальный вариант

Страхователь может обратиться в Пенсионный фонд РФ или Минтруд России за разъяснениями законодательства, а именно: установлена ли обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей) подавать "нулевые" (пустые) сведения по форме СЗВ-М при отсутствии застрахованных лиц - работников (в т. ч. трудящихся по гражданско-правовым договорам). Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему.

Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса "Моё дело. Бюро" - "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".

Когда нужно сдать СЗВ-М впервые?

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за вновь введенным с 1 апреля 2016 года отчетным периодом - месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Таким образом, первый раз нужно отчитаться не позднее 10 мая текущего года за апрель (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Какими способами можно сдавать ежемесячные сведения и куда?

Индивидуальным предпринимателям по общему правилу представлять сведения персонифицированного учета, в том числе по форме СЗВ-М, на самих себя не нужно (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Если сведения подаются менее чем на 25 человек, их можно представить на бумажном носителе через представителя страхователя (законного или уполномоченного). В противном случае отчет представляется в электронном виде (в т. ч. через оператора электронного документооборота).
Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Формат сведений утвержден Распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ № 70р от 25 февраля 2016 г.

Что собой представляет форма СЗВ-М?

• фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

По сути эти же данные (за исключением ИНН) содержатся в подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1. Поэтому заполнение новой отчетности - формы СЗВ-М не должно вызвать затруднений.
Что же касается указания ИНН, то данный показатель не является обязательным реквизитом и при отсутствии информации о нем соответствующие графы остаются пустыми.

Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:

• "исхд" - исходная форма, содержащая впервые подаваемые сведения за данный отчетный период;
• "доп" - дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых отделением Пенсионного фонда РФ сведений за отчетный период. То есть дополняющую форму нужно оформить в случае необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в сданной форме СЗВ-М, или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
• "отмн" - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.

Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставляется только при ее наличии.

Нужно ли представлять в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-М, если был сдан расчет РСВ-1 ПФР в отношении тех же застрахованных лиц?

Представлять нужно. Несмотря на то, что фамилия, имя, отчество и СНИЛС работников отражаются подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР, эти сведения потребуется сообщать дополнительно (ежемесячно) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Какая ответственность грозит страхователю за опоздание со сдачей сведений по форме СЗВ-М?

Образец заполнения формы СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах" см. ниже.

С апреля 2016 года законодательство ввело новую форму отчетности СЗВ-М в Пенсионный фонд. Подавать ее обязана каждая организация, у которой заключены трудовые договора с работниками. Необходимо разобраться, какое именно подразделение подает форму СЗВ-М.

Важно разбираться, что представляет собою такая отчетность. СЗВ-М – это сведения о застрахованных входящие, буква М говорит о необходимости сдавать ее каждый месяц.

Данный документ подается страхователем на каждое застрахованное лицо, которое заключило с ним трудовой договор. Это могут быть обычные работники, сотрудники в декрете или отпуске, также пенсионеры. Сдается такая отчетность каждой организацией, предприятием, фирмой, индивидуальным предпринимателем. Главное условие – это наличие трудового договора. Также здесь нужно указывать лиц, которые были уволены в отчетный период.

Заполнять форму надо даже на одного единственного сотрудника. Если же у предпринимателя никого нет в штате, он работает сам на себя, то такой отчет он не сдает.

Существуют некоторые особенности заполнения документа:

• Например, когда человека уволили с работы 01.04, а отчетность подается 10.05 – в этом случае его не вносят в форму, даже тогда, когда ему положены выплаты;
• Сдача отчетности совершенно не зависит от выплат работникам. Главное, чтобы на момент подачи с человеком заключен был договор;
• Все сотрудники, с которыми закреплены трудовые отношения договором, обязательно включаются в отчетность, даже при временном отсутствии на рабочем месте.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Кто сдает СЗВ-М кадры или бухгалтерия

Законодатели не издали каких-либо инструкций по заполнению и сдаче такой формы отчетности. Поэтому нигде в законе нельзя найти, что делать с формой СЗВ-М, кто должен сдавать ее.

Поэтому вся ответственность за сдачу отчета возлагается на руководство организации. Именно руководитель должен назначить ответственного, который будет заполнять форму, а после чего предоставлять ее в Пенсионный фонд.

