Правила хранения первичных бухгалтерских документов. Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

Работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе. Как ее организовать, и что важно при этом учесть рассказала Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном Суде РФ и Высшем Арбитражном Суде РФ. Конспект лекции на эту тему подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко.

Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе.

Безрадостная тенденция обусловлена и тем, что руководство компаний относится к архиву как к второстепенной работе, экономя на расходах по его содержанию. Это может привести компанию к неблагоприятным последствиям.

К сказанному можно добавить еще и то, что в небольших организациях зачастую просто нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив компании. А функции архивариуса поручаются секретарю, кадровику или же бухгалтеру.

В любом случае вы должны быть непосредственно знакомы с порядком формирования архива, поэтому на семинаре я подробно расскажу, какие документы необходимо подготовить бухгалтеру для передачи дел на сохранение.

Организация архивного хранения в компании

Первое, на что вы должны обратить внимание, – вне зависимости от масштабов вашей компании есть ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.

Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью. Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Здесь все, конечно, зависит от масштабов компании. Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.

Как я говорила выше, в небольших компаниях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем или бухгалтером). При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса. В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.

Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.

Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Вернемся к номенклатуре дел и рассмотрим подробнее содержание и порядок заполнения этого табличного документа. Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее по тексту – Основные правила. – Примеч. ред.). Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».

Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02, ...«отдел снабжения» – 05, ... «отдел маркетинга» – 12 и т. д. Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде. После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05. Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02, ... 05-25 – последнее дело.

Графа вторая «Заголовок дела» не должна вызвать у вас вопросы. Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения, о котором я говорила вначале. Все предельно просто, например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».

В конце календарного года в третью графу номенклатуры дел «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел.

Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.

Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.

Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.

Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.

В целом форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комисией (ЭПК) архивного учреж-дения.

По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа. Как уже отмечалось, существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

Итоговая запись к номенклатуре дел

Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».

Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.

В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».

Что такое дело с отметкой ЭПК? Это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения. Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.

Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что унич-тожению. Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет. В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.

Отметим, что в рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии. Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет ЭК, как правило, заместитель директора.

Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения. Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Остановимся на технической обработке документов перед сдачей их на архивное хранение. Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Далее следуют простые, но затратные по времени процедуры. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.

Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.

Внутренняя опись дела

И наконец, надо составить внутреннюю опись документов дела. Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.

Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Теперь у компании есть правильно сформированные документы, подшитые и с обложкой.

Какой следующий шаг? Мы должны внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу. Подробно на их заполнении я останавливаться не буду, потому что формат очень схож с номенклатурой дел.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

Акт о выделении к уничтожению документов

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил).

В акт вносятся уже знакомые нам данные: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения. После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье бумагу необходимо сдать на переработку.

Подводя итоги обсуждения данной темы, еще раз подчеркну, почему важно вести архив. В жизни случаются разные ситуации, например через долгие годы к вам могут обратиться люди, потерявшие документы, содержащие информацию о трудовом стаже. В соответствии со статьей 62 ТК РФ гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности. Предоставить копии таких документов вы обязаны в трехдневный срок.

Любое дело для успешного функционирования нуждается в организации его осуществления. Это непосредственно касается и бухгалтерского дела. Бухгалтерское дело отличается сложной и неоднородной структурой, разным по содержанию и срокам выполнения перечнем выполняемых работ, необходимостью их гармоничного сочетания для обеспечения единства системы, совмещением учетных функций с контрольными, необходимостью выхода в единую отчетность.

В соответствии со структурой Плана счетов, особенностями производственно-хозяйственной деятельности предприятии, составом и содержанием учетных работ бухгалтерия подразделяется на отделы, секторы, учетно-контрольные группы. При наиболее полном делении в крупных организациях с централизованной системой учета обособляются отделы учета производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы (расчетный), производственный (сектор), отделы учета готовой продукции и ее реализации, финансовых операций и расчетов, учета капитальных вложений, непромышленной деятельности и др.