Чаще всего этим занимается бухгалтерия, потому как они заполняют на сотрудников большое количество форм, сведения из которых, подойдут и для СЗВ-М. Но с этой задачей легко справится и отдел кадров, потому как у них также имеется вся необходимая информация на работников.

В связи с чем, руководитель самостоятельно принимает решение и накладывает на должностное лицо обязанность по заполнению формы и предоставлению ее в Пенсионный фонд. Важно понимать, что сотрудник должен быть ответственным, потому как неверное заполнение и ошибки, несвоевременная сдача отчета ведет к наложению штрафа суммой 500 руб.

Подается СЗВ-М ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Законодатели продлили срок на 5 дней. В случае, когда срок сдачи выпадает на праздник или выходной, то он переносится на ближайший рабочий день.

СЗВ-М в 2017 году, если ИП без работников

Тогда, когда у индивидуального предпринимателя нет работников, ему такую отчетность подавать не нужно. Потому как сам с собой он трудовой договор не заключает.

Если же он заключает трудовой договор хотя бы с одним сотрудником, то ему должна быть присвоена квалификация работодателя-страхователя. Тогда сдавать такую отчетность необходимо по общим правилам.

Когда сдается отчет СЗВ-М в 2017 году

Важно понимать, что при сдаче такой формы необходимо соблюдать определенные сроки. Поэтому каждый бухгалтер обязан иметь перед собою таблицу со сроками сдачи отчетности в 2017 году:

Сдается такой вид документа двумя способами:

• В бумажном виде – только для тех, кто имеет в штате до 25 сотрудников. Направить его в Пенсионный фонд можно почтой или лично;
• Все остальные обязаны подавать отчет в электронном виде.

Состоит форма из четырех разделов, которые включают в себя реквизиты страхователя, отчетный период, форму и всю информацию на застрахованное лицо.

В четвертом разделе указываются фамилия, имя, отчество лиц, которые имеют с организацией трудовые договора, ИНН и КПП. Если у фирмы отсутствует ИНН человека, его можно не указывать.

Третий раздел включает форму отчетности, тут нужно указать один из следующих кодов:

• Исхд – исходная, та, которая подается впервые.
• Доп – дополняющая – та, где указываются сведения, которые не вошли в первую форму. Старые данные указывать уже не нужно.
• Отмн – отменяющая – та, которой отменяется вся информация, предоставленная ранее:

Под конец прошлого года был принят закон, отменяющий индексацию пенсий работающим пенсионерам (закон от 25.12.2015 г. № 385-ФЗ). Положения закона вступили в силу с 1 января 2016 года. Помимо отмены индексаций, ст. 2 данного НПА включает в себя и описание новой формы отчетности, сдавать которую нужно будет каждый месяц, начиная с апреля 2016 года - СЗВ-М.

Аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о заработке (вознаграждении), сдаваемые ежемесячно». Отчет СЗВ-М включает сведения о работающих в компании гражданах. Если среди них есть пенсионеры, то ПФР будет знать поименно тех, кому не положена индексация пенсии. Ежемесячно нужно сдавать отчет для того, чтобы получать актуальную информацию о том, кто из пенсионеров работает и не имеет права на индексацию; кто из них уволился, а значит, вправе претендовать на повышение социальных выплат.

Кто сдает СЗВ-М в 2016-2017 году

Новую отчетность должны сдавать все страхователи работающих у них лиц - как по трудовому договору, так и по договору подряда - если в соответствии с договором с сумм вознаграждения платятся страховые взносы в ПФР (п. 2.2 ст. 11 закона от № 27-ФЗ). При этом сведения нужно предоставлять на всех сотрудников, которые трудились в компании в течение отчетного периода: на уволенных и принятых в течение месяца, а также на тех, кто физически не присутствовал на рабочем месте (временно нетрудоспособных, декретниц, работников в отпусках по уходу за детьми).

У многих бухгалтеров возникает вопрос: надо ли сдавать нулевую форму СЗВ-М? Ведь если у компании нет застрахованных лиц, то и предоставлять сведения не на кого. Если нет работников, СЗВ-М предпринимателя не будет содержать никаких строк в табличной части списка застрахованных лиц.

Если единственный учредитель компании принят в штат и платит сам себе зарплату, то сдавать СЗВ-М он должен на самого себя - в таблице застрахованных лиц будет единственная запись (письмо ПФР от 04.05.2016 №15/753).

Порядок заполнения СЗВ-М

Бланк формы СЗВ-М утвержден Постановлением правления ПФР от 01.02.2016 г. №83п, которое не содержит отдельного регламента заполнения формы - вся информация по внесению сведений в отчет уже содержится в самом бланке. СЗВ-М состоит из 4 разделов. Первый раздел посвящен сведениям о страхователей - указать нужно регномер в ПФР, краткое наименование компании в соответствии с уставом или ФИО предпринимателя, ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН). Код по ОКПО бухгалтер может взять в карточке статистических кодов, которые присвоили компании при регистрации.

Во втором разделе компания должна указать период, за который отчитывается. Раздел содержит перечень 12 месяцев и цифровой код для каждого месяца: 01 - январь, 02 - февраль и так далее. Бухгалтер указывает соответствующий цифровой код и год: если отчет сдается за май 2016 год, то должно быть указано 05 и 2016.

Третий раздел информирует ПФР о типе формы:

• исхд - исходная форма: если страхователь впервые подает СЗВ-М за отчетный период;
• доп - дополняющая: отметка в этом поле ставится в случае передачи в ПФР дополнительных сведений за отчетный период;
• отмн - отменяющая: СЗВ-М с отметкой в этом поле сдают для аннулирования ошибочно переданных данных.

Четвертый раздел содержит таблицу сведений о застрахованных лицах. Таблица состоит из 4 граф:

• 1 графа - порядковый номер записи в таблице;
• 2 графа - ФИО застрахованного лица, заполнять их нужно только в именительном падеже;
• 3 графа предназначена для СНИЛС застрахованного;
• 4 графа содержит ИНН застрахованного.

В 1-3 графах таблицы раздела 4 сведения должны быть обязательно. ИНН работника компания может и не заполнять. Ошибки в любой из записей таблицы - повод для штрафа со стороны ПФР. Поэтому если вы не знаете, как точно пишется фамилия работника или на ксерокопии ИНН плохо видно одну из цифр - лучше уточнить. Если у вас нет сведений об ИНН, то графа 4 таблицы нужно оставить пустой, прочерки или иные знаки писать не нужно.

Бланк таблицы в разделе 4 содержит 25 строк, учетная программа автоматически добавляет дополнительные строки, если застрахованных лиц больше 25. В конце листа формы СЗВ-М указывается должность руководителя компании, его подпись и расшифровка. Печать на отчете ставится в том случае, если компания официально не отказалась от использования печати. Еще в конце формы следует указать дату составления.

Как исправить ошибки в СЗВ-М

Бланк СЗВ-М очень простой и содержит подсказки по заполнению формы. Да и сам принцип отчета тоже несложный - перечислить сотрудников и указать СНИЛС и ИНН (при наличии). Но поскольку форма сдается впервые в этом году, у бухгалтеров возникают ошибки и недоразумения. Как заполнить форму СЗВ-М, чтобы исправить ошибки - читайте ниже.

Важно: Принимать от страхователей корректировки сданных отчетов СЗВ-М за апрель 2016 г. сотрудники фонда будут до 07.06.2016 г. (информация ПФР от 04.05.2016 № 04/406/1984). Но штрафа вряд ли удастся избежать, поскольку новые сведения поступили в ПФР после крайнего срока сдачи отчетности за апрель 2016 г.

Если бухгалтер внес в раздел 4 сотрудника, который в апреле 2016 г. уже не работал в фирме, то он должен сдать СЗВ-М еще раз: разделы 1 и 2 останутся неизменными, а в разделе 3 тип формы будет указан как отменяющая. Раздел 4 в таком случае должен содержать только сведения о сотруднике, которого надо исключить из отчета.

Если же бухгалтер наоборот, забыл указать кого-то из персонала (например, декретницу или сотрудника, который весь апрель был в командировке), то нужно опять отправить СЗВ-М: раздел 1 и 2 исправлять не нужно, в разделе 3 указать тип формы «дополняющая». Таблица перечня застрахованных лиц будет состоять из тех сотрудников, которых бухгалтер забыл включить в отчет.