Единых правил для определения количественного состава работников в каждом из подразделений бухгалтерии и распределения обязанностей между ними не существует.

Общая численность бухгалтерского персонала обычно определяется исходя из трудоемкости учетных работ или априорно и также устанавливается по отделам, секторам и учетным группам.

Обязанности между бухгалтерами внутри подразделений распределяются с ориентацией на объект учета или место осуществления хозяйственных операций. Так в материальном отделе за каждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе - цехи, отделы и службы, в финансовой группе - виды операций и т.п.

Весьма важно при распределении обязанностей внутри бухгалтерии учесть психологические особенности характера того или иного работника. Так, некоммуникабельный бухгалтер может быть прекрасным специалистом в производственном секторе или в отделе учета основных средств и нематериальных активов, но в расчетной части у него могут быть серьезные проблемы во взаимоотношениях с персоналом.

Для обобщения различных видов учетных работ в единое целое, обеспечения равномерности их выполнения в течение отчетного периода составляется специальный график, в котором для подразделений бухгалтерии и отдельных ее работников указывается время представления первичных документов, машинограмм, других учетных регистров, а также форм внешней и внутренней отчетности.

Для четкой и оперативной работы бухгалтерской службы в условиях сложных взаимосвязей ее со всеми сторонами и аспектами функционирования организации важное значение имеет внутренняя регламентация ее деятельности. Для этого рекомендуется разработать и утвердить руководителем предприятия Положение о бухгалтерии. В нем определяется роль и место бухгалтерской службы в организационной структуре аппарата управления, ее подчиненность, основные задачи и функции бухгалтерии, ее права, обязанности и ответственность, внутренняя организационная структура, показатели оценки работы и формы стимулирования.

Важной задачей организации бухгалтерского дела является обеспечение благоприятных условий для нормальной деятельности учетного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из комплекса творческих, логических и вспомогательно-технических операций. Это главным образом интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия работы влияют на производительность труда, качество выполнения бухгалтерами своих обязанностей, степень утомляемости, удовлетворенность трудом.

Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекцией предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 2-3 человека. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир. Наиболее приемлемыми для работы считаются прямоугольные комнаты, длина которых превышает ширину не более чем в два раза. Норма площади на одного работника в административно-конторских помещениях - не менее 3-5 квадратных метров.

Помещения для бухгалтерии должны располагаться там, где достаточно естественного света, нормальная влажность и температура, не мешает производственный шум. Нормальной считается освещенность 300 лк. Если возраст работника свыше 50 лет, эта норма должна быть повышена. Освещенность ниже нормы на 20-30 % считается неприемлемой. Наиболее благоприятной в помещении является температура 18-20° С, влажность 60-70%. Уровень шума не должен превышать 45-50 ДБ.

Перечень основных эргономических требований, обеспечивающих нормальные условия труда учетных работников, приведен в табл. 5

Таблица 5

Перечень основных требований к организации рабочего места бухгалтера

Большую часть рабочего времени бухгалтер проводит за столом, который рекомендуется ставить перпендикулярно к окну или так, чтобы свет падал с левой стороны. Размещать бухгалтеров в комнате желательно в соответствии с маршрутами движения документации и регистров. Столы сотрудников, связанных одной работой, следует ставить рядом. Проходы между столами должны быть не менее 55 см.

Составной частью внутренней организации бухгалтерского дела является распорядок рабочего дня бухгалтерии. Непосредственно в бухгалтерии прием посетителей рекомендуется производить во второй половине рабочего дня и делать общие перерывы в работе минут на 10-15, один в первой половине дня и два - во второй. Обеденный перерыв желательно сочетать с активным отдыхом (прогулками на свежем отдыхе, гимнастикой). Время обеда работников бухгалтерии не должно совпадать с обеденным перерывом рабочих.

Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в пять лет. Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. Документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расчетам заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом его оформления.

Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях - государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.

Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы первые 2-3 года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Затем они передаются в архив предприятия или государственные и частные архивы.

Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие - с платежными документами, третьи - складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры, полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных папках к журналам учета продаж и покупок. Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации.

Если руководством предприятия принято решение хранить бухгалтерскую документацию в государственном или частном архивном учреждении, с ним заключается договор возмездного оказания услуг. В типовых договорах с территориальными подразделениями Росархива предусматривается необходимость периодической проверки состояния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения. Для частных архивных учреждений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельности. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности. При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учетные карточки, лицевые счета и т.п.), и документацию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же передаются и учредительные документы ликвидированной организации.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива предприятия работникам других его структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

В случае изъятия недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью).

Действующим налоговым законодательством предусмотрена материальная ответственность за сохранность бухгалтерской документации. При их отсутствии или пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:

­ 5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;

­ 15 000 руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;

­ 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Кроме того, согласно Административному кодексу руководитель организации может быть оштрафован за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов в размере от 2000 до 3000 руб.

Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форсмажорным обстоятельствам, например, в результате стихийных бедствий. Во всех случаях пропажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предприятия должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, утвержденным руководителем организации.

Причина пропажи или гибели от пожара бухгалтерской документации считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случившемся пожаре и его последствиях.

Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спецпомещениях, обеспечивающих сохранность. Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива предприятия.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть переданы в хронологическом порядке и переплетены.

Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного уничтожения. Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежащие постоянному хранению, передаются в государственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в тот или иной регистр.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется Главным архивным управлением РФ, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом»

2800 руб. (10 000 руб. x 28%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный бюджет;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с фондом социального страхования»

400 руб. (10 000 руб. x 4%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в фонд социального страхования;

20 руб. (10 000 руб. x 0,2%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования»

340 руб. (10 000 руб. x 3,4%) - начислен ЕСН в части, уплачиваемой в территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом»

1400 руб. (10 000 руб. x 14%) – начислены пенсионные взносы, приходящиеся на их страховую часть.

Налогооблагаемый доход ООО «Бригантина» может уменьшить на 18 560 руб. (5000 + 10 000 + 2800 + 400 + 20 + 340).

Документы хранятся в специализированном архиве

Сразу отметим, что необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.

Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, предприятие заключает с этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы фирмы.

В бухгалтерском учете расходы на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом. Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как . Их нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов.

В бухучете указанные операции отражаются такими проводками:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

Отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

Оплачены услуги архива по хранению документов.

Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. При этом делается следующая проводка:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

Списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

Чтобы избежать длительного периода, в течение которого должны списываться затраты, в договоре с архивом не надо указывать конкретный срок хранения документов. Достаточно ограничиться условием, что бумаги будут храниться «до востребования».

Этот пункт в контракте может выглядеть, например, так: «...Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией. Если документы не будут востребованы в течение __ лет, то они уничтожаются...».

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подпункт 18 пункт 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Обратите внимание: услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются (подпункт 6 пункт 1 статья 149 Налогового кодекса РФ). Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву.

В январе 2004 года ОАО «Парус» сдало в архив документы, которые, согласно Постановлению N 03-33/пс, должны храниться постоянно (годовую и консолидированную бухгалтерские отчетности фирмы, протоколы заседания совета директоров и описи к ним). В договоре с архивом написано, что документы будут храниться "до востребования". За эти услуги фирма заплатила архиву 6000 руб. (НДС не облагается).

Директор ОАО «Парус» выпустил приказ, в котором указано, что затраты компании на хранение документов в архиве должны списываться в течение года (с января по декабрь 2004 г.).

В бухгалтерском учете ОАО «Парус» делает такие проводками:

в январе 2004 г.

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

6000 руб. - отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

6000 руб. - перечислены архиву деньги за оказанные услуги;

ежемесячно (с января по декабрь 2004 г.)

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

500 руб. (6000 руб. : 12 мес.) - списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

В состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в 2004 году ОАО «Парус» спишет 6000 руб.