Когда бухгалтер должен исправить ошибку в отчете, то нужно сдавать сразу две формы СЗВ-М: отчет с кодом «отмн» и перечнем лиц, по которым допущены ошибки, аннулирует сведения о них. А отчет с типом формы «дополняющая» будет содержать тех же сотрудников, но уже с исправленными данными.

Если вы отправляете СЗВ-М в электронном виде, то ПФР может прислать три варианта протокола:

Порядок и сроки сдачи СЗВ-М

Фирма, у которой меньше 25 застрахованных лиц, может сдать отчет двумя способами:

• на бумаге - почтой России, принести лично в отделение фонда или передать через представителя;
• в электронном виде - для этого необходимо иметь ЭЦП, программное обеспечение и должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с ПФР.

Если застрахованных лиц больше 25, то отчет нужно сдавать только в электронном виде (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Когда сдавать отчет СЗВ-М? Изначально в 2016 году был установлен срок сдачи - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Если это выходной день - то срок переносится на ближайший рабочий день. В 2017 году срок продлили на 5 дней, теперь это - не позднее 15-го числа следующего месяца.

Можно ли досрочно сдать СЗВ-М? Закон не запрещает дожидаться конца месяца, чтобы сдать отчет - например, за май месяц вы можете отчитаться 20.05.2016 г. Но если компания наймет еще одного человека после этой даты, то нужно будет подавать дополнительные сведения в отчет. Мы не рекомендуем сдавать СЗВ-М до конца отчетного месяца - если бухгалтер забудет о новом сотруднике, то ПФР оштрафует компанию за непредставление сведений.

Штраф за несдачу СЗВ-М

По нарушениям порядка заполнения и сдачи СЗВ-М есть несколько штрафов. Работодателя оштрафуют в случае опоздания с расчетом или не сдачи СЗВ-М. Размер штрафа - 500 рублей. Вроде бы небольшая сумма, но это не за весь отчет, а за каждого сотрудника, сведения о котором ПФР не получил (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Если у вас работает 100 человек и бухгалтер забыл сдать СЗВ-М вовремя, то штраф составит 500 рублей*100=50 000 рублей.

За ошибки в расчете СЗВ-М штраф аналогичный - 500 рублей, причем тоже за каждого человека, сведения по которому бухгалтер передал с ошибкой. Ошибки могут быть в ФИО, СНИЛС или ИНН. Первые два показателя - обязательные реквизиты формы, даже опечатки в них чреваты штрафом. ИНН не является обязательным элементом сведений, но если уж указали его, то сделайте это без ошибок. Если бухгалтер сдал сведения о 100 сотрудниках, но в информации о двоих ошибся: неправильная фамилия работника, а в другой строке привел ошибочный СНИЛС, - то штраф за такую оплошность будет равен 500 рублей*2=1000 рублей.

Споры вызывает штраф за отправку СЗВ-М не по ТКС. ПФР имеет право оштрафовать за несоблюдение электронного формата только за сдачу РСВ-1. Однако на практике чиновники могут вообще объявить, что СЗВ-М не сдан - и тогда придется платить штраф как за непредставление сведений по каждому сотруднику.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Чтобы вы могли наглядно разобраться с правилами заполнения формы СЗВ-М, мы подготовили пример заполнения отчета и исправления ошибок. В ООО «Фантазия» штатный состав представлен следующими лицами:

В апреле 2016 г. был уволен Соколовский Игорь Валентинович, вместо него 29.04.2016 г. была принята на работу Ивашкевич Кристина Георгиевна. Кроме того, на предприятии трудится программист Иванов Ярослав Олегович, с которым заключен договор оказания услуг в 2016 году.

За апрель 2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал СЗВ-М досрочно - 25.04.2016 г. Однако потом бухгалтер выяснил, что ошибочно включил в расчет юриста Стадничук Алексея Вадимовича, который был уволен 31.03.2016 г., а в апреле приходил только за трудовой книжкой и справками для нового места работы. Кроме того, бухгалтеру нужно передать сведения и по Ивашкевич Кристине Георгиевне, поскольку она была устроена в штат после сдачи апрельской СЗВ-М.

Итак, 25.04.2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал отчет с типом формы «исходная» за апрель 2016 г.

Затем 26.04.2016 г. бухгалтер отправил в фонд СЗВ-М с типом формы «отменяющая» - только на Стадничука Алексея Вадимовича, который в апреле на предприятии уже не трудился.

А после майских праздников 04.05.2016 г. бухгалтеру пришлось отправлять еще один отчет СЗВ-М с типом формы «дополняющая» - для передачи сведений по Ивашкевич Кристине Георгиевне.

Поскольку бухгалтер успел до крайнего срока сдачи СЗВ-М за апрель (10.05.2016 г.), а из ПФР во всех трех случаях пришел успешный протокол передачи сведений - штраф ООО «Фантазия» не получит.

Меньше месяца осталось до дня, когда страхователи впервые должны будут сдать ежемесячную отчетность в ПФР.

Как известно, с апреля 2016 года все страхователи обязаны ежемесячно представлять в территориальные органы ПФР сведения по каждому физическому лицу, с которым оформлены трудовые или гражданско-правовые отношения. Сведения надо будет подать по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.16 № 83п. Впервые сдать этот отчет нужно не позднее 10 мая 2016 года.

Кто должен представлять форму СЗВ-М.

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц, в том числе организации, не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, в отношении руководителя. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

Вопрос: нужно ли центрам занятости предоставлять отчетность по форме СЗВ-М?

Центры занятости предоставляют ежемесячную отчетность только на своих работников, с которыми у них заключены трудовые или гражданско - правовые договоры. На состоящих на учете безработных граждан отчетность не предоставляется.

Состав формы СЗВ-М.

Форма ежемесячного отчета СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах». Она состоит из четырех разделов.

Раздел 1. Реквизиты страхователя

В этом разделе следует указать сведения о страхователе: регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП.

Раздел 2. Отчетный период

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле «отчетный период», указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за апрель 2016 года нужно поставить «04».

Раздел 3. Тип формы (код)

В этом разделе следует отметить один из трех кодов, которые обозначают тип представляемой формы:

• «исхд» — исходная;
• «доп» — дополняющая;
• «отмн» — отменяющая.

Исходная форма — это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые. Например, если он сдает первичный отчет за апрель 2016 года, то в разделе 3 нужно проставить код «исхд».

Код «доп» следует вписать в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты органом ПФР. Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо дополнить уже сданную отчетность информацией об этом работнике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «доп».

Что же касается кода «отмн», то он вносится в форму СЗВ-М, которая подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:

• СНИЛС;

В пояснении к разделу 4 формы СЗВ-М сказано, что в данный раздел вносятся сведения о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, а также гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и другие виды договоров, с выплат по которым перечисляются взносы в ПФР). Обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде. Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде имелись действующие трудовые договоры со страхователем. В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком). По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.

Может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать «пустую» ежемесячную отчетность, если компания не ведет деятельность? Ответ: если все таки предприятие не закрыто, то СЗВ-М представляется на руководителя.

Можно ли сдать форму СЗВ-М до окончания отчетного месяца, например, представить отчет за апрель 2016 года непосредственно в апреле (до майских праздников)?

В законодательстве никакого запрета на этот счет нет. Предусмотрен лишь крайний срок сдачи отчетности — 10-е число месяца, следующего за отчетным. Поэтому страхователь вправе представить форму СЗВ-М до окончания текущего отчетного месяца.

Но необходимо отметить, что если работодатель сдаст СЗВ-М до окончания отчетного месяца, но в этом же месяце, после предоставления в ПФР отчета примет на работу нового сотрудника, то на него необходимо заполнить и направить в ПФР до 10 числа месяца, следующего за отчетным дополняющую форму СЗВ-М. В случае непредставления отчета - это будет являться нарушением.

При представлении формы СЗВ-М по телекоммуникационным каналам связи необходимо соблюсти три условия:

1. направление формы СЗВ-М осуществляется в рамках формализованного документооборота «Сведения ПФР»
2. документ направляется в транзакции «сведения», имеет тип «пачкаИС» (недопустимо применение типа СведенияПриложения)
3. в одной транзакции допустимо отправлять только один XML-файл, содержащий форму СЗВ-М.

Ответственность за непредставление формы СЗВ-М.

Штраф за непредставление формы СЗВ-М в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).